NOTAS SOBRE LA LEY SOBRE LAS FACTURAS ELECTRONICAS

Transcripción

1 NOTAS SOBRE LA LEY SOBRE LAS FACTURAS ELECTRONICAS Ya estamos facturando con facturas electrónicas y muchos contribuyentes tienen que hacerlo en semanas pero hay mucha información y rumores que circulan que no es siempre la correcta. Creamos este documento con los links de la ley para que usted o su contador verifiquen. Cúal es la ley pertinente? La DGT-R tiene los requisitos de los comprobantes electrónicos y el DGT-R las fechas. Pueden buscar el texto entero en Empezamos con el régimen simplificado porque es donde creemos que hay más desinformación. REGIMEN SIMPLIFICADO No tienen que facturar electrónicamente pero igual tienen que recibir facturas de sus proveedores y aceptarlas. Factura Electrónica Aunque hayan rumores, no tienen que facturar electrónicamente por ahora. Hasta Agosto 2018, no hay indicaciones cuando ocupen facturar electrónicamente. Los afecta? SI. Muy importante, tienen que poder recibir facturas y aceptarlas y rechazarlas. Si no las aceptan, no pueden meterlas en los gastos de contabilidad y pueden ser multados por no tener la contabilidad correcta. Están exentos de emitir comprobantes electrónicos por sus características especiales, los contribuyentes acogidos al Régimen de Tributación Simplificada según lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre la Renta y. Las expresadas entidades deberán tomar las medidas necesarias para garantizar la recepción de los comprobantes electrónicos, a partir de la vigencia de esta resolución. (DGT-R Articulo 4) El término Receptor Electrónico No Emisor Se define en la resolución DGT-R como Sujetos pasivos acogidos a regímenes especiales que no realizan ventas en el territorio nacional y que reciben comprobantes electrónicos, por las compras efectuadas en el mercado local, mediante un sistema informático el cual le permite cumplir con lo estipulado en la presente resolución.

2 Aceptar y Rechazar facturas para efectos de Gastos en Contabilidad Se tienen que aceptar en 8 días las facturas para meter en gastos (Artículo 10, DGT-R ) Texto completo abajo en la sección de régimen tradicional. Obligaciones del Receptor Electrónico No Emisor (Régimen Simplificado y otros). En resumen el Artículo 18 de DGT-R indica Estar inscrito en el Registro Único Tributario y tener registrado un correo electrónico. Informar a la Administración Tributaria su condición de receptores electrónicos-no emisores por medio del formulario D-140 Declaración de inscripción, modificación de datos y desinscripción del Registro Único Tributario. Disponer de un sistema para la recepción de comprobantes electrónicos conforme los requisitos que establece la presente resolución. Enviar a la Administración Tributaria los archivos XML de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos para su respectiva validación Entregar al emisor una confirmación de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos.

3 REGIMEN TRADICIONAL Hay sólo 10 proveedores autorizados por Tributación. Este es un rumor SIN fundamento. Tributación estableció las reglas de cómo se debe proceder pero no dice en ningún lugar que sólo hay proveedores específicos. Hay reglas muy estrictas para que los que proveen servicios de facturas electrónicas desde como se deben enviar y como se tienen que resguardar. (Artículo 19 DGT-R y otros sobre las estructuras) Quienes tienen que tributar? Los obligados tributarios deberán incorporarse dentro de los siguientes plazos. Todos los obligados tributarios cuyo último dígito del número de su cédula a partir del 1 Setiembre a partir del 1 Octubre a partir del 1 Noviembre 2018 (DGT-R Articulo 3) Excepciones hay varias que incluyen el régimen simplificado, pero también tienen requisitos (ver abajo) Se puede caer el sistema? Sí, se puede caer el sistema pero sin conocer el programa internamente, debería ser fácil de restaurarlo. Por eso están empezando por grupos y cada mes le ponen más servidores y ancho de banda para recibir más documentos. Qué pasa si no hay internet? Existen varios métodos de contingencia que se deben tener en cuenta. El programa debe poder mandar facturas en otras fechas y anotarlas como contingencia en caso que no hubo comunicación de Internet. Si no puede facturar del todo, se usa el método de contingencia pre-impreso que consiste en dar una recibo de papel con múltiples requisitos y se deben digitar las facturas digitales después. Qué es un XML? Es la forma que ha decidido Tributación que se deben enviar las comprobantes electrónicos. La aplicación que use debe poder mandar y recibir en el formato correcto. XML es un lenguaje de informática con esquemas específicos. Tributación en su resolución DGT-R específica el formato que deben ser enviadas las facturas, tiquetes y notas de crédito-débito electrónicas a Tributación. El artículo 7 de la resolución especifica los aspectos técnicos y cada detalle del XML a enviar y tiene 2 anexos importantes

4 Qué se debe enviar? La resolución indica que los datos que se deben enviar en cada ocasión. No sólo es la factura, sino también encargarse de recibir las confirmaciones que envía tributación y después verificar que sea recibida. Cómo se puede enviar facturas electrónicas? Hay que tener una llave criptográfica o firma digital. La llave cryptografica es más rápida y por eso es más popular entre programas. Debe registrarse en Tributación (sólo o con ayuda de su contador) y bajar esta llave. Hay que mandar un correo electrónico? Para los clientes que pidan factura electrónica con nombre, se les debe mandar un correo electrónico. Por eso tiene que pedirle un correo electrónico. El correo se debe mandar cuando se tenga la facturar en PDF (representación gráfica), en XML y la confirmación de la misma de parte de Tributación. (Artículo 10, DGT-R ) Los tiquetes electrónicos (no tienen nombre ni correo electrónico), por ende no se manda al cliente final. Que se hace si Tributación rechazó una factura? Se debe hacer una nota de crédito (Artículo 10, DGT-R ) Aceptar y Rechazar facturas para que sean válidos en Contabilidad Todos los contribuyentes (Emisores-receptores electrónicos y Receptores electrónicos no emisores) tienen que aceptar las facturas si las van a meter en gastos. Hay 8 días naturales para hacerlo. En aquellos casos donde la transacción comercial se realice entre Emisoresreceptores electrónicos o con Receptores electrónicos no emisores, el comprobante electrónico debe de ser aceptado o rechazado por parte del receptor del comprobante, utilizando el formato indicado para tal efecto, la confección de este mensaje de aceptado o rechazado por parte del receptor es de carácter obligatorio para el respaldo de los gastos y debe de ser enviado para su respectiva validación a la Dirección General de Tributación, en un plazo no mayor a 8 días; en caso de ser rechazado se debe de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación. (Artículo 10, DGT-R ) Anulación de facturas No se anulan facturas, sólo se hacen notas de créditos para las facturas sin cambiar la original. (Artículo 12, DGT-R )

5 Impresión de facturas La factura se debe generar en forma immediata. La impresión y entrega de la representación gráfica para operaciones con receptores manuales. Se define como Receptor Manual como alguien sin correo electrónico (versus Emisor-Receptor Electrónico o Receptor Electrónico-No Emisor) Receptor manual: Persona física o jurídica que recibe de forma manual la representación gráfica del comprobante electrónico en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio. Hay que guardar las facturas Si hay que guardalas 5 años en forma digital (Artículo 11, DGT-R ) Contingencia Además, el comprobante pre-impreso emitido en contingencia debe contar con la leyenda comprobante provisional, en caracteres no inferiores a 3 mm de alto en la parte superior del mismo y en la parte inferior debe de indicar Este comprobante provisional no puede ser utilizado para el respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles (Artículo 14, DGT-R ) Obligaciones del Emisor-Receptor Electrónico En resumen el artículo 17 dice sobre las obligaciones Estar inscrito en el Registro Único Tributario y tener registrado un correo electrónico. Informar a la Administración Tributaria su condición de emisores-receptores electrónicos por medio del formulario D-140 Declaración de inscripción, modificación de datos y desinscripción del Registro Único Tributario. Disponer de un sistema para la emisión y recepción de comprobantes electrónicos conforme los requisitos que establece la presente resolución. Demostrar y presentar en el momento que la Administración Tributaria lo requiera, el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución, así como poner a disposición la solución de facturación electrónica para su respectiva verificación.

6 Contar con una plataforma tecnológica robusta y escalable que soporte la solución de facturación, incluido el equipo de seguridad, comunicaciones y respaldo. Enviar a la Administración Tributaria los archivos XML emitidos por el sistema para su respectiva validación Emitir, entregar, recibir los respectivos comprobantes electrónicos, así como la aceptación y/o rechazo de los mismos. Almacenar y conservar en soporte electrónico los archivos XML que respaldan los asientos contables, en las condiciones que se indican en el artículo 11 de la presente resolución, por el plazo de prescripción vigente, aún de aquellos comprobantes electrónicos que respalden operaciones que han sido anuladas o dejadas sin efecto. Poner a disposición de la Administración Tributaria los equipos y accesos lógicos y físicos necesarios para el acceso y ejecución de las labores de control tributario integral. Ser responsable ante sus clientes o usuarios por el uso o destino que se haga de la información que mantienen en sus bases de datos. La Administración Tributaria no se responsabilizará por usos indebidos de la información que para efectos de cumplimiento de deberes formales o materiales, los emisores-receptores faciliten a terceros. Contar con planes de contingencia y de continuidad del negocio para prevenir los efectos de fallas, caídas o problemas de operación del sistema, lo anterior deberá estar documentado y actualizado. Almacenar y conservar en soporte electrónico el modelo del diseño funcional, diccionario de datos, diseño de la base de datos, manuales de usuario e instructivos de la solución. Realizar una evaluación y valoración de riesgos que permita identificar, analizar y establecer las medidas de mitigación pertinentes. Mantener actualizada la información del sistema de facturación producto del dinamismo de la tecnología de la información, cambios legales y requerimientos operativos de seguridad y eficiencia. Cumplir con todas las disposiciones establecidas en la presente resolución que le sean aplicables.