AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Transcripción

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2 1 Sesión No. 5 Nombre: Metodología de la Auditoria Administrativa. Parte 1. Objetivo: El estudiante identifica la etapa de planeación que incluye el objetivo, los factores a revisar, la investigación preliminar y la elaboración del proyecto de auditoria en la metodología de la auditoria administrativa. Contextualización La Metodología de la Auditoría Administrativa establece los pasos a seguir y determina la programación de cada uno de ellos. Lo que se debe contemplar para unificar criterios y delimitar la profundidad con que se revisará y aplicará el análisis administrativo. También cumple la función de facilitar al auditor, la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, evidencias, situaciones y observaciones para su posterior análisis, elaboración del informe y seguimiento. Es importante que las auditorias administrativas de lleven a cabo una vez al año, esto, con la finalidad de detectar fallas, errores u omisiones que se puedan solucionar o mejorar, o tener la certeza que las acciones planeadas se estén realizando como se indicaron. Todas las organizaciones ya sean privadas o públicas buscan tener mejoras continuas, así como minimizar riesgos. Las auditorias proporcionan a las empresas información confiable, veraz y oportuna de cómo están funcionando en sus operaciones.

3 2 Introducción al Tema En esta lectura el alumno abordará la metodología de la auditoría administrativa, al señalar cada una de sus partes. La metodología de la Auditoría Administrativa consta de cinco etapas y en esta lectura se revisará una de ellas, la planeación. Cuál es el objetivo de la Planeación? En la etapa de planeación se establecen los lineamientos a seguir durante la aplicación de la auditoría administrativa, es decir, se desarrolla lo que será el proyecto. En este punto se delimitarán los factores a revisar, a partir de los resultados obtenidos en la investigación preliminar. Su objetivo es establecer las acciones que se deben realizar para llevar a cabo la auditoría en forma secuencial y ordenada. Hay que tomar en cuenta las condiciones que puedan presentarse a fin de que se garantice la entrega de los resultados en tiempo y forma. Los factores a considerar para el estudio de la organización se determinan con base en dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos que forman parte de su funcionamiento. (1)

4 Explicación AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Metodología de la auditoría administrativa. (1) La metodología de la auditoría administrativa tiene como finalidad auxiliar como una guía de trabajo para que sus diferentes actuaciones de ejecución se lleven a cabo de forma programada y sistemática, donde los criterios se encuentren unificados y se limite hasta qué punto se realizará la revisión, así como la aplicación de los diferentes enfoques administrativos para establecer una garantía en el proceso de la obtención de los resultados. Otra de las funciones de la metodología de la auditoría administrativa es hacer más fácil que los auditores puedan identificar y ordenar toda la información recabada: de los hechos, hallazgos, operaciones, evidencias, sucesos y observaciones para que con estos datos se realice un examen, informe y seguimiento de todo lo analizado. Para llevar a cabo la metodología de la auditoría administrativa es necesario seguir una serie de etapas, donde cada una de ellas tiene sus propios lineamientos y criterios que deben aplicarse para que lleven una uniformidad con los planes. Arens, A. (2007). 4.1 Planeación. La planeación es la primera etapa del proceso administrativo y aquí en la metodología de la auditoría administrativa, la planeación busca establecer los

5 4 lineamientos generales que van a regular la forma de cómo se aplicará la auditoría administrativa para con esto tener la certeza que habrá una cobertura de los principales factores. Qué aspectos abarca la planeación de la metodología de la auditoría administrativa? 1- Objetivo 2- Factores a revisar 3- Investigación preliminar 4- Elaboración del proyecto de auditoría (2) Objetivo. El objetivo de la metodología de la auditoría administrativa es establecer el propósito por el cual se realizará la auditoría, aquí se definen los pasos a seguir para poder desarrollar el proceso de la auditoría en forma ordenada y secuencial considerando los factores de tiempo y forma.

6 Factores a revisar. Como primer paso se deben determinar los elementos que son fundamentales para la revisión de la empresa en base a dos aspectos. 1- Proceso administrativo 2- Partes específicas de su funcionamiento. El proceso administrativo se define como: PROCESO ADMINISTRATIVO Etapa Planeación Visión Misión Objetivos Metas Estrategias/tácticas Procesos Políticas Procedimiento Programas Enfoques Niveles Horizonte Organización Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura Organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos de apoyo Dirección Liderazgo Propósito estratégico Definir el marco de actuación de la organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

7 6 Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés y conflicto Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación Control Medición del progreso de las acciones Naturaleza en función del desempeño. Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad (Franklin, 2007: 76-77) Además de las etapas y componentes del proceso administrativo, es importante definir los elementos que contribuyen con éste y que son claves para el funcionamiento de la organización. A continuación, se describe el atributo fundamental de estos elementos. ELEMENTOS ESPECÍFICOS Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Globalización Exportaciones Importaciones Informática ATRIBUTO FUNDAMENTAL Abastecimiento de recursos Resguardo y canalización de recursos Soporte especializado con visión de negocio Asistencia para mejorar el desempeño Determina la unidad de acción Disposición de instalaciones para el flujo de trabajo Alternativa de expansión Apertura a un mercado mundial Insumos de origen extranjero Manejo alterno e información

8 7 Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas (Franklin, 2007: 78) Innovación de valor Desplazamiento y ubicación de productos Generación de productos y / o servicios con un valor agregado Suministro de insumos Promueven la unidad de propósito Manejo, registro y control de recursos Capacidad de respuesta Desarrollo de condiciones de operación Definen la distribución interrelacionada de componentes Investigación preliminar. Cuando ya se tiene bien definida la dirección de la empresa y los factores que se auditarán, entonces se requiere hacer una investigación preliminar para determinar si realmente son alcanzables los objetivos planteados. (1) La investigación preliminar implica revisar toda la información recopilada por la empresa y que ésta esté relacionada con los factores predeterminados. Dentro de la información a analizar puede ser necesario lo siguiente: los cambios que ha sufrido la organización, la infraestructura, su esquema de operación y nivel de desarrollo tecnológico. Así como logros y expectativas no cumplidas, su posición competitiva, entre otras. No podemos elaborar un proyecto de auditoría si no se tienen bien definidos los objetivos y menos si éstos no son viables por las condiciones actuales de la empresa. Mendivil, V. M. (2010).

9 Elaboración del proyecto de auditoría. Cómo se elabora un proyecto de auditoría? Un proyecto de auditoría incluye una propuesta técnica y un programa de trabajo. 1- Propuesta técnica. Especifica los siguientes aspectos. El tipo de auditoría que se pretende realizar, su alcance, antecedentes, auditorías o estudios previos que soportan la propuesta. 2- Programa de trabajo. Especifica. El nombre de la auditoría, el responsable, las áreas de estudio, las actividades a realizar con su clave, el orden de las fases, su calendarización y una representación gráfica, como la de Gantt, que describa las acciones con fechas de inicio y término; y un formato para reportar avances. (1)

10 9 Conclusión En la etapa de planeación se establecen los lineamientos que regularán la auditoría para garantizar los resultados del proyecto. Consiste en constituir las acciones que se deben desarrollar para instrumentarla en forma secuencial y ordenada, por lo que hay que tomar en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograrlo en tiempo y forma. Sin una buena planeación no sería posible continuar con el proyecto de la Auditoría, puesto que en esta etapa se definen los objetivos y las bases que garantizan los resultados esperados. La planeación es la primera parte de la metodología de la auditoría administrativa es un elemento importante que debe ser desarrollado con los requerimientos necesarios para que brinde el resultado de la información que se espera obtener, en cuanto a la revisión de las actividades y operaciones de la organización. En la siguiente sesión se estudiarán la obtención de la información, cómo son las fuentes, las técnicas y las evidencias.

11 10 Para aprender más Metodología de la Auditoría Administrativa Este documento explica ampliamente la conceptualización del tema de la metodología de la auditoría administrativa. fmpdh (s/a). Auditoría Administrativa. Obtenido de: Metodología de la Auditoría Administrativa Este video en YouTube menciona las etapas que se siguen en el proceso de la metodología de la auditoría administrativa. León, N. (2014). Metodología Auditoría Administrativa. Obtenido de:

12 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión realiza lo siguiente: Investiga cómo se desarrolla la investigación preliminar y cómo se lleva a cabo la elaboración del proyecto de auditoría del tema de la Metodología de la auditoría administrativa, puedes resumirlo a través de un ensayo. Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Imágenes Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Ensayo

13 12 Bibliografía Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning. Cibergrafía fmpdh (s/a). Auditoría Administrativa. Obtenido de: León, N. (2014). Metodología Auditoría Administrativa. Obtenido de: (Copia y pega la liga para que salga el recurso) Imágenes (1) (2) Propias