XICOTEPEC H. AYUNTAMIENTO Acciones con sentido

Transcripción

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2 INTRODUCCIÓN Uno de los objetivos primordiales de la administración municipal es brindar un gobierno de muy alta calidad asegurando la eficiente comunicación entre ciudadanía y ayuntamiento, esto se logra a través de las encomiendas de cada una de las áreas que conforman el gabinete; sin embargo, las personas en muchas ocasiones optan por tener una audiencia con la máxima autoridad y a través de la secretaría particular es como se puede concretar ésta. El manual que se presenta tiene como principal objetivo proporcionar información de manera general sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los elementos de la Secretaria Particular. Al tener claro cuál es el marco jurídico-administrativo, objetivo, estructura orgánica, organigrama que representa en forma esquemática la estructura de la organización, las funciones de cada miembro que integran la secretaria así como los niveles jerárquicos se proyecta lograr una eficiente comunicación entre los mismos y con ello obtener un trabajo de calidad que permita ser buenos servidores públicos.

3 OBJETIVO DEL MANUAL DE INDUCCIÓN Presentar a cada integrante de la Secretaria Particular y a las personas interesadas en ésta área la misión, visión y objetivos de la misma para trabajar en equipo y lograr un buen desempeño. Proporcionar las funciones básicas que cada integrante debe cumplir y sobre todo respetar el trabajo de los compañeros únicamente aportando para un eficaz y eficiente operación del área a través del cumplimiento de las políticas de calidad y el orden jerárquico.

4 SALUDO DE BIENVENIDA. Estimado lector: Agradezco su interés al querer ampliar tu información de esta área que me enorgullece dirigir, tenga por seguro que lo plasmado en los siguientes apartados ha sido analizado con detenimiento puesto que nuestro mayor interés es proporcionarle información clara y objetiva; de igual manera lo que podrá leer es la misión que cada elemento de ésta secretaría tiene planteada cumplir con el único objetivo de llevar en alto al área pero sobre todo a éste H. Ayuntamiento de Xicotepec Sea bienvenido a este manual que esperamos cumpla con sus expectativas y sobre todo le permita sentirse parte de esta Administración.

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6 ANTECEDENTES. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Diario Oficial de la Federación, 5 de mayo de 1917 Última reforma publicada en el D.O.F el 09 de febrero de 2012 Ley Federal del Trabajo Diario Oficial de la Federación, 1 de abril de 1970 Última reforma publicada en el D.O.F el 17 de enero de 2006 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Periódico Oficial del Estado, 2 de octubre de 1917 Última reforma publicada en el P.O el 8 de febrero de 2012 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 29 de junio de 1984 Última reforma publicada en el P.O el 2 de enero de 2012 Plan de Desarrollo Municipal

7 MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICAS DE CALIDAD MISIÓN Contribuir al eficiente desarrollo de las actividades técnicas, políticas administrativas y de logística del Presidente Municipal, facilitando su tarea de atender y servir a la sociedad, así como dar cumplimento a sus derechos constitucionales de petición y audiencia, con apego a nuestros valores de respeto, servicio y confianza. VISIÓN Ser un enlace de comunicación eficiente entre la sociedad, H. Ayuntamiento y el Gobierno Estatal, que facilite el contacto, atendiéndolos con calidez y rapidez. POLÍTICAS DE CALIDAD Cumplir con las actividades que confieren las leyes, coordinándose al interior del área y con las demás, sistematizando los procesos, promoviendo el desarrollo del buen carácter del personal, en beneficio de la sociedad en general.

8 ORGANIGRAMA GENERAL

9 OBJETIVOS GENERALES. Titular de la Secretaría Particular Planear y organizar las actividades del Presidente Municipal, así como la atención y canalización de las demandas hechas al Alcalde por la ciudadanía, promoviendo el desarrollo de una gestión eficiente para la comunidad, atendiendo y resolviendo de forma rápida, personal y humana los asuntos de la población, en coordinación con las Secretarias, Direcciones, Institutos y demás. Secretario Privado Atender de manera oportuna los compromisos institucionales del C. Presidente Municipal. Asistente de Secretaría Particular Colaborar de manera directa con el presidente, así como, con la Secretaria Particular y la Secretaria Privada, en las actividades que se requiera para la eficiente labor del Presidente Municipal, entre sus funciones principales es llevar el control de las personas que asisten a las audiencias y reuniones con el presidente, llevar un control del mismo y apoyarlo en diferentes actividades dentro y fuera del municipio. Dirección de Eventos Especiales Gestionar y coordinar en tiempo y forma las acciones necesarias para llevar a cabo la cobertura total de los eventos institucionales del Gobierno Municipal, así como de las diferentes áreas de gobierno externas, internas y eventos no programados, a través de proveer los medios y recursos materiales necesarios para llevar a cabo el buen desarrollo de los eventos. Personal de apoyo Ejecutar las indicaciones que el Titular de Eventos Especiales indique respecto al traslado de los recursos materiales requeridos para acondicionar el lugar de los eventos programados y no programados en tiempo y forma; así como, proporcionar a su jefe inmediato estrategias para lograr una mejor cobertura de los eventos.

10 POLÍTICAS DE ACTIVIDADES. Titular de la Secretaría Particular Coordinar y organizar las audiencias, reuniones y visitas de trabajo que realiza el Presidente dentro del municipio. Dirigir el sistema de control de gestión y seguimiento de las peticiones que la ciudadanía hace al Presidente Municipal, en audiencia pública y giras de trabajo. Vigilar la asistencia del personal a su cargo a los diferentes recorridos marcados en la agenda pública del Presidente Municipal. Verificar que se cumplan los requerimientos del Presidente Municipal ya sea dentro y fuera del recinto oficial. Organizar y coordinar las giras y diversos eventos, visitas de personalidades y demás actividades en materia de relaciones institucionales del orden federal, estatal y municipal. Distribuir información oficial generada por la presidencia a las diversas áreas administrativas del Ayuntamiento. Coordinar y verificar que los eventos a los que asista el C. Presidente Municipal, cuente con todos los requisitos necesarios. Verificar el recorrido del C. Presidente Municipal desde su llegada hasta que se retire. Dar seguimiento y respuesta a solicitudes ciudadanas captadas a través de la Dirección de Atención Ciudadana, enlaces y medios de comunicación. Promover procesos de mejora, efectuando reuniones de programación y evaluación con todas las áreas de Secretaría Particular para eficientar el desempeño. Gestionar y proporcionar a la Dirección de eventos especiales, las necesidades básicas de logística, para los eventos del C. Presidente Municipal.

11 Secretario Privado Coordinar y organizar las reuniones y visitas de trabajo que realiza el Presidente fuera del municipio. Informar ante el Tesorero los egresos económicos que el Presidente Municipal realice durante las giras de trabajo fuera o dentro del municipio. Asistir al Presidente Municipal en las actividades que realice. Asistente de Secretaría Particular Escuchar al ciudadano para ofrecerle una asesoría adecuada que le ofrezca la solución a sus problemas. Asistir a las reuniones de gabinete con el propósito de integrar los acuerdos del cuerpo colegiado e informarlos al Presidente. Archivar la documentación que se maneje en el área de acuerdo a su origen, asunto y prioridad. Realizar el reporte diario de actividades así como un informe semanal que contenga las acciones realizadas para someter a evaluación el funcionamiento de cada integrante de esta área. Elaborar documentación que sea solicitada al área así como requerir la necesaria para el cumplimiento de los propios deberes. Apoyar en las acciones que su jefe inmediato le indique.

12 Dirección de Eventos Especiales Estar en constante comunicación con la Secretaria Particular sobre las solicitudes de las diferentes áreas respecto al requerimiento de ésta dirección para la cobertura de sus eventos. Verificar con las diferentes áreas de Presidencia la logística de cada evento en el que hayan solicitado el apoyo de eventos especiales. Promover procesos de mejora, efectuando reuniones de programación y evaluación con los integrantes de STAFF para hacer eficiente el desempeño. Personal de Apoyo Instalar y desinstalar equipo de audio en cada uno de los eventos que organice el H. Ayuntamiento, así como, en eventos externos a los que indiquen otorgar el apoyo. Apoyar en la colocación de mobiliario en cada uno de los eventos que organice el H. Ayuntamiento, así como, en eventos externos a los que indiquen otorgar el apoyo. Apoyar a las diferentes áreas de Presidencia cuando éstas lo soliciten en sus diversos eventos y/o actividades que realizan. Conducir el vehículo en el que se transporte el Presidente a los diferentes lugares de trabajo dentro y fuera del municipio.

13 GLOSARIO. Manual: un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad. Inducción: forma de razonamiento que consiste en establecer una ley o conclusión general a partir de la observación de hechos o casos particulares.

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