MANUAL DE USUARIO Biblioteca Virtual

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Biblioteca Virtual VML - WML ACADEMIA DE GUERRA NAVAL ARMADA DEL ECUADOR 1

2 INTRODUCCIÓN Hoy en día las principales Instituciones Educativas Superiores necesitan optimizar los procesos y accesos a su información, ya sea de sus bibliotecas, revistas, foros de consulta. Biblioteca Virtual nace como la necesidad de automatizar los métodos de consulta de textos y libros, los que podrán ser consultados desde el Internet, Intranet y en formato seguro PDF. Estas herramientas nos permiten eliminar tareas y procesos manuales de búsqueda de información en textos y documentos de consulta. Biblioteca Virtual permite preservar los libros y textos de consulta, ya que no serán manipulados por los estudiantes. Biblioteca Virtual se ajusta a las necesidades de las instituciones superiores, ya que posee módulos de integración con e-learning y demás aplicativos educacionales. 2

3 1.- IMPORTANTE Antes de comenzar a utilizar la Biblioteca Virtual, es importante que se definir los siguientes aspectos y perfiles para los usuarios del sistema: 1. Conceptos básicos en la utilización de aplicativos web. 2. Conocimientos básicos en búsquedas a través de formularios. Todos y cada uno de estos puntos antes mencionados deben de ser cumplidos, antes de comenzar a utilizar la biblioteca Virtual, esta información facilitara la utilización del sistema. 1.1 El entorno de la Biblioteca Virtual. Biblioteca Virtual ha sido desarrollada en un entorno cien por cien grafico, amigable y de fácil utilización, se recomienda manejarlo bajo una resolución de 1024 x 768 y de preferencia la utilización de un Mouse. Todas las pantallas de Biblioteca Virtual pueden ser visualizadas a través de cualquier versión del Internet Explorer que se incluya con el Windows XP. Usuario que ha iniciado sesión Menú de Consulta y Administración de la Biblioteca Virtual. 3

4 Distribución de menú Biblioteca Virtual. Módulo VML. Módulo de Administración de Biblioteca Digital. Seguridad. Permite crear perfiles y niveles de seguridad de usuarios. Administración. Permite administrar los libros y textos con sus índices y obtener estadísticas de consultas. Soporte. Permite acceder a un foro de consultas virtual, así como enviar correos al administrador de la biblioteca. Módulo WMM. Módulo de Administración y Consulta Web. Biblioteca Virtual. Permite elaborar consultas normales o por contenido de los libros digitalizados. 2 INGRESO Y SEGURIDADES DEL SISTEMA. Biblioteca Virtual utiliza como medio de identificación el nombre del usuario y su contraseña. El sistema es cien por cien auditable, es decir que todas las transacciones, modificaciones o adiciones hechas al sistema quedan registradas en un LOG, que almacena quién y en que momento realizó algún proceso. 2.1 Control de Acceso. La primera pantalla, que visualizará una vez que ya se encuentre instalado el sistema Biblioteca Virtual es la pantalla del logon, que permite verificar la identidad del usuario que desea ingresar al Sistema. El usuario debe ingresar el nombre de usuario, luego presionar la tecla tab, automáticamente el cursor se posicionará en la opción de password, el usuario deberá ingresar su password, luego deberá hacer clic en el botón de aceptar o presionar la tecla enter. Si la identificación ha sido satisfactoria, el sistema la permitirá ingresar a la Biblioteca Virtual. 4

5 Si la autenticación no ha sido satisfactoria, el sistema le presentará un mensaje de usuario no permitido, y el usuario debe ingresar nuevamente su usuario y password. 3 MEMU PRINCIPAL. 3.1 WML Módulo De Administración de Biblioteca Virtual. Si la autenticación inicial es correcta lo primero que visualizará el usuario del sistema será la siguiente ventana. 5

6 3.1.1 Opciones del Módulo WML Seguridad. Esta opción permite administrar y dar mantenimiento a los usuarios de la Biblioteca Virtual, además permite establecer los diferentes niveles de accedo a la información Registro de Usuarios. Esta opción permite adicionar nuevos usuarios de consulta a la Biblioteca Virtual. Para acceder a esta opción se debe de hacer clic sobre el botón de registro de usuarios, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Se debe de ingresar el nombre y apellido del nuevo usuario, luego se le debe de asignar un username, y una contraseña, esta contraseña deberá ser confirmada, adicionalmente se deberá ingresar el del usuario, y el rol al que pertenecerá. 6

7 Una vez ingresados todos los datos, se debe de hacer clic en el botón de grabar, el sistema le presentará el mensaje de Se realizo Exitosamente la creación de usuario Mantenimiento de Usuarios. Esta opción permite editar, modificar o eliminar los datos de los usuarios de la biblioteca Virtual. Para ingresar a la opción de mantenimiento de usuarios, debe de hacer clic sobre el botón de Mant. Usuarios, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Primero se debe de buscar al usuario que se desea modificar o eliminar. Ingrese el username, o usuario, luego el nombre, luego haga clic en el botón de enviar. Si no se recuerda el usuario puede sólo ingresar el nombre y viceversa. A continuación el sistema le presentará la información resultante de la búsqueda, según los datos que se hayan ingresado. Haga clic aquí para editar o modificar los datos del usuario Haga clic aquí para eliminar al usuario seleccionado. 7

8 Modificación de Usuarios. Para poder modificar o actualizar los datos de un usuario, se debe de hacer clic sobre el botón que aparece al extremo derecho del nombre del usuario, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Esta ventana permite editar cada uno de los datos del usuario, inclusive su clave o contraseña. Una vez modificados los datos del usuario, haga clic en el botón de Actualizar. Una vez actualizados los datos el sistema le presentará la ventana de búsqueda. Eliminación de Usuarios. Para poder eliminar un usuario, se debe de hacer clic sobre el botón que aparece al extremo izquierdo del nombre del usuario, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Haga clic en el botón de eliminar, el usuario seleccionado será eliminado permanentemente de la base de datos. 8

9 Niveles de Acceso. Esta opción permite establecer los niveles de acceso a las opciones del menú de administración de la Biblioteca Virtual. Para acceder, haga clic en el botón de niveles de acceso, el sistema le presentará la siguiente ventana. Haga clic aquí para ingresar un nuevo nivel. Nuevo Nivel de Acceso. Esta opción permite adicionar un nuevo nivel de acceso a las opciones de administración del sistema. Para ingresar un nuevo nivel, se debe de hacer clic sobre el botón de nuevo nivel. El sistema le presentará la siguiente ventana. 1. Se debe de ingresar el nombre del nuevo nivel de acceso. 2. Se debe de seleccionar los tipos de roles del nivel de acceso. Una vez ingresados los datos, se debe de hacer clic sobre el botón de grabar. 9

10 Modificación del nivel de Acceso. Para modificar un nivel de acceso, primero se debe de seleccionar el nombre del nivel de acceso, luego haga clic en el botón ubicado en el costado izquierdo del nombre del nivel, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Seleccione o deseleccione las opciones que desea modificar del nivel de acceso. Luego haga clic en el botón de modificar. Eliminación de nivel de acceso. Para eliminar se debe de hacer clic sobre el botón ubicado en el extremo derecho del nombre del nivel a eliminar, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana Cambio de claves a usuarios. Esta opción permite establecer las claves de los diferentes usuarios del sistema, para ingresar a la opción de cambio de clave, se debe de hacer clic sobre el botón de cambio de clave, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Esta opción sólo se aplica al usuario que se encuentra actualmente ingresado en el sistema. El sistema le solicitará que ingrese la clave actual y que ingrese la nueva clave, con su correspondiente confirmación. Luego haga clic en el botón de actualizar. El sistema le `presentará el siguiente mensaje, su clave fue actualizada exitosamente. 10

11 Administración. Esta opción permite editar la información ingresada en el sistema referente a cada uno de los índices del libro, autor, resumen y temática, para acceder a esta opción de administración se debe de hacer clic sobre el botón de administración, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana Edición de índices. Esta opción permite editar, modificar o adicionar información a la ya existente en el índice seleccionado. 1. Primero se debe de buscar el libro o documento al que se de desea editar, ingresando cualquiera de los campos presentados, Titulo del libro, nombre del autor, resumen, temática, código del autor, luego haga clic en el botón de buscar. O en su defecto el usuario debe de dejar en blanco los campos y hacer clic en el botón de buscar, el sistema presentará todos los libros que se encuentran ingresados en la Biblioteca Virtual. 11

12 2. Haga clic en el botón ubicado en el costado izquierdo del título del libro que desee editar, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. 3. Edite, modifique, adicione o elimine la información que desee, luego haga clic en el botón de actualizar. El sistema actualizará la información automáticamente Libros Consultados. Esta opción permite emitir un reporte detallado por rangos de fechas de todos los libros, textos o documentos consultados en ese rango de fechas. Para acceder a esta opción se debe de hacer clic en el botón de libros consultados, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Para consultar los libros visitados, se debe de ingresar el nombre del título del libro, su fecha de inicio o fecha final y la acción ejecutada. O en su defecto seleccione el rango de fechas y haga clic en el botón de enviar, el sistema le presentará todas las consultas generadas en el rango establecido. 12

13 Accesos al Sistema. Esta opción permite obtener un reporte en detalle del Log Transaccional generado en el sistema, con la información de usuario, IP del Host y fecha de acceso al sistema. Para acceder a esta opción del sistema, se debe de hacer clic en el botón de Acceso al sistema, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Para ejecutar la consulta del reporte, se debe de ingresar el nombre del usuario, las fechas inicio y fin o en su defecto las fechas inicio y fin de la consulta del Log, luego haga clic en el botón de Enviar, A continuación el sistema le presentará el detalle de la consulta Soporte. Esta opción permite al usuario del sistema, gestionar y atender preguntas frecuentes, enviar correos electrónicos a la administración de la biblioteca, y poder consultar el manual de usuario del sistema on line Preguntas Frecuentes. Esta opción le permite al usuario ingresar a un foro de consultas, en donde puede generar un tema de opinión y este a su vez será revisado, leído y contestado por otros usuarios de la biblioteca Virtual. Para ingresar a la opción de Preguntas frecuentes, haga clic en el botón del mismo nombre ubicado en el menú de soporte. A continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Ingresar Nueva pregunta Volver al inicio 13

14 Nueva pregunta frecuente. Para ingresar una nueva pregunta, haga clic en el botón de nuevo tema, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Luego ingrese el nombre del usuario que emite la pregunta o el mensaje, luego ingrese el título del mensaje, a continuación describa el detalle de la pregunta o del tópico a ser tratado. Luego haga clic en el botón de enviar mensaje. El sistema ingresará la nueva pregunta y la ubicará al final de la página de preguntas. Responder una Pregunta. Para poder contestar una pregunta, se debe de hacer clic sobre el botón de responder ubicado en la parte derecha del mensaje, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Ingrese la contestación a continuación del siguiente texto Una vez ingresado el texto, haga clic en enviar mensaje, el sistema adicionará su respuesta o comentario al ya emitido anteriormente Esta opción permite enviar un al administrador de la biblioteca Virtual. Para ingresar haga clic en el botón de , a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. 14

15 Haga clic sobre la imagen del , el sistema gestionará automáticamente un nuevo mensaje en su correo electrónico utilizando como software el Outlook que se encuentre instalado en el PC de consulta. 15

16 3.2 WMW Módulo de consulta Web Biblioteca Virtual. Esta opción nos permite realizar consultas, normales y específicas de los textos que se han digitalizado y que son parte de la Biblioteca Virtual, los documentos serán consultados en a través de criterios definidos de búsqueda y serán visualizados en formato seguro PDF Búsqueda Normal. Esta opción permite realizar una búsqueda de libros de manera muy general, a través de palabras claves que se encuentren en los siguientes criterios, Título, Autor, Temática, Resumen, Idioma. Para acceder a la opción de Búsqueda normal, se debe de hacer clic en el botón de Búsqueda Normal, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Primero se debe de ingresar el texto o palabra clave que se desea buscar luego seleccione el criterio de los definidos por el sistema, luego haga clic en el botón de buscar. A continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. 16

17 Luego se debe de seleccionar el libro que se desea consultar, haciendo clic sobre el nombre del mismo, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Ver archivo PDF Descargar archivo PDF Esta ventana mostrará todos los índices pertenecientes al título seleccionado, con su correspondiente archivo en PDF, además se indica el peso y el número de páginas del mismo. Esta opción permite descargar a disco duro o visualizar el pdf del índice mostrado, para realizar una búsqueda más en detalle, haga clic sobre el nombre del índice, el sistema le presentará el o los subíndices correspondientes. Esta ventana mostrará todos los subíndices pertenecientes al índice seleccionado, así como poder visualizar en la misma pantalla el archivo pdf con la páginas correspondientes al subíndice seleccionado. 17

18 Búsqueda por Contenido. Esta opción nos permite realizar búsqueda avanzadas en los libros que se encuentren el la Biblioteca Virtual, el contenido de la búsqueda esta definido por: Búsqueda por datos del Libro. Título del Libro Nombre del Autor Resumen Temática Código del Autor Idioma Búsqueda por Contenido del Libro. Texto a Buscar. Para acceder a esta opción se debe de hacer clic en el botón de búsqueda avanzada, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana. Búsqueda por datos del Libro. Primero ingrese el o los datos de los campos que conozca del libro que desea buscar, mientras más datos se ingresen, mas exacta será la búsqueda. Luego haga clic en el botón de buscar, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana de resultados de la búsqueda. 18

19 Si el resultado es el esperado, haga clic sobre el nombre del libro, a continuación el sistema le presentará la siguiente ventana con los índices correspondientes, para que sean consultados o bajados al PC del usuario. Búsqueda por contenido del libro. El usuario deberá ingresar el texto o cadena de texto clave que desee buscar dentro del contenido de los libros, una vez ingresado el texto, haga clic en el botón de buscar El sistema le presentará los libros en los que se ha encontrado el texto ingresado, luego haga clic en el nombre del título del libro, para poder visualizar los índices del libro. 19