CUSTOMER. Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta SAP Ariba

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1 CUSTOMER Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta SAP Ariba

2 AGENDA Bienvenida e Introducción Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Solicitudes de Colaboración Configuración de Empresas ( Administración) Visualización de Orden de Compra Factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 2

3 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Para acceder, deberá Ingresar al siguiente link: Luego usted deberá iniciar sesión con sus credenciales de Ariba Network. Si usted necesita recuperar sus claves de acceso debe presionar sobre la opción Tiene problemas para iniciar sesión? SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 3

4 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte En el Centro de ayuda usted podrá encontrar manuales y videos con todo el soporte que requiera para el uso de la plataforma. Otra Empresa Ltda. Super Cliente S.A. Para obtener asistencia remota de un problema específico, deberá presionar en: Ver más Super Cliente S.A. Super Cliente S.A. Otra Empresa Ltda. Otra Empresa Ltda. Otra Empresa Ltda SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 4 4

5 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Para acceder a los canales de asistencia deberá presionar en: Centro de asistencia SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 5

6 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Escriba lo que está buscando. Revise los artículos de ayuda. Los canales de asistencia son los siguientes: Correo electrónico. Chat con asistente en línea. Soporte telefónico SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 6

7 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Para enviar la solicitud complete los campos requeridos marcados con un asterisco, adicionalmente usted puede adjuntar una impresión de pantalla SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 7

8 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Para obtener ayuda vía chat con un asistente en línea, deberá completar los campos obligatorios con asterisco de color rojo SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 8

9 Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte Para obtener ayuda telefónica, deberá seleccionar el país donde se encuentra ubicado y obtendrá el número correspondiente SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 9

10 Soporte a Proveedores A quién tengo que llamar? Temas de navegación o funcionales de la herramienta, deberá contactarse con el Soporte de Ariba Cualquier consulta específica del negocio deberán contactar a Pampa Energía SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 10

11 Solicitudes de Colaboración SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 11

12 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 12

13 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 13

14 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 14

15 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 15

16 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 16

17 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 17

18 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 18

19 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 19

20 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 20

21 Configuración de Empresas ( Administración) SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 21

22 Configuración de Empresa Administración Configuración de Empresa: Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa. Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial. Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos. Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas) SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 22

23 Configuración de Empresa Portal de información del proveedor Dentro de la opción relaciones actuales, deberá presionar Portal de Información del proveedor Donde podrá acceder al portal dispuesto de cada comprador que mantenga una relación comercial. Comprador S.A SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 23

24 Configuración de Empresa Portal de información del proveedor Compradora ESTA E.C. ESTA E.C. ESTA Empresa Compradora ESTA Empresa Compradora El portal de información le brindará materiales en formato PDF y vídeo demostrativos, en los cuales podrá encontrar: Entrenamientos anteriores. Demos gestión de órdenes de compra. Compradora Demos de Factura Compradora Compradora Etc. Compradora Compradora Compradora SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 24

25 Configuración de Empresa Administración Configuración de Empresa: Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa. Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial. Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos. Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas) SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 25

26 Configuración de Empresa Usuarios: Crear Función Crear Función: Tipos de función recomendadas: Administrador: Acceso completo a todas las funciones de la plataforma, Ariba Network y Ariba Discovery. Vendedor: Acceso a Ariba Network para confirmar y rechazar documentos y acceso a Ariba Discovery para contestar RFQ s Recuerde: Es necesario Crear función antes de crear un usuario SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 26

27 Configuración de Empresa Usuarios Crear Función: Ejemplo Función Vendedor Indicar nombre de función y descripción asociada. Permisos mínimos para un vendedor *Acceso a contratos *Acceso a la bandeja de salida *Administración de clientes *Administración de contactos *Bandeja de entrada y acceso a pedidos *Crear y gestionar comunicaciones en Ariba Discovery *Responder a comunicaciones en Ariba Discovery Seleccionar los permisos asociados a la función SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 27

28 Configuración de Empresa Usuarios Crear Función: Recomendación: Función Vendedor Importante: Permisos mínimos recomendados para un vendedor: Acceso a Ariba Network para confirmar y rechazar Órdenes de Compra y envío de factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 28

29 Configuración de Empresa Usuarios: Crear Usuario Crear Usuario Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 29

30 Configuración de Empresa Usuarios: Crear Usuario Importante Complete los datos del usuario a crear y asígnele la función previamente creada SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 30

31 Configuración de Empresa Usuarios: Crear Usuario Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 31

32 Configuración de Empresa Notificaciones Configuración de Empresa: Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas) SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 32

33 Configuración de Empresa Notificaciones Es necesario mantener el correo siempre actualizado. Notificaciones importantes: Cuando esté invitado a una nueva oportunidad de negocio. Resumen diario de las Comunicaciones que coincidan con mis capacidades (Categorías). Cuando un comprador me envíe un mensaje SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 33

34 Configuración de Usuario: Mi cuenta Configuración de Usuario: Configure datos adicionales sobre su usuario: Idioma preferente, zona horaria, tipo de moneda, etc. Importante: Recomendamos configurar la zona horaria asociada a su país SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 34

35 Visualización de Orden de Compra SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 35

36 Visualización de Orden de Compra Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes de compra recibidas por parte de su socio comercial Pampa Energía Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido. También podra utilizar los Filtros de Busqueda para encontrar órdenes de compra basados en diferentes criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas, Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 36

37 Visualización de Orden de Compra El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e información acerca de la organización compradora, así como los botones de las diferentes acciones que se tendrían que seguir en el proceso completo: Crear Aviso de Expedición Crear Factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 37

38 Factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 38

39 Tipos de Facturación El proceso de creación de las facturas para Pampa Energía a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de la siguiente opcion: Generar sus facturas con un par de clicks desde la orden de compra Toma aproximadamente dos minutos prepararla y enviarla Menor riesgo de errores en la gestión de sus facturas, ya que son vinculadas a la orden de compra en Ariba Network SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 39

40 Facturación por PO FLIP La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de clicks IMPORTANTE: Es necesario que el estado de la orden de compra se muestre como Recibido para poder generar la factura El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, desde el detalle de la orden de compra. Seleccionar orden de compra a facturar Dar clic en el botón de Crear factura y seleccionar Factura estándar SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 40

41 Facturación por PO FLIP Los campos a llenar en la creación de la factura son: Número de Factura: Debe contener el formato correspondiente a la Factura Original. La letra de la Factura debe ser en MAYUSCULA. Fecha de la factura. Seleccionar el impuesto aplicable* Debe seleccionar la opción Impuesto sobre bienes y servicios y, en el campo Importe de los Impuestos, debe completar con la suma de los impuestos que aparecen en su factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 41

42 Facturación por PO FLIP 2 Pasos 1) Complete el campo Importe de los Impuestos 2) Haga un clic en el botón Actualizar 3) El sistema le mostrará el Importe adeudado 4) Como último paso verifique que el Importe Adeudado sea igual al monto total de su Factura SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 42

43 Facturación por PO FLIP 4 4) Complete el correspondiente. Este debe ser de la persona que este a cargo de las finanzas de su empresa (Pampa lo utilizará para contactarse de ser necesario). 5) Complete el Tipo de Cambio si la Orden de Compra esta en moneda Extranjera. Si la Orden de Compra esta en pesos completar con un 1. 6) Adjunte su Factura Legal y su Recepción de material (si no se adjunta el sistema no le permitirá enviar la Factura a través de la plataforma) SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 43

44 Facturación por PO FLIP 7 7) Hacer un clic en el botón Siguiente 8) Confirme los datos de su Factura y haga un clic en enviar 8 9) Una vez enviada le aparecerá el siguiente mensaje: SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 44

45 Notas de Crédito ( con Pedido de Compras) Si usted tiene que ingresar una Nota de Crédito debe realizar los siguientes pasos: 1) Ir a la opción Bandeja de Salida 2) Seleccionar la factura ya enviada que se relaciona con esta Nota de Crédito. El estado de la factura debe ser enviado, 3) Hacer un clic en Crear Abono de Articulo en línea SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 45

46 Notas de Crédito: Ajuste de cantidad Recuerde que las Notas de Crédito pueden ser por Ajustes de Cantidad o por Ajustes de precio 4) Si usted quiere realizar un ajuste de cantidad, seleccione la opción Ajuste de cantidad. 5) En donde dice Abono N ingresar el Número legal de la Nota de Crédito con el formato mostrado. Recuerde que la letra debe ser en mayúscula. 6) Agregue el Adjunto de la Nota de Crédito SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 46

47 Notas de Crédito 7) En el campo Cantidad se coloca la cantidad que se quiere ajustar, por ejemplo si se Facturó una cantidad de 10 y se devolvieron 5, en este campo se debe ingresar -5. 8) Las líneas que no sufran ajustes deberán quedar desmarcadas (en gris), moviendo el botón verde a la izquierda SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 47

48 Notas de Crédito: Ajuste de Precio Recuerde que las Nótas de Crédito pueden ser por Ajustes de Cantidad o por Ajustes de precio 1) Si usted quiere realizar un ajuste de precio, seleccione la opción Ajuste de precio 2) En donde dice Abono N ingresar el Número legal de la Nota de Crédito con el formato mostrado. Recuerde que la letra debe ser en mayúscula.. 3) Agregue el Adjunto de la Nota de Crédito SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 48

49 Notas de Crédito: Ajuste de Precio Recuerde que las Nótas de Crédito pueden ser por Ajustes de Cantidad o por Ajustes de precio 4) Cuando se ingrese una Nota de Crédito por ajuste de Precio las cantidades, en Ariba Network, nunca deben tocarse ( por ejemplo en este caso nunca debe modificarse la cantidad 4. 5) En el campo Precio por unidad usted deberá ingresar la diferencia Facturada en exceso por unidad SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 49

50 2017 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos Queda prohibida la reproducción o transmisión de cualquier parte de esta publicación, en cualquier forma o para cualquier fin, sin el permiso expreso de SAP SE o de una empresa filial de SAP. SAP y los productos y servicios de SAP mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP SE (o de una empresa filial de SAP) en Alemania y en otros países. Consulte para obtener información y avisos adicionales sobre marcas comerciales. Algunos productos de software comercializados por SAP SE y sus distribuidores contienen componentes de software con derechos de autor de otros proveedores de software. Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes. SAP SE o una empresa filial de SAP SE proporcionan estos materiales con fines meramente informativos, sin manifestación ni garantía de ningún tipo. Ni SAP SE ni sus empresas filiales se hacen responsables de los errores u omisiones en relación con los materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP SE o de sus empresas filiales son aquellas especificadas en las cláusulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que se incluye en este documento debe interpretarse como garantía adicional. En concreto, ni SAP SE ni sus empresas filiales tienen obligación alguna de emprender las actividades empresariales indicadas en este documento o en cualquier presentación relacionada, o de desarrollar o lanzar ninguna funcionalidad mencionada aquí. Este documento, o cualquier presentación relacionada, así como la estrategia y posibles desarrollos futuros, productos y o direcciones de plataforma y funcionalidades de SAP SE o de sus empresas filiales están sujetos a posibles cambios y pueden ser modificados por SAP SE o sus empresas filiales en cualquier momento y por cualquier motivo, sin previo aviso. La información incluida en este documento no constituye ningún compromiso, promesa u obligación legal de proporcionar ningún material, código o funcionalidad. Cualquier afirmación referente al futuro está sujeta a diversos riesgos e incertidumbres que pueden provocar que los resultados reales difieran de forma significativa de los previstos. Se advierte a los lectores que no deben depositar una confianza excesiva en estas afirmaciones referentes al futuro, condicionadas por el momento en que se realizan, y que no deben basarse en ellas a la hora de tomar decisiones de compra SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Customer 50

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