CAPITULO QUINTO : OFICINAS DE REPRESENTACION

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1 CAPITULO QUINTO : OFICINAS DE REPRESENTACION 1. REGIMEN GENERAL 1.1 Apertura Las Entidades Financieras y Reaseguradoras del Exterior podrán establecer una Oficina de Representación en el territorio nacional, la cual se regirá por lo dispuesto en el presente capítulo. Para tal efecto deberán presentar la correspondiente solicitud, por intermedio del representante legal o del apoderado de la entidad interesada, junto con los siguientes documentos: a. Certificado expedido por la autoridad competente en el país de origen que en la cual conste su existencia y representación legal, indicando la fecha desde la cual se encuentra autorizada para operar, así como la vigencia de tal autorización. b. Copia de los estatutos vigentes del organismo solicitante. c. Documento mediante el cual la Entidad Financiera o Reaseguradora del Exterior designe a la persona encargada de ejercer las funciones de su Oficina de Representación en Colombia, con indicación expresa de sus facultades y prohibiciones. Trátándose de las Entidades Reaseguradoras del Exterior se deberá adjuntar el poder en el cual consten las facultades del representante designado para la oficina en Colombia, con indicación de la máxima capacidad de aceptación por riesgo y del máximo cúmulo que se puede reasegurar con su intervención en contratos de exceso de pérdida catastróficos. d. Memorias anuales de la Entidad Financiera o Reaseguradora del Exterior, correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, en las cuales se incluyan los estados financieros debidamente auditados por firmas independientes. e. Tratándose de una Entidad Financiera del Exterior, certificación de su representante legal en la cual conste si los recursos que colocará a personas colombianas para ser utilizados en el país o en el exterior, se han obtenido en el país del domicilio social del organismo, o si constituyen recursos provenientes del mercado internacional. 1

2 Los documentos a que aluden los literales a y c del presente subnumeral deberán cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior. La documentación que no haya sido originalmente otorgada en español deberá acompañarse con la correspondiente traducción. Con el propósito de llevar a cabo la inscripción en el REACOEX, la Entidad Reaseguradora del Exterior que solicite la autorización para abrir una oficina de representación deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en los literales c, d y e del subnumeral 9.3 del presente capítulo. La Superintendencia Bancaria podrá solicitar adicionalmente toda la información que considere necesaria para formarse un criterio sobre la conveniencia de autorizar la nueva Oficina de Representación. 1.2 Término de la autorización La autorización para establecer una Oficina de Representación se expedirá por término indefinido, sin perjuicio de que pueda revocarse unilateralmente en cualquier tiempo. 1.3 Inscripción en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro del Exterior La autorización para el establecimiento de la Oficina de Representación de una Entidad Reaseguradora del Exterior genera simultáneamte la inscripción en el Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro del Exterior de la Superintendencia Bancaria, del Reasegurador correspondiente, siempre que acredite los requisitos señalados en el subnumeral Localización de la oficina autorizada El Representante Legal para Colombia de toda Oficina de Representación que sea autorizada por la Superintendencia Bancaria, deberá informar a este Despacho, una vez se encuentre instalada, el sitio de ubicación. Dicha Oficina se identificará con un aviso expuesto al público en el cual se anuncie su condición de Representante de una Entidad Financiera o Reaseguradora del Exterior. 1.5 Traslado de la oficina autorizada 2

3 Todo traslado de las oficinas de representación deberá ser informado a la Superintendencia Bancaria dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al respectivo traslado, en donde se indique el lugar de ubicación de la nueva oficina así como los datos básicos para su localización (Teléfono, Fax, etc.). 3

4 1.6 Excepciones al régimen de apertura de Oficinas de Representación Se exceptúan de lo dispuesto en el numeral 1.1. del presente capítulo y, por lo tanto, de tener oficina de representación en Colombia: a. Las Entidades Financieras del Exterior de carácter multilateral creadas con el propósito de ayudar o contribuir al desarrollo, a la productividad o al mejoramiento del nivel de vida de otros países y financiar, conforme a su objeto social, necesidades de capital de otros países que sean miembros o no de aquellos. b. Las Entidades Financieras del Exterior de carácter multilateral latinoamericano o regional andino, creadas con el propósito de prestar ayuda económica y social a los países latinoamericanos o países miembros del Pacto Andino. c. Las Entidades Financieras del Exterior de carácter público que tengan por objeto la financiación o fomento de las exportaciones, d. Las Entidades Financieras del Exterior que tengan régimen de derecho público internacional o que actúen como intermediarios de préstamos de gobierno a gobierno. e. Las Entidades Financieras del Exterior que dentro de las modalidades previstas en el Estatuto Cambiario otorguen préstamos externos a personas colombianas del sector público o del sector privado, cuyo monto total, individual o conjunto no sea superior a la suma de US$ oo anuales. f. Las Entidades Financieras del Exterior que participen en préstamos sindicados y no tengan la calidad de Agente, Líder o Administrador del préstamo sindicado. g. Las Entidades Financieras del Exterior que concedan a los intermediarios del mercado cambiario financiaciones para realizar las operaciones a ellos autorizadas, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República. h. Las filiales de Entidades Financieras del Exterior cuya matriz tenga Oficina de Representación autorizada en Colombia. Toda Entidad Financiera del Exterior que desee abrir una Oficina de Representación en Colombia sin acogerse a las excepciones consagradas en el punto anterior, deberá presentar la solicitud respectiva dando cumplimiento a los 4

5 requisitos establecidos en el numeral 1.1. del presente capítulo. La Superintendencia Bancaria, después del análisis del caso, procederá a autorizar o no la apertura solicitada. 1.7 Cierre de oficinas Cuando una Entidad Financiera o Reaseguradora del Exterior proyecte clausurar su Oficina de Representación en Colombia, el representante de la misma deberá dar aviso de tal hecho a la Superintendencia Bancaria, y remitir el documento en el cual conste la decisión de cierre por parte del organismo extranjero, por lo menos con un (1) mes de anticipación a la proyectada clausura, so pena de hacerse acreedor a las sanciones que la Superintendencia Bancaria determine. El cierre de una Oficina de Representación de una Entidad Reaseguradora del Exterior no implica la cancelación de la inscripción del Reasegurador del Exterior en el REACOEX, a menos que en tal sentido se eleve la correspondiente solicitud ante la Superintendencia Bancaria. 2. FACULTADES DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACION Las oficinas de representación en Colombia tienen las siguientes facultades: 2.1 Oficinas de Representación de las Entidades Financieras del Exterior Las Entidades Financieras del Exterior que tengan establecidas oficinas de representación en Colombia podrán realizar las siguientes actividades en territorio colombiano: a. Promover y ofrecer los negocios y servicios que constituyen el objeto social de la Entidad representada, siempre y cuando estos se encuentren autorizados por las leyes colombianas. b. Prestar las asesorías necesarias a los organismos que representan, tendientes a facilitar el desarrollo de las actividades contenidas en el presente instructivo. c. Realizar o tramitar gestiones de cobranza por cuenta de la Entidad representada siempre que se encuentren expresamente autorizados para ello por la respectiva Entidad del Exterior. 5

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7 Las gestiones de cobranza anteriormente indicadas se limitarán a aquellos créditos concedidos por la Entidad Representada y no comprenderán las corresponsalías extranjeras que se realicen a través del sistema financiero colombiano. Para los efectos de este instructivo, se entiende por gestión los actos tendientes a generar un acercamiento con los potenciales usuarios de la Entidad Financiera del Exterior Representada en Colombia y, en ningún momento puede significar la asunción de obligaciones o riesgos propios de la actividad financiera, ni supone la prestación de servicio de cajilla de correo o similares. d. Su actividad se limitará a efectuar en nombre de la Entidad Representada las gestiones tendientes a colocar entre personas jurídicas del sector público o personas jurídicas o naturales del sector privado de Colombia financiaciones que constituyen endeudamiento externo. En todo caso, las Entidades Financieras del Exterior, no podrán desarrollar en Colombia las actividades señaladas en las letras a) y b) del numeral anterior, si no establecen en el territorio nacional una Oficina de Representación Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior La actividad de las Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior consistirá exclusivamente en la aceptación o cesión de responsabilidades de reaseguro en nombre y por cuenta de la Reaseguradora del exterior. En desarrollo de tales actividades las Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior podrán realizar los actos de cobranza, pago, compensación o conciliación de saldos derivados de su actividad, realizados exclusivamente con sus cedentes, retrocesionarios e intermediarios de reaseguro de acuerdo con las expresas facultades otorgadas para tal efecto y dentro del marco de los convenios celebrados con las entidades aseguradoras nacionales OFICINAS PROMOTORAS DE ENTIDADES FINANCIERAS DEL EXTERIOR Las Oficinas de Representación de Entidades Financieras del Exterior autorizadas por esta Superintendencia podrán establecer Oficinas Promotoras de negocios en lugares diferentes al de su sede, las cuales dependerán directamente de la Oficina de Representación autorizada por esta Entidad y cuya actividad deberá ceñirse estrictamente a los numerales 2 y 3 de este Capítulo. Para el efecto, deberá dar aviso del tal hecho a esta Superintendencia y remitir un documento en donde se identifique a la persona que actuará bajo tal condición, así como la dirección y las funciones que desarrollarán OFICINAS DE REPRESENTACION EN EL EXTERIOR DE ENTIDADES FINANCIERAS Y ASEGURADORAS COLOMBIANAS Y DE SUS FILIALES Y SUBSIDIARIAS FUERA DEL PAIS 7

8 Toda entidad financiera o aseguradora colombiana que pretenda establecer una Oficina de Representación en el Exterior, así como toda filial o subsidiaria en el exterior de alguna entidad financiera y aseguradora colombiana que pretenda establecer una Oficina de Representación en otro país diferente al de su domicilio principal, desarrollará las actividades que le sean permitidas en el país donde fije su domicilio debiendo cumplir para tal efecto las disposiciones del país receptor. No obstante, dentro del mes siguiente a la fecha de apertura de la oficina de representación, se deberá dar aviso de tal circunstancia a esta Superintendencia y remitir la siguiente documentación: a. Remitir la autorización por parte de la Junta Directiva de la respectiva Entidad Colombiana para la apertura de Oficinas de Representación en el Exterior b. Informar a esta Superintendencia el nombre de la persona que representará a la Entidad Colombiana en el Exterior, con su correspondiente hoja de vida, la cual será revisada previamente por esta Superintendencia quien se reservará el derecho de objetar. c. Remitir un resumen de actividades específicas que proyecta desarrollar, dirección donde quedará ubicada la Oficina, normatividad a la cual debe acogerse, así como aquellos datos que resulten relevantes en el desarrollo de su actividad. d. Tratándose de una Entidad Financiera deberá fijar los parámetros bajo los cuales efectúa la evaluación de cartera de créditos colocados a través de las Oficinas de Representación en el Exterior, solicitando a los potenciales clientes su solvencia económica, capacidad de endeudamiento, referencias comerciales y personales, así como sus estados financieros, etc. Adicionalmente la entidad deberá remitir con una periodicidad de tres (3) meses la calificación de riesgo país. e. La Entidad Financiera o Aseguradora deberá fijar los parámetros bajo los cuales adopta medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas. De otra parte, deberá remitir un cuadro de las financiaciones otorgadas a través de la Oficinas de Representación en el Exterior y para ello deberá indicar la calificación otorgada a dichos créditos 8

9 de conformidad con las Resoluciones 1980 y 2195 de 1994, y los cupos individuales de crédito según el Decreto 2360 de RESTRICCIONES DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACION Las Oficinas de Representación en Colombia quedarán sujetas a las siguientes restricciones: 3.1 Oficinas de Representación de Entidades Financieras del Exterior a. No podrán realizar directa o indirectamente en el territorio nacional ninguna operación propia de los bancos y demás entidades financieras. b. No podrán solicitar ni obtener en el país recursos para ser colocados en el exterior por sí o por la Entidad Representada. c. No podrán obligarse directa o indirectamente en las operaciones que promuevan. 3.2 Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior: Las Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior no podrán actuar directa o indirectamente en la contratación de seguros. 4. REGIMEN CONTABLE Los Representantes Legales de Entidades Financieras o Reaseguradoras del Exterior en Colombia deben llevar un registro contable sobre los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento que las mismas demanden, los cuales podrán ser revisados en cualquier momento por este Despacho. 9

10 Igualmente, deberán conservar un inventario de los bienes que posea la Entidad Financiera o de Reaseguros del Exterior en el país y, en el caso particular de las Oficinas de Representación de las Entidades Financieras del Exterior, deberá llevarse un control sobre las financiaciones otorgadas en cuanto a sus valores, clase de moneda, intereses por su gestión, fecha de otorgamiento y vencimiento, número de registro de la operación ante el Banco de la República, etc. 5. REMISION DE INFORMACION Los representantes para Colombia de Entidades Financieras o Reaseguradoras del exterior, deberán remitir anualmente a la Superintendencia Bancaria la siguiente información, de acuerdo con los formatos que se expidan para tal efecto: 5.1 Oficinas de Representación de Entidades Financieras del Exterior Conforme a las actividades que realizan las mencionadas Oficinas de Representación, deberá remitirse: a) Un informe sobre las actividades desarrolladas en el país b) Una relación de las financiaciones otorgadas en Colombia por la Entidad Representada, a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la finalización de cada año, diligenciando el formulario diseñado para el efecto por la Superintendencia Bancaria, según lo dispuesto en la Circular Básica Contable y Financiera. c) Los agentes de préstamos sindicados deberán reportar la información relativa de estas operaciones, según lo dispuesto en la Circular Básica Contable y Financiera. En todo caso, en el evento en que las entidades financieras del exterior no hayan realizado operaciones en Colombia, deberán informar a esta Superintendencia esta circunstancia en la oportunidad antes citada. 5.2 Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior: 10

11 Los representantes de las Oficinas de Representación de Entidades Reaseguradoras del Exterior deberán suministrar a la Superintendencia Bancaria la siguiente información, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año calendario: a) Informe sobre los contratos de reaseguro aceptados o cedidos en el año inmediatamente anterior, en el que se indique el tipo de contrato, montos aceptados, primas, comisiones y vigencias. b) Indicación, conforme a la delegación efectuada por la entidad reaseguradora del exterior, de la máxima capacidad de aceptación por riesgo y del máximo cúmulo que puede reasegurar en contratos de exceso de pérdida catastróficos, de conformidad con las normas de regulación prudencial que rijan al reasegurador y con sus políticas internas de suscripción Información sobre cambios del régimen jurídico Los representantes de las oficinas de representación deberán informar a la Superintendencia Bancaria, dentro del mes siguiente a la ocurrencia del hecho respectivo, cualquiera de las siguientes situaciones: Las modificaciones que se produzcan en el régimen jurídico de su país, que tengan efecto en la actividad que desarrolla en Colombia el organismo representado. Todo cambio de razón social, fusión, escisión o integración de la entidad representada, con otros organismos del exterior. Las medidas adoptadas en relación con su actividad por las autoridades de supervisión de los países en que actúe el organismo del exterior. 6. REGIMEN DE PUBLICIDAD PARA LAS OFICINAS DE REPRESENTACION Las oficinas de representación deberán solicitar autorización de la Superintendencia Bancaria para desarrollar campañas de publicidad que tengan por objeto promover en el país a la entidad representada. Las entidades financieras y reaseguradoras del exterior que no tengan oficina de representación en Colombia, no podrán promover mediante publicidad sus servicios. 11

12 La papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen los representantes deberá indicar, sin lugar a equívocos, que se trata de una oficina de representación en Colombia y no de una sucursal u oficina de la entidad financiera o reaseguradora del exterior. En los mensajes publicitarios a continuación de la razón social o genérica de la Entidad financiera o reaseguradora del exterior deberá anotarse la siguiente inscripción: Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera o reaseguradora (según el caso) representada en Colombia. 7. REPRESENTACION 7.1. Inscripción y Posesión La representación legal en Colombia de las oficinas a que alude este capítulo estará a cargo de una persona natural quien tendrá que estar debidamente inscrita y posesionada para dicho efecto ante la Superintendencia Bancaria de conformidad con lo previsto en el numeral 1, capítulo décimo, título primero de esta circular Inhabilidades e incompatibilidades de los representantes de oficinas de representación de entidades reaseguradoras del exterior No podrá desempeñarse como representante de una oficina de representación quien sea administrador de otra oficina de representación, ni los administradores, representantes legales o empleados de entidades aseguradoras o intermediarios de seguros o de reaseguros establecidos en Colombia. 8. REGIMEN SANCIONATORIO Cuando se comprobaren infracciones a las normas a las cuales deben someterse las oficinas de representación de entidades financieras o reaseguradoras del exterior y/o los representantes de las mismas, la Superintendencia Bancaria aplicará las sanciones previstas en la ley. Además, teniendo en cuenta la gravedad de la infracción, podrá revocar la autorización de la oficina de representación así como cancelar la inscripción del representante. Derogado con la Circular Externa 052 de

13 (Consultar el capítulo cuarto del Título VI de esta circular) 13