FEDERACION GUATEMALTECA DE CICLISMO. Procedimiento de: ALMACÉN PRO-ALM-01. Procedimiento para el área de almacén

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1 FEDERACION GUATEMALTECA DE CICLISMO Procedimiento de: ALMACÉN Procedimiento para el área de almacén

2 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 2 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma REVISADO POR: Luis Fernando Laguardia Archila / Gerente 05/10/2018 Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Raul Ernesto Salinas Gonzalez / Asesor Financiero 11/10/2018 APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma Manuel Estuardo Rodríguez Valladares / Presidente de Comité Ejecutivo 18/10/2018

3 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 3 A. Índice de contenido Secciones Carátula (Registro de Revisión y Aprobación) Índice de contenido Propósito y alcance del procedimiento Glosario Descripción de actividades y responsables Monitoreo y Análisis Documentos relacionados B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades como, recurso humano, financiero, equipo deportivo, técnico. C. Glosario Libro de : Libro de control de entradas y salidas, autorizado por la Contraloría General de Cuentas Forma 1-H: forma de ingreso a registro de, autorizada por la Contraloría General de Cuentas 3. Federación: Federación Deportiva Nacional de Ciclismo de Guatemala 4. Comité Ejecutivo: Comité Ejecutivo de la Federación Deportiva Nacional de Ciclismo de Guatemala

4 D. Tipos de Ingresos PROCEDI MIENTOS Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 4 Los bienes que se controlan en el libro de almacén, son bienes que no alcanzan la categoría de activo fijo E. Procedimiento para el área de almacén 1 1 Recepción del expediente de compra Recepción del expediente de compra Compras / Compras / El Compras, entrega expediente original al Departamento de, previo a la recepción del bien, material o suministro. El, revisa el expediente con base en la Boleta de ingreso o rechazo de documentos de requisición de bienes, materiales o suministros, la cual contiene lo siguiente: a) Casilla de Rechazo. b) Casilla de Ingreso. c) Nombre del compras. d) Documentos que contiene el expediente. e) Observaciones o información adicional. f) Nombre, puesto, fecha y firma de la persona que recibe el expediente en. g) Nombre, puesto, fecha y firma de la persona que recibe el expediente en Compras. h) Nombre y Firma del, Compras y Inventario que evidencie la revisión de bienes inventariables. i) Casilla de constancia que un representante de la unidad requirente, aprueba el bien antes de su ingreso. j) Casilla de constancia de revisión en factura Nombre y NIT de la Federación, fecha de emisión y total en letras. El, revisa el expediente de compra, con base en la "Boleta de ingreso o rechazo de documentos de requisición de bienes, materiales o suministros". El, lleva registro de los "Expedientes de Compra" El, lleva control de los "Bienes pendientes de ingreso". Si el expediente cumple, el : a) Recibe e ingresa los datos que correspondan en el control interno "Expedientes de Compra". b) Reproduce los documentos necesarios para el Departamento de y los adjunta a la Boleta de ingreso o rechazo de documentos de requisición de bienes, materiales o suministros.

5 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 5 2 Rechazo del expediente de compra 3 Revisión de factura 4 4 Revisión física y recuento del bien Revisión física y recuento del bien / Compras / Compras / Inventario / Compras / c) Marca la casilla de recepción y los archiva temporalmente en el folder "Bienes pendientes de ingreso". Si el expediente no cumple, el rechaza al Compras el expediente original con la Boleta de ingreso o rechazo de documentos de requisición de bienes, materiales o suministros", marcando "rechazo" e indica el motivo del mismo. El, registra los datos correspondientes en el Control Interno de "Expedientes de Compra". El Compras, realiza las correcciones que correspondan y regresa al Departamento de. Revisa que la factura lleve adjunta la Constancia de Verificación de Facturas emitida de la página Web de la SAT y que los datos de la factura estén correctos. Si la factura contiene algún dato incorrecto, la devuelve al proveedor, le informa la razón y coordina nueva fecha para la recepción del bien, material o suministro. Complementa el detalle o descripción de los bienes en hoja anexa original, membretada, sellada y firmada o en la misma factura, por el Contador, Gerente, Administrador, Jefe de Ventas, Encargado de Tienda, Subgerente de Tienda o Representante Legal de la empresa proveedora, en los casos que el proveedor emita facturas en las que no se pueda consignar el detalle o descripción completa de los bienes adquiridos y no haya posibilidad de facturar en otro sistema. El, revisa con base en la Orden de Compra, las Especificaciones Técnicas, Cotización, Factura y Anexo (cuando aplique), que el bien cumple con lo requerido al proveedor. El, requiere a la Unidad Solicitante la presencia del personal asignado para que confirme que el bien corresponde a lo solicitado. El, informa al proveedor, coordina nueva fecha de recepción del bien; si aplica el rechazo del Expediente de Compra. Si se trata de un bien con características técnicas o especializadas (grupo 3, subgrupo 32), el requiere a la Unidad Solicitante la presencia del personal que corresponda y la de un técnico calificado nombrado por la misma para verificar que las características cumplen con lo requerido. En presencia del Compras, e Inventarios, se verifica los bienes que corresponden al grupo 3 y 2 (cuando sean inventariables) y se hace constar mediante firma en la "Boleta de ingreso o rechazo de documentos de requisición de bienes, materiales o suministros".

6 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 6 5 Recepción del bien 6 Asignación de folio y elaboración de Forma 1-H Inventario Se exceptúa la presencia del Compras, para la recepción del bien en las compras realizadas en las Asociaciones Deportivas Departamentales. Para los casos que sea indispensable que el bien esté instalado o armado de acuerdo a los requerimientos de la Unidad Solicitante, se realiza la revisión previa a la instalación, para lo cual el Compras coordina con el Departamento de e Inventarios. Recibe el bien y lo coloca en el área correspondiente dentro del para su resguardo hasta su despacho. Identifica con el número de requisición, Orden de Compra, nombre de la Unidad Solicitante, fecha de ingreso y anota los datos correspondientes en el Control Interno "Expedientes de Compra", si el bien no es para stock de almacén. Asigna folio, después de revisar la existencia del mismo en el libro de almacén; o en caso de no existir, se crea uno nuevo. Elabora 1-H en el cual se llenan todos los campos (según aplique), incluyendo la descripción del artículo, marca, modelo, color, serie y accesorios que lo acompañan, según los datos de la factura o anexo emitido por el proveedor (cuando aplique) y los valores consignados en la forma 1-H, coinciden con la Orden de Compra. Firma la forma 1-H en el espacio correspondiente y coloca el sello de ingresado almacén, firma y anota fecha en el reverso de la factura. 7 Recepción de expediente y Forma 1- H en la Unidad de Inventario Inventario / El Inventario, con el expediente original y con la Forma 1-H y realiza el "Registro, carga en sistema y entrega de bienes de Inventario" y adjunta el expediente original completo con el 1-H firmado y la Constancia generada del Sistema SICOIN WEB. 8 9 Visto Bueno de la Forma 1-H Razonamiento de factura / Gerente Administrativo / Responsables de la Unidad Solicitante El traslada al Gerente Administrativo la Forma 1-H (juego completo), con el expediente original, para obtener su Visto Bueno y registra fecha en el Control Interno "Expedientes de Compra". El Gerente Administrativo, firma y sella de Visto Bueno la Forma 1-H y devuelve al Departamento de. El, requiere a la Unidad Solicitante el razonamiento y firma de la factura correspondiente. Los responsables de la Unidad Solicitante, razonan y firman la factura, para hacer constar que están conformes con el bien y devuelven al Departamento de.

7 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página Distribución y archivo de la Forma 1-H y devolución de expediente Registro del bien en el Libro de Recepción de Nota de Entrega Recepción de Nota de Entrega Solicitante / / Asociaciones Deportivas Departamental es Solicitante / / Asociaciones Deportivas El, registra fechas en el Control Interno "Expedientes de compra". Separa el original de las copias de la Forma 1-H y distribuye así: a) Original y expediente: A Tesorería b) Duplicado: Al Área de Contabilidad c) Triplicado: A Inventarios d) Cuadruplicado: Archivo del Departamento de e) Quintuplicado: Archivo de Formas del Departamento de Registra los datos que correspondan en el Control Interno "Expedientes de compra". Registra el ingreso del bien en el folio asignado en el Libro de según la forma 1-H. El detalla en el libro de : a) Fecha de ingreso b) Número de Factura c) Nombre del Proveedor d) Cantidad e) Precio unitario f) Valor total de la compra g) Saldo en cantidad h) Saldo en valor Ingresa el bien al kardex electrónico, para el control de existencias y asignación de número de folio de. Ingresa en el Libro de después que el expediente original y forma 1-H original regresa a Tesorería. El elabora Nota de Entrega para realizar la entrega de bienes o suministros al. La Nota de Entrega contiene: a) Fecha b) Numero c) Dependencia o Unidad Administrativa d) Período que cubre lo solicitado e) Código de los bienes o suministros f) Descripción g) Unidad de medida h) Cantidad solicitada

8 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 8 Departamental es i) Cantidad autorizada j) Cantidad despachada k) Nombre, cargo firma y sello del solicitante l) Nombre y cargo de quien autoriza m) Nombre, cargo, fecha y firma de quien recibe n) En caso de bienes inventariables, datos del responsable: Nombre Completo, Cargo, Unidad Administrativa, Firma y sello En caso de bienes inventariables, el solicitante elabora la Nota de Entrega, la presenta al Departamento de para revisión y si esta correcta el coloca sello de revisado, firma, fecha y hora en el reverso de la misma. En el caso de no estar correcta la información, el, devuelve al solicitante para su corrección, y al estar corregida, la vuelve a presentar a. El solicitante, entrega fotocopia de la Nota de Entrega al Inventario, quien coloca en el reverso de la original del solicitante: el sello, firma, fecha y hora de recibido, para realizar el "Registro, carga en sistema y entrega de bienes de Inventario" La persona a la que se le asigna el bien de las Asociaciones Deportivas Departamentales, envía la Nota de Entrega escaneada por correo electrónico a la Unidad Solicitante, quien la presenta en el Departamento de para el sello de revisado y a Inventarios para la codificación y registro en la Tarjeta de Responsabilidad, la cual entrega en original al momento de recibir el bien, sin exceder 15 días hábiles, contados a partir de la recepción en Inventarios. El solicitante, elabora Nota de Entrega traslada original al Departamento de para el despacho de los bienes, en caso de bienes no inventariables. Es responsabilidad del solicitante el traslado del bien desde el Departamento de hasta su destino. 13 Despacho del bien / Unidad solicitante /Asociaciones Deportivas El, despacha el bien y solicita que la persona que recibe, firme de recibido en Nota de Entrega. La unidad solicitante, retira del Departamento de los bienes solicitados en un plazo no mayor de 10 días hábiles, contados a partir del razonamiento de la factura.

9 Del proceso: Del área de almacén Código: Versión: 1 Página 9 14 Registro de salida del bien en el Libro de 15 Archivo Departamental es / Encargado de Inventarios Las Asociaciones Deportivas Departamentales, retiran del Departamento de los bienes solicitados en un plazo no mayor de 15 días hábiles. En el caso de stock de almacén, la cantidad de despachar quedará a consideración del Departamento de, según disponibilidad del producto solicitado, con autorización de Gerencia. Los bienes inventariables se entregan al solicitante únicamente con la presencia del personal de Inventarios y del Departamento de. El, anota en la Nota de Entrega el nombre del Inventario que acompañó la entrega del bien. Asigna número de correlativo de la Nota de Entrega para luego registrar la salida del bien en el folio correspondiente del Libro de, y anota lo siguiente: a) Fecha del despacho b) Número de la Nota de Entrega c) Nombre y cargo del solicitante d) La cantidad despachada, la resta del saldo anterior para registrar la existencia actual del bien Realiza el registro del despacho del bien el mismo día o al día hábil siguiente, dependiendo del volumen de las Notas de Entrega atendidos ese día. Archiva Notas de Entrega original en orden correlativo y documentación correspondiente. F. Documentos relacionados F.1 Formularios, instructivos o Guías: a) Forma 1-H b) Entrega de bienes de almacén c) Acta de Comité Ejecutivo d) Libro de almacén