INSTRUCTIVO CONDICIONES GENERALES PARA LA ATENCION DE LOS SERVICIOS DE ENSAYO Versión 00

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1 Página : 1 de 6 CONDICIONES GENERALES PARA LA ATENCION DE LOS Versión 00 HISTORIAL DE REVISIONES N REVISIÓN FECHA SECCIÓN MODIFICACIÓN EFECTUADA V VI VIII X II IV VI VII VIII X IV V VII VIII XIII III V VI Consideraciones Generales De los Usuarios De la Recepción de Muestras. 8.1: Muestras para Dirimencias. De la Entrega de Resultados e informes de ensayo Alcance Definiciones De los servicios de Laboratorio De los Usuarios De la Recepción de Muestras. 8.1: Muestras para Dirimencias. Entrega de informes de ensayo Definiciones : 4.5,4.6 Consideraciones Generales De los Usuarios De la Recepción de muestras Referencias Documentos Relacionados Consideraciones Generales De los servicios del Laboratorio ELABORADO Y REVISADO POR: * APROBADO POR: * Ivonne Loayza Januusz Ruiz Dudley Ramírez Elena Gil Merino Jefe Laboratorio DIGESA *Firmas en original

2 Página : 2 de 6 I. OBJETIVO Este documento tiene por objeto establecer las condiciones generales para la atención de servicios de ensayo del Laboratorio de Control Ambiental de la DIGESA así como los compromisos asumidos entre el laboratorio y los usuarios del mismo. II. ALCANCE Este instructivo aplica a los servicios ofrecidos a los usuarios del laboratorio. III. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1. AT-PO-01 Procedimiento de recepción y manejo de las muestras AC-LI-05 Lista de ensayos implementados AC-PS-02 Procedimiento de Atención y revisión de las solicitudes de ensayo 3.4. AC-PS-06 Procedimiento de Atencion de quejas 3.5. AC-LI-07 Lista de Métodos Acreditados AC-PS-23 Procedimiento de elaboración y revisión del acuerdo de partes IV. DEFINICIONES 4.1 Usuarios: Son las Direcciones DIA y DSA 4.2 Solicitud de ensayo: Formato que tiene como objetivo especificar los ensayos requeridos así como mantener la rastreabilidad de las muestras, indicando las responsabilidades en el manejo de las mismas. 4.3 Ensayo: Prueba o análisis de laboratorio efectuado de acuerdo a un procedimiento técnico especificado, basado en normas, guías o reglamentos técnicos. 4.4 Informes de ensayo: documento en el que se reporta los resultados de cada ensayo obtenidos en el Laboratorio. 4.5 Resultado referencial: son resultados obtenidos en muestras que no cumplen con todos los requisitos establecidos para su recepción, y que son reportados como tales a solicitud del usuario. 4.6 Muestra dirimente: Muestra recibida sin requerimiento de ensayo, mantenida bajo condiciones controladas para la conservación de sus características iniciales y que obra en poder del Laboratorio de Control Ambiental con el objetivo de servir como testigo en caso de ser necesario. Estas muestras deben mantenerse con precintos de seguridad.

3 Página : 3 de 6 V. CONSIDERACIONES GENERALES El Laboratorio de Control Ambiental es una unidad funcional de la Dirección General de Salud Ambiental e Inocuidad Alimentaria - DIGESA, dirección de línea dependiente del viceministerio de salud pública MINSA, constituido según el artículo 87 ítem l del reglamento de organización y funciones del ministerio de salud aprobado por decreto supremo N SA.El sistema de gestión del laboratorio cumple con los requisitos de la NTP ISO/IEC en la versión vigente a fin de garantizar la competencia técnica y fiabilidad de los resultados de los ensayos que ejecuta. El laboratorio cuenta con un Manual de Calidad aprobado por la Dirección General de Salud Ambiental e Inocuidad Alimentaria-DIGESA y con documentación orientada al cumplimiento de los requisitos institucionales, de la NTP ISO/IEC 17025, del organismo Acreditador(INACAL) y de los requisitos de los usuarios. VI. DE LOS SERVICIOS DEL LABORATORIO 6.1. El laboratorio de Control Ambiental de la DIGESA, ofrece servicios de ensayo de muestras de agua, alimentos, aire, suelos, juguetes y útiles escolares. Los ensayos que realiza se encuentran publicados en la página web de la DIGESA (1.Ensayos implementados del laboratorio (AC-LI-05); 3.Ensayos acreditados en el laboratorio (AC-LI-07) y son permanentemente actualizados por el laboratorio La solicitud de ensayos se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento AC-PS-02 Atención y revisión de las solicitudes de ensayo Los requisitos para la recepción de cada tipo de muestra se encuentran publicados en la página web de la DIGESA (2. Requisitos para la recepción de muestras) El laboratorio cuenta con personal en el área de atención al usuario, quien coordinará con los solicitantes las fechas probables de recepción de muestras a fin de contar con la disponibilidad de recursos para la ejecución de los ensayos En el caso de las muestras de juguetes y útiles de escritorio, se coordinará con el usuario a fin de confirmar los colores que se analizarán de acuerdo a la cantidad que se encuentre en el material en estudio La recepción de muestras de alimentos y bebidas está regulada por la Directiva Sanitaria N 032-MINSA/DIGESA-V01. Procedimiento para la recepción de muestras de alimentos y bebidas de consumo humano en el Laboratorio de Control

4 Página : 4 de 6 Ambiental de la Dirección General de Salud Ambiental del Ministerio de Salud, aprobado por Resolución Ministerial N /MINSA. VII. DE LOS USUARIOS Los usuarios deberán coordinar con anticipación el ingreso de muestras y ensayos a realizarse. El laboratorio recibirá muestras procedentes de DISAs y DIRESAs, u otras entidades, siempre y cuando estén previamente autorizadas por las respectivas direcciones. La autorización podrá realizarse por un periodo determinado (por ejm. anual), por el tiempo que dure un programa de vigilancia o por un proyecto de investigación definido; si los servicios del laboratorio son requeridos por una entidad u organización que no está comprendida en estas categorías, las direcciones respectivas podrán autorizar individualmente la recepción de las muestras. La dirección designará a la o las personas de su dirección que pueden realizar estas autorizaciones. VIII. DE LA RECEPCION DE MUESTRAS El laboratorio cuenta con el área de atención al usuario y con procedimientos para la recepción de muestras. Las muestras se reciben de preferencia dentro del horario usual de trabajo del personal, de lunes a viernes, sin embargo, previa coordinación, se podrá recibir muestras en fechas y horarios diferentes. Cuando las solicitudes de ensayo no se encuentran completas, se procederá de acuerdo al procedimiento AC-PS-02 Atencion y revisión de solicitudes de ensayo. En caso de emergencias debidamente tipificadas, las muestras podrán recibirse en el laboratorio en cualquier momento. Los usuarios se comprometen a cumplir con los procedimientos aprobados por el sistema de gestión del laboratorio respecto al tratamiento, información, codificación, manipulación y descarte de muestras para ensayo tal como se establece en el procedimiento AC-PS-23 Elaboración y revisión del acuerdo de partes Muestras para dirimencias El laboratorio podrá almacenar muestras que se consideren dirimentes siempre y cuando sus instalaciones reúnan las condiciones ambientales requeridas por los métodos o procedimientos. En caso de no contar con estas condiciones, informará al usuario a fin que se tomen otras provisiones. La ejecución de ensayos en muestras dirimentes se ajusta a las disposiciones reglamentarias establecidas por la DIGESA.

5 Página : 5 de 6 Rechazo de muestras El laboratorio podrá rechazar muestras que presenten anomalías que impidan la correcta ejecución del ensayo. De acuerdo al procedimiento de Recepción y manejo de muestras AT-PO-01(actividad 01), emitirá el informe correspondiente solo para la matriz alimento. IX. DE LA EJECUCION DE ENSAYOS Los ensayos se realizan utilizando metodologías estandarizadas o validadas, cuyos resultados satisfagan los requisitos del usuario y de acuerdo al procedimiento de ejecución de ensayos. El laboratorio asesorará al usuario respecto a metodologías que satisfagan los requisitos normativos que requieran ser evaluados. X. ENTREGA DE INFORMES DE ENSAYO El laboratorio tiene establecidos los tiempos para la ejecución de cada uno de los ensayos, desde la recepción de las muestras hasta la entrega del informe de ensayo Sin embargo, pueden darse las siguientes situaciones: La carga de trabajo del laboratorio no permite analizar las muestras inmediatamente recibidas. En este caso, se informará al usuario la fecha probable de inicio del ensayo de sus muestras. En el caso que el usuario requiera resultados urgentes, coordinará con el laboratorio el inicio del ensayo en función del estado de las solicitudes ingresadas. El laboratorio podrá entregar en formato electrónico informes parciales de los ensayos culminados, con una nota que indique que es un informe parcial. Los informes finales se entregarán al usuario en formato físico. En ningún caso el laboratorio entregará resultados de ensayo en formatos electrónicos que sean sujetos a modificación. XI. DE LAS MODIFICACIONES DE LOS INFORMES FINALES Los usuarios podrán solicitar modificaciones en los datos generales consignados en los informes finales (nombre del remitente, características de la muestra, fechas de muestreo, etc.) los cuales pueden haber estado sujetos a errores en el momento de la transcripción de la Solicitud de Ensayo al Informe de Ensayo.

6 Página : 6 de 6 En caso haya alguna observación sobre los datos resultantes de los ensayos, el usuario podrá presentar una queja (de acuerdo al procedimiento de Atención de quejas AC-PS-06) la cual será inmediatamente atendida por el laboratorio. Si la queja es fundada, el laboratorio emitirá un nuevo informe, de acuerdo a los procedimientos establecidos. XII. DE LA DISPOSICION FINAL DE LOS ITEMS DE ENSAYO Es responsabilidad del laboratorio la disposición final de los remanentes de los ensayos, salvo que el usuario solicite expresamente la devolución de estos remanentes. XIII. REFERENCIAS: AC-DE-01 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorio de Ensayo y Calibración NTP-ISO-IEC