UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID PROGRAMA ERASMUS+ CON PAÍSES ASOCIADOS PROYECTO ERASMUS+ INTERNACIONAL - UCM GUIA PRIMEROS PASOS

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1 UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID PROGRAMA ERASMUS+ CON PAÍSES ASOCIADOS PROYECTO ERASMUS+ INTERNACIONAL - UCM GUIA PRIMEROS PASOS (BASADA EN LAS INSTRUCCIONES DADAS POR LA AGENCIA NACIONAL ERASMUS+ Y COMPLEMENTARIA A LO ESTABLECIDO EN LOS ACUERDOS INTERINSTITUCIONALES) ANTES DE LA MOVILIDAD: - SELECCIÓN: o La institución de origen deberá publicar una convocatoria de acuerdo con sus normas internas. Esta convocatoria tiene que cumplir los requisitos reflejados en el Acuerdo Interinstitucional Erasmus+ que ha sido firmado entre la UCM y su institución (justa, transparente y documentada, que asegure el acceso a participantes de todos los niveles sociales y que contenga los criterios de selección). o Los candidatos de grado deben estar matriculados al menos en su segundo año. o La institución de origen debe guardar copia de la convocatoria. o La institución de origen debe guardar copia de los resultados del proceso de selección (candidatos seleccionados y en lista de reserva). o Difusión de la convocatoria dentro de la institución: se ruega guardar las referencias de los medios utilizados para dicha difusión. o Carta de aceptación: Estudiantes de Master que deseen realizar su Tesis de Fin de Master en la institución de acogida (no aplicable a estudiantes que vayan a realizar asignaturas): los candidatos deben contactar con la institución de acogida para obtener la carta de aceptación de la Facultad correspondiente. Estudiantes de Doctorado y personal: los candidatos deben contactar con la institución de acogida para obtener la carta de aceptación de un Departamento/Profesor/Servicio así como para acordar el plan de trabajo/investigación y fechas posibles de movilidad. o Cada una de las instituciones facilitará a la otra parte una dirección de contacto que será facilitada a los candidatos solicitantes de manera que la institución de acogida pueda atender todas las consultas en relación con la movilidad, tanto académicas como prácticas, así como obtener ayuda para conseguir una carta de aceptación cuando sea necesario. o La institución de origen podrá requerir a la de acogida información la información adicional que necesite para elaborar la convocatoria de selección. Las Universidades de los países asociados deberán enviar información concerniente a la publicación y difusión de la convocatoria y las listas de candidatos seleccionados a la UCM, al (epsocio@ucm.es), ya que esta información será requerida por la Agencia Nacional Erasmus+ de España para controles de auditoría. 1

2 DESPUÉS DE LA SELECCIÓN Y ANTES DEL COMIENZO EFECTIVO DE LAS MOVILIDADES: CUESTIONES PRÁCTICAS: - SEGURO MÉDICO: o La institución de origen debe asegurarse de que sus candidatos seleccionados tengan in un seguro médico apropiado que cumpla con los requisitos del país y la universidad de destino. Los participantes deberán pagar el seguro ellos mismos, a no ser que la institución de origen tenga establecida una política propia a este respecto o Cuando sea necesario, la institución de acogida facilitará a la de origen información sobre requisitos específicos en relación con el seguro médico, de forma que esta última pueda aconsejar a sus candidatos seleccionados sobre el seguro adecuado a contratar. o Detalles sobre el seguro médico, tales como el responsable de su pago (bien el estudiante o su universidad de origen), serán reflejados en un convenio financiero individual que cada participante firmará con la institución coordinadora (UCM). - VIAJE: La UCM será responsible de reservar los billetes de vuelo de todos los participantes a través de una agencia de viajes española. - APOYO EN LA SOLICITUD DE VISADO: Tanto la universidad de origen como la de destino apoyarán a sus candidatos salientes y entrantes en su solicitud de visa, según sus procedimientos internos. La universidad de acogida deberá emitir una carta de invitación e informar sobre las movilidades a sus Embajadas/Consulados en los países desde los que se vayan a recibir participantes, de forma que se facilite la expedición del correspondiente visado. CUESTIONES ACADÉMICAS: - ACUERDO DE APRENDIZAJE: o Los estudiantes de Grado y Master tendrán que cumplimentar un Acuerdo de Aprendizaje, que deberá ser firmado por el propio interesado y por los responsables académicos en las instituciones de origen y acogida. La UCM facilitará un modelo de Acuerdo. o Los estudiantes de Doctorado tendrán que cumplimentar un Acuerdo de Aprendizaje al que deberán adjuntar el plan de investigación previamente acordado. Este Acuerdo junto con el plan de trabajo deberá ser firmado por el propio interesado y por los responsables académicos en las instituciones de origen y acogida. - ACUERDO DE MOVILIDAD: los miembros de personal tendrán que cumplimentar un Acuerdo de Movilidad, que incluirá el plan docente/investigación previamente acordado. Este Acuerdo junto con el plan de trabajo deberá ser firmado por el propio interesado y por los responsables académicos en las instituciones de origen y acogida. La UCM facilitará un modelo de Acuerdo. DURANTE LA MOVILIDAD - ESQUEMA DE PAGO DE BECAS: La UCM será responsible de hacer los pagos de todos los participantes, una vez se haya certificado su llegada a la institución de destino y de acuerdo con las normas establecidas en el convenio financiero individual a firmar entre el participante y la universidad coordinadora (UCM). Este convenio contendrá información específica sobre los derechos y obligaciones de cada parte, incluída aquella sobre el modo de pago y el seguro médico. - CERTIFICADO DE LLEGADA: la institución de acogida se asegurará de que los participantes reciben un certificado de llegada, firmado y fechado, confirmando la fecha exacta de comienzo de las actividades académicas. Cuando sea necesario la UCM facilitará un modelo de Certificado. 2

3 DESPUÉS DE LA MOVILIDAD - CUESTIONARIO/INFORME DE LA COMISIÓN EUROPEA: La UCM hará llegar a los participantes un Cuestionario diseñado por la Comisión Europea, cuya cumplimentación será obligatoria. - CERTIFICADO DE SALIDA: la institución de acogida se asegurará de que los participantes reciben un certificado de salida, firmado y fechado, confirmando la fecha exacta de finalización de las actividades académicas. Cuando sea necesario la UCM facilitará un modelo de Certificado. - INFORME DE ACTIVIDADES: Los participantes de Doctorado y miembros de personal escribirán un informe detallado de las actividades de investigación/docentes/formación llevadas a cabo durante su estancia, que deberá ser firmado por la institución de acogida. La UCM facilitará un modelo de informe cuando sea necesario. - CERTIFICADO ACADÉMICO: La universidad de acogida expedirá a los estudiantes de Grado y Master el correspondiente Certificado Académico, de manera que la institución de origen tenga la acreditación suficiente a efectos de reconocimiento de las actividades académicas realizadas durante la movilidad. Este Certificado deberá contener la información mínima requerida por la Comisión Europea, que será, al menos: asignaturas realizadas, créditos conseguidos, notas, fechas de inicio y fin. - TARJETAS DE EMBARQUE: la institución de origen será responsable de recoger las tarjetas de embarque al regreso de sus participantes, que serán enviadas a la UCM. DOCUMENTOS EN USO (RESUMEN) ANTES DE LA MOVILIDAD: - Carta de aceptación (expedida por un profesor/departamento/servicio de la institución de acogida, para estudiantes que vayan a realizar investigación y para miembros de personal) - Plan docente/investigación/trabajo: (acordado entre el participante y las instituciones de origen y acogida) - Carta de invitación (expedida por la institución de acogida, para la solicitud de visa) - Acuerdo de Movilidad/Aprendizaje (firmado por el participante y las instituciones de origen y acogida) DURANTE LA MOVILIDAD: - Certificado de Llegada (expedido por la institución de acogida) - Convenio financiero individual (responsabilidad de la UCM) DESPUÉS DE LA MOVILIDAD: - Certificado de Salida/Asistencia (expedido por la institución de acogida) - Cuestionario/Informe de la UE (responsabilidad de la UCM) - Certificado Académico (expedido por la institución de acogida para estudiantes de grado y master) - Informe de Actividades (firmado por el participante y la institución de acogida) - Tarjetas de embarque (recogidas por la institución de origen al regreso de sus participantes) Además de lo mencionado anteriormente: - Cualquier otro documento que pudiera ser requerido por la Agencia Nacional Erasmus+ o/y por la Comisión Europea. 3

4 - Los documentos mencionados pueden ser modificados levemente de acuerdo con las normas internas de cada institución, siempre y cuando cumplan con los requisitos mínimos establecidos por la Comisión Europea. OTRAS OBSERVACIONES - La UCM, como institución coordinadora, puede pedir a la institución socia cualquier información adicional que fuera requerida por la Agencia Nacional Erasmus+ para evaluar el correcto desarrollo del proyecto en relación con los flujos de movilidad. - La UCM mantendrá debidamente informada a la institución socia sobre los procedimientos a llevar a cabo en las diferentes etapas del proyecto, de acuerdo con la información que la Agencia Nacional Erasmus+ vaya facilitando a lo largo del periodo de gestión del proyecto. CONDICIONES DE LAS BECAS: Participantes de PAÍSES ASOCIADOS: - Estudiantes de Grado, Master y Doctorado: o 800 al mes - Miembros de personal: o 120 al día (con un máximo de siete días, incluidos dos de viaje) Participantes UCM: - Estudiantes de Grado, Master y Doctorado: o 650 al mes - Miembros de personal: o 160 al día (con un máximo de siete días, incluidos dos de viaje) 4

5 CALENDARIO DE GESTIÓN: En esta primera etapa del Programa Erasmus+ con Países Asociados, la UCM ha conseguido financiación para llevar a cabo los flujos de movilidad establecidos en el Acuero Interinstitucional firmado hasta mayo de La continuación del Acuerdo hasta el curso académico 2020/2021 estará sujeta a la obtención de fondos después de presentar la correspondiente propuesta a la Agencia Nacional Erasmus+, que será cada año o dos años, según establezda la Comisión Europea. El tipo, duración y área de los flujos de movilidad reflejados en el Acuerdo deberán respetarse, así como los requisitos de idioma. Hecha esta aclaración, una vez firmado por ambas partes el Acuerdo Interinstitucional Erasmus+, cada institución de origen deberá publicar una convocatoria, acorde con las siguientes fechas previstas de comienzo de los flujos de movilidad: CANDIDATOS DE GRADO Y MASTER: - Calendario de movilidad: o Segundo semestre 2015/2016 (febrero junio 2016) o Primer semestre 2016/2017 (septiembre 2016 enero 2017) - Comunicación de la selección y aceptación de candidatos por parte de las instituciones de origen y acogida en las fechas establecidas en el Acuerdo Interinstitucional. En caso de que haya algún cambio o aclaración sobre esas fechas, la institución de acogida debe informar a la de origen con antelación suficiente. CANDIDATOS DE DOCTORADO: - Calendario de movilidad: los periodos de movilidad de tres meses pueden comenzar en cualquier momento desde febrero 2016 hasta abril 2017, sin embargo es altamente aconsejable que la mayoría de las movilidades se desarrollen durante el curso académico 2015/2016 debido a las normas presupuestarias establecidas. - Las actividades a llevar a cabo durante las estancias de investigación deben ser previamente acordadas con los responsables académicos correspondientes, debiendo expedir el Departamento de acogida una carta de aceptación que refleje las fechas de movilidad. Para este propósito, la institución de acogida ayudará a los solicitantes a realizar los contactos necesarios con un Departamento/profesor cuando le sea requerido. CANDIDATOS DE PERSONAL: - Calendario de movilidad: los periodos de movilidad de siete días pueden comenzar en cualquier momento desde febrero 2016 hasta abril 2017, sin embargo es altamente aconsejable que la mayoría de las movilidades se desarrollen durante el curso académico 2015/2016 debido a las normas presupuestarias establecidas. - Las actividades académicas/de formación a llevar a cabo durante las estancias de investigación deben ser previamente acordadas con los responsables correspondientes, debiendo expedir el Departamento/Servicio de acogida una carta de aceptación que refleje las fechas de movilidad. Para este propósito, la institución de acogida ayudará a los solicitantes a realizar los contactos necesarios con un Departamento/Servicio cuando le sea requerido. 5