FEDERACION GUATEMALTECA DE CICLISMO. Procedimiento de: BANCO PRO-BAN-01. Procedimiento de bancos

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1 FEDERACION GUATEMALTECA DE CICLISMO Procedimiento de: BANCO

2 Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 2 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Luis Fernando Laguardia Archila / 05/0/208 REVISADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Raul Ernesto Salinas Gonzalez / Asesor Financiero /0/208 APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Manuel Estuardo Rodríguez Valladares / Presidente de Comité Ejecutivo 8/0/208

3 Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 3 A. Índice de contenido Secciones Carátula (Registro de Revisión y Aprobación) Índice de contenido Propósito y alcance del procedimiento Glosario Descripción de actividades y responsables Monitoreo y Análisis Documentos relacionados B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades como, recurso humano, financiero, equipo deportivo, técnico. C. Glosario. 2. Cheque: Documento numerado otorgado por el banco para girar contra la cuenta de la Federación Libro de Bancos: Control de ingresos y salidas de efectivo, autorizado por la Contraloría de Cuentas 3. Federación: Federación Deportiva Nacional de Ciclismo de Guatemala 4. Comité Ejecutivo: Comité Ejecutivo de la Federación Deportiva Nacional de Ciclismo de Guatemala

4 D. Tipos de Ingresos PROCEDI MIENTOS Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 4 Asignación presupuestaria mensual de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala C.D.A.G. Apoyo económico para los diferentes programas de Comité Olímpico Guatemalteco, C.O.G. Cuota de afiliación a la Federación Otros ingresos para la Federación E. Receptoría y Pagaduría E.. Registro de ingresos en el libro de bancos Registro de ingresos en libro de Bancos Realiza el registro de los ingresos en el Libro de Bancos en forma oportuna. Realiza el registro de los ingresos en el Libro de Bancos de conformidad con los documentos que lo respaldan. Describe en el concepto del ingreso, el tipo y número de documento (Forma 63- A-2 Recibo de Ingresos Varios, Boleta de Deposito, número de Nota de Crédito). Realiza el registro de los ingresos en el Libro de Bancos de tal manera que éstos estén libre errores u omisiones de datos relevantes como: Tipo y número de documento, fecha. E.2 Registro de egresos en el libro de bancos Registro de egresos en libro de Bancos 2 Impresión de registros Realiza el registro de los egresos en el Libro de Bancos en forma oportuna. Realiza el registro de los egresos en el Libro de Bancos de conformidad con los documentos que lo respaldan. Describe en el concepto del egreso, el documento, e información relevante. Realiza el registro de los egresos en el Libro de Bancos de tal manera que éstos estén libre errores u omisiones de datos relevantes como: Número de documento, beneficiario, fecha. Al final del cada mes se generan en forma electrónica las operaciones de ingresos y egresos a nivel de borrador para que éste sea revisado por Director Financiero, previo a ser impresos en los folio autorizados Imprime las operaciones de ingresos y egresos mensuales, en folios del Libro de Bancos, autorizados por la Contraloría de Cuentas, le incluye su nombre, firma y sello, además del Director Financiero, y Tesorero de Comité Ejecutivo. E.3 -Pago por cheque- Recepción de expedientes para pago Determinación tipo de pago Recibe de Contabilidad expedientes de pago, junto con CUR para emisión de pago. Revisa el expediente para determinar el tipo de pago, el cual puede ser por medio de emisión de cheque.

5 Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 5 Elaboración de cheque Impresión de cheques Tramite de firmas Entrega de cheques Ingresa al sistema SICOIN WEB, genera solicitud de cheque, asigna cuenta bancaria con la que se va a realizar el pago, y el sistema asigna número de cheque. Imprime cheque que coincida con datos del expediente y se traslada al. Traslada cheques a Director Financiero, quien revisa y procede a solicitar firmas al Presidente y Tesorero del Comité Ejecutivo, seguidamente traslada los cheques a. Recibe expediente de pago y cheques firmados, quien procede a la entrega de cheques, solicitando lo siguiente: a) Documento de identificación. b) Que se emita Recibo de Caja, en caso que la factura fuera cambiaria. c) Que anote en la factura PAGADO o CANCELADO, cuando no fuera factura cambiaría. d) Que anote en el voucher de pago, nombre completo, número de documento de identificación, fecha de recibido y firma. E.4 Reposición de cheque por extravío o deterioro- Solicitud de reposición de cheque Solicitud de bloqueo ante banco emisor Desactivación de cheque en sistema Anulación de cheque Aprobación y solicitud de cheque Emisión de cheque Secretaría Recepcionista Recibe del beneficiario del cheque solicitud para reposición por extravío o por haberse deteriorado, quien traslada a. Informa al banco emisor y solicita el inmediato bloqueo para no realizar el pago del cheque. Desactiva el cheque en el sistema del banco, marcándolo como anulado. Anula el cheque en el sistema WEB-SICOIN, y solicita reposición de cheque, el sistema automáticamente genera CUR para solicitud de emisión de cheque. Lo traslada a Contabilidad. Firma CUR aprobando y solicitando la emisión del cheque. Recibe de la Contabilidad CUR para emisión de cheque. E.5 Conciliaciones bancarias Elaboración de conciliación bancaria Detalle de cheques en circulación Verificación de cheque en circulación Impresión de conciliación bancaria Revisado las operaciones de ingresos y egresos elabora conciliación bancaria de cada una de las cuentas que tuvieron movimiento en el mes. Prepara detalle de la cheques en circulación, para verificar que no existan cheques con más de seis meses de haber sido emitido, le incluye firma y sello. Verifica que dentro del detalle de los cheques en circulación no existan cheques con más de seis meses de haber sido emitido. Imprime las Conciliaciones Bancarias mensualmente, en folios del Libros autorizados por la Contraloría de Cuentas, le incluye su nombre, firma y sello, además del Director Financiero, y Tesorero de Comité Ejecutivo.

6 E.6 -Cheques anulados- PROCEDI MIENTOS Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 6 2 Registro de cheques anulados en libro de Bancos Descripción de anulación de cheque Registra los cheques anulados en el Libro de Bancos en el mes en que fueron anulados. Registra los cheques anulados de meses anteriores en la columna de ingresos y por el valor en que fueron emitidos. Describe la causa o razón de la anulación del cheque. E.7 -Cheques caducados- Verificación de cheque caducados Verifica en el detalle de cheque en circulación que no existan cheque con más de seis meses de emitido. 2 Determinación e informe de cheques caducados Si determina que existen cheque con más de seis meses de emitido, informa al. 3 Anulación de cheque Con el visto bueno del procede a anular los cheques caducados y procede a reversar el registro en el Libro de Bancos. E.8 -Cheques rechazados- Causa del cheque rechazado Verifica la causa de cheque rechazado, si fue por falta de fondo, firma mal realizada, falta de confirmación. 2 Determinación tipo de rechazo Al verificar la causa del cheque rechazado determina que fue por firma mal realizada, procede a informa al. 3 Anulación de cheque Con el visto bueno del procede a anular el cheque, y procede a registrar el cheque anulado en el Libro de Bancos. E.9 -Aperturas de cuentas bancarias- Solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria Propone al Comité Ejecutivo la necesidad de abrir una nueva cuenta bancaria. 2 Autorización de apertura de cuenta bancaria Comité Ejecutivo El recibe del Comité Ejecutivo autorización para la apertura de la cuenta bancaria. 3 Presentación de documentación para apertura de cuenta bancaria Presenta ante el Banco de Guatemala la siguiente documentación: a) Oficio dirigido al del Banco de Guatemala, en el cual solicitan la autorización para constituir una cuenta de depósitos monetarios en el sistema bancario nacional o ampliar el monto autorizado, firmado por el Representante Legal.

7 Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 7 b) Certificación del origen de los recursos por parte del Representante Legal de la dependencia solicitante Presentación de documentación para apertura de cuenta bancaria Autorización de apertura de cuenta bancaria Notificación de apertura de cuenta bancaria Autorización de libro de Bancos c) Formulario de solicitud de autorización para constituir una cuenta de depósitos monetarios en el sistema bancario nacional o ampliar el monto autorizado, proporcionado por el Banco de Guatemala, en original y tres copias, con las características siguientes: a) Debidamente completado; b) Firmado por el Representante Legal de la entidad solicitante. d) Fotocopia del acuerdo de creación de la entidad solicitante. e) Fotocopia certificada del acuerdo o del acta de toma de posesión del Representante Legal de la entidad solicitante. f) Copia simple del Documento Personal de Identificación DPI- del Representante Legal de la entidad solicitante. Con la autorización del Banco de Guatemala, procede a preparar la documentación para apertura la cuenta bancaria. Aprobada la apertura de la cuenta en el banco del sistema, procede a notificar a la Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas. Procede a solicitar ante la Contraloría de Cuentas, autorización del Libro de Bancos. E.0 Cancelación de cuentas bancarias Solicitud de cancelación de cuenta bancaria 2 Trámite de cancelación 3 4 Notificación de cancelación de cuenta bancaria Anulación de cheques sin uso Propone a Comité Ejecutivo la cancelación de la cuenta bancaria en desuso. Recibe autorización del Comité Ejecutivo, prepara documentación y procede a solicitar al Banco del sistema la cancelación de la misma, exponiendo lo motivos y causas. Con la cancelación de la cuenta bancaria, recibida del Banco, procede a informar a la Contraloría de Cuentas. Procede anular los cheques sin uso y los folios vigentes del Libro de Bancos de la cuenta cancelada. E. Archivo Archivo de documentación Mensualmente archiva los estados de cuentas y cheques pagados, enviados por el Banco o los descargados de la página virtual del Banco.

8 Del proceso: de bancos Código: Versión: Página 8 F. Documentos relacionados F. Formularios, instructivos o Guías: a) Libro de bancos b) Cheques utilizados c) Chequeras en blanco d) Conciliación bancaria (formato) e) Acta de Comité Ejecutivo