Código de Ética. Versión 24 Fecha 10/07/2015. Aprobado por el Consejo de Administración en sesión N 16-07/2015 del 10/07/2015

Transcripción

1 Código de Ética Versión 24 Fecha 10/07/2015 Aprobado por el Consejo de Administración en sesión N 16-07/2015 del 10/07/2015 Manual de Cumplimiento Página 1 de 7

2 TABLA DE CONTENIDO: 1.1 CARACTERÍSTICAS Y MISIÓN DE COOPEJUDICIAL R.L VISIÓN DE ORGANIZACIÓN... 3 ES DEBER DE COOPEJUDICIAL R.L., OBRAR CON RESPONSABILIDAD, LEALTAD Y HONESTIDAD, CUIDANDO EL BIEN DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS INTERESES DE LOS ASOCIADOS, BRINDANDO A ÉSTOS SEGURIDAD Y TRANSPARENCIA EN LOS SERVICIOS QUE SE LE OFRECEN VALORES CONOCIMIENTO Y OBLIGATORIEDAD DE LAS NORMAS DEL CÓDIGO INSTANCIAS ENCARGADAS DE VELAR POR EL CUMPLIMIENTO ORIENTACIÓN AL ASOCIADO CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS Y DEL NEGOCIO CALIDAD DE LA INFORMACIÓN PRIVACIDAD E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL INFORMACIÓN ESTRATÉGICA INTERESES PERSONALES DE COOPEJUDICIAL R.L. Y DE LOS ASOCIADOS. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA CUIDADO DE LOS BIENES Y DEL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANEJO DE OBLIGACIONES PATRIMONIALES CONFLICTO DE INTERESES, CRITERIO Y PROCEDIMIENTO HONESTIDAD E INDEPENDENCIA EN LA RELACIÓN CON LOS ASOCIADOS TRATOS ESPECIALES Y REGALOS LEGITIMACIÓN DE CAPITALES CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS SANCIONES... 7 Manual de Cumplimiento Página 2 de 7

3 EL CÓDIGO DE ÉTICA Este Código de Ética es emitido de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48 del Reglamento General a la Ley 8204 y define, con apego a principios y valores, directrices generales que serán de aplicación obligatoria a los Dirigentes, Gerente y Personal de Coopejudicial R.L., para decidir el mejor curso de acción en su relación con asociados, autoridades, superiores jerárquicos, compañeros de trabajo y en general, con la sociedad. 1.1 CARACTERÍSTICAS Y MISIÓN DE COOPEJUDICIAL R.L. Coopejudicial R.L. es una cooperativa de ahorro y crédito, cuyo objeto es prestar servicios financieros a los servidores públicos, jubilados y pensionados del Poder Judicial o bien a los familiares en condición de asociados además, a los funcionarios de Coopejudicial R.L. con autorización del Consejo de Administración. 1.2 VISIÓN DE ORGANIZACIÓN Es deber de Coopejudicial R.L., obrar con responsabilidad, lealtad y honestidad, cuidando el bien de la organización y los intereses de los asociados, brindando a éstos seguridad y transparencia en los servicios que se le ofrecen. 1.3 VALORES Transparencia Compromiso Innovación Lealtad Solidaridad 1.4 CONOCIMIENTO Y OBLIGATORIEDAD DE LAS NORMAS DEL CÓDIGO Las normas de este Código son obligatorias para todos los Dirigentes, Gerente General y empleados de Coopejudicial R.L., cualquiera sea su posición jerárquica y orientarán, en lo que corresponda, a los asociados y a todo aquél que se relacione con la organización. 1.5 INSTANCIAS ENCARGADAS DE VELAR POR EL CUMPLIMIENTO La Gerencia velará por el cumplimiento de las normas que aquí se establecen, y se encargará de dar la adecuada difusión a este Código; a los asociados y dirigencia mediante la página web de la Cooperativa y para el personal por medio de la intranet. Lo anterior, no exime de responsabilidad a los empleados de disponer de una apreciación permanente sobre el cumplimiento de las disposiciones establecidas en este instrumento y de hacer notar cualquier inobservancia a la persona afectada y a la Gerencia, si fuese el caso. 1.6 ORIENTACIÓN AL ASOCIADO El asociado es el destinatario natural de toda actuación de la organización, por lo que el deber principal de sus empleados es orientarse a servir a los asociados y con ello optimizar los resultados económicos y sociales de Coopejudicial R.L. Manual de Cumplimiento Página 3 de 7

4 1.7 CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS Y DEL NEGOCIO Los empleados que se desempeñen en el servicio a los asociados, se preocuparán de establecer con ellos una relación cordial y profesional, que les permita conocer el motivo del servicio prestado, su legitimidad, los intereses que los motivan a relacionarse con Coopejudicial R.L. y las condiciones en que se desenvuelven, información necesaria para ofrecerles el servicio con la mayor seguridad y calidad de atención. En los negocios con asociados, el empleado cuidará atender con especial consideración las condiciones de riesgo y rentabilidad. 1.8 CALIDAD DE LA INFORMACIÓN En el proceso de establecer negocios para Coopejudicial R.L. los Dirigentes, Gerente y empleados cuidarán la transparencia, calidad y veracidad de la información que proporcionan y reciben. 1.9 PRIVACIDAD E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL La información de los asociados será motivo de especial reserva y confidencialidad en su manejo, para dar cabal cumplimiento a las normas de control vigentes y ofrecer al asociado seguridad y confianza en su relación con Coopejudicial R.L. Por tal motivo, constituye infracción grave el dar a conocer información de los asociados a personas no autorizadas por la Ley a solicitarla, entregarla sin seguir las vías definidas por la normativa vigente o utilizar información proporcionada por ellos con fines de orden personal. Participar a terceros de las situaciones de los asociados, que puedan atentar contra la reserva y confiabilidad con que debe tratarse dicha información. Por ello, los dirigentes, gerente y empleados se abstendrán de otorgar información distinta de la que proceda conforme a la descripción de su cargo INFORMACIÓN ESTRATÉGICA Los dirigentes, gerente y empleados no comunicarán a los asociados y en general a ninguna persona, información de la organización que no esté relacionada específicamente con los servicios que presta la Cooperativa. Para proporcionar cualquier información diferente de aquella que está disponible al público en general, el empleado pondrá, oportunamente, la solicitud en conocimiento de su superior jerárquico y este lo hará del conocimiento de la Gerencia, a fin de que autorice o rechace la solicitud. La información estratégica es reservada y no está permitido darla a conocer a terceros bajo ninguna circunstancia. Las jefaturas respectivas cuidarán que el personal a su cargo cumpla a cabalidad las instrucciones que sobre este particular imparta la organización y resolverán las dudas que surjan en su aplicación INTERESES PERSONALES DE COOPEJUDICIAL R.L. Y DE LOS ASOCIADOS. INFORMACIÓN PRIVILEGIADA Los empleados cuidarán, en sus relaciones con asociados, no confundir sus intereses personales con aquellos que están llamados a servir por la organización. Es contrario a la ética, relacionar negocios propios con los que se desarrollan por encargo de Coopejudicial R.L. Manual de Cumplimiento Página 4 de 7

5 Cualquier dirigente y funcionario de la Cooperativa que en razón de su posición, cargo o función, tenga acceso a información privilegiada, debe guardar estricta reserva de ella y no le está permitido utilizarla, directa o indirectamente, en beneficio propio o ajeno CUIDADO DE LOS BIENES Y DEL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN Los empleados cuidarán los bienes y el nombre de la Cooperativa. El cuidado exigible es el requerido a fin de resguardar la imagen de la organización y mantener el valor y utilidad de los bienes en el tiempo, en especial todos los que el empleado reciba para el desempeño de la función encomendada. Este deber de cuidado obliga a no utilizar el nombre de la Cooperativa en sus negocios propios y a no recurrir a sus bienes para sacar provecho personal. El empleado que conozca de hechos que infringen esta obligación los pondrá en conocimiento de la Gerencia MANEJO DE OBLIGACIONES PATRIMONIALES Por la naturaleza de los negocios y operaciones de la Cooperativa, se estima de la mayor importancia y necesidad el que todos sus Dirigentes y Gerente administren con probidad y diligencia sus ingresos, de manera que razonablemente sea previsible que cumplirán sus compromisos civiles y comerciales en las condiciones contraídas, en concordancia con los términos exigidos a los asociados, ya que el prestigio y la confianza de los asociados en Coopejudicial R.L. en buena parte está fundada en tal circunstancia CONFLICTO DE INTERESES, CRITERIO Y PROCEDIMIENTO Básicamente, existe conflicto de intereses cuando en un negocio de la organización, sea o no con asociados, el empleado tiene interés propio o interesa a personas con las que éste tiene relación o interés en grado relevante. Por ello, es criterio de esta entidad que en toda actividad en la que el empleado intervenga como dependiente de la organización, separará sus intereses estrictamente personales de los que motivan a los asociados que realizan negocios con Coopejudicial R.L. La falta de independencia y transparencia en el cumplimiento de los deberes, afecta la confianza básica que debe existir en el trato con los asociados, principalmente sobre el tema de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo. Cualquier acción del empleado contraria o en pugna con el debido cuidado de los intereses de la organización, puede dar motivo a considerar que existe conflicto de intereses, siendo así se aplicará el siguiente procedimiento: a) Si se trata de una transacción se debe recabar toda la documentación de respaldo, si el conflicto se debe a una situación específica se debe recopilar todos los hechos que dieron su origen. b) Se prepara informe para presentar a la Gerencia General y al Comité de Cumplimiento. c) Entre la Gerencia, Oficialía y Comité de Cumplimiento revisan y analizan el documento, de lo discutido se origina una solución que será siempre en procura de velar por los intereses de la Cooperativa y de los demás asociados. d) Se procede a comunicar formalmente la resolución final a los involucrados. Si en la aplicación del procedimiento anterior se determine que la situación es calificada como grave, se inhabilitará la relación laboral. Manual de Cumplimiento Página 5 de 7

6 1.15 HONESTIDAD E INDEPENDENCIA EN LA RELACIÓN CON LOS ASOCIADOS La participación de los empleados en actividades con los asociados, tales como comidas, invitaciones, etc., se someterá a consideración previa con la jefatura respectiva, de modo que no comprometan la transparencia y/u objetividad de las relaciones entre Coopejudicial R.L. y sus asociados. Lo anterior no se opone a la preocupación e interés que se debe mostrar por las motivaciones de las personas que recurren a los servicios de Coopejudicial R.L TRATOS ESPECIALES Y REGALOS Los empleados no ofrecerán a los asociados tratos especiales, ajenos a los definidos previamente por la organización para el producto que se trata de colocar, aunque la motivación sea el cumplimiento de metas comerciales, el posicionar a Coopejudicial R.L. en determinados sectores o, en general, la captación de asociados. Lo anterior no excluye la entrega de regalos que la organización, por cortesía, promoción o atención y mediante procedimientos establecidos, efectúa al público y a sus asociados. Resulta prohibido a los empleados solicitar créditos a nombre de los asociados de Coopejudicial R.L. Los empleados no podrán solicitar o aceptar de los asociados para sí o para terceros, donativos, ventajas o privilegios de cualquier naturaleza. Exceptúense de ésta prohibición los obsequios que se realizan por los asociados o terceros por razones protocolares, de relaciones públicas o marketing y aquellos que autoriza la costumbre como manifestaciones de cortesía y buena educación LEGITIMACIÓN DE CAPITALES Por legitimación de capitales se entiende el conjunto de operaciones mercantiles, de inversión o financieras, realizadas por una persona natural o jurídica, con la intención de ocultar o disfrazar el origen ilícito de bienes o recursos que provienen de actividades delictivas. El lavado de dinero es constitutivo de delito grave. Dada la naturaleza de las actividades financieras que emplea esta actividad ilegal, es posible que se pretenda utilizar a Coopejudicial R.L. en operaciones reñidas con la ley, contrariando la voluntad de la organización y poniendo en riesgo su credibilidad, seriedad y estabilidad. En consecuencia, todo dirigente, Gerente General y empleado que en el cumplimiento de sus deberes tenga relación con negocios con asociados y que perciba algún grado de riesgo o poca certeza sobre la calidad y procedencia o destino de los recursos financieros de éstos, debe poner los antecedentes en conocimiento a la instancia respectiva conforme a la reglamentación interna, a fin de adoptar las medidas legales procedentes y aquellas que hubiere aprobado la Cooperativa en materia de lavado de dinero CONOCIMIENTO DE LOS ASOCIADOS Con el mismo propósito de evitar que se utilice a Coopejudicial R.L. en actividades de legitimación de capitales, todos los empleados procurarán adquirir la máxima información acerca de las personas que se vinculan comercialmente con Coopejudicial R.L. Para tal efecto, ajustarán su acción a las pautas y directrices de la Cooperativa en materia de lavado de dinero. Manual de Cumplimiento Página 6 de 7

7 1.19 SANCIONES Los Dirigentes, Gerente y empleados de Coopejudicial R.L. ceñirán su desempeño a las pautas de conducta contenidas en este Código de Ética relacionado al cumplimiento de la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Toda infracción o actuación contraria a dichos criterios y normas, se informará a la instancia o a la jefatura respectiva, para posibilitar la adopción de las medidas conducentes a corregir o paliar el efecto de tales actuaciones y, si hubiere mérito para ello, la aplicación de las sanciones correspondientes, previa instrucción de la investigación interna de ser necesario y procedente. Las sanciones susceptibles de aplicar serán las establecidas directamente por el Consejo de Administración y la Gerencia, sin perjuicio de otras medidas que contemple la legislación aplicable al caso. Manual de Cumplimiento Página 7 de 7