Manual Almacenes. Página 1 de 13. Control de Emisión. Manual Almacenes. Versión: 3. Fecha: 28 ago. 15. Revisó Esteban Villa Lara Gerente General RC

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2 Página 2 de 13 Contenido 1. Introducción Conexión del lector de tarjetas inteligentes Ingreso al portal web Cambio de password Menú de opciones Control de Acceso Registro Entrada Detalle de operación Registro Salida Reportes Manuales Monitoreo Pantalla de control Torre de control Glosario... 13

3 Página 3 de Introducción Éste manual va dirigido al personal de cargue y descargue de mercancía en las tiendas del Grupo Éxito. 2. Conexión del lector de tarjetas inteligentes La conexión del lector de tarjetas inteligentes se debe realizar en un puerto USB, una vez hecho esto, los controladores del computador debe instalar el lector; en caso contrario, el driver del lector debe ser instalado manualmente desde el CD con el que llega el lector. Ver Imagen 1. Imagen 1. Conector de Lector 3. Ingreso al portal web - El primer paso es abrir un navegador (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla) - Digitar en la barra de direcciones la dirección: y presionar la tecla Enter. Ver imagen 2. Imagen 2. Ingreso al portal web - Esto lo dirige a la página principal de Recurso Confiable en donde encontrará un campo en el cual se debe loguear con el nombre de usuario y clave (password). Ver imagen 3.

4 Página 4 de 13 Imagen 3. Login al sistema - Una vez ingresados los datos de usuario y password se debe dar clic en el botón Ingresar o presionar la tecla Enter. 3.1 Cambio de password La clave de acceso puede ser cambiada desde la opción Cambiar password que se encuentra en la parte superior derecha, que se despliega al darle clic en la flecha. Ver imagen 4 Imagen 4. Cambiar password 3.2 Menú de opciones Una vez ingresados los datos sale una pantalla de ingreso de usuario del almacén; en la parte izquierda de la pantalla salen cuatro opciones: Registros, Manuales, Monitoreo y Salir. Ver Imagen 5

5 Página 5 de 13 Imagen 5. Menú Opciones - Registros: es para registrar el ingreso y salida del almacén. - Reportes: Donde podrá consultar el Reporte de Movimientos y realizar seguimiento a los viajes que se encuentran dentro del almacén, desde ese reporte se le puede realizar trazabilidad a los eventos que se han capturado de un viaje. - Manuales: Allí podrán descargar en cualquier momento el presente documento, en el cual se detalla la operación de la sistema Halcón en los almacenes. - Monitoreo: ésta opción muestra información en tiempo real de los viajes relacionados con el almacén. - Salir: cerrar sesión de forma segura del sistema. 4. Control de Acceso Para registrar ingreso o salida de vehículos del almacén, se debe ingresar por el módulo Registros. 4.1 Registro Entrada Para realizar un registro de entrada se debe dar clic en la opción Entrada, ésta opción despliega un campo donde se podrá digitar el código de autorización o el folio de la credencial del conductor, también permite capturar la lectura del código de barras de la credencial. Ver Imagen 6.

6 Página 6 de 13 Imagen 6. Registro de Entrada A continuación se describe la correcta lectura de la credencial: - Se debe deslizar la tarjeta R-Control en el lector de tarjetas tal y como se muestra en las siguiente gráfica. - Luego de desplazar la R-control, el espacio de texto se debe completar con asteriscos ***** indicando que el campo de texto está ocupado, al mismo tiempo que la pantalla cambia llevándole a la pantalla llamada Detalle de la operación. (Gráfico 11)

7 Página 7 de Detalle de operación Al realizar el ingreso del código de autorización o folio, el sistema se redirigirá a la pantalla del detalle de la operación. Ver imagen 7. Imagen 7. Detalle del Registro de Entrada Al ingresar en esta pantalla el sistema mostrará la información relacionada con el conductor (Fechas de vencimiento de documentos, empresa de transporte y hora de Ingreso). Para continuar con el proceso se deberá escoger una de las opciones que se despliegan en el campo Estado de ingreso: - Vacío: Cuando el vehículo ingresa vacío al almacén, el sistema solicitará el número de la placa y la empresa de transportes del vehículo que ingresa; si el vehículo tiene remolque el sistema pedirá también la placa del remolque. - Cargado: Cuando el vehículo ingresa con carga el sistema pide el número del viaje con el cual fue despachado desde el origen, al digitar el número del viaje, el sistema desplegará toda la información relacionada con el viaje Nota: El número del viaje siempre debe iniciar con el código de la dependencia en donde se cargó el viaje.

8 Página 8 de 13 Una vez ingresados los datos se debe dar clic en el botón Guardar, posterior a esto, saldrá un aviso notificando que el registro se ha realizado exitosamente. 4.3 Registro Salida Para realizar un registro de salida se debe dar clic en la opción Salida, ésta opción despliega un campo donde se podrá digitar el código de autorización o el folio de la credencial del conductor, también permite capturar la lectura del código de barras de la credencial. Ver Imagen 8. Imagen 8. Registro de Salida Luego de ingresar la información del código de autorización o credencial, el sistema se direcciona a la pantalla de Detalle de Operación. Ver imagen 9.

9 Página 9 de 13 Imagen 9. Detalle de Salida Al ingresar en esta pantalla el sistema mostrará la información relacionada con el conductor (Fechas de vencimiento de documentos, empresa propietaria y hora de Ingreso). Para continuar con el proceso se deberá escoger una de las opciones que se despliegan en el campo Estado de ingreso: - Vacío: Cuando el vehículo sale vacío del almacén, el sistema solicitará el número de la placa y la empresa de transportes del vehículo que realiza salida; si el vehículo tiene remolque el sistema pedirá también la placa del remolque. - Cargado: Cuando el vehículo sale con carga, el sistema pide el número del viaje con el cual sale, en caso que vaya para otro destino corresponderá al viaje original con el que ingresó al almacén actual o en caso que salga con un viaje de retorno se deberá ingresar el número del viaje de retorno con el cual será despachado. Posterior se debe dar clic en el botón Guardar, el sistema puede arrojar un mensaje que indica si deseamos realizar la salida sin cumplido del vehículo: dicho aviso hace referencia a que no se ha realizado el descargue del viaje por la opción de Halcón en el sistema Sinco, (Radiofrecuencia), posterior a esta validación sale un aviso notificando que el registro se realizó exitosamente.

10 Página 10 de Reportes Desde este módulo se podrá consultar el Reporte de Movimientos, el cual permite tener una trazabilidad completa del viaje que está asignado a la dependencia. Ver imagen 10. Imagen 10. Reportes Al escoger el reporte, se podrá filtrar por las fechas deseadas o en caso que no se ponga ninguna fecha en los filtros, el sistema descargará por defecto la información correspondiente al día actual. Ver imagen 11 Imagen 11. Reporte de Movimientos. Este reporte brinda la posibilidad de ser descargado en diversos formatos. 6. Manuales En este módulo se encontrará el presente documento, donde se describe toda la operación dentro de las tiendas de Grupo Éxito.

11 Página 11 de Monitoreo Esta opción muestra información en tiempo real de los viajes relacionados con el almacén. Se cuenta con dos pantallas: Pantalla de control y Torre de control. 7.1 Pantalla de control Al dar clic sobre la opción Pantalla de Control, el sistema despliega la pantalla que se visualiza en la imagen 12. Imagen 12. Pantalla de Control El sistema le mostrará la información relacionada con el viaje: número de viaje, instalación de origen, fecha y hora del ingreso al almacén, la placa del vehículo, la empresa de transportes y el estado del vehículo. Esta pantalla le permitirá tener un control en tiempo real del número de vehículos que se encuentran dentro de la dependencia en cualquier estado: Vacío, Cargando, Cargado, Sellado o Descargando. Esta información puede ser exportada a Excel. 7.2 Torre de control Al dar clic sobre la opción Torre de control, el sistema desplegará la pantalla de la imagen 13.

12 Página 12 de 13 Imagen 13. Torre de Control Esta pantalla permite visualizar los tiempos de cumplimiento que tiene un viaje, se muestra toda la información relacionada con el viaje (número de viaje, el tiempo estimado de llegada, la hora de salida del cedi, y el estado de los semáforos) y las franjas horarias correspondientes a la dependencia, esta medición permite calcular si el vehículo cumplirá con la salida del cedi y con la entrega en el almacén. El primer semáforo se miden el tiempo estimado de llegada vs la franja configurada en el sistema para dicha dependencia, el segundo semáforo se miden el tiempo de entrega (entrada al destino) vs la franja. Estado de los semáforos: - Rojo: No cumple la franja asignada. - Amarillo: Se encuentra dentro de la tolerancia de la franja. - Verde: Cumple con la franja asignada.

13 Página 13 de Glosario Credencial: Documento que acredita que el conductor es certificado por Recurso Confiable S.AS. Detalle de la operación: Pantalla de la plataforma virtual de Recurso confiable en donde salen detalles como el nombre del conductor y en donde se ingresan los datos correspondientes con las operaciones de transportes. Estado de ingreso: El estado de ingreso se refiere a en las condiciones en que llega el conductor o el vehículo en caso de llegar con vehículo. Interfaz: Parte visible de un programa que permite la interacción entre el usuario y una aplicación. Lector de tarjetas: dispositivo electrónico inteligente que permite la lectura del código asignado a cada credencial. Loguear: Se refiere al proceso de ingresar los datos de usuario con password e inicio de sesión. Menú desplegable: es un menú que sale solo cuando se da clic, luego se vuelve a cerrar Numero de autorización: Código de acceso, que brinda RC cuando en conductor no tiene credencial de RC. Password: Contraseña. Pop up: Ventana emergente, es una ventana nueva que aparece de repente en la pantalla de tu ordenador. Portal: Página en internet. Proyecto halcón: Nombre del proyecto que pretende implementar el sistema de trazabilidad y visibilidad de las operaciones logísticas del grupo éxito RC: Recurso Confiable, es el proveedor del sistema. R-Control: Nombre que recibe la credencial de Recurso Confiable Recurso Confiable: Es el proveedor del sistema. TEL: Terminar de eventos logísticos, dispositivo con el que se harán registros en tiempo real. Verifone: Marca de las terminales (marca de las TEL s). FIN DEL DOCUMENTO