TEMA 1. MANEJO DE PROCESADOR DE TEXTOS: Microsoft WORD 2003

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1 TEMA 1. MANEJO DE PROCESADOR DE TEXTOS: Microsoft WORD 2003 TEMA 1. MANEJO DE PROCESADOR DE TEXTOS: MICROSOFT WORD ESTILOS Y FORMATOS Estilos Niveles Secciones PLANTILLAS PRESENTACIÓN E INSERCIONES Vistas Creación de una tabla de contenidos Insertar gráficos/figuras/fotos en el texto Insertar referencias DOCUMENTOS MAESTROS CONTROL DE CAMBIOS...10 Antes de nada, se ha de recordar que Word (y la mayor parte de programas que se puedan ejecutar en Windows) cuentan con una ayuda o índice donde teóricamente se puede resolver cualquier duda en el manejo del programa. Ayuda de Microsoft Office Word 1. Estilos y formatos 1.1. Estilos Los estilos permiten dar formato a los párrafos o caracteres de un documento de manera rápida y homogénea. Para que el texto adopte el estilo deseado existen dos opciones: 1. Aplicar un estilo existente, estilos predeterminados de Word. Formato / Estilos y formatos: Aparecen los estilos predeterminados que tiene Word. Entonces se selecciona el párrafo deseado (no hace falta seleccionarlo completamente sino que basta situar el cursor en él) y se aplica el estilo. Los estilos predeterminados disponibles en la lista dependen de la plantilla que se use al crear el documento (se estudiará posteriormente). También se pueden ver y modificar en la parte superior izquierda, junto al tipo de letra. 2. Crear un estilo personal, a nuestro gusto. Se origina un párrafo que contenga todos los formatos que se desean. Posteriormente, se selecciona el párrafo y se pulsa Nuevo estilo en Formato / Estilos y formatos, y se le da el nombre al nuevo formato, cambiando cualquier propiedad del formato que queramos. 1

2 También existe el icono Copiar formato en la Barra de herramientas estándar (se muestra el dibujo con una brocha ), y es otra forma de dar formato Niveles Cuando se va a trabajar con un texto extenso, que contiene diferentes apartados y sub-apartados, conviene crear un documento por niveles y asociar a cada nivel el formato que interese. Para crear los niveles: Ver / Esquema o bien pulsamos en la parte inferior izquierda la opción apropiada para Vista esquema. Con las flechas verdes hacia la izquierda o hacia la derecha que aparecen en esta vista, y situando el cursor sobre el párrafo deseado podemos asignarle un nivel. Una vez dispuestos los niveles en Formato / Estilos y formato podemos ver el formato de texto correspondiente a ese nivel. Colocándonos en él y pulsando el botón derecho del ratón tenemos la opción de modificarlo a nuestro gusto. De esta forma asociamos cada nivel con un formato y siempre que a un párrafo le asignemos ese nivel deberá tener el mismo formato Secciones Las secciones son partes del documento cada una de ellas con formatos diferentes, por ejemplo distinto encabezado y pie de página, distinta orientación de las páginas (vertical, horizontal). Un documento puede tener una o varias secciones. Existiría la opción de crear documentos con una única sección y después intercalarlos una vez impresos, pero eso supone un problema ya que la numeración de las páginas tendría que modificarse manualmente, además no podría generarse un índice del trabajo automáticamente. Para crear una sección, situamos el cursor en el punto donde queremos que comience y después Insertar / Salto, a continuación se elige entre página siguiente (la sección comenzará en la página siguiente), continuo (la nueva sección continúa en la misma página), página par o página impar (su nombre lo indica) en el bloque Tipo de saltos de sección. Para borrar una sección, se unen los dos párrafos situando el punto de inserción al comienzo de la segunda sección y pulsando la tecla Retroceso, o bien situando el cursor y pulsando la tecla Supr. Para crear distinto encabezado (Ver / Encabezado y pie de página), márgenes, orientación, etc., en cada sección: Archivo / Configurar página / Diseño. 2

3 2. Plantillas Las plantillas permiten una homogeneización total del documento. La característica fundamental de una plantilla es que el formato del texto permanece inalterado en todos los documentos en los que se usa esa plantilla, incluyendo configuración de la página (márgenes, encabezados y pies de página, etc.) y los estilos y niveles, de forma que no es preciso repetirlos una y otra vez. Siempre que se crea un documento nuevo se está haciendo uso de una plantilla. Por defecto, salvo que se lo especifiquemos, Word emplea una plantilla llamada Normal.dot, pero no es la única. Todos los nombres de los documentos plantilla tienen.dot como extensión en el nombre del fichero. La verdadera utilidad de las plantillas la encontramos cuando necesitamos usar cotidianamente archivos que deben tener un formato estándar como cartas, fax, e- mails, instancias, etc. Para crear una plantilla nueva se crea el documento de Word con todos los elementos deseados y se guarda como plantilla (nombre.dot). Como se ha visto con anterioridad, los estilos se pueden modificar, en cuanto a fuente, formato, etc.; si queremos que dicho estilo permanezca en la plantilla con la correspondiente modificación no debemos olvidar Agregar a la plantilla. 3

4 Por defecto se genera en la carpeta Plantillas: Usuario / Datos de programas / Microsoft / Plantillas, pero cada vez que abramos un documento si lo hacemos con Archivo / Nuevo se abre una ventana a la derecha donde aparecerán todas las plantillas. 4

5 3. Presentación e inserciones 3.1. Vistas Los documentos Word se pueden ver de diversas formas, cada una de las cuales proporciona diferente información. Se puede acceder a ellas en la parte inferior izquierda o bien en Ver. 1. Vista normal. Su nombre lo indica, es la visión típica de un procesador de textos. 2. Vista diseño de página web. A pesar de su diferente utilidad, como se puede ver, no difiere significativamente de la anterior. 3. Vista diseño de impresión. Aparece el documento tal y como va a ser impreso. Es recomendable trabajar con esta vista, dado que es la visión más realista de cómo queda el documento, sobre todo cuando colocamos gráficos en los textos y en cuanto a control de márgenes, encabezados y pies de página, se refiere. 4. Vista esquema. Como ya hemos comentado, es especialmente útil para crear y asignar los niveles de texto a diferentes porciones del texto. En este sentido la herramienta mostrar todo también resulta útil, ya que muestra los saltos de sección, espacios, etc. 5. Vista diseño de lectura. Más que para editar los textos, es efectivamente para leerlos porque adecua el texto para hacerlo más agradable a la lectura. Normalmente no coinciden las páginas en esta visión con las editadas. Hay también una visión denominada mapa de documento (Ver/ Mapa del documento), muy útil a la hora de movernos entre niveles y para realizar un índice del documento o, según lenguaje Word, tabla de contenidos. En la parte izquierda de la pantalla aparecen los nombres de los distintos apartados organizados según su nivel, lo que facilita mucho ir de unos a otros (sólo pinchando en el que nos interese) Creación de una tabla de contenidos Para crear una tabla de contenidos: Insertar / Referencia / Índices y tablas / Tabla de contenido. En la ventana correspondiente, se puede modificar el formato de la tabla de contenido y el número de niveles que queremos que incluya. No confundir con índice, ya que esta opción crea un índice con las palabras más importantes que aparecen en el texto (Insertar / Referencia / Índices y tablas / Índices). 5

6 3.3. Insertar gráficos/figuras/fotos en el texto Existen dos opciones: 1. Copiar el fichero o la imagen desde el programa de origen y después pegarlo en Word. 2. Insertar / Imagen / Desde archivo y se busca la ubicación que tengamos en el ordenador. Elegir una u otra va a depender fundamentalmente de la compatibilidad con el programa de procedencia. Si la compatibilidad es total (Origin, Excel, etc.) podemos incluso modificar el archivo de origen sin necesidad de abrir el programa, de forma que se puede tratar simplemente como una imagen externa o como un programa en sí mismo Insertar referencias Se pueden insertar de dos formas diferentes: 1. Al pie de página: Insertar/Referencias/Notas al pie/notas al pie 2. Al final del documento: Insertar/Referencias/Notas al pie/notas al final En ambos casos, se puede cambiar el formato de la numeración, el comienzo de la numeración, etc. También se pueden introducir lo que Word llama referencias cruzadas, que vienen a ser referencias que ya se han introducido con anterioridad en el documento: Insertar/Referencia/Referencia cruzada. Puede resultar útil, por ejemplo, para hacer referencia en el texto a la bibliografía que suele aparecer al final del documento. 6

7 Por supuesto, Word automáticamente modifica la numeración de las referencias que siguen a la introducción de una anterior, así como de las referencias cruzadas, pues éstas están vinculadas a la referencia de origen. Si en un documento tenemos creado el índice (o tabla de contenidos) y se introduce un nuevo punto, para que lo incluya en el índice se ha de pulsar sobre éste con el botón derecho del ratón Actualizar campos. Resulta muy útil para introducir las referencias bibliográficas. Normalmente al final del documento tendremos todas las referencias numeradas, si queremos hacer referencia a ellas en el texto sólo tendremos que introducir su número haciendo uso de referencias cruzadas, de tal manera que si introducimos alguna referencia más o quitamos alguna se actualizará la numeración (Actualizar campos) y no habrá que introducirlo manualmente: 7

8 También resulta muy útil para hacer referencia en el texto a figuras o tablas que tengamos en el documento: 8

9 Importante: para ello hay que introducir el título de la figura o de la tabla en este caso en Insertar Referencia Título, por defecto los rótulos posibles son: Ecuación, Ilustración y Tabla, pero podemos generar nuevos rótulos para Figura, Gráfica, Esquema en Nuevo rótulo. 4. Documentos maestros Un documento maestro es un contenedor de un conjunto de archivos o subdocumentos. Sirve para crear y organizar un documento con múltiples secciones, como, por ejemplo, un libro de varios capítulos. Para crear un documento maestro: Ver / Esquema (Ver / documento maestro en versiones más antiguas de Word) y seguidamente se seleccionan los títulos y el texto que se desea dividir en sub-documentos y presiona en crear sub-documento en la barra de herramientas de esquema. Word crea un salto de sección (marca que se inserta para mostrar el final de una sección). En el salto de sección se guardan los 9

10 elementos del formato (encabezados, márgenes, etc.) continuo antes y después de cada sub-documento. No sólo se puede convertir en sub-documento un texto que forme parte del documento. También se puede insertar como documento cualquier otro documento de Word. Para ello, se puede Copiar en el documento de origen y después Pegar en el de destino, o bien se puede insertar como documento (icono insertar subdocumento), si es que es un documento completo el que queremos insertar. Hemos de tener en cuenta que lo insertará en su formato de origen, por lo que convendría para homogeneizar el formato, ir cambiando sucesivamente Titulo 1, Titulo 2, etc. Los sub-documentos se pueden tener contraídos (se accede a ellos a través de un hipervínculo) o expandidos (y trabajar como con un documento de Word cualquiera). 5. Control de cambios El control de cambios es la herramienta que ofrece Word para hacer correcciones en un documento, de forma que se puede resaltar lo añadido y lo eliminado, tanto de texto como de formato. Además, se pueden añadir comentarios sobre una parte del texto sin alterar éste. Es una herramienta muy útil para corregir proyectos, artículos, etc. sin necesidad de imprimirlos y sobre todo muy utilizado hoy en día en colaboraciones en investigación o a nivel comercial cuando no se trabaja en una misma oficina y se dispone, claro está, de correo electrónico para enviar esos documentos. Se activa en cualquier documento desde: Herramientas/Control de cambios. Una vez activado nos aparece una barra de herramientas en la que podemos aceptar o rechazar el conjunto de cambios realizados o bien cada cambio individualmente, así como mantener o eliminar los comentarios. Los documentos ya sometidos a un control de cambios en otro ordenador conservan esos cambios en color diferente al que introducimos en nuestro propio ordenador. De esa forma, quedará patente la procedencia de los cambios introducidos por cada una de las personas que han modificado el documento. En Herramientas/Opciones/Control de cambios podemos controlar colores, formatos, etc. de las modificaciones. 10