CIRCULAR 1. PARA: Decanos, Ordenadores del Gasto y Personal de Apoyo Administrativo

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1 CIRCULAR 1 De: PARA: Decanos, Ordenadores del Gasto y Personal de Apoyo Administrativo Le recomendamos tener presente el siguiente Procedimiento para que pueda asesorar adecuadamente a los usuarios que requieren hacerle un pago a su dependencia. PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO El siguiente es el procedimiento para las diferentes modalidades de recaudo que tiene la Universidad: 1. Recaudo con código de barras: Matriculas, cursos de extensión, en los bancos autorizados en la factura. Recaudo con cheque en las taquillas de la Tesorería, si se encuentra fuera de la ciudad en el Banco BBVA. 2. Facturación proveedores de bienes y servicios: Recaudo virtual a través del convenio. El proveedor debe ingresar a la página de Bancolombia: Pagos a Terceros ENTIDADES EDUCATIVAS y en convenio UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA SERVICIOS VER ANEXO Facturación proveedores de bienes y servicios: Recaudo con código de barras: El proveedor dirigirse a una de las entidades bancarias relacionadas en la factura, ejemplo: Bancolombia convenio 5808, Occidente, BBVA, Banco de Bogotá, Avvillas. 4. Recaudo a través de PAGOS EN LINEA, con tarjeta débito o crédito (para lo cual el usuario debe tener habilitado en su banco este servicio). Cuando consulte su factura de matrícula, curso de extensión el sistema le da la opción de pagar en línea su factura. El sistema tiene habilitada toda la Red bancaria. 5. Recaudo Otros servicios Librería COOPRUDEA: A través de Comprobante de pago prenumerado, por concepto de certificados, derechos de grado, duplicado de diploma, duplicado de carne, entre otros.

2 6. Recaudo de Inscripciones Pregrado y Posgrado: Puede pagarlo en línea al momento de realizar su inscripción o pude comprar el PIN en el Banco Popular o Banco Agrario. 7. Para la recepción de recursos del exterior, debe enviar un correo a Tesorería (ronal.vargas@udea.edu.co ó a tesoreria@udea.edu.co), notificando la dependencia beneficiaria de los recursos, el valor, la entidad, NIT (Código fiscal) y país de origen de los recursos. 8. Recaudo Manual: A través de RECAUDO REFERENCIADO. Esta opción es como última alternativa para el recaudo por concepto diferente a los anteriores, ya que lo ideal es que cada pago se realice por los procedimientos descritos en el numeral. no sean realizadas por pagos en línea o por recaudo con código de barras. Con el fin de facilitar el proceso de recaudo en las diferentes regiones del Departamento y el país, se han dispuesto las siguientes cuentas bancarias: a) BANCOLOMBIA: En este caso se debe acercar al cajero o taquilla e informar el código de convenio 48860, el valor a pagar y el número de cédula del pagador b) BANCO DAVIVIENDA: Este recaudo puede hacerse en cualquiera de las oficinas del País, incluidos los corresponsales bancarios. (CB). Además en esta cuenta pueden los proveedores y personas naturales puden pagar por transferencia electrónica indicando el número de la factura del servicio que se desea cancelar. A continuación se presenta el formato de Convenios: c) BANCO AVVILLAS: Convenio de recaudos (Ver consignación adjunta). Este recaudo no se permite efectuarlo desde las oficinas del Grupo Aval. En el formato de recaudo se debe indicar:

3 1. Entidad o titular de la cuenta: Universidad de Antioquia 2. Número de cuenta: de ahorros 3. Referencia 1: Cédula o NIT de quien va realizar el pago 4. Referencia 2: Centro de Costo o Unidad Ejecutora de la Dependencia a la cual va ingresar el dinero. A continuación le indicamos como diligenciar el comprobante universal de recaudo el cual pueden solicitar en cualquier oficina del Banco Avvillas. UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Cédula o NIT del cliente Centro de costos /CC O NIT Valor a consignar Nombre Y Teléfono De Quien Hace El Pago NOTA: Si va a realizar pago en cheque, debe dirigirse a la taquilla de tesorería de la Universidad de Antioquia ubicada en la Calle 67 # Bloque 22 segundo piso Of. 200.

4 PARA TENER EN CUENTA Es muy importante que la Dependencia cuando realice un evento con pago manual, informe a la tesorería, mediante correo electrónico el concepto del pago y el valor a pagar para legalizar adecuadamente los ingresos. Los correos electrónicos son: eduarth.giraldo@udea.edu.co, elorena.castro@udea.edu.co Cualquier información adicional pueden comunicarse a los correos electrónicos anunciados anteriormente o a los teléfonos

5 ANEXO 1 INSTRUCTIVO PARA RECAUDO VIRTUAL SUCURSAL VIRTUAL EMPRESARIAL: 1. Ingresa a la página del grupo Bancolombia y escoge empresas luego en el cuadro de transacciones nuevamente en empresas. 2. Digito el Nit de la empresa sin digito de verificación, el usuario y la clave con el teclado virtual y aceptar.

6 3. Luego voy por pagos y transferencias, pagos a terceros y pagar facturas.

7 4. Escoger en categoría ENTIDADES EDUCATIVAS y en el convenio UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA SERVICIOS 48879, diligenciar los campos de la referencia de pago, cuenta a debitar y valor a pagar, los cuales se habilitan al escoger el convenio y aceptar.

8 5. Verificar que la información este correcta y darle la opción de pagar.

9 CIRCULAR 2 Señor estudiantes tenga en cuenta las siguientes instrucciones para realizar efectivamente sus pagos a la Universidad por los diferentes conceptos: Matriculas pregrado y posgrado Cursos de extensión (Reúne) Inscripciones a pregrado y posgrado Cuando Usted ingresa a consultar su matrícula o inscripción a curso de extensión, el sistema le da la opción de pagar en línea (tarjeta débito o tarjeta de crédito, las cuales debe tener habilitadas para pagos por internet), o imprimirla y pagar con código de barras en cualquiera de las entidades bancarias con las cuales la Universidad tiene convenio: Bancolombia AVVillas Banco Agrario Banco BBVA Banco de Occidente Banco Popular Davivienda Si el pago es cheque de cesantías, puede llevarlo a las taquillas de la tesorería o consignarlo en el banco BBVA Los pagos por concepto de: Seguros Estudiantiles. Cursos vacacionales. Excedentes de matrícula. Recargos por matricula extemporánea. Deben dirigirse a las oficinas de Bancolombia y realizar una consignación REFERENCIADA indicando el número de Cédula del ESTUDIANTE y el valor correspondiente y llevarlo a las taquillas de la Tesorería de la Universidad.

10 Los pagos por concepto de: Derechos de Grado. Actas y diplomas. TIP Certificados Deben dirigirse a la Librería de la Universidad de Antioquia y pagar si se encuentra fuera de la ciudad de Medellín puede realizar el pago en las oficinas de Davivienda, AVVillas y Bancolombia indicando que es una consignación Referenciada con el número de Cédula del ESTUDIANTE y el valor correspondiente, en este último caso debe hacer llegar el soporte correspondiente a la Tesorería de la Universidad.