Procedimiento para el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura y equipo. Revisión: 3 Referencia a la Norma ISO 9001:

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Propósito 1.1. Mantener la infraestructura y equipo del Centro Interdisciplinario de Investigación y Docencia en Educación Técnica (CIIDET) en condiciones para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo. 2. Alcance 2.1. Todo el servicio de de la infraestructura y equipo del Centro Interdisciplinario de Investigación y Docencia en Educación Técnica (CIIDET). 3. Políticas de operación 3.1. La Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, junto con la jefatura de cada una de las áreas, realizan la verificación de la infraestructura y equipo semestralmente La Jefatura del Departamento de Recursos Materiales, recibe la solicitud de de las jefaturas de los departamentos que lo requieran La Oficina de Cómputo recibirá las solicitudes de soporte y de los departamentos que los soliciten, registrándolo en la bitácora de soporte a usuarios de equipo de cómputo (-05) La Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y la Oficina de Cómputo, y la persona que se encuentre a cargo (responsable o administrador) de los equipos de red y servidores elaborarán un programa de preventivo de la infraestructura y equipo que será considerado en el respectivo PTA y POA por departamento para la administración de los recursos El Departamento de Recursos Materiales y Servicios, la Oficina de Cómputo y la persona que se encuentre a cargo (responsable o administrador) de los equipos de red y servidores de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles de la Institución, realiza internamente o a través de proveedores evaluados y seleccionados, el preventivo o correctivo según sea el caso, de la infraestructura y equipo que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud de correctivo (-02). Control de emisión Elaboró Revisó Autorizó C.P. Armando Ramírez Gutiérrez M.C. Joel Arroyo Zamora Dr. Juan Armando Zapatero Jefatura del Departamento de Subdirección de Servicios Campos Recursos Materiales y Servicios Administrativos Dirección 26 de junio de de agosto de de agosto de 2015

2 Página 2 de Se considerará preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo, y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de debido a una contingencia fuera del programa correspondiente que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio Conforme a la estructura orgánica y las funciones que se realizan en el CIIDET, se asigna este procedimiento al Departamento de Recursos Materiales y Servicios a al Oficina de Cómputo y a la persona que está a cargo (responsable o administrador) de los equipos de red y servidores Al elaborar el programa de preventivo y atender los s correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo, por ejemplo: salas y equipos audiovisuales, centro de información, sanitarios entre otros Para hardware, material y equipo didáctico, el CIIDET deberá realizar sus solicitudes de a los centros regionales de optimización y desarrollo de equipo (CRODE), si éste no tiene posibilidades de resolverlas, se podrá contratar el servicio con un proveedor Es responsabilidad del CIIDET cubrir los gastos de operación para el servicio de prestado por los CRODE.

3 4. Diagrama del procedimiento Nombre del documento: Página 3 de 7 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo Responsable o administrador de los equipos de red y servidores Jefatura del Departamento, Área o Usuario Inicio A Verifica la infraestructura y el equipo D Si 1 Elaboran el programa de preventivo Es un interno? 2 Detecta la falla o contingencia B Solicita correctivo Aplica el instructivo del SGC para la identificación y control de procesos externos, CIIDET-CA-IT-002 No 4 Verifica y evalúa el servicio de 5 Asigna la orden de trabajo, realiza la requisición de bienes y servicios y supervisa los trabajos 3 3 Realiza el servicio o solicitado No Libera? Si Registra el 6 D Término

4 Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.1. Las Jefaturas de los Departamentos con la Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) realizan un recorrido con el fin de inspeccionar las instalaciones. 1. Verifica la infraestructura y el equipo. A. Detecta la falla o contingencia Evalúan los espacios y equipos que necesitan 1.3. La Jefatura del Departamento de Recursos Materiales y Servicios describe en el formato para la lista de verificación de infraestructura y equipo (CIIDET-AD- PO ) los hallazgos encontrados. A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de correctivo al presentarse una falla contingente. A2 Detecta necesidad de a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados. Materiales y Servicios Jefatura del Departamento o área y usuario B1 Cuando se trata de un servicio que realizará el Departamento de Recursos Materiales y Servicios elabora el formato para solicitud de correctivo (- 02). B. Solicita el B2 Entrega la solicitud de al Departamento de Recursos Materiales y Servicios para que se programe el servicio de Jefatura del Departamento o área y usuario B3 En el caso de que sea una solicitud de servicio o a equipo de cómputo se reporta, con el formato para solicitud de correctivo (-02), a la Oficina de Cómputo para que sea atendido o programado. 2. Elaboran el programa de preventivo Con la lista de verificación de infraestructura y equipo y las solicitudes recibidas el Departamento de Recursos Materiales y Servicios, elabora su programa de La Oficina de Cómputo y la persona a cargo (responsable o administrador), de los equipos de red y servidores elaboran su programa de anual (-03 para ambos programas). Materiales y Servicios, Departamento de Centro de Cómputo y responsable o administrador de los equipos de red y servidores

5 Página 5 de 7 Secuencia de etapas Actividad Responsable SI: Es un interno, pasa a etapa 3. NO: No es un interno, pasa a etapa Asigna la orden de trabajo, realiza la requisición de bienes y servicios y supervisa los trabajos. Realiza el servicio o solicitado Considerando el recurso humano disponible el DRMS y la Oficina de Cómputo, determinarán quien realizará las acciones correspondientes para la atención al servicio o requerido. Para el Departamento de Recursos Materiales y Servicios, se asigna la orden de trabajo de (-04) En el caso del correctivo, la orden de trabajo se elaborará en base a la solicitud de (-02), solo para el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Según se requiera, tanto el Departamento de Recursos Materiales y Servicios como la Oficina de Cómputo elaboran una requisición de bienes y servicios (CIIDET- AD-FO-003) aplicando el instructivo de compras directas (CIIDET-AD-IT-001) para abastecer los insumos requeridos para el Materiales y Servicios y Departamento de Centro de Cómputo 3.4. Supervisa la realización del 4. Aplica el instructivo del SGC para la identificación y control de procesos externos, CIIDET-CA-IT Cuando el lo realiza un proveedor externo, se aplica lo establecido en el instructivo del Sistema de Gestión de la Calidad para la identificación y control de procesos externos El proveedor externo realiza el servicio para el que fue contratado. Materiales y Servicios 5.1. La persona encargada de realizar el servicio informa el trabajo realizado a la jefatura del área solicitante La jefatura del área solicitante verifica el servicio de Posteriormente, se realiza lo siguiente: 5. Verifica y evalúa el servicio de SI: Se libera. Firma el formato (- 04) y libera el la responsabilidad de trabajo, si el servicio o es realizado por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios. Jefatura de departamento o área y usuario El servicio o realizado por la Oficina de Cómputo, solo requiere que se informe de su terminación y se asegure la satisfacción del por el servicio recibido y pasa a la etapa 6. NO: No se libera. Informa al área prestadora del

6 Página 6 de 7 Secuencia de etapas Actividad Responsable servicio, quien verifica si es un interno o externo y regresa a la etapa Registra el 6.1. Cuando se trata de un servicio realizado por Departamento de Recursos Materiales y Servicios, cierra la orden de trabajo de, con la fecha y firma en el registro (-04) Envía una copia de esta forma al Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación para control de Programa Operativo Anual (POA) y el Programa de Trabajo Anual (PTA) Cuando es un servicio o realizado por la Oficina de Cómputo, se registra en el formato electrónico (-05). Materiales y Servicios y Departamento de Centro de Cómputo 6. Documentos de referencia Programa de Trabajo Anual vigente del plantel. Programa Operativo Anual vigente del plantel. Documento 7. Registros Registros Formato para la lista de verificación de infraestructura y equipo Formato para solicitud de correctivo. Formato para programa de preventivo Formato para orden de trabajo de Bitácora de de soporte a usuarios de equipo de cómputo Tiempo de retención Responsable de conservarlo Departamento de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Recursos Materiales. Departamento de Recursos Materiales y Servicios, Oficina de Cómputo (responsable o administrador) de los equipos de Red y Servidores. Departamento de Recursos Materiales y Servicios. Código de registro Oficina de Cómputo -05

7 Página 7 de 7 8. Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos. Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de los institutos tecnológicos o centros. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico en los laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo 9. Anexos 9.1. Formato para la lista de verificación de infraestructura y equipo Formato para solicitud de correctivo Formato para programa de preventivo Formato para orden de trabajo de Bitácora de soporte a usuarios de equipo de cómputo. -05