Registro y consulta de clientes según la ley para la prevención de lavado de dinero en Neodata ERP.

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1 Registro y consulta de clientes según la ley para la prevención de lavado de dinero en Neodata ERP. Contenido Permisos...2 Agregar cuentas a las opciones del sistema...3 Registro de clientes con operaciones en efectivo....3 Consulta de las operaciones con clientes en efectivo....5 Reportear la información. Exportar a Excel

2 Permisos Establezca los permisos en la seguridad del sistema, en los módulos de contabilidad y clientes. En Contabilidad: Permiso para consultar antilavado Permiso para exportar a Excel antilavado En clientes: Permiso para registro de clientes antilavado 2

3 Agregar cuentas a las opciones del sistema En el menú Herramientas/Opciones/Contabilidad se agregó un botón Cuentas antilavado Haga clic sobre este botón y se mostrará una ventana para agregar las cuentas que se verán afectadas por las operaciones en efectivo que realice con sus clientes, estas son principalmente las cuentas de bancos, pero usted puede agregar las que le sean necesarias de acuerdo con la operación de su empresa. Después de agregar las cuentas cierre la ventana y haga clic en el botón Aceptar en la ventana de las opciones. Registro de clientes con operaciones en efectivo. Vaya al panel de clientes y haga clic en la opción Clientes Antilavado. En la ventana que se muestra enseguida, capture los datos de sus clientes; todos los campos de la ventana se crearon de acuerdo a la llamada Ley para la prevención del lavado de dinero y todos los campos son obligatorios. En caso de que le falte llenar alguno de los campos de la ventana, el sistema le mostrará un mensaje indicándole que hay un campo requerido que no se ha capturado. 3

4 En el caso de que el cliente radique en el extranjero marque la casilla: Radica en el extranjero y entonces se hará obligatorio llenar los datos de la opción 2 a la izquierda de la ventana: Domicilio extranjero. En la tercera opción de esta ventana llamada Documentos se podrán agregar los documentos necesarios que la ley obligue recabar al cliente a fin de dar cumplimiento a lo establecido por esta ley, puede agregar documentos en Word, Excel, PDF o imágenes con formato JPG entre otros. 4

5 Estos documentos se pueden consultar en cualquier momento haciendo doble clic sobre el registro; para que los documentos se visualicen correctamente es necesario tener instalado en su equipo la aplicación que pueda abrir estos documentos, ejemplo: Office (versión 2007 o superior), Abobe Reader, y el visualizador de imágenes de Windows. En caso que necesite eliminar alguno de los archivos, selecciónelo desde el indicador de la fila y presione la tecla Delete o Suprimir de su teclado y el registro se borrará. En caso de que requiera Editar los datos del registro de clientes puede modificar la información y enseguida hacer clic en el botón Aplicar o Aceptar; por el contrario si lo que requiere es eliminar un registro haga clic en el botón Eliminar. Estos botones se encuentran al pie de la ventana. Consulta de las operaciones con clientes en efectivo. En el panel de Contabilidad/Consultas hay una opción para la consulta de las operaciones en efectivo que se hayan realizado en un rango de fechas, la opción se llama Consulta Antilavado. Haga clic en esta opción y el sistema le mostrará una ventana en la que el usuario puede establecer un periodo de fechas en las cuales quiera realizar esta consulta, también debe seleccionar la cuenta que haya sido afectada por las operaciones en efectivo. En esta búsqueda el sistema solo toma las cuentas que se agregaron en las opciones del sistema; si el usuario no selecciona una cuenta entonces el sistema mostrará todas las cuentas que hayan sido afectadas y que se hayan agregado previamente en las opciones del sistema. En caso necesario, también se puede hacer el registro de clientes desde esta ventana usando el botón Registro de clientes para Antilavado. El sistema muestra la misma ventana del tema anterior y con la misma funcionalidad; registro y/o consulta. 5

6 Cuando haya configurado el periodo de fechas y la cuenta a consultar haga clic en el botón Aplicar y el sistema le mostrará enseguida todas las operaciones que hayan afectado a esta cuenta. En los datos que muestra esta ventana el usuario puede marcar la columna Es Efectivo y asignar el RFC de los clientes registrados en la ventana de Registro de clientes antilavado, o bien, el usuario puede hacer clic en la columna RFC Antilavado y tomar el RFC del cliente que corresponda para la operación u operaciones que debe informar de acuerdo con la ley. Al asignar el RFC del cliente la columna Es efectivo se marca automáticamente. La columna Observaciones también es editable y cualquier cambio que se haga se guardará en la póliza del movimiento afectando las observaciones de la cuenta que refleja el cargo que se muestra en esta ventana. También es posible consultar las pólizas contables de cada movimiento que se refleja en esta ventana haciendo doble clic en el registro. 6

7 Reportear la información. Exportar a Excel. Toda la información se puede visualizar en un reporte, enviando a Excel la información de los registros que hayan sido identificados como operaciones en efectivo en la Consulta Antilavado relacionándolas con un RFC de cliente antilavado. Haga clic en Exportaciones en el panel de Contabilidad en el menú que se despliega seleccione la opción Exportar Antilavado. Al hacer clic en esta opción el sistema le mostrará una ventana con algunas opciones para generar la exportación de la información a Excel. Seleccione la plantilla que se incluye en la instalación del sistema, estableciendo el directorio de la misma como se ve en la imagen. Establezca una fecha inicial y una fecha final. Debe capturar un monto tope para generar la información, el sistema tomará en cuenta lo que rebase ese monto. 7

8 Haga clic en Aceptar y el sistema presentará el siguiente mensaje: Haga clic en el botón Sí y el sistema abrirá un documento en Excel con la información. La información que envía el sistema es la que es requerida por la Ley Antilavado. Guarde el libro de Excel con la información en una carpeta en el directorio que usted prefiera. Si le es necesario volver a generar la información cierre el libro de Excel sin guardar cambios y regrese a la opción Exportar antilavado para retomar el procedimiento y volver a generar la información de sus operaciones en efectivo. 8

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