MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN ABRIL 2017 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-15 () Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

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3 CODIGO: ÍNDICE PÁG. INTRODUCCIÓN 1 OBJETIVO 2 REFERENCIAS 2 UBICACIÓN ESTRUCTURAL 3 ORGANIGRAMA DE PUESTOS 4 FUNCIONES GENERALES 5 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Subdirector/a de Capacitación 7 Secretaria 11 Auxiliar de Servicios Generales 13 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Marzo 2017 Abril 2017 U: DIR.INV./SUB.CAP.

4 INTRODUCCIÓN El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemática información específica de la Subdirección de Capacitación de Centros de Integración Juvenil, A.C., respecto a su objetivo, ubicación, estructura interna y funciones. Este Manual de Organización se elaboró con el objeto de ser utilizado como un medio de orientación para las personas que integran el área y como un instrumento de capacitación para aquellos que se incorporen a la Subdirección. Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal de la Subdirección de Capacitación, en el desempeño de sus actividades, definiendo en términos generales, la relación que guarda con sus diferentes áreas, así como sus respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad. 1 de 15

5 OBJETIVO Planear, coordinar, supervisar y evaluar el Programa de Enseñanza dirigido al personal operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos afines, con objeto de coadyuvar en su desempeño en la prevención, tratamiento, rehabilitación e investigación de las adicciones, así como supervisar la integración y actualización del acervo bibliográfico, hemerográfico y documental, tanto de publicaciones impresas como electrónicas especializadas en el tema. REFERENCIAS - Ley Federal del Trabajo. - Presupuesto de Egresos de la Federación. - Contrato Colectivo de Trabajo. - Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. 2 de 15

6 UBICACIÓN ESTRUCTURAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA NORMATIVA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA Y EPIDEMIOLÓGICA DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN PRESENCIAL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN PSICOSOCIAL Y DOCUMENTAL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN A DISTANCIA DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA 3 de 15

7 ORGANI GRAMA DE PUESTOS SUBDIRECTOR/A DE CAPACITACIÓN SECRETARIA AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN PRESENCIAL JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN A DISTANCIA JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA 4 de 15

8 FUNCIONES GENERALES Definir y aplicar los lineamientos normativos, metodológicos y administrativos para la elaboración del Programa de Enseñanza, de acuerdo a lo establecido en el sector salud y a las necesidades de las áreas usuarias y prioridades de la Institución. Diseñar, proponer y organizar el Programa de Enseñanza considerando el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos que favorezcan la enseñanza y capacitación del personal operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos. Supervisar la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación para el personal de las áreas operativas. Coordinar y registrar la ejecución de los programas y proyectos educativos, con el fin de retroalimentar los mismos y garantizar los resultados de su aplicación. Establecer contacto con organismos externos para promover y apoyar la labor de la Institución, en materia de enseñanza y capacitación, y colaborar con las mismas en la organización de cursos, diplomados y posgrados referentes a la prevención, tratamiento e investigación del consumo de sustancias. Verificar la adquisición y sistematización del material bibliográfico que se considere relevante para apoyar el quehacer de la Institución, en coordinación con las diferentes áreas que integran Centros de Integración Juvenil, A.C. Supervisar la calidad, accesibilidad y vigencia de la colección del acervo del Centro de Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, y de la Biblioteca Virtual, verificando el descarte de documentos obsoletos. Supervisar la promoción y difusión de los servicios que proporciona la Institución, mediante la Biblioteca Virtual en Adicciones y los proyectos de enseñanza, a través de la participación en eventos académicos, eventos de salud y ferias del libro. Supervisar la clasificación los archivos de trámite de la subdirección, para su control y resguardo, con base a los lineamientos establecidos por la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, el Archivo General de la Nación, y demás aplicables, e informar con la periodicidad establecida de esta clasificación, a la Coordinación de Archivos. 5 de 15

9 Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus áreas de trabajo como resultado de su operación 6 de 15

10 Nombre del puesto: SUBDIRECTOR/A DE CAPACITACIÓN Objetivo: Ubicación: Planear, coordinar y supervisar el desarrollo del Programa de Enseñanza dirigido al personal operativo y normativo de la Institución y profesionales externos, así como supervisar la conformación del acervo bibliográfico, hemerográfico y documental, tanto de publicaciones impresas como electrónicas especializadas en el tema, definiendo los lineamientos generales y vigilando el cumplimiento de la normatividad establecida en la Institución. Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Investigación y Enseñanza Subdirección de Capacitación Jefe Inmediato: Director/a de Investigación y Enseñanza Personal a su cargo: Secretaria Auxiliar de Servicios Generales Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial Jefe/a del Departamento de Capacitación a Distancia Jefe/a del Departamento de Documentación Científica 7 de 15

11 Funciones del puesto - Elaborar de forma anual y conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de Capacitación Presencial y Capacitación a Distancia los programas de Enseñanza para el personal operativo y normativo de la Institución. - Coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de Trabajo (PAT) de la Subdirección. - Coordinar las actividades para la capacitación y actualización del personal operativo y normativo, así como la asistencia a cursos del personal administrativo, y establecer las normas y políticas de apoyo presupuestal y logístico al programa de enseñanza y capacitación con las áreas correspondientes. - Establecer y coordinar conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de Capacitación Presencial y Capacitación a Distancia el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación del personal operativo. - Analizar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos del Programa de Enseñanza. - Establecer acuerdos con instituciones y organismos externos que contribuyan al desarrollo e implementación de proyectos de enseñanza, como universidades, instituciones de gobierno, ONG s, etc. - Colaborar con instituciones educativas en la organización de eventos en los que se difundan las publicaciones de CIJ, la Biblioteca Especializada en Adicciones, y la Biblioteca Virtual. - Participar en publicaciones, conferencias, entrevistas y cursos para difundir los objetivos de la Institución, sus alcances y resultados, particularmente en el área de Enseñanza. - Supervisar la elaboración de escritos teóricos, técnicos y metodológicos, que sirvan de base al desarrollo del programa de capacitación y enseñanza, así como artículos de difusión de las actividades que se realizan en el área para ser publicados en diversos documentos institucionales. 8 de 15

12 - Realizar reuniones con los integrantes de los Departamentos de Capacitación Presencial, Capacitación a Distancia y Documentación Científica para revisar y homogeneizar conceptos y criterios de aplicación de los proyectos normativos, así como de seguimiento técnico, administrativo y de definición de actividades. - Supervisar el registro de todas las actividades de enseñanza a las que asiste el personal de la Institución, así como las que organiza el área dirigidas al personal interno y externo. - Coordinar la operación del Centro de Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, el Centro de Capacitación y la Biblioteca Virtual. - Fomentar y vigilar la actualización constante del acervo del Centro de Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, el Centro de Capacitación y la Biblioteca Virtual. - Promover y mantener contactos de intercambio de material informativo en materia de farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo, con instituciones nacionales y extranjeras, afines al quehacer institucional. - Supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la subdirección, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos. - Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el área. - Coordinar las acciones necesarias para que el personal a su cargo, implemente los mecanismos de detección y control de riesgos en la realización de las funciones asignadas a su puesto. - Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución - Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a Inmediato. 9 de 15

13 Nombre del puesto: S E C R E T A R I A* Objetivo: Transcribir y/o capturar información, atender llamadas telefónicas, archivar, clasificar, llevar el control y resguardo de los archivos de trámite que se generen en el área y dar seguimiento al mismo, a fin de proporcionar el apoyo secretarial requerido. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Investigación y Enseñanza Subdirección de Capacitación Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación Personal a su cargo: *Brinda el apoyo secretarial requerido a los Jefes/as de los Departamentos de Capacitación Presencial y Capacitación a Distancia. 10 de 15

14 Funciones del puesto - Transcribir o capturar oficios y diversa documentación que se genere en la Subdirección, o le sea solicitada. - Atender las llamadas telefónicas que se reciben en la Subdirección y Departamentos, así como tomar los recados correspondientes. - Realizar la transmisión, recepción y control de la información que se atiende o es solicitada a través de cualquier medio. - Recibir, registrar y enviar con toda oportunidad la correspondencia interna y externa del área, así como turnarla al/la Subdirector/a para sus instrucciones. - Obtener las fotocopias de los documentos que le sean solicitados para el soporte de la información. - Detectar las necesidades de papelería del área, solicitarla al almacén, recibirla, controlarla y distribuirla. - Vigilar e informar al área correspondiente, el estado del equipo de oficina, para su mantenimiento. Abrir y controlar los expedientes necesarios para el archivo de la Subdirección, así como mantener su organización en orden para el buen funcionamiento de la misma - Controlar y registrar el uso del servicio y acondicionamiento de las instalaciones para fines de capacitación. - Llevar el control y registro de la caja chica para solventar los gastos necesarios de la Subdirección de Capacitación. - Participar en la supervisión periódica de la limpieza de las instalaciones. 11 de 15

15 - Clasificar, resguardar y dar seguimiento a los archivos de trámite del área, con base en los lineamientos establecidos para el efecto e informar dentro del período establecido, la clasificación a la Coordinación de Archivos, así como a su jefe/a inmediato. - Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su jefe/a inmediato. 12 de 15

16 Nombre del puesto: A U X I L I A R D E S E R V I C I O S GENERALES Objetivo: Mantener en buen estado y limpias las instalaciones del Centro de Capacitación, para que el personal que ahí labora y el que acude, desarrolle sus actividades en un ambiente adecuado. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Investigación y Enseñanza Subdirección de Capacitación Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación Personal a su cargo: 13 de 15

17 Funciones del puesto: - Limpiar los escritorios, mesas, sillas, cuadros, escaleras, extintores, pasillos, gavetas, puertas, ventanas, persianas, pisos, descansos de escaleras, alfombras, cubículos, baños y demás mobiliario de la unidad de trabajo. - Lavar paredes, baños y muebles que se encuentran dentro de los mismos (WC, migitorios, lavabos, espejos, puertas, botes de basura, lámparas, percheros, cancelería, porta rollos, extractores y surtidores de jabón, etc.). - Acondicionar los espacios para los eventos que se lleven a cabo en el Centro de Capacitación. - Solicitar los insumos necesarios para desarrollar sus actividades. - Barrer azoteas, estacionamiento, banquetas, patíos, jardineras y sótanos. - Suministrar diariamente papel y jabón para manos en los baños. - Mantener limpias y cuidadas las plantas (macetas y colgantes) del área de trabajo, podando, regando y eliminando las hojas secas. - Preparar diariamente el café, para el consumo del personal institucional, entregar, recoger y lavar las tazas, cafetera y equipo asignado para el mismo. - Apoyar en el manejo de vehículo institucional cuando sea necesario. - Apoyar con el servicio de café en eventos especiales. - Lavar los enfriadores y calentadores de agua, suministrar agua a los garrafones y conos de papel en caso de ser necesario. - Mantener limpia el área de cafetería, incluyendo el refrigerador y hornos de microondas. - Apoyar en el servicio de mensajería cuando sea necesario para entregar la correspondencia de la Subdirección de Capacitación. 14 de 15

18 - Cambiar balastras, focos y realizar mantenimientos menores al inmueble. - Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por el/la Subdirector/a. 15 de 15