PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. OBJETIVO

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer las actividades requeridas para la elaboración, modificación, anulación, manejo, control y seguimiento de los documentos de los documentos, formatos y registros definidos dentro del S.G.C del Instituto de Capacitación Nuestra Señora de Fátima 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos, formatos y registros de SGC; inicia desde la creación, modificación, anulación y control de todos los documentos; incluye PEI, manual de convivencia, manual de calidad, mapa de procesos, caracterización, procedimientos, Formatos e Instructivos de INFA para el sistema de gestión de calidad. 3. RESPONSABLE Responsable de documentar, difundir y aplicar este procedimiento, es el Coordinador de Calidad. 4. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES Actualización de un documento: Actividad en la que se realizan cambios que se consideran necesarios en cuanto a forma y fondo del documento. Actualización de un Formato: Actividad en la que se realizan cambios que se consideran necesarios en cuanto a forma de la plantilla. Página 1 de 11

2 Borrador inicial: son los documentos preliminares a la aprobación de un documento; los borradores iniciales se deben guardar en el servidor en el proceso que corresponde con el nombre de Borrador inicial seguido del nombre del documento. Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros de Calidad una vez concluido el tiempo de retención definido (Ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos). Documentos: son herramientas que nos suministran información. Corresponde a una de las siguientes denominaciones: mapa de proceso, caracterización de proceso, manual, procedimiento, instructivo fichas técnicas, documentos generales o registros y su medio de soporte, el cual se elabora o se adopta con el consejo de las partes interesadas, y que se describen las condiciones para llevar a cabo un objetivo Documento Externo Documento que tiene relación con el sistema de gestión de calidad, el cual proviene de entidades o personas externas. Documento Obsoleto: Son los documentos que en algún momento fueron documentos vigentes y que dada la nueva versión de un documento, pasaron a ser Obsoletos. Documento Vigente: Documentos que han seguido todo el proceso de documentación, (elaboración, revisión y aprobación). Estos documentos solo pueden ser modificados a través del cumplimiento del procedimiento de actualización. Identificación: Es la acción que permite reconocer los documentos y registros. INFA: abreviatura de Instituto de capacitación nuestra señora de Fátima Recuperación: se entiende como la localización y el acceso de los registros de calidad. Formatos: instrumentos o plantillas diligenciados. Es un tipo especial de documentos el cual permite registrar y poner en evidencia un hecho real. Página 2 de 11

3 Revisión: Verificación de un documento normativo para determinar si se aprueba, se cambia o se anula. Tiempo de retención: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTRUCTURA DOCUMENTAL Y CONTROL DE DOCUMENTOS 4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL: La estructura de la documentación del sistema de gestión de calidad en el INFA está definida así: Política de calidad: Declaración documentada del compromiso que adquiere INFA con los Clientes. Manual de la Calidad: documento que especifica el sgc de una organización, este incluye política de calidad, objetivos de calidad, alcance y exclusiones del sgc, mapa de proceso, caracterizaciones de los procesos. Manuales requeridos: conjunto de directrices, consignadas en un documento técnico. Procedimientos Documentados: forma especificada para realizar una actividad o un proceso. Formatos: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión de la calidad. Página 3 de 11

4 Instructivos: documentos que especifican el paso a paso de una actividad. Responsabilidad de los documentos y registros. 1. Política de la Calidad Gestión Estratégica Director General 2. Manual de la Calidad Gestión de calidad - Coordinador de calidad. 3. Manuales requeridos Líderes de procesos 4. Planes Líderes de procesos 5. Procedimientos Documentados Todo el personal 6. Formatos Todo el personal 7. Instructivos Todo el personal 4.2 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Aprobación de los documentos y registros: Estructura y Formato a. La redacción de los documentos debe realizarse preferiblemente en tiempo presente indicativo. El contenido de éstas debe ser breve, claro y preciso; incluyendo las explicaciones estrictamente necesarias. b. Diseño - Presentación de los documentos: Página 4 de 11

5 Tipo y tamaño de letra de título: Arial 12 Tipo y tamaño de letra en contenidos: Arial 11 Tipo y tamaño de letra en encabezados y pie de páginas: Arial 8 Interlineado en el contenido: 1,5 cm. Encabezado: logo del instituto con nombre centrado, frase SEDE PRINCIPAL, en mayúscula, con negrilla, en el margen izquierdo superior, Código, Elaboración, Actualización, Version ubicados en margen derecho superior. c. Contenido, en procedimientos documentados: - Título; - Objetivo; - Alcance; - Responsable; - Descripción del Procedimiento; - Control de los cambios; Estados de la Documentación a. Borrador Inicial: cada funcionario es responsable de proponer la elaboración de los documentos, que requiera para realizar su trabajo, es la persona que debe hacer el bosquejo inicial, y presentarlo al líder del proceso, que corresponda para su revisión; para aquellos documentos que se encuentran en esta etapa se les debe anteponer en el nombre del archivo la frase: Borrador Inicial, como constancia, el (ó los) colaborador(es) que realiza(n) el documento firmará(n) el cuadro control de emisión, con la fecha en que se elabora. b. Revisión: el líder de cada proceso, es responsable de conocer todos los documentos, que se generan al interior de su proceso. En esta etapa el Página 5 de 11

6 líder de proceso debe confirmar que la información que se diligencia en el documento sea pertinente. Para aquellos documentos que se encuentren en esta etapa se les debe anteponer en el nombre del archivo la frase: Revisión, como constancia, el líder de proceso que realiza la revisión firmará el cuadro control de emisión, con la fecha en que se revisa. c. Aprobación: los documentos elaborados por los diferentes procesos, después de contar con la revisión del líder del proceso, contará con la aprobación del Director General. Etapas de control Elaborado por Nombre Cargo Proceso Firma Revisado por Aprobado por Elaboró: Nombre y cargo de la persona que realiza el documento Revisó: líderes de los procesos Aprobó: Director General Firma: Esta sólo se realizará en los documentos físicos. d. Control: una vez aprobado el documento, el líder de Gestión de Calidad, asigna el código consecutivo al documento, y diligencia la lista maestra de documentos e. Socialización de los procedimientos: la socialización y divulgación a los procesos será realizada por el responsable del procedimiento, para dicha socialización se debe enviar por el correo institucional, también se puede disponer de la utilización de boletines, elaborar circulares, presentaciones llamativas, charlas, o reuniones en espacios programados para este tema. Página 6 de 11

7 4.2.2 Revisión y actualización de los documentos: Sólo se actualizarán o cambiará de versión los documentos cuando surjan cambios de fondo o contenido. En el momento que se presente cambios en los documentos, la persona responsable de la elaboración del cambio, deberá solicitar por correo electrónico el documento en archivo modificable a Gestión de calidad, quien habilita el archivo en el servidor CDI, para realizarlo directamente en el documento e informa a Gestión de calidad para la inclusión de la versión y la fecha de aprobación. Los cambios presentados en los documentos deben ser revisados y aprobados por los mismos funcionarios encargados de las aprobaciones originales o de aquellas personas involucradas en éstos Identificación de cambios Los cambios se registran en el cuadro control de los cambios, el cual aparece en la última página del documento. DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Versión Descripción Fecha 1. Versión inicial DD/MM/AAAA Versión Las versiones de los documentos se actualizarán cada vez que surjan cambios de fondo o forma en los mismos. La versión se controla a través de la lista maestra de documentos y tendrán acceso a ella para consulta, la persona autorizada para efectuar inclusiones de información, será El Coordinador de calidad. La lista maestra de documentos está compuesta Página 7 de 11

8 - Código Completo del documento: es el conformado por el Código del proceso, Tipo de documento y Nº Consecutivo. - Tipo: hace referencia al tipo de documentos - Nombre del documento: es el nombre asignado por quien elabora el documento y finalmente es revisado y aprobado. - Proceso al que pertenece dicho documento - Fecha de Elaboración: es la fecha que el documento es aprobado y queda listo para su socialización. - Fecha de Actualización: es la fecha en el que el documento ha sido actualizado por su responsable - Versión: es el número consecutivo que indica la última versión del documento. - Puntos de uso: lugar de disponibilidad del documento para consulta. SEDE: PRINCIPAL CALI GC-FR-01 ELABORACION: 01/09/2015 ACTUALIZACION: 01/09/2015 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CODIGO TIPO NOMBRE PROCESO ELABORACION ACTUALIZACION VERSION PUNTO DE USO Puntos de uso de los documentos y Registros Los documentos y Registros deben permanecer en medio magnético y solo se aprobará para su impresión documentos que dirección general requiera o solicite Protección de los documentos y Registros Los documentos y Registros del sistema de gestión de calidad se almacenarán en medio magnéticos, y con el fin de garantizar protección de estos documentos se efectúa un backup mensual, con la información del SGC, Página 8 de 11

9 dichos backup, reposan en la oficina de director general y tendrán autorización de uso, sólo por el coordinadora de calidad Identificación de los documentos y Registros Procesos Gestion Estrategica Gestión de Calidad Diseño y Desarrollo Curricular Gestion de la Comunida Educativa Gestión financiera y Contable Abreviatura GE GC DD CE FC La identificación de cada documento y registros se realiza de la siguiente forma según corresponda a: Tipo de Documento Código Manual Procedimiento Formato Instructivo Modulo GUIA abreviatura MA PR FR IN MO GU Documentos de origen externo Identificación de documentos de origen externo Son considerados documentos de origen externos, los requisitos legales y reglamentarios que le apliquen a la institución, Leyes, Decretos de Ley, Página 9 de 11

10 Decretos Reglamentarios, emitidos por el Gobierno Nacional o Departamental es responsabilidad del Dirección General velar por la actualización de estos, los documentos de origen externo están ubicados en el CDI Control de la distribución de los documentos de origen externo Los documentos de origen externo, serán de acceso y consulta para los colaboradores, sólo estarán, disponibles en el CDI, y podrán ser impresos cuando así se requiera o se considere DOCUMENTOS OBSOLETOS Identificación de los documentos obsoletos. Cuando se modifique, se actualice o se anule un documento del Sistema de Gestión de Calidad, para evitar que se utilicen documentos obsoletos, el responsable del documento debe recoger las copias impresas existentes (si las hay) y destruir dichas copias, o se guardaran en el archivo central del INFA. El documento obsoleto en medio magnético se les colocará en todas sus páginas un sello en marca de agua documento obsoleto Recuperación de los registros La recuperación se realizará según información suministrada en tabla maestra de documentos Retención y Disposición final de los registros El tiempo de retención y la disposición final de los registros está basado en el marco legal y en políticas institucionales. Página 10 de 11

11 CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción Fecha 1ª Versión inicial 01/09/2015 Etapas de control Elaborado por Nombre Cargo Proceso Firma Ing. Alejandro Carvajal Coordinador SGC Gestión de calidad Revisado por Dr. Adolfo Sánchez Director General Aprobado por Dr. Adolfo Sánchez Director General Gestión Estratégica Gestión Estratégica Página 11 de 11