En esta semana conoceremos los modelos de otros dos autores reconocidos en

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1 Semana 4 Presentación En esta semana conoceremos los modelos de otros dos autores reconocidos en la descripción de lo que podría ser un procedimiento o modelo para el desarrollo de la auditoría administrativa. Las propuestas metodológicas de William P. Leonard, John W. Buckley y Robert J. Thierauf se complementan y son la esencia de la auditoría administrativa, ya que sus elementos centrales están considerados en las formas actuales de hacer auditoría en las empresas. Por eso, en esta sesión se describen sus propuestas. El propósito es que las analices y comprendas sus aportaciones, porque su estudio te permitirá desarrollar y aplicar mejor esta herramienta administrativa y entender el porqué y para qué las empresas la llevan a cabo. Objetivo específico El alumno describirá el modelo de John W. Buckley y el de Robert J. Thierauf y sus implicaciones en la organización. 51 Tema y subtemas III I. Modelos de auditoría administrativa III.2 Modelo de John W. Buckley III.3 Modelo de Robert J. Thierauf

2 Auditor i a a dministr ativa III.2 Modelo de John W. Buckley Qué es para Buckley una auditoría administrativa? Origen del modelo John W. Buckley fue un miembro muy activo en la sociedad civil, de negocios y académica. Fue durante su estancia en la Universidad de California UCLA, en los años , cuando presentó una propuesta que título: Cómo enfrentarse a la auditoría administrativa ; modelo que explicamos en esta sesión. 52 Motivos por los que las organizaciones hacen auditorías administrativas Fases del modelo de Buckley Buckley obtuvo su mayor reconocimiento por aplicar la metodología de los sistemas de información en el campo de la contabilidad. Este aporte transformó la concepción que se tenía de la auditoría como un proceso meramente contable y centrado en un área o recurso, por un modelo de auditoría basado en el análisis de las técnicas y resultados administrativos. A continuación veremos cómo es el modelo que propuso Buckley para llevar a cabo una auditoría administrativa y comenzamos por abordar la concepción en la que se basó su propuesta. Para Buckley, el objetivo de la auditoría administrativa era estudiar y analizar a la organización, sus técnicas y los resultados administrativos con el fin de mejorarlos. Él identificó dos situaciones que llevan a las empresas a iniciar procesos de auditoría administrativa, las cuales denomina: Ad hoc: Se considera que el momento adecuado para emprender una auditoría administrativa es cuando se ha detectado un problema, con el fin de conocer las causas de su origen y encontrar soluciones al mismo. Ex natura rerum: La organización lleva a cabo la auditoría administrativa como un proceso normal, es decir, sin que exista un problema previo identificado. Se realiza para asegurar que las cosas se hagan bien y/o encontrar oportunidades de mejora. Sin embargo, sin importar la razón por la que la organización ha decidido llevar a cabo una auditoría administrativa, los pasos de la metodología a seguir son los mismos en cualquier caso. El modelo de Buckley contempla seis fases de la auditoría administrativa; van desde entender los criterios de la administración para estructurar y efectuar la auditoría administrativa, de manera acorde con las necesidades y proyectos de la empresa, hasta la presentación del informe y la revisión posterior. Las fases que comprende el modelo son: 1. Identificación del criterio de la gerencia. En esta etapa, el auditor identifica los objetivos y planes de la gerencia, sus políticas y procedimientos,

3 además de sus expectativas respecto a la calidad de la administración y de los empleados. Aclarar esto es importante, para que el auditor pueda llevar a cabo un programa adecuado a las necesidades de la empresa. 2. Preparación para la auditoría administrativa. Esta fase tiene tres subdivisiones para que en cada una el auditor revise un aspecto en particular, con el fin de entender la situación de la empresa: a) Introducción al medio. Consiste en estudiar y analizar la situación del área a auditar, incluye las condiciones físicas y las características del personal involucrado. b) Relación de los criterios establecidos para la auditoría administrativa con la situación particular de que se trate. Esto implica responder a la cuestión: son válidos los requerimientos de la organización para las condiciones en que se encuentra la organización? c) Confirmación del alcance del compromiso. En este punto y considerando las condiciones revisadas en los puntos anteriores, el auditor puede hacer una propuesta concreta a la dirección de la organización respecto a lo que podría ser el alcance o resultados pretendidos de la auditoría. 3. Efectuar el estudio de la administración. Permite conocer a fondo el funcionamiento de la unidad auditada para descubrir posibles áreas con problemas. Para llevar a cabo este estudio, el auditor puede apoyarse en la técnica del cuestionario o del memorándum. Como sabes, el cuestionario consiste en dirigir una serie de preguntas, en este caso, al personal involucrado; el memorándum, en que el personal realice una especie de ensayo donde describa tanto su percepción como la manera en que realiza su trabajo Efectuar la auditoría administrativa a fondo. En esta fase se estudia, analiza y se trata de resolver los problemas importantes o situaciones de deficiencia que se detectaron durante el estudio administrativo. 5. Informe sobre la auditoría administrativa. Esta fase tiene como fin presentar a la administración un informe de los descubrimientos, sustentado con evidencia y una propuesta de solución. Se subdivide en dos etapas. a) Informe sobre el estudio administrativo. Lo realiza al auditor para presentar a la dirección la línea de acción que se siguió durante la auditoría, es decir, el programa de trabajo. b) Informe sobre los resultados de la auditoría administrativa. Es descriptivo; permite ubicar a la administración en la situación en que se encuentra la empresa y destaca los aspectos positivos y negativos encontrados.

4 Auditor i a a dministr ativa 6. Revisión posterior. Consiste en dar un seguimiento a las recomendaciones del auditor. Comprende: a) Los periodos subsiguientes. Se realiza una calendarización de las metas que se pretendan alcanzar, es decir, se define un periodo en el que deben poder observarse los resultados positivos. b) Las áreas específicas con problemas. En este punto se definen las áreas que serán atendidas porque presentaron problemas. Aportación más importante del modelo Este modelo de auditoría administrativa está inmerso en la metodología que explicaremos en las siguientes sesiones. Es destacable el razonamiento del modelo de Buckley, porqué las empresas llevan a cabo procesos de auditoría en el que descansa. Éste permite entender cómo muchas organizaciones, sobre todo de la iniciativa privada, la utilizan cuando sienten que hay un problema en la organización, es decir, como mecanismo correctivo y no preventivo. A continuación explicaremos el modelo de Thierauf e igualmente destacaremos su aportación más importante a la auditoría administrativa. 54 III.3 Modelo de Robert J. Thierauf Cuáles son las etapas o fases del modelo de Thierauf? Descripción y origen del modelo En 1984, Robert J. Thierauf introduce la auditoría administrativa y la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, el ambiente de trabajo y los sistemas de información (Franklin, 2007: 9). Esto significa que una auditoría administrativa evalúa la aplicación del proceso administrativo en la organización y, para realizar esta evaluación, se apoya en la técnica del cuestionario. Este modelo tiene una marcada influencia contable y arroja resultados cuantitativos, ya que la auditoría fue antecedente y base de la administrativa. Sin embargo, Thierauf incorpora en esta metodología a las áreas administrativas y las respuestas al cuestionario son cuantificadas. Fases del modelo En su modelo, Thierauf plantea cuatro fases. Las dos primeras le permiten al auditor conocer la estructura y situación de la empresa, así como el desempeño real de la misma en todas sus áreas para que, en las dos últimas, se realice un informe y proponga un programa de seguimiento. 1. Obtención de datos por medio de la aplicación de cuestionarios. En esta fase se hace un sondeo de la situación de la empresa mediante la

5 aplicación de un cuestionario a los gerentes para determinar el propósito de la auditoría. 2. Medición del desempeño del trabajo mediante el cuestionario de auditoría administrativa. En esta fase se analizan los resultados de los cuestionarios. Si se obtienen resultados positivos, se asume que se trabaja tal y como se desea; de lo contrario, se considera que es una señal de que hay problemas que deberán ser destacadas por escrito. 3. Presentación de las recomendaciones en pro del mejoramiento. En esta fase se hace una presentación a los directivos para discutir las recomendaciones. Se inicia con aquellas que pueden ser aceptadas fácilmente y, posteriormente, las que pueden causar algún conflicto. 4. Preparación del informe de la auditoría administrativa. El informe debe contener aspectos como el propósito y alcance de la auditoría, la capacidad de la administración, el compromiso y las recomendaciones de la auditoría. Como puedes observar, el sustento o la base del modelo de auditoría de Thierauf es el cuestionario, pues a partir de él se obtiene la información y evidencia respecto al funcionamiento administrativo y operativo de la empresa. La influencia contable en el mismo se denota en que los resultados obtenidos de los cuestionarios deben ser medibles y cuantificables para poder establecer un parámetro numérico de comparación entre lo real y lo esperado 55 El cuestionario debe dividirse en las áreas funcionales o estructurales de la empresa y éstas se subdividen en partes que abarquen aspectos muy específicos. Planeación de la empresa: Esta área del cuestionario debe preguntar respecto de la visión general y objetivos, los planes, estrategias y programas, políticas, procedimientos y normas de la organización. Se debe preguntar primero si el personal conoce estos aspectos, si los aplica y la forma en cómo lo hace a fin de descubrir si existe concordancia entre lo que la empresa espera y lo que realmente sucede en la operación diaria. Componentes del cuestionario Contabilidad y finanzas: Comprende la visión general contable y financiera de la empresa. Si se tienen los registros claros, si se conoce la situación financiera y si esta situación corresponde a las expectativas que se tienen del negocio. Mercadotecnia: Trata de identificar la visión general del área de mercadotecnia, quiénes son sus principales clientes, cuánto les venden, en dónde se ubican, a quién más le podrían vender y qué comunican en su publicidad.

6 Auditor i a a dministr ativa Investigación, desarrollo e ingeniería: En este apartado se trata de conocer cuáles son las expectativas de la organización para modernizar sus procesos y actualizar sus productos. Producción: Aquí se cuestiona sobre el nivel ideal de producción y el manejo de los niveles de inventario por compras y producto terminado. Personal: En este apartado se descubre qué tan planificada está la mano de obra, cómo son las relaciones laborales, sueldos, prestaciones, capacitación y desarrollo. Ambiente de trabajo y elemento humano: Implica identificar el ambiente de trabajo, las relaciones interpersonales y los sistemas de control. Sistema de información: Finalmente, en este apartado se revisa la infraestructura con la que se cuenta para operar y controlar la información. 56 El modelo de Buckley aporta principalmente una herramienta de la auditoría administrativa para descubrir o conocer la situación de una empresa. Sin embargo, aún está lejos de ser una método que contemple la esencia de lo que actualmente se conoce como metodología de la auditoría administrativa; ya que no considera los aspectos de análisis e interpretación que por experiencia y conocimiento aporta auditor y sólo se basa en los resultados que arroja el cuestionario.

7 Conclusión Los modelos de algunos autores reconocidos en la materia son los de John W. Buckley, quien afirma que el objetivo de ésta es apreciar a la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos. Éste distingue dos situaciones en la que las empresas deciden llevar a cabo la auditoría administrativa: el ad hoc (para solucionar un problema) y el ex natura rerum (por prevención). Vimos en esta semana que, independientemente de lo que motive emprender, un proceso de auditoría se sigue seis fases para realizarla. Por su parte, Robert J. Thierauf plantea que el objetivo de la auditoría administrativa es evaluar la capacidad de los administradores, de donde se parte del cumplimiento de los objetivos organizacionales, de su planeación, dirección y control. Su modelo tiene una marcada influencia de la auditoría contable y se apoya en el uso de cuestionarios para determinar la situación de la empresa. En esta semana se destaca la finalidad o propósito de los modelos de auditoría que proponen y su aportación a la auditoría administrativa. 57

8 Auditor i a a dministr ativa Reactivos de autoevaluación Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra (A) si se trata de John W. Buckley o (B) si se trata de Robert J.Thierauf. 1. Define la auditoría administrativa como apreciar la organización, las técnicas y los resultados administrativos con miras a mejorarlos. ( ) 2. Su modelo tiene una marcada influencia de la auditoría contable. ( ) 3. La primera fase de su modelo es identificar el criterio de la gerencia. ( ) 4. La cuarta fase de su modelo es efectuar la auditoría administrativa a fondo. ( ) 5. El último paso de su modelo, es la presentación del informe de auditoría administrativa. ( ) 6. Define la auditoría administrativa como evaluar la capacidad de los administradores para administrar. ( ) 7. Su modelo se sustenta en el uso de cuestionarios. ( ) La última fase de su modelo es la revisión posterior. ( ) 9. El primer paso de su modelo es la obtención de datos por medio de entrevistas. ( ) 10. Su modelo distingue 2 formas o sistemas para llevar a cabo la auditoria administrativa: el Ad hoc y el ex natura rerum. ( )

9 Referencias Bibliográficas Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning. 59