Procedimiento. Elaboración y Control de Documentos

Transcripción

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2 Página: 2 de 11 Historial de Cambios No. de revisión Página(s) afectada(s) 0 Todas Breve descripción del cambio Se revisó y actualizó de acuerdo con los requerimientos de la Norma ISO 9001: Todas Se corrigió el nombre de la compañía. 2 7 Sustitución de nombre de área Logística por Mesa de Control

3 Página: 3 de Propósito Establecer las directrices para controlar la emisión, aprobación, actualización y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de Centro Moderno de Valuación y Servicios Inmobiliarios, S. A. de C.V., con la finalidad de asegurar que las versiones pertinentes se encuentren disponibles en los puntos de uso y permanezcan legibles y fácilmente identificables, de acuerdo a lo establecido en la Norma ISO 9001:2008, sección Alcance Este procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de Centro Moderno de Valuación y Servicios Inmobiliarios S.A. de C.V., en cuanto a su control de la emisión, aprobación, actualización y distribución. 3. Referencias Norma ISO--9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008), Requisito 4.2.3, Control de los documentos Manual de Calidad de CMV. Norma ISO 9000:2005, Vocabulario 4. Responsabilidades Del Director General 4.1 Aprobar este procedimiento para su implementación. 4.2 Aprobar toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Elaborar y revisar este procedimiento cada dos años, o antes si se requiere por cambios en los procesos, a partir de su fecha de emisión. 4.4 Resguardar en medio impreso los documentos originales del SGC. 4.5 Asegurarse de la distribución y difusión de los documentos del SGC en medio electrónico. 4.6 Asegurarse que solo información vigente se encuentre difundida y/o publicada de los documentos del SGC. 4.7 Gestionar cualquier cambio que sea necesario a los documentos del SGC. 4.8 Actualizar y controlar la Lista Maestra de documentos. 4.9 Asegurar que se mantienen actualizados los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad. Responsable de Área Asegurarse de que todas sus operaciones estén documentadas Elaborar los documentos para ser revisados por el, para asegurar que las actividades descritas corresponden a las actividades que se llevan a cabo Revisar y solicitar los cambios necesarios a los documentos de los cuales son responsables, por actualización o modificaciones en los procesos.

4 Página: 4 de Asegurar que se cuenten con los documentos vigentes, en los departamentos en donde se llevan a cabo actividades que afectan a la calidad Identificar los documentos de origen externo utilizados en sus procesos, registrarlos y asegurar su actualización. Emisor Elabora los documentos necesarios para la Gestión del Sistema de Calidad Presenta los documentos para su revisión y aprobación. De Todo el personal 4.17 Identificar los documentos del SGC aplicables directamente a sus funciones No imprimir ningún procedimiento del SGC Solicitar al una impresión del documento que requiera para consulta, la cual será identificada con el sello sólo para información Informar de cualquier error o desviación que detecte en los documentos para proceder a su revisión y adecuación. 5 Definiciones 5.1 Registro que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 5.2 Información y su medio de soporte. 5.3 Información Datos que poseen significado. 5.4 (P) Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5.5 Copia Controlada Es el documento que se reproduce del original y es distribuido a las áreas involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad y se encuentra sujeto al control establecido en este procedimiento. Toda copia controlada distribuida, debe ser actualizada cuando el documento original tenga cambios. 5.6 Obsoleto Es el documento que resulta afectado por una modificación, actualización o tiempo de retención. Cuando se requiere conservar para fines legales o de consulta se le coloca una leyenda de Obsoleto o se identifica de una forma tal que sea claro que ese documento es obsoleto.

5 Página: 5 de 11 6 Método 6.1 Diagrama de flujo INICIO Identificar la necesidad de documentar o actualizar un documento ya existente. 1 Solicitud de cambio o creación de nuevo documento (RGC-01) Cumple con los lineamientos especificados 7 Si No Identificar observaciones y entregar para corrección. 8 6 Remitir para firmas de aprobación. Determinar el tipo de documentación a desarrollar. 2 9 Designar al encargado de elaborar o actualizar el documento. 3 Registrar los documentos en el Listado Maestro. 10 Lista Maestra de (RGC-02) Lista de Externos (RGC-03) Recopilar la información necesaria. 4 Escanear documento, Distribuir y/o publicar. 11 Matriz de distribución (RGC-04) Estructurar el documento con la información recopilada, apegados al formato establecido. 5 Difundir los documentos. 12 Minuta (RGC-05) Revisar que el documento cumpla con los lineamientos establecidos. 6 FIN 7

6 Página: 6 de Descripción de actividades 1 Director General,, Responsables de áreas Identifica la necesidad de documentar o actualizar una actividad que afecta la calidad de manera directa, por medio de la Solicitud de Cambio o creación, (RGC- 01), en principio puede tomarse como referencia los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, declarados en el Manual de la Calidad (MDG-01), posteriormente, a través de la implantación del SGC, se identifican los documentos complementarios a través de: El proceso de Revisión al Sistema por la Dirección. Resultados de auditorías internas. Cambios en la operación del proceso. La aplicación de acciones correctivas o preventivas. La mejora continua. Solicitud de cambio o creación RGC Director General,, Responsables de áreas Responsable asignado Si se trata de un documento ya existente, se llena el registro de solicitud de cambio. Determina la documentación a desarrollar o actualizar con base en el análisis de la actividad a documentar, de acuerdo con su naturaleza y aplicación. La documentación puede ser un procedimiento o instructivo, plan de la calidad, registros y la declaración de la política y objetivos de la calidad. Designa al responsable de elaborar o actualizar el documento (según sea la naturaleza del documento). Recopila la información necesaria para elaborar o actualizar el planteamiento general del contenido del documento, estableciendo la secuencia lógica de pasos, así como la documentación involucrada. Las herramientas para realizar la actividad pueden ser: entrevistas con el personal que desarrolla la actividad, observación directa de la actividad y la documentación involucrada. La recopilación debe tomar en cuenta a todos los involucrados en el desarrollo de la actividad, con el fin de incluir las funciones y pasos de su ejecución.

7 Página: 7 de 11 Estructura el documento con la información recopilada, apegándose a lo establecido en este procedimiento. Utilizando Letra Tahoma de 11 puntos para el contenido de todos los documentos, en formato normal y alineación justificada. Para el Encabezado y No. De Control se utiliza la Letra Tahoma de 14 puntos, en formato negrita y alineación centrada. 5 Responsable asignado El Encabezado: De acuerdo al presente procedimiento. No. de Control: Se anota el número de control del documento de acuerdo con la siguiente estructura: ABB-CC Donde las posiciones indican: A: El tipo de documento. M: Manual de Calidad. P:. R: Registro. I: Instrucciones de Trabajo. C: Plan de Calidad O: Política BB: Área emisora. DG: Dirección General GC: Gestión de Calidad MA: Mercado Abierto VA: Valuación AS: Área Scotiabank AH: Área HSBC AA: Área Santander AI: Área INFONAVIT LG: Mesa de control SI: Sistemas RH: Recursos Humanos CM: Compras CO: Contabilidad

8 Página: 8 de 11 CC: El número consecutivo por cada tipo de documento, para cada área: 01, 02, Contenido de los documentos: Manual de Calidad: 1. Autorización, Revisión y Control del Manual de la Calidad. 2. Propósito, Alcance y Aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. Antecedentes y Datos Generales. 4. Términos y Definiciones. 5. Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. : 1. Propósito 2. Alcance 3. Referencias 4. Responsabilidades 5. Definiciones 6. Método de Trabajo 6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades 7. Registros Anexos Instrucciones de Trabajo: 1. Propósito 2. Alcance 3. Referencias 4. Responsabilidades 5. Definiciones 6. Desarrollo 7. Registros Anexos

9 Página: 9 de 11 Plan de Calidad 1. Actividad 2. Recursos necesarios 3. Productos 4. Características a controlar 5. Verificación, método, muestra y responsable 6. o Normatividad aplicable Plan de Reacción Registros Los registros serán con diseño CMV, y deben contener el Nombre del Formato y el número de control. Revisa que el documento cumpla con todos los lineamientos establecidos, así como que la información incluida sea completa, lógica y estén referenciados todos los documentos involucrados. Es conveniente someterlo a revisión de los involucrados. Cumple con los requisitos? Sí cumple, continuar con paso 9. No cumple, continuar con paso 8. Se identifican observaciones y se entrega el documento al responsable asignado para su corrección. Pasar al paso 4. Remite el documento para sus firmas. Las firmas serán: Para los documentos de aplicación general: - De quien lo elabora. - De revisión por el. - De aprobación por el Director General. Para los documentos de aplicación en un área específica: - De quien lo elabora. - De quien revisa, que será el Responsable de área. - De quien aprueba, que será el Director General.

10 Página: 10 de 11 Registra el documento en la Lista Maestra de Control de (RGC-02). Actualizaciones a los documentos Este mismo proceso se lleva a cabo para las revisiones de los documentos, los cuales deben ser remitidos y aprobados por la misma área que emitió el original. 10 Cuando haya la necesidad de un cambio de fondo o sustancial (afecta el contenido del documento) el área solicitante informa al estos cambios y aplica el presente procedimiento. obsoletos Los documentos obsoletos son conservados en archivo electrónico para su eventual consulta. La consulta de esos documentos es bajo autorización del. de origen externo Los documentos de origen externo son identificados a través de la Lista de Externos (RGC-03), mismos que son recopilados por las áreas que lo requieran, notificando al para su registro y control, dicha área es la responsable de informar periódicamente sobre los cambios realizados a la misma. Distribuye los documentos al personal involucrado, registrándolo en la Matriz de distribución (RGC-05). Lista Maestra de RGC-02 Lista de Externos RGC La distribución de los documentos se realiza en medio electrónica, los documentos aprobados son publicados en la intranet, a los cuales sólo el personal de CMV., tiene acceso, a través de su contraseña. Mediante correo electrónico son notificados de la existencia de algún cambio o actualización de la documentación. Cualquier copia de s o Instrucciones de Trabajo distribuida en medio electrónico no puede ser impresa. Si algún usuario de la intranet requiere una copia para consulta deberá solicitarla al de la Dirección, la cual será identificada con el impresión en la caratula de sólo para información. Matriz de distribución RGC-05

11 Página: 11 de Solo el Director General cuenta con los originales del Manual de Calidad, s, Instrucciones de Trabajo y Políticas Internas, identificadas en la caratula con el termino ORIGINAL; el Gerente de Gestión de Calidad cuenta con una impresión impresa de los mismos documentos identificados como COPIA 1 en la caratula del documento. Difunde los documentos en coordinación con los responsables de los mismos al personal que le aplique evidenciando la reunión con la Minuta (RGC-04). Con este paso termina el procedimiento. Minuta RGC-04 7 Registros No. Clave 1 Solicitud de Cambio o creación RGC-01 2 Lista Maestra de documentos RGC-02 3 Lista de Externos RGC-03 4 Minuta RGC-04 5 Matriz de distribución RGC-05 Responsable de custodia de la Dirección de la Dirección de la Dirección de la Dirección de la Dirección Tiempo de retención / Disposición Un año/ Se Archiva Un año/ Se Archiva Un año/ Se Archiva Un año/ Se Archiva Un año/ Se Archiva 8 Anexos No. Clave