METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO

Transcripción

1 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO

2 Qué es una metodología? Es la ciencia que nos enseña a dirigir determinado proceso de manera eficiente y eficaz para alcanzar los resultados deseados.

3 Objetivo : organizar e implementar la evaluación del SCI con el fin de favorecer el proceso de perfeccionamiento y mejora continua de la calidad, midiendo el grado de implementación de los componentes de Control Interno.

4 Etapas de la metodología Etapa de sensibilización Etapa de planificación y organización del proceso Etapa de ejecución Etapa de toma de decisiones y propuesta de mejoras continuas Etapa de seguimiento y control

5 Etapa de Sensibilización Tiene como objetivo fundamental sensibilizar a la dirección y el resto de los trabajadores en el proceso de la evaluación quienes por demás serán los artífices del cambio, hacia los objetivos y necesidad de la evaluación, con previa identificación de dichas necesidades.

6 Etapa de planificación y organización del proceso Esta etapa tiene dos propósitos esenciales: Determinar que se cuenta con los elementos previos al proceso que faciliten el éxito del mismo y, Exponer el proyecto de evaluación a realizar: objetivos, variables seleccionadas (unidad de análisis), alcances y límites del estudio, métodos, instrumentos y procedimientos para llevarlo a cabo, así como el cronograma de actividades.

7 Etapa de ejecución Consiste en recopilar la información y analizarla. Se debe cumplir con las siguientes pautas: Análisis de las variables a comprobar. Aplicación, por parte del equipo evaluador y de los ejecutantes, de los indicadores y criterios. En tal caso se deberá: recolectar, organizar, analizar y valorar la información pertinente, elaborar informes parciales de evaluación.

8 Análisis de resultados y elaboración de informes parciales de evaluación. Síntesis de la información recolectada y conclusiones.

9 Etapa de toma de decisiones y propuesta de mejoras continuas: Corresponde a La ejecución de acciones concretas derivadas de las valoraciones y, Recomendaciones realizadas y resumidas en un plan o programa de acción.

10 Etapa de seguimiento y control Se establece esta fase con el objetivo de verificar el cumplimiento del plan de acción. Es una etapa dinámica, que incluso permite rectificar el plan de acción.

11 Al finalizar este complejo proceso, los resultados de la evaluación deben consignarse en un informe que garantice a la gerencia tomar decisiones en cuanto a las situaciones que se presentan y que garanticen las mejoras continuas del SCI, mencionados en la fase 3.

12 Metodología para la elaboración del Informe Introducción: Debe aparecer el encabezamiento, el cual contiene el nombre de la entidad, fecha de la evaluación, referencia de la documentación que acredita el examen (ya sea del Comité de Control, Auditores internos, evaluadores externos), nombres y apellidos de los evaluadores, entre otros. Debe consignarse, además, una breve descripción de la entidad y del sistema de control interno.

13 Desarrollo: Se exponen los resultados más significativos obtenidos en el examen y que determinen las irregularidades detectadas, de acuerdo a la violación de las normas del Control Interno y otras normativas relativas al sistema de operaciones del proceso examinado.

14 Conclusiones: En este apartado se resumirán los resultados que mayor incidencia tienen sobre el SCI y que avalan la evaluación propuesta. Se propone una evaluación del control Interno.

15 Recomendaciones: Se procede a proponer recomendaciones que den posibilidad de un sistema de mejoras continuas al SCI.

16 Generalidades: Se precisan los agradecimientos u otros aspectos que sean de interés reflejar.

17 Anexos: No pueden faltar las actividades o acciones que sostengan las mejoras del SCI propuestos por la entidad y que propiciarán en el próximo proceso evaluativo, tomar como referencia y validar su efectividad.

18 Metodología para la confección del modelo del plan de trabajo. El Plan de Trabajo, es para dar cumplimiento a las actividades y tareas previstas en el Plan de actividades Principales de la entidad.

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20 ESTRUCTURA DEL INFORME DEL PLAN DE TRABAJO PARA: DE: ASUNTO: FECHA: ANTECEDENTES OBJETIVOS METODOLOGIA PLANES DE ACCION CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS

21 Normas Generales del Sistema de Control Interno: Evaluación de Control de Riesgos Objeto. Contribuir al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control. Identificar los riesgos a los que está expuesta una entidad del estado, para el logro de sus objetivos mediante el planeamiento, identificación, análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos.

22 Finalidad. Diseñar y aplicar una metodología para la administración de riesgos identificado, analizado, valorado y dando respuesta a los riesgos que está expuesto.

23 Identificación de los riesgos. Es un proceso permanente, interactivo e integrado con el proceso de planeamiento de la administración de riesgos que se da a nivel de toda entidad y a nivel de procesos a partir de los objetivos estratégicos, para obtener los resultados esperados. Se da a nivel de la entidad Los riesgos son de carácter general Se da a nivel de proceso Los riesgos son los que afectan a los procesos.

24 Herramientas y técnicas de identificación de riesgos. La metodología de identificación de riesgos en una entidad puede comprender una combinación de herramientas y técnicas de apoyo. Las técnicas se basan en el pasado como en el futuro, la entidad podrá utilizar diversas técnicas para identificar posibles acontecimientos que afecten al logro de objetivos.

25 Herramientas y técnicas comunes Técnicas de recopilación de información: Tormenta de ideas.- es obtener una lista completa de los riesgos de la entidad. Técnica Delphi.- Es una técnica que permite llegar a un consenso entre expertos en una determinada materia. Cuestionarios y encuestas.- Abordan una amplia gama de cuestiones que los participantes deben considerar.

26 Entrevistas.- Entrevistar a participantes experimentados e interesados en la materia de riesgos así como aquellos funcionarios involucrados en los principales procesos. Análisis FODA.- Esta técnica permite, a través del análisis interno (fortaleza y debilidades) y del análisis externo (amenazas y oportunidades), determinar e identificar algunos riesgos que puedan afectar las políticas y estrategias de la entidad.

27 Ejemplo para el análisis interno: tenemos Factores Capacidad Directiva Capacidad Tecnológica Debilidades Situación de riesgo Ejemplo para el análisis externo: tenemos Factores Económicos Políticos Sociales Amenazas Situación de riesgo

28 Clasificación del Riesgo Riesgo estratégico.- El manejo del riesgo estratégico se enfoca en asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Riesgo operativo.- Comprende los riesgos relacionados en la parte operativa como técnica de la entidad. Riesgo financiero.- Esta relacionado con el manejo de los recursos de la entidad, e incluye, la ejecución presupuestal, elaboración de los EE.FF, los pagos, y el manejo sobre los bienes.

29 Riesgo de cumplimiento.- Se asociación con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y del compromiso con la comunidad. Riesgo de corrupción.- posibilidad que se da por acción u omisión, y se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado. Riesgo de tecnología.- Se asocia con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de su misión.

30 ESCALA DE MEDIDA CUALITATIVA DE LA PROBABILIDAD CATEGORÍA DEFINICIÓN ALTO Es muy probable la materialización del riesgo o se presume que llegará a materializarse. MEDIO Es probable la materialización del riesgo o se presume que posiblemente se podrá materializar BAJO Es poco probable la materialización del riesgo o se presume que no llegará a materializarse

31 ESCALA DE MEDIDA CUALITATIVA DE IMPACTO CATEGORÍA DEFINICIÓN ALTO Si el hecho llega a presentarse, tendría alto impacto o efecto sobre la entidad MEDIO Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad BAJO Si el hecho llegara a presentarse tendría bajo impacto o efecto en la entidad

32 Respuesta del riesgo Es el proceso de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo Evitar Implica el prevenir las actividades que lo originan Reducir Incluye los métodos y técnicas especificas para lidiar con ellos identificándolos para la reducción de su probabilidad e impacto. Compartir Reduce la probabilidad o el impacto mediante la transferencia o manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación El Comité de Control Interno identificara las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto como parte de la administración del riesgo.

33 Plan de Gestión de riesgos Es una herramienta de gestión que controla el cumplimiento de los objetivos institucionales, establecidos en los planes estratégicos y operativos. Anexos: Ubicación del componente evaluación de riesgos dentro de la estructura del Control Interno. Estructura del componente evaluación de riesgos Matriz de riesgos.

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35 Gracias