MÓDULO: CONTROL DE DOCUMENTACIÓN PROFRA. REYES RAMÍREZ MA. GUILLERMINA

Transcripción

1 MÓDULO: CONTROL DE DOCUMENTACIÓN PROFRA. REYES RAMÍREZ MA. GUILLERMINA

2 PROPÓSITO DE LA SESIÓN EL ALUMNO IDENTIFICA LOS DOCUMENTOS UTILIZANDO TÉCNICAS CONVENCIONALES

3 1.1. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS MEDIANTE LA TÉCNICA CONVENCIONAL QUE PUEDE RECIBIR O EMITIR LA EMPRESA

4 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS El documento es una unidad de información el que se lleva una gran organización empresarial y dada a la función del control y conservación de documentos, es conveniente darle la importancia que le corresponde para lograr el cumplimiento de los objetivos que se debe tener las mismas condiciones de ubicaciones y medidas de preventivas.

5 MECÁNICO Codificación de documentos Esla asignación de un código formado Por un conjunto de caracteres alfa numéricos a cada documento del sistema de identificación clara y en equivocada.. Ejemplos Documentos códigos Manual de calidad MC Política PO Objetivos OB Procedimientos PR

6 ELECTRÓNICA Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivos electrónicos o Magnético y el contenido esta codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído interpretado o reproducido mediante el auxiliar de detectores de magnetismo Se define al concepto de electrónico de documentos o etc.

7 DOCUMENTOS DIGITAL Los documentos son Por ejemplo, libros las revistas y los artículos que en ella se publican las cartas las facturas, y los informes escritos de diversos tipos, pero también son documentos también los dibujos, son los gráficos las foto graficas las películas los videos y las distintas formas de sonido de grabado como discos cintas cartuchos o casetes Se hablan de documentos digitales Por que la información no importa su forma: texto sonido imagen fija o en movimiento se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales electrónicos positivas y negativas las cuales se presentan por medio de los dígitos o señal negativa una señal positiva

8 CARTA Documento interna se genera en la empresa y influye por toda la organización se maneja como correspondencia interna u originaria en la propia empresa y circula entre dichas áreas de la organizadas entre el departamentos de la misma empresa. Cuando se establece un intercambio de correspondencia, se establece entre ambas una conversación por escrito. La cual debe llevar: Lugar y fecha Destinatario Saludo Cuerpo de la carta Despedida Firma Otros Datos

9 MEMORÁNDUMS El memorándums o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación recomendación intrusión deposición. En algunos países también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en un currículo lo que puede reducir su posibilidades de conseguir otro trabajo y efectuar su vida laboral

10 PRESUPUESTOS Un presupuesto es un plan o operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo. Los objetivos de los presupuestos y se expresa en términos monetarios.

11 COTIZACIONES Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociaciones en la economía general que se clasifican en : Valoración de su transacción documentos informativos Compras Base a un sistema racional que (permite un procedimiento de almacenaje). Ordenar adecuadamente los documentos por alfabéticamente

12 FACTURAS Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación compra- venta La información Fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto la probación de un servició a demás de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias bienes poseídos por una empresa para su venta. La Factura se entrega de un producto o de la provisión de datos de expendedor y del destinario el de talle de los productos y servicios suministra dos los precios unitarios los precios totales los descuentos y los impuestos

13 FACTURAS DIGITALES O ELECTRÓNICAS En el Diario Oficial de la Federación se publicaron más cambios sobre la Resolución Miscelánea Fiscal. En este sentido, para la emisión de CFDI cambiarán algunos puntos y requisitos en 2017, por lo anterior es fundamental estar al tanto de las modificaciones. Requisitos de la Factura Electrónica (CFDI) Los CFDI deberán cumplir con: Clave del RFC de quien los expida Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas Número de folio Sello digital del contribuyente que lo expide Lugar y fecha de expedición Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen Valor unitario consignado en número Importe total en número o en letra Forma de pago: una sola exhibición o en parcialidades. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria). Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

14 ADICIONALES A ELLO, DEBERÁN CUMPLIR CON LA RESOLUCIÓN MISCELÁNEA FISCAL VIGENTE: CÓDIGO DE BARRAS GENERADO CONFORME AL ANEXO 20. NÚMERO DE SERIE DEL CSD DEL EMISOR Y DEL SAT. LAS LEYENDAS: ESTE DOCUMENTO ES UNA REPRESENTACIÓN IMPRESA DE UN CFDI O ESTE DOCUMENTO ES UNA REPRESENTACIÓN IMPRESA DE UN COMPROBANTE FISCAL DIGITAL A TRAVÉS DE INTERNET. REFERENCIA BANCARIA O NÚMERO DE CHEQUE FECHA Y HORA DE EMISIÓN Y DE CERTIFICACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI) CADENA ORIGINAL DEL COMPLEMENTO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL DEL SAT.

15 RECIBOS Un recibo puede ser muchas maneras diferentes como por ejemplo: Una persona o empresa y el detalle de facturas o servicios que se paga con cheques Emitido, quien lo opera quien lo revisa quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibos descripción de las facturas numero de lo que se pagan los precio totales los descuentos y los impuestos

16 NOTAS DE REMISIÓN Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra para que tenga valor legal tiene que tener algunos datos la entrega de artículos principal mente el nombre de aquella empresa que esta entregando los productos el lugar en que se efectúa la entrega calle ciudad código portal estado o distrito, país fecha completa día, mes, año el cual se concreta la operación la nota de remisión puede ser extendida ante la compra venta des de cualquier equipo de productos des de alimentos hasta muebles