LOGÍSTICA SERVICIOS DE IMPRENTA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO:

Transcripción

1 Versión: 07 Página 1 de 10 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: LOGÍSTICA Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del subproceso. Las solicitudes de servicios de imprenta relacionada con material impreso sólo serán atendidas una vez estén debidamente aprobadas por parte de presupuesto. CONDICIONES GENERALES Para los servicios de producción (diseño e impresión), el tiempo de entrega será de 20 días hábiles una vez notificada la aprobación de la solicitud por parte de presupuesto al subproceso de logística. Las solicitudes que requieren sólo servicios de diseño no requieren aprobación presupuestal. El tiempo asignado al proceso de diseño (incluyendo el montaje del arte final) hasta la aprobación por parte del solicitante, será de 10 días hábiles para piezas individuales y de 20 días hábiles para informes, cartillas y manuales que superen más de 12 páginas. Para el caso de las revistas o documentos académicos, el plazo mínimo de envió de la solicitud aprobada, deberá ser de 30 días hábiles de anticipación a la fecha en que se requieren. Para el caso de diseño y/o producción de publicaciones académicas y producción intelectual, el solicitante deberá anexar la aprobación del Comité Editorial UDES, para poder iniciar la prestación del servicio. El proceso de diseño y producción de material impreso, debe garantizar el buen uso de la imagen institucional. El uso del logotipo, inclusión de slogans o el uso de imágenes propias de la Universidad en el material, será responsabilidad del coordinador de imprenta, teniendo en cuenta las políticas de la institución sobre el tema. La información entregada para diseño y/o impresión por parte del solicitante con fines comerciales, académicos, científicos, periodísticos o de cualquier tipo, es responsabilidad del proceso académico-administrativo que solicita el y el mismo debe velar por el cumplimiento de los requisitos legales y la normatividad legal vigente relacionada con los Derechos de Autor. Los servicios de imprenta están determinados exclusivamente para el diseño creativo, gráfico, producción, litográfico, encuadernación y terminados.

2 Versión: 07 Página 2 de 10 Las modificaciones o correcciones a los textos serán responsabilidad del autor o autores del material. Todas las modificaciones a los diseños deberán contar con la aprobación por escrito del solicitante, antes del proceso de producción. Las imágenes a utilizar en el proceso de diseño y diagramación, son suministradas por el solicitante, por mercadeo institucional o la Oficina de Comunicaciones. En estos casos, estas oficinas gestionan la aprobación de utilización de imagen con los protagonistas o dueños de las mismas; en caso que el solicitante no suministre las imágenes pertinentes la imprenta utilizará imágenes obtenidas de bancos de Imágenes contratado por la Universidad o de bancos de Imágenes de libre uso. Para la elaboración de tarjetas de presentación se deberá presentar el visto bueno de la validación del cargo por parte del subproceso de talento humano, anexando el mismo a la solicitud del servicio. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: confirmar los requisitos del cliente cuando no estén documentados. Las solicitudes se atenderán por orden de llegada, a excepción de las solicitudes de la alta dirección. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

3 Versión: 07 Página 3 de 10 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTRO INICIO Recepción de la Solicitud Revisa el cumplimiento de los requisitos; se verificará que la solicitud contenga la información necesaria de textos y/o imágenes específicas para el diseño del material, en caso de no contar con las imágenes, el solicitante debe detallar el tipo de imágenes que requiere en el diseño. Jefe de Logística 2 Aplicativo gestión logística. Módulo aprobación logística. Módulo imprenta - (asignar solicitud). P Si lo solicitado ya se ha impreso anteriormente, se debe anexar una muestra, e indicar si necesita modificaciones. Si el diseño ha sido realizado por el InHouse u otro departamento de Diseño, anexar el archivo original editable. Las solicitudes que cumplan con los requisitos se remiten al módulo de Imprenta - asignar solicitud para iniciar proceso de diseño. P Análisis y aceptación de la solicitud Teniendo en cuenta las solicitudes asignadas para atención, la prioridad de las mismas, y dependiendo del tipo de material solicitado, se programa la realización del trabajo y se asigna un responsable. Si se requieren actividades especiales que deben contratarse con terceros, se realiza el trámite correspondiente. Coordinador de Imprenta 3 Módulo imprenta asignar solicitud Correo electrónico Asignación de personal responsable de la solicitud. Una vez asignado el responsable, se le informa al solicitante de la aprobación de la solicitud.

4 Versión: 07 Página 4 de 10 Diagramación Una vez recibida la información, con el software de diseño disponible y teniendo en cuenta las especificaciones del cliente, el diseñador gráfico elabora la propuesta de diseño, incluyendo las imágenes y los textos enviados. Diseñador Gráfico 8 Archivo Imprenta red interna. Correo electrónico H La propuesta de diseño se envía al solicitante para su revisión y aprobación. El cliente revisa el diseño, lo aprueba o envía las modificaciones que considere necesarias. Bitácora del aplicativo. Una vez realizados los ajustes, el diseño se envía nuevamente al cliente para su revisión y aprobación final; cuando la solicitud es solo de diseño, una vez aprobada la propuesta, se procede a cerrar el servicio. H Pre-prensa Los diseños que requieren ser impresos y que han sido aprobados por el solicitante, pasan a montaje de arte final para quemado de planchas litográfica o para impresión digital (proveedor externo). Cuando la impresión es digital no se realiza quema de planchas y proceso de impresión. El archivo de montaje es entregado al coordinador de imprenta para su revisión y aprobación. Diseñador asignado Coordinador de imprenta 2 Archivo Imprenta Red Interna. Orden de producción Correo institucional. Registro de asignación de prensista aplicativo. Se envía Orden de producción y el archivo por correo electrónico al proveedor externo de pre-prensa (quemado de planchas), cuyas características dependen de la máquina en que vaya a realizarse la impresión. Se entrega al auxiliar de imprenta una muestra impresa a reproducir

5 Versión: 07 Página 5 de 10 como guía o referencia para la ejecución del trabajo y se registra en el aplicativo. Impresión Para las impresiones internas se reciben las planchas litográficas, se corta papel pliego según características del trabajo a imprimir y de la Máquina de impresión elegida. Auxiliar de imprenta Planchas litográficas - Muestra Láser, Bitácora del Aplicativo. Se entregan Planchas, Papel y Muestra de Diseño al Prensista para iniciar el proceso de impresión indicando las cantidades y características. Se realiza el proceso de impresión en Máquina de Cuarto o de Medio Pliego, según características, tamaño y cantidad del material y Entrega material impreso a Auxiliar de Imprenta. Se refila el material impreso al tamaño final de las piezas requeridas y se entrega la Sección de Terminados para plegado, compaginado, armado, grapado, pegado, encuadernado, etc, según requiera el trabajo. Para las impresiones externas se envía correo al proveedor designado, describiendo las características y materiales requeridos para la producción del material. Prensista Según número de ejemplares

6 Versión: 07 Página 6 de 10 Encuadernación y terminados La sección de Terminados realiza las acciones pertinentes a cada trabajo según requisitos del cliente y entrega el material contado a Auxiliar encargado de los envíos. Se realiza una revisión final del material producido, para verificar la calidad del producto. Si se detectan productos no conformes se realizan los ajustes pertinentes y se notifica mediante correo al coordinador de Imprenta. Auxiliar Imprenta - Terminados Auxiliar de Imprenta Equipo de trabajo de imprenta Según número de ejemplares Bitácora del aplicativo. Correo electrónico. H Entrega de la producción El material terminado se embala empaca, se marca y se solicita el Servicio de mensajería a Pirámide UDES. Una vez enviado el material se notifica al solicitante a través de la bitácora del aplicativo. Una vez listo el material se solicita el servicio de transporte. Auxiliar de Imprenta 2 Depen de del servicio Guía de envío según servicio mensajería. Aplicativo. Correo electrónico solicitud transporte de material. El material terminado se entrega a la empresa transportadora y/o de servicio de correo. Control guía de envíos LOG-FT-013-UDES Se hace el registro de envío en la bitácora del aplicativo. Bitácora del aplicativo. Cierre del servicio Se solicita confirmación de recibido por parte del cliente y adicionalmente se solicita el diligenciamiento de la evaluación del servicio en el módulo servicios de imprenta. Auxiliar de imprenta Coordinador de Imprenta 3 Bitácora del aplicativo. Evaluación del servicio. V Semanalmente se verificará el número de solicitudes pendientes por aprobación logística y se realizará informe para gestionar las que requieran información o ajustes. De acuerdo al registro de los productos no conformes, se evalúa las causas por las cuales se Informe solicitudes pendientes por aprobación logística. Aplicativo KAWAK

7 Versión: 07 Página 7 de 10 presentaron y se registra en el aplicativo KAWAK. Toma de decisiones A partir del análisis anterior, se realizan los planes de acción correspondientes Coordinador de Imprenta 1 Plan de acción A FIN

8 Versión: 07 Página 8 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Wilson Gonzalez Pinto 05/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por inclusión de mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Actualización pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros V08 Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 10/04/2017 En condiciones generales se incluye la atención se solicitudes de servicios en la Sede de Bucaramanga y se ajusta las correspondientes a las sedes Se ajusta el tiempo de anticipación para documentos académicos 03 En la actividad de Recepción de la solicitud se aclara quien hace el recibo en Bucaramanga y el posterior trámite En Análisis de la solicitud, se aclara sobre la prioridad de los trabajos, la asignación de tareas en el área de producción, la comunicación del responsable asignado al solicitante Wilson Gonzalez Pinto 06/07/2016 En Diagramación se ajusta el tiempo de la actividad

9 Versión: 07 Página 9 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se elimina en Entrega de la producción, la comunicación de aceptación del solicitante. 03 En evaluación del servicio se aclara el envío mensual de los resultados de la evaluación, Wilson Gonzalez Pinto 06/07/2016 Se ajusta el tiempo de envío del informe de actividades al. En condiciones generales se aclara el mecanismo de envío de solicitudes desde las sedes, que las solicitudes de diseño de banners web y pantalla led no requieren aprobación presupuestal el responsable del trámite ante el Comité Editorial para publicaciones académicas y producción intelectual, En las actividades: Recepción de la solicitud: el deber de firma del solicitante del trabajo 04 Análisis de la solicitud; se ajusta el tiempo máximo de ejecución Wilson Gonzalez Pinto 22/07/2016 Diagramación: se aclara la denominación del cargo Coordinador de Imprenta, se específica el mecanismo de aprobación del cliente para los ajustes del diseño Pre-prensa: se aclara el mecanismo de comunicación con el proveedor de preprensa, se ajusta el tiempo máximo de ejecución de la actividad. Impresión y Encuadernación: se aclara los condicionamientos para la ejecución

10 Versión: 07 Página 10 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Entrega de la producción: se aclara el medio de confirmación por el cliente Reporte trimestral: la inclusión del reporte de mantenimiento y reparaciones de la maquinaria. Wilson Gonzalez Pinto 22/07/ Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Se ajusta la denominación del procedimiento Wilson González Pinto Luis Enrique Pinilla Chaparro Coordinador Imprenta Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF 09/08/ Se ajustó la trazabilidad del formato control guía de envíos a LOG-FT-013-UDES Wilson González Pinto 14/08/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 29/07/ Se incluyen las novedades relacionadas con el aplicativo gestión logística y condiciones generales para la prestación del servicio. Wilson González Pinto 07/11/2018