Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua Sistema Integral de Presupuestos y Materiales. Indice. Introducción Barra de Herramientas...

Transcripción

1 Indice Página Introducción... 2 Acceso al Sistema... 3 Barra de Herramientas... 4 Menú Principal... 5 Operación Catálogos Reportes Consultas Entradas Por Orden de Compra... 6 Entradas Directas... 8 Salidas por Solicitud Salidas Directas...12 Artículos Grupos...16 Otras Áreas Artículos Grupos...21 Reporte General de Existencias por Depto Reporte General de Existencias por Articulo...24 Entradas Salidas Reporte Global de Existencias 30 Tarjeta de Almacén Consulta de Existencias...34 Anexos

2 Introducción El (SIPYM), como su nombre lo indica, es la integración de los sistemas de información de las áreas involucradas en el manejo del presupuesto y la adquisición y conservación de artículos y servicios, que van desde los Departamentos solicitantes hasta el área de Recursos Financieros. El registro de información en el SIPYM inicia desde el momento en que un departamento solicita material, (tanto para su compra o para ser surtido por el Almacén) hasta la elaboración del cheque para el pago al proveedor. De esta manera, la información viaja desde el usuario inicial (departamentos solicitantes), pasando por las Áreas de Almacén, Compras, Presupuestos, Tesorería y Deudores Diversos, registrando datos de solicitudes, entradas/salidas al Almacén, cotizaciones, generando Órdenes de Compra, Documentos Contabilizadores, ejerciendo el presupuesto, elaborando cheques, etc., obteniendo así la integridad de todas las Áreas involucradas en el proceso. El SIPYM a lo largo de los últimos cinco años se ha venido enriqueciendo en base a las experiencias tomadas de cada uno de los usuarios del mismo en sus diferentes actividades. Esto nos ha traído como consecuencia el poder proporcionar esta nueva versión del sistema, la cual implementa mejoras en el proceso que nos permiten desempeñar mejor nuestro trabajo, otorgando la información necesaria de una manera confiable, veraz y oportuna. La finalidad de este Manual es mostrar la forma de operar el sistema, detallando el funcionamiento de cada modulo que lo conforman además de servir como fuente de consulta ante cualquier duda que pueda surgir. 2

3 Acceso al Sistema Para entrar al sistema, deberá hacer doble clic con el puntero del Mouse sobre el icono del sistema llamado Sipym (ver Fig. 1), donde aparecerá la pantalla de acceso al sistema (ver Fig. 2), en la cual se deberá digitar la clave del usuario y la contraseña proporcionados por el departamento de Sistemas. Fig. 1- Icono de Acceso al Sistema Fig. 2- Pantalla de Acceso al Sistema Si la contraseña es válida, inmediatamente dará paso al menú de módulos, en donde se seleccionará la opción de Almacén, la cual dará acceso a la pantalla principal del sistema. Aquí se encuentra el menú principal, en el cual el usuario podrá seleccionar la opción con la que desee trabajar. Cabe mencionar que cada usuario del SIPYM tiene una clave distinta, la cual permite identificar los movimientos que realice cada usuario; por ello se sugiere discreción con el uso de la misma. 3

4 Barra de Herramientas La barra de herramientas sirve para realizar las distintas acciones necesarias para la operación del sistema. Esta se encuentra en la parte superior izquierda de cada pantalla. Aunque esta barra de herramientas puede variar de una pantalla a otra, por lo general encontraremos los elementos que a continuación se detallan: Nuevo Documento.- Permite dar de alta un nuevo movimiento Búsqueda (Consulta).- Realiza la búsqueda de un movimiento existente Guardar.- Graba el movimiento actual, ya sea de nueva creación o alguna modificación a un movimiento ya existente. Modificar.- Permite modificar el movimiento solicitado Cancelar.- Permite cancelar un movimiento existente Imprimir.- Permite imprimir el reporte Ignorar.- Cancela todas las modificaciones hechas al movimiento actual Salir.- Cierra la ventana y regresa al menú principal En la parte inferior de la pantalla se encuentra la barra de estado, que muestra del lado izquierdo la hora actual; al centro, la acción que se este realizando en ese momento y del lado derecho la fecha actual. 4

5 Menú Principal El menú principal consta de 4 submenús (ver Fig. 3) que a continuación se describen: Operación.- Aquí encontramos los principales movimientos de almacén, como son entradas y salidas. Catálogos.- Mantenimiento (altas, bajas, modificaciones) a los catálogos de artículos, grupos de artículos y otras áreas. Reportes.- El sistema nos proporciona diferentes reportes que nos permitirán llevar un control rápido y oportuno de: artículos, grupos, entradas, salidas, existencias, etc. Consultas.- Este menú nos muestra la existencia de artículos por departamento, así como la tarjeta de almacén. Acerca de.- Esta opción muestra datos generales del sistema de almacén, como son la versión del programa, el propósito general y a donde acudir en caso de requerir soporte técnico Salir.- Como su nombre lo indica, esta opción permite salir del módulo de almacén. Fig. 3- Menú Principal 5

6 Operación Entradas por Orden de Compra En esta pantalla (ver Fig. 4) se pueden elaborar las entradas de almacén que se basan en una Orden de Compra, así como consultar, modificar o cancelar las entradas que ya estén elaboradas. a) Elaboración de una Entrada Nueva.- Para elaborar una entrada nueva, daremos clic en la herramienta Nueva Entrada (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente escribiremos el Folio de Orden de Compra y la Clave del Proveedor ; con esto el sistema mostrará los datos que conforman la Orden de Compra los cuales servirán para la nueva entrada. Finalmente escribiremos el número de Factura y el Departamento correspondientes, así como alguna observación que se desee guardar acerca de la entrada. Si todos los datos son correctos procederemos a guardar la entrada, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4); en este momento el sistema nos proporcionará el folio de la nueva entrada. Fig. 4- Pantalla Para Generar Entradas por Orden de Compra 6

7 b) Consulta de Una Entrada.- Si deseamos consultar una entrada, tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio de Entrada y presionamos <Enter>. Posteriormente aparecerá la información de la entrada respectiva. c) Modificación de una Entrada.- Para modificar una entrada, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Esto permite agregar o quitar artículos a la entrada, dando clic sobre con el botón derecho del Mouse sobre el área de los artículos y eligiendo la opción deseada del menú contextual. La acción de agregar artículos se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 5), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, el costo, la clave del inventario, etc., y posteriormente daremos clic sobre la herramienta Agregar. La acción de borrar algún artículo que ya se halla agregado, se llevará a cabo dando clic en la opción Borrar del menú antes mencionado y posteriormente otro clic en el artículo que se desea borrar. d) Cancelación de una Entrada.- Para cancelar una entrada, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y dar clic sobre la herramienta Cancelar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Lo anterior descontará del inventario los artículos de la entrada, mostrará una leyenda que indica que el movimiento se canceló e impedirá modificaciones posteriores al movimiento. Fig. 5.- Pantalla Para Agregar Artículos a una Entrada 7

8 Entradas Directas En esta pantalla (ver Fig. 6) se pueden elaborar las entradas de almacén que se elaboran directamente, es decir, sin tener como antecedente una Orden de Compra, así como consultar, modificar o cancelar las entradas que ya estén elaboradas. a) Elaboración de una Entrada Nueva.- Para elaborar una entrada nueva, daremos clic en la herramienta Nueva Entrada, (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4), escribimos la clave del Proveedor y agregamos los artículos a la entrada. Lo anterior se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 5), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, el costo, la clave del inventario, etc., y agregamos esta información oprimiendo el botón agregar. A esta pantalla accederemos dando clic sobre la opción Agregar del menú contextual que aparece al dar clic con el botón derecho del Mouse sobre la sección de artículos (ver Fig. 5). Posteriormente escribiremos alguna observación que se desee guardar acerca de la entrada. Si todos los datos son correctos procederemos a guardar la entrada, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4); en este momento el sistema nos proporcionará el folio de la nueva entrada. Fig. 6- Pantalla Para Generar Entradas Directas 8

9 b) Consulta de Una Entrada.- Si deseamos consultar una entrada, tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio de Entrada y presionamos <Enter>. Posteriormente aparecerá la información de la entrada respectiva. c) Modificación de una Entrada.- Para modificar una entrada, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Esto permite agregar o quitar artículos a la entrada, dando clic sobre con el botón derecho del Mouse sobre el área de los artículos y eligiendo la opción deseada del menú contextual. La acción de agregar artículos se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 5), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, el costo, la clave del inventario, etc., y posteriormente daremos clic sobre la herramienta Agregar. La acción de borrar algún artículo que ya se halla agregado, se llevará a cabo dando clic en la opción Borrar del menú antes mencionado y posteriormente otro clic en el artículo que se desea borrar. d) Cancelación de una Entrada.- Para cancelar una entrada, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Cancelar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Lo anterior descontará del inventario los artículos de la entrada, mostrará una leyenda que indica que el movimiento se canceló e impedirá modificaciones posteriores al movimiento. 9

10 Salidas Por Solicitud En esta pantalla (ver Fig. 7) se pueden elaborar las Salidas de Almacén que se basan en una Solicitud, así como consultar, modificar o cancelar las Salidas que ya estén elaboradas. a) Elaboración de una Salida Nueva.- Para elaborar una Salida nueva, daremos clic en la herramienta Nueva Salida (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente escribiremos el Folio de Solicitud de Almacén ; con esto el sistema mostrará los datos que la conforman, los cuales servirán para la nueva salida. Si es necesario, podremos cambiar algunos datos de la solicitud como es la cantidad o la clave del artículo, dando doble clic sobre el dato a cambiar. Una vez revisada la información de la solicitud procederemos a generar la información de la salida, oprimiendo el botón Generar Salida de Almacén. Esta operación revisará las existencias del almacén para generar la salida e informará en caso de algún problema de insuficiencia de artículos. Si todos los datos son correctos, procederemos a guardar la salida, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4); en este momento el sistema nos proporcionará el folio de la nueva salida. Fig. 7.- Pantalla Para Generar Salidas Por Solicitud 10

11 b) Consulta de Una Salida.- Si deseamos consultar una salida, tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio de Salida y presionamos <Enter>. Posteriormente aparecerá la información de la salida respectiva. c) Modificación de una Salida.- Para modificar una salida, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Esto permite agregar o quitar artículos a la salida, dando clic sobre con el botón derecho del Mouse sobre el área de los artículos y eligiendo la opción deseada del menú contextual. La acción de agregar artículos se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 8), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, la clave del inventario, etc., y posteriormente daremos clic sobre la herramienta Agregar. La acción de borrar algún artículo que ya se halla agregado, se llevará a cabo dando clic en la opción Borrar del menú antes mencionado y posteriormente otro clic en el artículo que se desea borrar. d) Cancelación de una Salida.- Para cancelar una Salida, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Cancelar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Lo anterior regresará los artículos de la salida al inventario del almacén, mostrará una leyenda que indica que el movimiento se canceló e impedirá modificaciones posteriores al movimiento. Fig. 8.- Pantalla Para Agregar Artículos a una Salida 11

12 Salidas Directas En esta pantalla (ver Fig. 9) se pueden registrar las Salidas de Almacén que se elaboran directamente, es decir, sin tener como antecedente una Solicitud de Almacén, así como consultar, modificar o cancelar las Salidas que ya estén elaboradas. a) Elaboración de una Salida Nueva.- Para elaborar una Salida nueva, daremos clic en la herramienta Nueva Salida (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente escribimos el Departamento solicitante y agregamos los artículos a la salida. Lo anterior se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 8), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, la clave del inventario, etc., y oprimimos el botón agregar. A esta pantalla accederemos dando clic sobre la opción Agregar del menú contextual que aparece al dar clic con el botón derecho del Mouse sobre la sección de artículos (ver Fig. 9). Si todos los datos son correctos procederemos a guardar la salida, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4); en este momento el sistema nos proporcionará el folio de la nueva salida. Fig. 9.- Pantalla Para Generar Salidas Directas. 12

13 b) Consulta de Una Salida.- Si deseamos consultar una salida, tecleamos el folio de la misma en el recuadro Folio de Salida y presionamos <Enter>. Posteriormente aparecerá la información de la salida respectiva. c) Modificación de una Salida.- Para modificar una salida, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Esto permite agregar o quitar artículos a la salida, dando clic con el botón derecho del Mouse sobre el área de los artículos y eligiendo la opción deseada del menú contextual. La acción de agregar artículos se hará en una pantalla especialmente diseñada para ello (ver Fig. 5), donde escribiremos la clave del artículo, la cantidad, la clave del inventario, etc., y posteriormente daremos clic sobre la herramienta Agregar. La acción de borrar algún artículo que ya se halla agregado, se llevará a cabo dando clic en la opción Borrar del menú antes mencionado y posteriormente otro clic en el artículo que se desea borrar. d) Cancelación de una Salida.- Para cancelar una Salida, primero debemos hacer la consulta de la misma (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Cancelar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Lo anterior regresará los artículos de la salida al inventario del almacén, mostrará una leyenda que indica que el movimiento se canceló e impedirá modificaciones posteriores al movimiento. 13

14 Catálogos Artículos En esta pantalla (ver Fig. 10) se pueden dar de alta los artículos que se utilizan en el SIPYM, así como consultar, modificar o borrar artículos del catálogo. a) Alta de Artículos.- Para dar de alta un artículo, daremos clic en la herramienta Nuevo Artículo (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente elegiremos la Categoría a la que pertenece el artículo. Una vez hecho esto, el sistema proporcionará la clave del nuevo artículo. En seguida escribimos la Descripción, la Unidad de Medida, etc. Si todos los datos son correctos procederemos a guardar el artículo, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Fig Pantalla Para el Control del Catálogo de Artículos. 14

15 b) Consultar un Artículo.- Para consultar un artículo, escribimos la clave en el espacio reservado para ello y presionamos <Enter>. En caso de que se ignore la clave del artículo utilizaremos la herramienta Búsqueda (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4) que nos permitirá buscar el artículo por medio del nombre del mismo. A continuación se desplegarán los siguientes datos del artículo: clave, categoría, descripción, unidad de medida, bodega, cuentas contables, tipo de bien y tipo de iva. c) Modificar un Artículo.- Para modificar la información de un artículo, primero debemos hacer la consulta del mismo (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente procederemos a hacer los cambios la información del artículo (Nombre, unidad de medida, cuentas que afecta, etc.). Si los cambios son correctos, procederemos a guardarlos dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4) o por otro lado, si deseamos ignorar los cambios, utilizamos la herramienta Ignorar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). d) Eliminar un Artículo.- Para eliminar un artículo del catálogo, es necesario hacer la consulta del mismo (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Eliminar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Por último, ya solo tendríamos que confirmar que deseamos borrar el artículo. Cabe mencionar que si este artículo fue usado para elaborar cualquier trámite, esta operación no podrá ser llevada a cabo. 15

16 Grupos En esta pantalla (ver Fig. 11) se pueden dar de alta los grupos que se utilizan en el SIPYM para clasificar los artículos, así como consultar, modificar o borrar estos grupos. a) Alta de Grupos.- Para dar de alta un grupo, daremos clic en la herramienta Nuevo Grupo (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente escribiremos la Clave que identificará al grupo, la Descripción que lo define, y la cuenta contable que estará asociada a él. Si todos los datos son correctos procederemos a guardar el artículo, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Fig Pantalla Para el Control del Catálogo de Grupos de Artículos. e) Consultar un Grupo.- Para consultar un grupo, escribimos la clave en el espacio reservado para ello y presionamos <Enter>. A continuación se desplegarán los siguientes datos del grupo: clave, descripción, cuenta contable, y numero progresivo. Este último nos indica la cantidad de artículos que están en este grupo. f) Modificar un Grupo.- Para modificar la información de un grupo, primero debemos hacer la consulta del mismo (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente podremos cambiar la descripción y/o la cuenta contable. Si los cambios son correctos, procederemos a guardarlos dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4) o por otro lado, si deseamos ignorar los cambios, utilizaremos la herramienta Ignorar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). g) Eliminar un Grupo.- Para eliminar un grupo del catálogo, es necesario hacer la consulta del mismo (como se explica en el inciso b) y después dar clic 16

17 sobre la herramienta Eliminar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Por último, ya solo tendríamos que confirmar que deseamos borrar el grupo. Cabe mencionar que si este grupo aún tiene artículos registrados, esta operación no podrá ser llevada a cabo. 17

18 Otras Áreas En esta pantalla (ver Fig. 12) se pueden dar de alta las áreas que no son departamentos ni centros de trabajo pertenecientes a SEECh pero que se les realiza alguna salida de almacén; también en esta pantalla podremos consultar, modificar o borrar estas áreas. a) Alta de Otras Áreas.- Para dar de alta Otra Área, daremos clic en la herramienta Nueva Área (Ver Sección Nuevo Documento en Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente escribiremos la Clave que identificará esta área, el Nombre, el Domicilio y la Población. Si todos los datos son correctos procederemos a guardar estos datos, dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Fig Pantalla Para el Control del Catálogo de Otras Áreas. b) Consulta de Otras Áreas.- Para consultar una Área, escribimos la clave en el espacio reservado para ello y presionamos <Enter>. A continuación se desplegarán los datos correspondientes a dicha área (clave, nombre, domicilio y población). c) Modificación de Otras Áreas- Para modificar la información de Otras Áreas, primero debemos hacer la consulta de ésta (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Modificar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Posteriormente podremos cambiar el nombre, el domicilio y la población. Si los cambios son correctos, procederemos a guardarlos dando clic en la herramienta Guardar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4) o por otro lado, si deseamos ignorar los cambios, utilizaremos la herramienta Ignorar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). 18

19 d) Eliminar Otra Área.- Para eliminar una Área del catálogo de Otras Areas, es necesario hacer la consulta de ésta (como se explica en el inciso b) y después dar clic sobre la herramienta Eliminar (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Por último, ya solo tendríamos que confirmar que deseamos borrar el área. Cabe mencionar que si esta área fue usada para elaborar cualquier trámite, esta operación no podrá ser llevada a cabo. 19

20 Reportes Artículos Este menú nos permite generar un reporte de artículos en dos diferentes modalidades: ya sea ordenado por grupo o por la descripción del artículo. Los datos que se presentan son: la clave del artículo, descripción, unidad de medida, capacidad, tipo de bien y tipo de iva. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 13) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 1). Fig Vista Preliminar del Reporte de Artículos. 20

21 Grupos Este menú nos permite generar un reporte de Grupos de Artículos ordenado por clave de grupo. Los datos que se presentan son: la clave del grupo, descripción, cuenta contable, descripción de la cuenta y la cantidad de artículos registrados al grupo. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 14) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 2). Fig Vista Preliminar del Reporte de Grupos. Reporte General de Existencias por Departamento 21

22 Esta pantalla (ver Fig. 15) nos permite generar un reporte de las existencias del Almacén, tomando en cuenta el inventario de algún departamento o área en específico (o también todas las áreas) y un período de tiempo determinado. Inicialmente especificamos la clave del Departamento del cual queremos obtener el reporte. Si se desea obtener el reporte del inventario de todos los departamentos, escribiremos la palabra TODOS. Posteriormente especificamos la fecha inicial y fecha final y, por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en el reporte son: Saldos iniciales de un período especificado, entradas y salidas efectuadas en este mismo período y saldos finales. Todos estos datos se muestran tanto en unidades como en importes. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 16) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 3). Fig Pantalla Para Generar el Reporte General de Existencias por Depto. 22

23 Fig Vista Preliminar del Reporte General de Existencias por Depto. 23

24 Reporte General de Existencias por Artículo Esta pantalla (ver Fig. 17) nos permite generar un reporte de las existencias del Almacén, tomando en cuenta un período de tiempo determinado. Inicialmente especificamos la fecha inicial y fecha final y, por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en el reporte son: Saldos iniciales de un período especificado, entradas y salidas efectuadas en este mismo período y saldos finales. Todos estos datos se muestran tanto en unidades como en importes. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 18) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 3). Fig Pantalla Para Generar el Reporte General de Existencias Por Artículo. 24

25 Fig Vista Preliminar del Reporte General de Existencias por Artículo. 25

26 Reporte de Entradas de Almacén Esta pantalla (ver Fig. 19) nos permite generar un reporte de las entradas del Almacén, tomando en cuenta los movimientos de algún departamento o área en específico (o también todas las áreas) y un período de tiempo determinado. Inicialmente especificamos la clave del Departamento del cual queremos obtener el reporte. Si se desea obtener el reporte de las entradas de todos los departamentos, escribiremos la palabra TODOS. Posteriormente especificamos la fecha inicial y fecha final y, por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en el reporte son: Folio de entrada, fecha de elaboración, proveedor, número de factura e importe. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 20) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 4). Fig Pantalla Para Generar el Reporte de Entradas. 26

27 Fig Vista Preliminar del Reporte de Entradas. 27

28 Reporte de Salidas de Almacén Esta pantalla (ver Fig. 21) nos permite generar un reporte de las salidas del Almacén, tomando en cuenta los movimientos de algún departamento o área en específico (o también todas las áreas) y un período de tiempo determinado. Inicialmente especificamos la clave del Departamento del cual queremos obtener el reporte. Si se desea obtener el reporte de las salidas de todos los departamentos, escribiremos la palabra TODOS. Posteriormente especificamos la fecha inicial y fecha final y, por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en el reporte son: Folio de salida, fecha de elaboración, folio de solicitud, importe y un espacio para hacer observaciones. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 22) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 5). Fig Pantalla Para Generar el Reporte de Salidas. 28

29 Fig Vista Preliminar del Reporte de Salidas. 29

30 Reporte Global de Existencias Esta pantalla (ver Fig. 23) nos permite generar un reporte globalizado de las existencias del Almacén a una determinada fecha de corte. Inicialmente especificamos la fecha de corte y damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en el reporte son: clave y nombre del artículo, unidad de medida, y existencias a la fecha de corte especificada, tanto en unidades como en importes. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 24) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 3). Fig Pantalla Para Generar el Reporte Global de Existencias. 30

31 Fig Vista Preliminar del Reporte Global de Existencias. 31

32 Consultas Tarjeta de Almacén Esta pantalla (ver Fig. 25) nos permite generar la tarjeta de almacén de algún articulo perteneciente a un departamento o área en específico. Inicialmente especificamos la clave del Artículo y la clave del Departamento del cual queremos obtener la tarjeta. Posteriormente especificamos la fecha inicial y fecha final y, por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en la tarjeta son: Entradas y salidas que han afectado la existencia del artículo, saldos posteriores a cada movimiento y el folio y la fecha del movimiento. Todos estos datos se muestran tanto en unidades como en importes. Al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista disponible en pantalla (ver Fig. 26) con la posibilidad de enviar a la impresora este informe (ver Anexo 6). Fig Pantalla Para Generar la Tarjeta de Almacén 32

33 Fig Vista Preliminar de la Tarjeta de Almacén. 33

34 Consulta de Existencias Esta pantalla (ver Fig. 27) tiene la finalidad de presentar la existencia de los artículos de algún departamento. Inicialmente especificamos la clave del Artículo y la clave del Departamento del cual queremos obtener la consulta. También es posible consultar todos los artículos, escribiendo la palabra TODOS en vez de una clave de artículo en específico, e igualmente podemos consultar todos los departamentos escribiendo TODOS en vez de la clave del departamento. Por último damos clic en la herramienta Imprimir (Ver Sección Barra de Herramientas, pág. 4). Los datos que se muestran en la consulta son: Clave y nombre del Artículo, clave y nombre del departamento, existencias en unidades y unidad de medida del artículo. Esta consulta también la podemos imprimir y al igual que todos los reportes del Sistema de Almacén, tendremos una vista previa en pantalla (ver Fig. 28) con la posibilidad de enviarla a la impresora (ver Anexo 7). Fig Pantalla Consultar Existencias de Artículos 34

35 Fig Vista Preliminar de la Consulta de Existencias 35

36 Anexos Anexo 1.-Reporte de Artículos. Anexo 2.-Reporte de Grupos. Anexo 3.-Reporte de General de Existencias. Anexo 4.-Reporte de Entradas. Anexo 5.-Reporte de Salidas. Anexo 6.-Tarjeta de Almacén. Anexo 7.-Consulta de Existencias. 36