Acta No. 005/RO/16-12/2011

Transcripción

1 ACTA DE LA CUARTA REUNIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (COTECIAD). En la Ciudad de México, siendo las doce horas del dieciséis de diciembre de dos mil once, presentes en el Salón de Plenos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, ubicado en la planta baja del edificio marcado con el número 865 de la calle de La Morena, en la colonia Narvarte, Delegación Benito Juárez, Distrito Federal, se reunieron los integrantes como sigue: No. Integrantes Área Función COTECIAD Asistencia 1 Dra. María Emilia Alejandra Janetti Dirección de Administración y Finanzas Presidenta y Díaz representante de área 2 PAA. David Aranda Coronado Dirección de Administración y Finanzas Secretario Técnico y 3 Lic. Leopoldo Alejandro Cruz Vásquez Secretaría Ejecutiva Secretario Ejecutivo 4 Lic. José Antonio Cardoso Oliva Dirección Jurídica y Desarrollo Representante Normativo 5 Lic. Hazel de la Rosa García Contraloría Representante y 6 C. Teresa Martínez Montoya Presidencia del INFODF 7 C. Irma Isabel Castillo Bracamontes Oficina de la Comisionada Ciudadana Areli Cano Guadiana 8 C. Norma Nixia del Carmen Piña Guerrero Oficina del Comisionado Ciudadano Agustín Millán Gómez 9 Lic. Sergio Escoto Prado Dirección Jurídica y Desarrollo Normativo 10 Lic. Ana Laura Goldner Martínez Secretaría Ejecutiva 11 C. María del Carmen Saavedra Dirección de Datos Personales Velasco 12 Lic. Miriam Alejandra Robles Osorio Coordinación de Información 13 Lic. Irma Ayari Contreras González Dirección de Capacitación y Cultura de la Transparencia 14 Lic. Beatriz Eugenia González Dirección de Vinculación con la Sociedad Moreno 15 Lic. Martha Patricia Carrillo Cruz Dirección de Evaluación y Estudios 16 C. Anabel Guerrero Contreras Coordinación de Difusión 17 C. Sandra Rebeca Flores Huitrón Dirección de Tecnologías de Información Inasistencia 18 Ing. José Luis Hernández Santana Dirección de Tecnologías de Información Sustitución de vocal Asistencia 19 C. Cynthia Conti Ruiz Oficina del Comisionado Jorge Bustillos Inasistencia Roqueñí 20 C. Consuelo Medina Ortiz Oficina del Comisionado Ciudadano Inasistencia Salvador Guerrero Chiprés 21 C. Alejandra Calderón Guerra Secretaría Técnica Inasistencia La Presidenta dio la bienvenida a los participantes, verificó el quórum y declaró el inicio de la reunión, sometiendo a consideración de los integrantes del COTECIAD el orden del día El licenciado JOSÉ ANTONIO CARDOSO OLIVA propuso cambiar de orden el numeral tercero y colocarlo en el quinto y éste en el tercero, con el propósito de agilizar la reunión, en virtud de que los documentos para analizar en el numeral quinto corresponden a manuales que ya se habían 1

2 revisado con el Secretario Técnico previo a la presente reunión y a los cuales ya se habían incorporado las observaciones pertinentes La Presidenta agradeció los comentarios y sometió a consideración de los integrantes la moción en comento, misma que por unanimidad de sus integrantes fue aprobada, quedando el orden del día y su desahogo como sigue: ORDEN DEL DÍA: Análisis y, en su caso, aprobación del proyecto de Orden del Día Desahogado como se refirió con antelación Análisis y, en su caso, aprobación del proyecto de Acta de la Tercera Reunión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de veintitrés de septiembre de dos mil once La PRESIDENTA comentó que el documento en análisis cuenta con las modificaciones sugeridas por los integrantes que participaron en la reunión anterior, quienes amablemente hicieron llegar las observaciones a la Coordinación de Archivos previo a la presente reunión; y preguntó si había algún otro comentario, al no haberlo solicitó la votación respectiva y por unanimidad, los integrantes del COTECIAD aprobaron el proyecto como sigue: ACUERDO 01/RO/16-12/2011: SE APRUEBA EL ACTA DE LA TERCERA REUNIÓN ORDINARIA DEL, DE VEINTITRÉS DE SEPTIEMBRE DE DOS MIL ONCE Análisis, y en su caso, aprobación de los proyectos de Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Concentración y Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo Histórico, ambos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal La Presidenta solicitó al Secretario Técnico explicar el contenido de los proyectos El SECRETARIO TÉCNICO comentó cada uno de los manuales refiriendo las políticas y sus procedimientos El licenciado LEOPOLDO ALEJANDRO CRUZ VÁSQUEZ emitió algunas consideraciones respecto de la información histórica que contiene datos personales en el sentido de que las áreas generadoras de la información elaborarán las versiones públicas respectivas, y comentó que entregaría al Secretario Técnico algunas observaciones de forma La PRESIDENTA agradeció los comentarios, y no habiendo más observaciones a los documentos, solicitó la votación respectiva para los proyectos en análisis, y por unanimidad, el COTECIAD los aprobó como sigue: ACUERDO 02/RO/16-12/2011: SE APRUEBAN EL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y EL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO, AMBOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL Análisis y, en su caso, aprobación de los Criterios para la Preservación de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal La Presidenta solicitó al Secretario Técnico explicar el contenido del proyecto El SECRETARIO TÉCNICO explicó el contenido del proyecto destacando la importancia de preservar los documentos que forman parte del patrimonio documental del Distrito Federal, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal. Hecho esto, la PRESIDENTA sometió el proyecto a consideración del Comité El licenciado JOSÉ ANTONIO CARDOSO OLIVA sugirió adecuar los criterios a la situación real en que se encuentran actualmente los documentos en sus respectivos archivos, puesto que no se 2

3 cuenta con las condiciones para que se pueda cumplir con estas disposiciones que se pretende aprobar El SECRETARIO TÉCNICO comentó que muchas de las obligaciones establecidas en las disposiciones del proyecto ya se cumplen, puesto que el archivo ya cuenta con diversos mecanismos para la preservación, como son extintores, detectores de humo, estantería metálica, entre otros. Precisó que la Ley de Archivos del Distrito Federal establece que la normatividad que regulará el Sistema Institucional de Archivos debe contemplar de manera integral los requerimientos para el adecuado funcionamiento de las unidades archivísticas en las que se resguarde y preserven los documentos patrimonio del Distrito Federal y en razón de ello es necesario incorporar los requerimientos que establece la Ley en cita El licenciado HAZEL DE LA ROSA GARCÍA propuso que se adicionara en los artículos transitorios que el cumplimiento de estos Criterios estará sujeto a la disponibilidad presupuestaria y a la movilidad de los locales destinado a los archivos de concentración e histórico La PRESIDENTA agradeció los comentarios y la propuesta del representante de la Contraloría, misma que sometió a consideración del Comité, aprobándose por unanimidad; y no habiendo más observaciones a los documentos, solicitó la votación respectiva para el proyecto en análisis, y por unanimidad, el COTECIAD lo aprobó con la adición en comento, como sigue: ACUERDO 03/RO/16-12/2011: SE APRUEBAN LOS CRITERIOS PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DEL Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL Análisis y, en su caso, aprobación del proyecto de Criterios en Materia de Documentos Electrónicos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal La Presidenta comentó que el proyecto en análisis ya contiene las observaciones y comentarios de algunos de los integrantes del Comité, que amablemente se reunieron con el Coordinador de Archivos previo a la reunión para revisar el proyecto. Hecho esto solicitó al Secretario Técnico explicar el contenido del proyecto El SECRETARIO TÉCNICO explicó el contenido del proyecto destacando la importancia de capacitar a cada servidor público para la elaboración, manejo y conservación de los documentos electrónicos previo a la entrada en vigor de los mismos La C. MARÍA DEL CARMEN SAAVEDRA VELASCO sugirió que en el numeral 7 se mantenga la denominación de sistemas de información en lugar de bases de datos puesto que es más amplia la definición para el caso que se trata El ingeniero JOSÉ LUIS HERNÁNDEZ SANTANA propuso que se incluyera la definición de Sistema de Información para mayor claridad y dimensión de las tareas a desarrollar El licenciado HAZEL DE LA ROSA GARCÍA propuso que se incluyera en los transitorios que la entrada en vigor será posterior a la capacitación que se imparta por parte de la Coordinación de Archivos y la Dirección de Tecnologías de Información, en razón de que se imponen a cada servidor público estas obligaciones, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal La PRESIDENTA agradeció los comentarios y sometió a consideración del Comité la moción en cita, aprobándose por unanimidad. Hecho esto, solicitó la votación para el proyecto en análisis, y por unanimidad, el COTECIAD aprobó el proyecto con las modificaciones sugeridas, como sigue:- - ACUERDO 04/RO/16-12/2011: SE APRUEBAN LOS CRITERIOS EN MATERIA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Asuntos Generales No habiendo otro asunto más que tratar, siendo las trece horas con treinta minutos del día de su inicio, la Presidenta declaró clausurada la reunión ordinaria del Comité Técnico Interno de 3

4 Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, instruyendo al Secretario Técnico elaborar el acta de la presente reunión Con fundamento en el artículo 20 del Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, firman en todas sus fojas los integrantes del Comité que en la reunión intervinieron DRA. MARÍA EMILIA ALEJANDRA JANETTI DÍAZ PRESIDENTA PAA. DAVID ARANDA CORONADO SECRETARIO TÉCNICO Y LIC. LEOPOLDO ALEJANDRO CRUZ VÁSQUEZ SECRETARIO EJECUTIVO LIC. JOSÉ ANTONIO CARDOSO OLIVA REPRESENTANTE LIC. HAZEL DE LA ROSA GARCÍA REPRESENTANTE Y C. TERESA MARTÍNEZ MONTOYA C. IRMA ISABEL CASTILLO BRACAMONTES C. NORMA NIXIA DEL CARMEN PIÑA GUERRERO LIC. SERGIO ESCOTO PRADO LIC. ANA LAURA GOLDNER MARTÍNEZ C. MARÍA DEL CARMEN SAAVEDRA VELASCO 4

5 LIC. MIRIAM ALEJANDRA ROBLES OSORIO LIC. BEATRIZ EUGENIA GONZÁLEZ MORENO LIC. IRMA AYARI CONTRERAS GONZÁLEZ LIC. MARTHA PATRICIA CARRILLO CRUZ C. ANABEL GUERRERO CONTRERAS Estas firmas forman parte del de la cuarta reunión ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, de dieciséis de diciembre de dos mil once. 5