SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO VERSION: 1.0

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1 Página 1 de 5 OBJETIVO Registrar las actividades a realizar para que la CGR conozca los costos, en detalle, de sus actividades y procesos, para la toma de decisiones relacionadas con la productividad y eficacia del empleo de los recursos. ALCANCE El ámbito de aplicación de este procedimiento está enfocado en todas las dependencias de la CGR. DESARROLLO Para el desarrollo de esta actividad se requiere que todos los funcionarios que ejecutan tarea OBTENER INFORMACIÓN Y PARAMETRIZAR LOS DATOS PARA EL CÁLCULO El profesional determina el valor anual de los recursos y los inductores de distribución del modelo de costos Para determinar el valor anual de los recursos del año la Oficina de Planeación solicita a la Dirección Financiera el estado de actividad económica y financiera en la Cuenta 5 Gastos de la vigencia anterior, estos rubros constituirán la base de distribución de costos del período en el elemento denominado recursos (Ver numeral 2.4 de la metodología modelo de costos ABC) De acuerdo con la metodología del modelo de costos ABC, específicamente en el capítulo 2.5; durante el primer semestre de la vigencia se solicitan los datos a la Gerencia Administrativa y Financiera con corte a 31 de diciembre de la vigencia anterior, estos datos constituirán los inductores de distribución de recursos a dependencias y de dependencias a actividades, los datos solicitados son: Valor histórico del inventario de bienes devolutivos Número de vehículos por dependencia asignados por la entidad

2 Página 2 de 5 Área ocupada (m 2 ) por cada dependencia (nivel central y desconcentrado) Relación del número de líneas de telefonía celular asignadas para cada dependencia. Información del valor de las cuentas: arrendamientos de edificios y oficinas por cada dependencia Valor del servicio de fotocopiado consumido por cada dependencia en el nivel central Valor total pagado por el contrato de Adpostal y otros de mensajería si existen, distribución de su costo por cada dependencia. Número de personas distribuidas por dependencia según el outsourcing contratado para distribuir el recurso: servicio de aseo, cafetería y restaurante para el nivel central. Valor del consumo del servicio telefónico por cada dependencia. Viáticos y Gastos de Viaje de funcionamiento pagados por dependencia. A la Gerencia del Talento Humano, se le solicita la siguiente información: Nómina semestral indicando todos los pagos realizados por funcionario Causación semestral por funcionario y por dependencia de Prima de Navidad, Prima de Servicios, Prima de Vacaciones, Vacaciones, Cesantías e Intereses de cesantías. A la Oficina de Sistemas se le solicita la relación del número de equipos de cómputo asignados por dependencia. A la Oficina de Capacitación se le solicita la relación de las capacitaciones realizadas con recursos de la cuenta contable: Capacitación, bienestar social y estímulos

3 Página 3 de 5 REGISTRO DE TIEMPOS POR ACTIVIDAD (HORAS DEDICADAS A LAS ACTIVIDADES HDA) Cada uno de los funcionarios de la entidad, sean de carrera o estén en provisionalidad, deben registrar, trimestralmente, el tiempo utilizado en desarrollo de cada una de sus actividades según lo establecido en la cadena de valor - diccionario de actividades vigente, ingresando a la dirección web y teniendo en cuenta con el instructivo del aplicativo para efectuar el reporte. Una vez se tengan los reportes trimestrales cerrados de la vigencia en la cual se realizarán los análisis de costos, la Oficina de Planeación consolida el registro de tiempos anual y se agrupa por los parámetros de dependencia- funcionario - actividad con el objetivo de consolidar el inductor Horas Dedicadas a la Actividad (HDA) (ver numeral (anexo 2) La totalidad de la información descrita hasta este momento se recibe en el grupo de Gestión de Recursos de la Oficina de Planeación, se realiza su validación, si requiere correcciones o aclaraciones se realizan directamente con la dependencia que emitió la información, hasta obtener los datos ajustados para realizar los cálculos por objeto de costo. AJUSTAR EL MODELO DE COSTOS De acuerdo con la información reportada se define el modelo conceptual a utilizar para el cálculo de los costos, este procedimiento se realizará de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.2 de la Metodología anexa (Ver anexo 2). CALCULAR EL COSTO POR DEPENDENCIA DE LOS RECURSOS DEL MODELO Se calculan los costos desagregados por dependencia de cada uno de los recursos definidos en el modelo, teniendo como insumo la información validada (ver capítulo 2.5 anexo 2). CALCULO DEL COSTO POR DEPENDENCIA, ACTIVIDAD, PROCESO Y MACROPROCESO De acuerdo a la estimación de los gastos totales de nómina por cada funcionario y según el registro de tiempos por actividad realizado por cada funcionario, la Oficina de Planeación determina el costo por actividad realizada por cada funcionario, esta información se agrupa por dependencia y se clasifica por los parámetros de proceso y

4 Página 4 de 5 macroproceso. Al realizar esta acción se consolida el costo por cadena de valor según los gastos de sueldos y salarios (Ver punto 2.4 de la metodología de costos). De acuerdo a las formas de asignación de costos definidas en el capítulo 2.6 de la metodología para cálculo de costos se define el costo por actividad de cada uno de los recursos diferentes a los sueldos y salarios. Se procede a acumular el costo total de cadena de valor teniendo en cuenta el total de recursos asignados en el modelo de costos CALCULAR COSTOS POR PRODUCTOS DE LA CGR Se determinan los inductores de reasignación de actividades (capitulo 2.8 anexo 2) con el fin de transferir el costo de las actividades de apoyo a las actividades misionales, se realiza la reasignación de costos y de esta forma se obtienen los costos por producto (numeral 2.9 anexo 2). ELABORAR INFORME DE COSTOS De acuerdo al punto anterior, se consolida la información según los objetos de costo definidos en el sistema. Se consignan los datos y se analizan. Se determinan los capítulos que deberá contener el informe y que por lo menos debe incluir lo siguiente: 1. Breve definición de los elementos de costo en el periodo 2. Costo por macroprocesos 3. Costo por procesos 4. Costo por actividades 5. Costo por productos del modelo 6. Sugerencias y recomendaciones APROBAR EL INFORME DE COSTOS El informe se remite formalmente al Director de la Oficina de Planeación, quien lo revisa y lo remite al comité técnico de la oficina de planeación, quien en caso de considerarlo necesario lo devuelve al coordinador de gestión del grupo para realizarle los ajustes pertinentes, o por el contrario lo aprueba y finalmente se publica en la página web o en la establecida para tal fin.

5 Página 5 de 5 GLOSARIO Actividades: Conjunto de tareas que transforman un conjunto de insumos en productos o servicios que satisfacen las especificaciones de un cliente externo o interno, orientadas a generar una acción sobre un elemento determinado, que genera valor agregado al proceso. Horas Dedicadas a la Actividad (HDA): Indica el número de horas dedicadas a desarrollar una actividad. Inductor: Unidad de medida para distribuir gastos a actividades y costos de actividades a objetos de costo. Ejemplo: # de horas trabajadas, mt2 por área de trabajo, # de celulares por funcionario. Macroprocesos: Áreas estratégicas las cuales contienen procesos que relacionados entre sí producen un resultado. Es el conjunto de procesos. Metodología ABC: Es una metodología que permite distribuir los costos indirectos a productos de una manera más precisa. Con base en esta herramienta, se asignan los costos a los productos de acuerdo con el consumo de actividades de los mismos. Cadena de Valor: Es un diagrama en el cual se presenta un conjunto interrelacionado entre los macro-procesos, procesos, actividades y tareas principales de la entidad, con base en la metodología de costeo ABC. Objeto de Costo: Son los productos para los cuales se determinan costos. Ejemplo: Productos de la entidad como: auditoría, Procesos de responsabilidad fiscal, Pronunciamientos económicos, Denuncias, Informes de Ley, Actividades de Promoción de la participación ciudadana. Procesos: Es el grupo de actividades que conforman y soportan una misma gestión. Recursos: Gastos directos e indirectos que son aplicados o utilizados en la ejecución de actividades, por ejemplo: salarios, depreciación de equipos, honorarios, etc. ANEXOS Anexo 1 - Metodología para costeo ABC Anexo 2 -Instructivo para el registro de tiempos por actividades del SISCO sistema de costos de la CGR APROBADO POR: LUIS FERNANDO AYALA PABÓN DIRECTOR DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN FECHA: 7 DE MAYO DE 2010