PROCEDIMIENTO PARA LICITACIONES PUBLICAS E INVITACIONES PRIVADAS

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1 PROCEDIMIENTO PARA LICITACIONES PUBLICAS E INVITACIONES PRIVADAS CÓDIGO : PD VDMP-02 VERON No. : 03 FECHA DE EXP.: 10/06/2011 COPIA No. : 01. ELABORADO Y REVISADO : Ventas APROBADO : Gerente General

2 Código: PD VDMP-02 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer mecanismos que nos permitan conseguir clientes mediante la contratación pública y/o privada, cumpliendo con los requisitos especificados por el cliente, la organización y la Ley 2. ALCANCE Se dirige a la General, Dirección de Ventas. Rige a partir de la fecha de su aprobación. 3. VOCABULARIO LICITACIÓN PÚBLICA: Procedimiento Mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la mas favorable. CONSORCIO: Cuando dos o más personas o empresas en forma conjunta presentan una misma propuesta u oferta para la adjudicación celebración y ejecución de contratos, respondiendo solidariamente en todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta del contrato. UNION TEMPORAL: Cuando dos o mas personas o empresas en forma conjunta presentan una misma propuesta u oferta para la adjudicación, celebración y ejecución de contratos respondiendo solidariamente en todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta del contrato y el objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución del mismo de cada uno de los miembros de la unión temporal. ADENDO: Documento que le agrega a una licitación y hace parte de ella, después de realizado la reunión de aclaraciones del pliego de condiciones ésta es realizada por el cliente. PROPONENTE Y/O OFERENTE: Empresa que voluntariamente participa en una licitación. 4. PROCEDIMIENTO

3 Código: PD VDMP-02 Página 3 de 5 ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES 1. Consulta de página y presentación de la licitación. 2. Leer pliego de condiciones y analizar los requerimientos FT VDMP Reunión interna de aclaración para definir fortalezas y debilidades en la participación de la convocatoria. 4. Audiencia de aclaración de pliegos. Cuando aplique. 5. Podemos cumplir? 9. Adquirir pliego. 6. Buscar consorcio ó unión temporal 7. Cumple? 8. FIN 10. Elaboración de la propuesta 11. Revisión y verificación 12. Envió de presentación Oferta de /o General, o quien delegue y General, consorciado /o /o Director.,, de /o 1. El Proceso de Ventas debe consultar periódicamente por medio de las páginas de Internet las publicaciones de las licitaciones. Se diligencia el formato lista de chequeo licitaciones, con el propósito de registrar los requerimientos y fechas estipulados en el pliego y sirve como base en el análisis para la presentación o no de la empresa en dicha convocatoria. 3. Se realiza una reunión con la gerencia para determinar las posibilidades de participar en la licitación. 4. Cuando hay posibilidades de participar se asiste a la audiencia de aclaración. 6. En los casos que nuestra capacidad no es suficiente se busca unión con otras empresas. 9. Se compra el pliego cuando aplique o se está seguro que solos ó en unión podemos cumplir. 10. En los casos de unión con otras empresas se nombra un responsable del diligenciamiento de la propuesta. Y se registra en el formato FT-VDMP--02 Estadística de Ofrecimientos A

4 Código: PD VDMP-02 Página 4 de 5 ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES A 13. Evaluación propuesta 14. Audiencia Adjudicación, cuando aplique 15. Es Adjudicada? 16. Analizar las Causas 17. Se informa a los Directores de Operaciones, Administrativo y Financiero y Talento Humano sobre el contrato adjudicado. 18. Aclaraciones y firma del Contrato 19. legalización del contrato, contratante contratante General, Director. Abstente General, Director de, Asesor Jurídico y Cliente Gerente General y 13. La entidad contratante, evalúa las propuestas presentadas. 14. En la audiencia de adjudicación se informa a los licitantes la evaluación de las propuestas y se hacen las observaciones pertinentes a cada empresa antes de ser adjudicada. Se registra en el formato FT-VDMP Cuando un contrato no es adjudicado se evalúan las causas para acciones de mejoras. 17. Mediante FT-VDMP-05 ó copia del contrato, para proceder con la respectiva planeación e instalación del servicio, al igual, se actualiza el listado. 18. Una vez el contrato es aprobado (debe tener visto bueno. del asesor jurídico) se adquieren las pólizas, publicaciones y requerimientos solicitados por la entidad contratante. 20. Modificaciones al Contrato 21. Aclaraciones y firma del otro si 22. Interventoría permanente General, Director de, Asesor Jurídico y Cliente Director /o Operaciones 23. FIN

5 Código: PD VDMP-02 Página 5 de 5 En los casos que Seguridad Nápoles Ltda. trabaje en consorcio o unión temporal y cada uno de los integrantes de la sociedad cuenta con su sistema de calidad se presentan los dos sistemas en la propuesta y al ser aceptada, los representantes del consorcio deciden con cual sistema se trabajara en el contrato, teniendo en cuenta los requerimientos del cliente. Cuando se trabaje en consorcio o unión temporal y si solo Seguridad Nápoles cuenta con Sistema de Calidad, este se presentará en la propuesta y en el caso de ser aceptada si es requerimiento contractual se adoptará el sistema de calidad de Seguridad Nápoles para todo el desarrollo del proyecto. 5. FORMATOS 5.1. FORMATO ESTADISTICA DE OFRECIMIENTO FT VDMP-02 Este formato sirve para llevar un control de todas las cotizaciones y licitaciones presentadas tanto públicas como privadas, verificar si fue adjudicada o no y analizar causas FORMATO SOLICITUD INSTALACIÓN DE NUEVO SERVICIO FT VDMP-05 Este formato sirve para consignar los datos que deben conocer los directores de departamento sobre la instalación de un nuevo servicio FORMATO LISTA DE CHEQUEO LICITACIONES FT VDMP-06 Este formato se diligencia con el propósito de registrar los requerimientos y fechas estipulados en el pliego y sirve como base en el análisis para la presentación o no de la empresa en dicha convocatoria FORMATO CONTROL DE CONTRATOS FT VDMP 07 Este formato se diligencia para llevar un control de los contratos vigentes de Seguridad Nápoles y el seguimiento de las obligaciones contractuales.