MANUAL DE OPERACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA. MUNICIPIO DE AMATITÁN, JALISCO

Transcripción

1 MANUAL DE OPERACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA. MUNICIPIO DE AMATITÁN, JALISCO

2 INTRODUCCION La Dirección General de Participación Ciudadana de conformidad con el Articulo 14, Párrafo Tercero de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco y en cumplimiento con lo establecido en el Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social y con base en los lineamientos definidos en la Guía expedida para tal efecto por la Secretaría de la Contraloría General, ha formulado el Manual de Procedimientos con el propósito de otorgarles a los Servidores Públicos adscritos a esta Unidad, un instrumento administrativo que permite establecer los Macro Procesos y Procesos, de los cuales se desprende los procedimientos y actividades a realizar, precisando las responsabilidades que les corresponden a los que intervienen en cada una de las etapas y que están orientados al cumplimiento de las estrategias y objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo ; y en el Programa de Mediano Plazo de Desarrollo Social y Humano El presente documento contiene la Red de Procesos, La Lista Maestra de Documentos, así como la definición de los Objetivos, Alcances, Políticas, Formatos y Diagramas de Flujo de las actividades y registros que comprenden los Procedimientos sustantivos de las diversas áreas que integran esta Unidad Administrativa. A fin de mantener vigente la información de este documento se asume el compromiso de que se habrá de actualizar en tiempo y forma de acuerdo a los cambios que se susciten en su ámbito atributivo y funcional, así como en su esquema organizacional.

3 OBJETIVO El presente Manual de Procedimientos tiene como Objetivo General servir de instrumento de apoyo administrativo y a la Mejora Continua, al compendiar de manera ordenada, secuencial y detallada cada una de las actividades y tareas que son realizadas en esta Unidad Administrativa, atendiendo a la Misión y Valores del Gobierno Municipal.

4 PRESENTACION DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INTEGRACION DE COMITES CIUDADANOS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Fomentar la participación ciudadana y lograr que se integren de una manera organizada a la Política Social del Estado, ya sea en la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las obras y programas sociales II. ALCANCE Aplica para la Dirección General de Participación Ciudadana III. REFERENCIAS ESPECÍFICAS Reglamento Interno del H. Ayuntamiento Manual de Organización de la Dirección de Participación Ciudadana IV. POLITICAS La formación de los Comités Ciudadanos se llevara a cabo en base a los lineamientos que emita el titular de la Dirección de Participación Ciudadana. Por cada comité que se instale se deberá levantara el acta correspondiente. V. FORMATOS E INSTRUCTIVOS Lista de asistencia del Comité de Participación Ciudadana Acta Constitutiva del Comité de Participación Ciudadana Evaluación de la Calidad del Servicio Mesa Directiva del Comité Ciudadano de Participación Ciudadana VI. ANEXOS Diagrama de flujos del Procedimiento de Integración de Comités Ciudadanos de Desarrollo Social.

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INTEGRACION DE LOS COMITES CIUDADANOS DE DESARROLLO SOCIAL I. Construir los comités Ciudadanos de Participación Ciudadana entre las instancias del estado y el H. Ayuntamientos. II. Establecer enlace en municipio con Ayuntamiento, o con la Coordinación de SEDESOL, para definir lugar y hora de asamblea para la integración del Comité Ciudadano de Participación Ciudadana. III. Preparar la documentación necesaria: IV. Convocatorias, volantes, actas de asamblea, toma de protesta, lista de asistencia, formato mesa directiva. V. Antes de llevar acabo la integración del Comité, se envía avanzada para invitar a beneficiarios a la asamblea: (convocatoria en lugares populares, mediante volantes y/o perifoneo) INTEGRACIÓN DEL COMITÉ CIUDADANO DE DESARROLLO SOCIAL I. Registro de asistencia II. Presentación de obra o programa social III. Presentación de objetivos, funciones y facultades del Comité IV. Elección democrática de Mesa Directiva V. Toma de protesta VI. Firma de acta de asamblea VII. Entrega de reglamento, copia de acta de asamblea y contactos de SEDESOL VIII. Registro en base de datos de Comité de Participación Social IX. Elaborar y entregar credenciales y reconocimientos a los integrantes de los Comités Ciudadanos SEGUIMIENTO A LOS COMITÉS DE DESARROLLO SOCIAL PROPUESTAS: en caso de recibir alguna propuesta de los ciudadanos, debe canalizar a las Dependencias correspondientes y dar una respuesta oportuna a la ciudadanía.

6 QUEJAS: si se recibe alguna queja de la Ciudadanía debe canalizar a la Dirección correspondiente y se deberá dar una respuesta a la ciudadanía acorde a la inconformidad presentada. PETICIONES: si se recibe alguna queja de la Ciudadanía debe canalizar a la Dirección correspondiente y deberá estar atenta al seguimiento. MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CIUDADANÍA I. Aplica encuestas de satisfacción de la ciudadanía II. Analiza los resultados y en caso de que sea necesario realiza acciones correctivas o preventivas MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCEDIMIENTO I. Realiza la medición de los objetivos de calidad establecidos y turna II. Recibe y analiza los resultados obtenidos III. Coordina la ejecución de acciones correctivas o preventivas en caso de ser necesario. INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN DE COMITÉS CIUDADANOS DE PARTICIPACION SOCIAL No. REGISTRO PUESTO RESPONSABLE 1 Lista de Asistencia Dirección de del Comité Participación Ciudadano de Ciudadana Participación Social 2 Acta Constitutiva del Comité Ciudadano de Participación Social 3 Evaluación de la Calidad del Servicio 4 Mesa Directiva del Comité Ciudadano de Desarrollo Social Dirección de Participación Ciudadana Dirección de Participación Ciudadana Dirección de Participación Ciudadana TIPO TIEMPO UBICACION papel 2 años Dirección de Participación Ciudadana papel 2 años Dirección de Participación Ciudadana papel 2 años Dirección de Participación Ciudadana papel 2 años Dirección de Participación Ciudadana

7 FORMATO 1 LISTA DE ASISTENCIA DEL COMITÉ CIUDADANO DE PARTICIPACIÓN SOCIAL NOMBRE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO FECHA DE NACIMIENTO SEXO OCUPACION DOMICILIO (CALLE Y NUMERO) TELEFONO FIRMA FORMATO 1 LISTA DE ASISTENCIA DEL COMITÉ CIUDADANO DE PARTICIPACION SOCIAL INSTRUCCIONES DE LLENADO 1. Indicar localidad, colonia, municipio donde se llevará a cabo la reunión para la Formación del Comité Ciudadano de Participación Social. 2. Anotar el Código postal y la fecha. 3. Anotar el nombre completo del asistente, fecha de nacimiento, sexo, ocupación, domicilio particular, teléfono y firma.

8 FORMATO 2 ACTA CONSTITUTIVA DEL COMITÉ CIUDADANO DE PARTICIPACIÓN SOCIAL Siendo las 1 horas, el día 2 del mes de 3 del año 4, nos reunimos los vecinos de la Col. 5 ; municipio de 6, con el propósito de dar cumplimiento a la convocatoria emitida por la Dirección de Participación Social del H. Ayuntamiento, con el objeto de tratar asuntos relacionados con la formación del Comité Ciudadano de Participación Social de esta localidad, informando los propósitos de integrar este comité en beneficio de la comunidad que representarán, explicando además las funciones del mismo, cuyo objetivo es lograr la participación de la gente en actividades de beneficios colectivo en materia de Participación Social. Los aquí reunidos, vecinos de esta comunidad, declaran estar de acuerdo con las funciones y responsabilidades del Comité Ciudadano de Participación Social que les fueron expuestas, procediéndose después de ello a la elección de sus miembros. 7 CARGO NOMBRE FIRMA PRESIDENTE SECRETARIO PRIMER VOCAL SEGUNDO VOCAL TERCER VOCAL Quienes rindieron protesta de rigor, firmando para constancia en aceptación del cargo la presente acta. Domicilio oficial del Comité para recibir correspondencia:

9 COMITÉ CIUDADANO DE PARTICIPACION SOCIAL MUNICIPIO: 8 LOCALIDAD: 9 10 CARGO NOMBRE DIRECCIÓN TELÉFONO PRESIDENTE SECRETARIO PRIMER VOCAL SEGUNDO VOCAL TERCER VOCAL PEPRESENTANTE DE LA DIRECCION DE PARTICIPACION CIUDADANA

10 FORMATO 2 ACTA CONSTITUTIVA DEL COMITÉ CIUDADANO DE PARTICIPA SOCIAL 1. Anotar la hora en que se realiza la reunión para la Formación del Comité Ciudadano de Desarrollo Social. 2. Anotar el día en que se realiza la reunión para la Formación del Comité Ciudadano de Desarrollo Social. 3. Anotar el mes correspondiente a la reunión. 4. Anotar el año correspondiente a la reunión. 5. Poner nombre de la colonia donde se llevará a cabo la reunión 6. Anotar el nombre del municipio que corresponda 7. Anotar el CARGO, NOMBRE Y FIRMA para cada uno de los integrantes del Comité Ciudadano de Desarrollo Social (desde el Presidente, Secretario, Vocal I, Vocal II y Vocal III). 8. Se deberá anotar el domicilio de la Presidenta del Comité Ciudadano de Desarrollo Social, especificando el número de la casa habitación para recibir correspondencia de parte de la Secretaría de Desarrollo Social. 9. Anotar el nombre de la localidad donde se lleva a cabo la reunión. 10. Al igual que el punto (7), se anexa además la dirección y teléfono de los integrantes del comité. 11. Anotar el nombre y firma del funcionario representante de la Dirección de Participación Social que coordinó la integración del Comité.

11 FORMATO 3 EVALUACION DE LA CALIDAD DEL SERVICIO Lugar y fecha 1 La Dirección de Participación Ciudadana les pide nos regale un minuto de su tiempo para contestar las siguientes preguntas: 3.Transparencia en el si no Servicio 1. Recibió la información necesaria acerca de las funciones del comité de Participación Social? 2. Considera de utilidad la información recibida? 4.Calidez del servicio Excelente Bueno Regular Malo 3. Cómo fue la atención recibida? 4. El personal que le atendió Resolvió sus dudas? 5. El personal que le atendió Lo trató con Respeto y con Amabilidad? 5 Sugerencias: 6 Nombre (opcional) Edad Sexo Ocupación 7 Nombre y firma del promotor que aplicó la Encuesta

12 FORMATO 3 ENCUESTA DE CALIDAD EN EL SERVICIO INSTRUCCIONES DEL LLENADO 1. Lugar y Fecha: Anotar el lugar (localidad y municipio) y la fecha (día, mes y año) en que se realizó la encuesta. 2. Introducción a la Encuesta: Breve saludo de la Dirección General de Participación Ciudadana, para solicitar la autorización de la persona seleccionada para contestar la encuesta. 3. Transparencia: En esta Sección se busca evaluar la Transparencia de la información de las funciones del comité de desarrollo social. La respuesta correspondiente se deberá marcar con una X. 4. Calidez: En esta Sección se busca evaluar la Calidez en el trato y atención recibida por parte del personal a cargo de formar el comité de desarrollo social. La respuesta correspondiente se deberá marcar con una X. 5. Sugerencias: En esta Sección se anotarán los comentarios adicionales que tenga el encuestado en busca de lograr una mejora continua. 6. Datos personales: Anotar nombre completo (opcional), edad, sexo y ocupación del encuestado. 7. Nombre y firma del promotor: Colocar el nombre y firma de la persona que está llenando el formato.

13 INTEGRACIÓN DE COMITÉS CUIDADANOS DE DESARROLLO INICIO A B C OPUESTA DE INTEGRACION DE COMITÉS PRESENTACIÓN DE PROGRAMAS ENTREGA DE RECOONOCIMIENTOS RECEPCIÓN DE QUEJAS C CIUDADANAS SOCIALES U OBRAS El Director General de Participación Ciudadana constituye los Comités Ciudadanos de Desarrollo Social entre las instancias del Estado y los Ayuntamientos involucrados, de acuerdo al Art.23 de la Ley de Desarrollo Social del Edo. de Jalisco. ENLACE Presentación de obra o programas social MATERIAL DE CAPACITACIÓN Presentación de objetivos, facultades del Comité Entrega de Reglamento, copia de Acta de Asamblea y contactos de SEDESOL REGISTRO EN BASE DE DATOS Registro a base de Comité de Participación Social Quejas. Si se recibe alguna queja de la ciudadanía, la Dirección General de Participación Ciudadana deberá canalizarla a la Dirección correspondiente y solucionar la inconformidad manifestada cuando así se determine. Se deberá dar una respuesta a la ciudadanía acorde a la inconformidad presentada Establecer enlace en municipio con Ayuntamiento o con la oficina de coordinación de Redes de SEDESOL, para definir lugar y horario de asamblea para conformación del Comité Ciudadano de Participación Social PREPARATIVOS PARA CONVOCATORIAS PARA CONFORMACIÓN DE COMITÉS INTEGRACIÓN DE MESA DIRECTIVA Elección democrática de Mesa Directiva Elaborar y entregar credenciales y reconocimientos a los integrantes de los comités Ciudadanos APLICACIÓN DE ENCUESTA Medición de la satisfacción de la Ciudadanía Preparar documentación necesaria: convocatoria, volantes, acta de asamblea, toma de protesta, lista de asistencia, formato mesa directiva. TOMA DE PROTESTA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS FIN INVITACIÓN A LA CIUDADANIA Toma de protesta a los miembros del Comité Ciudadano de Participación Social Propuestas. En caso de recibir alguna propuesta de los ciudadanos, deberá canalizar y conducirá a las Dependencias correspondientes y dar una respuesta oportuna a la ciudadanía Recepción de propuestas TERMINO DEL PROYECTO Antes de llevar a cabo la integración del comité, se envía avanzada para invitar a beneficiarios a la asamblea: (convocatoria en lugares populares, mediante volantes y/o perifoneo). ASAMBLEAS PARA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ Registro de asistencia FIRMA DE ACTA Firma de Acta de Asamblea Peticiones. En caso de recibir alguna propuesta de los ciudadanos, la Dirección General de Participación Ciudadana deberá conducirla a la Subsecretaría de Participación Ciudadana y Enlace Institucional para evaluar factibilidad de implementación, quien a su vez conducirá a las Dependencias correspondientes y dar una respuesta oportuna a la ciudadanía. A B C

14 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN DE COMITÉS CIUDADANOS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL Fecha de verificación: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se registró en la lista de asistencia a las personas que asistieron a la Integración del Comité Ciudadano de Participación Social? 2 Se firmó el Acta Constitutiva del Comité Ciudadano de Participación Social? 3 Se aplicó al Acta encuesta de Evaluación de la Calidad del Servicio? 4 Se registró en la base de datos los integrantes del Comité Ciudadano de Participación Social? Nombre y firma del verificador

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