Metodología del Sistema de Gestión de Información

Transcripción

1 Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010

2 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos y actividades a realizar 14 Primera etapa. Archivo de trámite 15 Segunda etapa. Archivo de concentración 22 Tercera etapa. Archivo histórico 23 Criterios para llenar la ficha de control de series documentales 24 Autorizaciones 30

3 Control de cambios Control de cambios Versión Descripción de los cambios Secciones afectadas 0 No aplica por ser la primera versión Todas 1 Se eliminan algunos términos Definiciones Se modifica el formato de la ficha de control de series documentales Se modifica el formato del Catálogo de Disposición Documental Se elimina el formato de la Guía Simple de Archivos Primera etapa. Archivo de trámite. Descripción Primera etapa. Archivo de trámite. Acceso a la información Primera etapa. Archivo de trámite. Acceso a la información Se modifican algunos textos Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales 2 Se elimina Esquema conceptual del Sistema de Gestión de Información Se amplía Se modifica el texto de Cómo lo hace y se agrega el apartado requerimientos Se agrega el apartado requerimientos Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Segunda etapa. Archivo de concentración. Tercera etapa. Archivo histórico

4 Control de cambios Control de cambios Versión Descripción de los cambios Secciones afectadas 3 Se modifica el formato de la ficha de control de series documentales Se modifica el formato del Catálogo de Disposición Documental 4 Se incorporan las instrucciones correspondientes a la introducción del sistema de administración documental. Se modifica el formato de práctica de la ficha de control de series documentales. Se incorporan las instrucciones correspondientes a la introducción del sistema de administración documental. Se incluye la referencia del procedimiento que rige la actividad del archivo de concentración en requerimientos. Se incluye la referencia del procedimiento que rige la actividad del archivo histórico en requerimientos. Primera etapa. Archivo de trámite. Descripción Primera etapa. Archivo de trámite. Acceso a la información Primera etapa. Archivo de trámite. Descripción Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Segunda etapa. Archivo de concentración Tercera etapa. Archivo histórico

5 Control de cambios Control de cambios Versión Descripción de los cambios Secciones afectadas 4 Se modifican textos y estructura para adecuar las instrucciones al sistema de administración documental. Se elimina. Se elimina. 5 Se modifican el nombre del responsable del sistema de administración documental, por transferencia de funciones Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Ejemplo de formato de la ficha de control de series documentales Ejemplo de formato del catálogo de disposición documental Autorizaciones

6 Objetivo Disponer de una herramienta que permita a los usuarios llevar el control de la documentación de archivo e histórica del Instituto y crear instrumentos de acceso a la información. Los elementos clave para el control de la documentación son los siguientes: 1. Identificación, clasificación y descripción de los documentos de archivo que se generan en el desempeño de las operaciones rutinarias del Instituto. 2. Creación del Catálogo de Disposición. 3. Organización y control de los documentos de archivo durante las tres etapas de su ciclo vital. Esta metodología se desarrolla de un nivel abstracto a uno concreto; consiste en crear primero las herramientas conceptuales para el control y el acceso a la información, para después trabajar sobre la documentación física.

7 Alcance y propósitos Alcance: Aplica a todas las áreas y delegaciones del Instituto. Propósitos: 1. Identificar, clasificar y describir la documentación de archivo que se genera en el Infonavit. 2. Elaborar el Catálogo de Disposición Documental. 3. Organizar la documentación de archivo identificada durante la primera etapa de su ciclo vital. 4. Resguardar y prestar la documentación de archivo durante la segunda etapa de su ciclo de vida. 5. Eliminar la documentación de archivo que no posee valor histórico al concluir la segunda etapa de su ciclo vital. 6. Preservar la documentación que posee valor histórico y ponerla a disposición del público.

8 Definiciones Archivo Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos en el desempeño de una función. Archivo de concentración Unidad responsable del resguardo y préstamo de documentos de consulta esporádica, que permanecen allí hasta su destino final. Archivo de trámite Conjunto orgánico de documentos de uso frecuente que se generan durante la operación de los procesos en todas las unidades administrativas. Archivo histórico Unidad responsable de conservar, administrar, describir y divulgar la documentación y/o memoria de la institución. Baja documental Eliminación de los documentos cuyos valores legal, administrativo, contable o fiscal han prescrito y no tienen valor histórico. Catálogo de Disposición Documental Registro general y sistemático de las series documentales que establece sus valores, plazos de vigencia y conservación, reserva o confidencialidad, así como su destino final. Cédula de descripción archivística Formato que contiene los datos necesarios a la identificación y contenido de los documentos que componen un expediente y que lo precede adherido a la carátula.

9 Definiciones Ciclo de vida de los documentos Etapas en que se dividen los documentos de archivo conforme a su uso, valor y ubicación; éstas son: activa, semiactiva e inactiva. Descripción Anotación de los principales elementos formales e informativos de los documentos, que permiten conocer sus rasgos determinantes y las características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen. Destino final Canalización de los documentos hacia su eliminación o su conservación en el archivo histórico, al prescribir sus valores primarios. Documento Es la información y su soporte. Documento de apoyo informativo Documentación que se genera o conserva en oficina, cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar a las tareas administrativas. No forma parte de un archivo, carece de valores primarios, tiene pronta obsolescencia, no refleja acciones de la institución, generalmente son comunicados y controles. Documento de archivo Es aquel que independientemente de su soporte o formato registra un hecho o acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; que ha sido creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las unidades administrativas. Tiene carácter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o función; es único, tiene autoridad, es estático y se interrelaciona con otros.

10 Definiciones Documento electrónico de archivo Pieza específica de información, cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse, que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad. Etapa activa Primera etapa del ciclo de vida de los documentos; la documentación tiene un uso intensivo por parte del área generadora, tiene valores primarios y se genera en el archivo de trámite. Etapa inactiva Tercera etapa del ciclo de vida de los documentos; la documentación tiene un uso constante por el público en general, tiene valores permanentes, y se resguarda en el archivo histórico. Etapa semiactiva Segunda etapa del ciclo de vida de los documentos; la documentación tiene un uso esporádico por parte del área generadora, tiene valores primarios, y se resguarda en el archivo de concentración. Expediente Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, que se refieren al mismo tema, actividad o asunto. Foja Cada una de las caras de un documento en papel, sea cual sea su forma o tamaño.

11 Definiciones Gestión de información Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la generación, circulación, conservación, uso y destino final de la información, con el propósito de lograr eficiencia y eficacia en el manejo y acceso a la misma a lo largo de su ciclo de vida. Inventario documental Instrumento de control y consulta que registra los expedientes de un archivo y que permite su localización, transferencia o baja documental. Plazo de conservación Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y de concentración, mientras conserva la vigencia de sus valores. Principio de procedencia Establece que los documentos producidos por una institución deben mantenerse reunidos de conformidad con el procedimiento que les dio origen. Principio de respeto al orden original Establece que los documentos de archivo deberán mantener el orden que les dio el área que los generó. Serie Conjunto de documentos producidos en el desempeño de una misma atribución y que versan sobre un asunto específico. Responde también al carácter seriado de los documentos, a la repetición de actividades o procedimientos administrativos. Soporte Material en que se registra la información.

12 Definiciones Transferencia Traslado controlado y sistemático de expedientes de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria), así como de un archivo de concentración a un archivo histórico (transferencia secundaria). Unidad administrativa Las áreas en que están distribuidas las funciones asignadas por el Estatuto Orgánico del Infonavit. Valor administrativo Característica de los documentos que sirve en el funcionamiento administrativo de origen y que da testimonio de procedimientos y actividades. Valor contable Característica de los documentos que sirve de explicación de las operaciones que originan eventos contables. Valor fiscal Característica de los documentos que sirve para testimoniar el cumplimiento de obligaciones tributarias. Valor histórico Característica de los documentos que los hacen fuente de interés para la reconstrucción histórica. Valor jurídico Característica de los documentos que se refieren a derechos y obligaciones legales.

13 Definiciones Valor legal Característica que tienen todos los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente Valor histórico. Valor primario Condición de los documentos que les confiere las características administrativas, legales, contables o fiscales para las cuales fueron creados. Valor secundario Condición de los documentos que les confiere características testimoniales e informativas no necesariamente relacionadas con los motivos que les dieron origen.

14 Ciclo de vida de los documentos y actividades a realizar Etapas del Sistema de Gestión de la Información Primera etapa Segunda etapa Tercera etapa Archivo de Trámite (vida activa de los documentos) Identificación Clasificación Archivo de Concentración (vida semiactiva de los documentos) guarda y custodia préstamo Archivo Histórico (vida inactiva de los documentos) guarda y custodia Divulgación del acervo Descripción eliminación préstamo Ordenación conservación Actividades de las etapas del Sistema de Gestión de la Información

15 Primera etapa. Archivo de trámite. Identificación Actividad Quién la realiza Identificar la documentación de archivo Dueños de proceso Cómo lo hace 1) Consulta las fuentes de información necesarias, como: a) Estatuto Orgánico del Infonavit b) Modelo de operación (mapas de proceso, políticas, lineamientos y procedimientos) 2) Revisa en el Estatuto Orgánico las funciones que debe desempeñar el área y verifica su correspondencia con las actividades plasmadas en los mapas de subproceso y en los procedimientos. 3) Identifica los documentos que se generan en el desempeño de esas actividades. Cómo lo hace: 4) Anota los títulos de la documentación identificada, ya sea relacionándolos por escrito o señalándolos en los mapas, diagramas de flujo o procedimientos. Requerimientos 1) Estatuto Orgánico 2) Mapas de subprocesos y procedimientos

16 Primera etapa. Archivo de trámite. Clasificación Actividad Quién la realiza Clasificar la documentación de archivo Dueños de proceso Cómo lo hace 1) Utiliza la relación de documentos de archivo identificados en el paso anterior. 2) Analiza la definición de serie descrita en esta metodología. La determinación de una serie documental implica el análisis de la actividad que evidencia. Esto quiere decir que la serie comprende el conjunto de documentos que genera la elaboración de un producto o servicio completo. 3) Clasifica en series la documentación de archivo, analizando los subprocesos a través de su mapa y los procedimientos asociados. Tomar en cuenta que un procedimiento puede generar una o más series documentales o que una serie documental puede integrarse con uno o más procedimientos. 4) Nombra la serie en función de su contenido. Si corresponde con un solo procedimiento, la titula como éste; si una serie se constituye con la documentación generada por más de un procedimiento, la titula con el que sea más próximo al asunto que trata. En caso de que el nombre del procedimiento no sea suficiente para el entendimiento de la información que genera, modificarlo.

17 Primera etapa. Archivo de trámite. Descripción Actividad Quién la realiza Describir la documentación de archivo Dueños de proceso Cómo lo hace 1) Analiza el formato de ficha de control de series documentales, que se encuentra en esta lámina, con el fin de conocer la información que requiere para su llenado y utilizarlo a modo de borrador. 2) Llena el formato de ficha de control de series documentales con la ayuda de los Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales (al final de esta metodología) y de los Lineamientos de Transparencia y Acceso a la Información (en Intranet, Marco Jurídico), en los que encontrará el fundamento de la reserva o confidencialidad que, en su caso, se asigne a la serie como tipo de acceso. 3) Ingresa la información de la ficha de control de series documentales en el Sistema de Administración Documental (SAD), que es la herramienta que automatiza el Sistema de Gestión de Información (SGI). (Ver manual del usuario del SAD, que se encuentra en la Intranet, en la propia pestaña del sistema). Requerimientos 1) Formato de ficha de control de series documentales 2) Criterios para el llenado de la ficha de control de series 3) Lineamientos de Transparencia y Acceso a la Información 4) Acceso al Sistema de Administración Documental

18 Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Actividad Quién la realiza Ordenar la documentación de archivo Personal operativo del área usuaria Cómo lo hace 1) Reúne en carpetas físicas o electrónicas la documentación indicada en las fichas de control de series, en su apartado Documentos que la componen. Si el grupo de documentos de la serie tienen soporte mixto, es decir, electrónico y papel, se crea una carpeta electrónica y una física y se nombran de la misma manera. 2) En el caso de los documentos en papel, se integran de manera secuencial, conforme se generan o se reciben, de tal manera que encima queda el más reciente. 3) Folia cada una de las páginas de que consta el expediente en papel al cerrarlo, cuidando de hacerlo en el ángulo superior derecho, en el sitio en el que no haya letra o imagen impresa. Se comienza por la primera, aunque ésta sea la del documento más reciente del expediente, y se concluye con la última, aunque ésta sea la del documento más antiguo del expediente.

19 Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Actividad Ordenar la documentación de archivo Quién la realiza Personal operativo del área usuaria Cómo lo hace 4) Registra el expediente en el sistema de administración documental, en la sección del inventario general de documentos, con la información que se determine (Ver manual del usuario del SAD). Los datos mínimos que debe contener el inventario son: a) Modelo y proceso al que está asociada la serie documental de la que es parte el expediente. b) Unidad administrativa que genera la serie documental. c) Nombre de la serie a la que pertenecen los expedientes inventariados. d) Código de la serie e) Número de expediente f) Fechas extremas del expediente g) Folios de los que se compone cada expediente h) Contenido general del expediente i) Fecha de término de vigencia en archivo de trámite j) Fecha de término de vigencia en archivo de concentración k) Tipo de acceso a la información que contiene el expediente (pública, reservada y confidencial)

20 Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Actividad Ordenar la documentación de archivo Quién la realiza Personal operativo del área usuaria Cómo lo hace 5) Solicita en el sistema de administración documental la Cédula de Descripción Archivística, la imprime y la pega en la carpeta o folder de cada expediente en papel; en el caso de las carpetas electrónicas, incluir la cédula como un archivo electrónico más de la carpeta que contiene los documentos del expediente. (Ver manual del usuario del SAD). 6) Revisa la bandeja de transferencia primaria en el sistema de administración documental para trasladar los expedientes que se encuentren en ella al archivo de concentración en las fechas que determine esta unidad administrativa para la recepción de documentos. (Ver manual del usuario del SAD). 7) Prepara los expedientes que serán transferidos al archivo de concentración mediante los siguientes pasos: a) Verifica que no les falte ninguno de los documentos que lo integran. b) Verifica que se encuentren foliados en el caso de los que tienen soporte en papel. c) Verifica que lleven la cédula de descripción archivística, debidamente llenada.

21 Primera etapa. Archivo de trámite. Ordenación Actividad Ordenar la documentación de archivo Quién la realiza Personal operativo del área usuaria Cómo lo hace 8) Elabora un oficio de entrega-recepción de los expedientes que transfiere y recaba la firma del dueño del procedimiento del que se deriva la documentación. 9) Transfiere en el sistema de administración documental los expedientes en bandeja de transferencia primaria al inventario de archivo de concentración (Ver. manual del usuario del SAD). 10) Entrega los expedientes a archivo de concentración con el original del oficio, que también deberá ser firmado por el encargado de esa unidad, y conserva la copia. Requerimientos 1) Manual del usuario del sistema de administración documental (SAD)

22 Segunda etapa. Archivo de concentración Actividad Resguardar y prestar la documentación de archivo Quién la realiza Responsable del archivo de concentración y analistas de la gerencia de Operación y Servicio y del área administrativa en delegaciones Cómo lo hace Conforme al procedimiento Guarda, custodia, consulta y destrucción de documentos de archivo, realiza esta actividad que consiste en la recepción y el resguardo ordenado de los expedientes que las áreas generadoras de documentos de archivo deberán transferir periódicamente al archivo de concentración, así como en el préstamo controlado de los mismos y su eliminación o transferencia secundaria al término de su vida en archivo de concentración. Requerimientos 1) Procedimiento de Guarda, custodia, consulta y destrucción de documentos de archivo (PES_00751)

23 Tercera etapa. Archivo histórico Actividad Resguardar, divulgar, prestar y preservar la documentación con valor permanente Quién la realiza Responsable del archivo histórico, responsable y analistas del Centro de Información Documental Cómo lo hace Conforme al procedimiento Guarda, custodia, consulta y destrucción de documentos de archivo, realiza esta actividad que consiste en el resguardo ordenado de los expedientes que poseen valor histórico, la divulgación de su contenido, el préstamo controlado de los mismos y su preservación en buen estado físico. Requerimientos 1) Procedimiento de Guarda, custodia, consulta y destrucción de documentos de archivo (PES_00751)

24 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales

25 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Concepto 1. NOMBRE DE LA SERIE Criterio Por ser la base de este agrupamiento, se tomará el del procedimiento del que se deriva la serie, o si ésta comprende varios procedimientos, asignarle el que más se acerque al contenido del conjunto. 2. CÓDIGO 3. ÁREA DE ORIGEN- RECEPCIÓN 4. GERENCIA 5. SUBPROCESO ASOCIADO Se formará con el número asignado al procedimiento del que se deriva la serie documental identificada; si el código fuera , se anotará de la siguiente manera En caso de que una serie se asocie a dos o más procedimientos, entonces de manera interna se decidirá cuál es el que más se identifica con el contenido de la serie. Si, por el contrario, de un solo procedimiento se desprenden dos o más series, se agregará al final una letra del alfabeto en orden progresivo; por ejemplo A, B, C, etcétera. Se consignará el nombre de la subdirección general o su equivalente que recibe o genera los documentos asentados en el campo 3 de la ficha. Se consignará el nombre de la gerencia que recibe o genera los documentos asentados en el campo 4 de la ficha. Se consignará el nombre del subproceso al que está alineado el procedimiento, del cual se deriva la serie.

26 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Concepto 6. FECHAS QUE COMPRENDE LA SERIE. INICIO 7. FECHAS QUE COMPRENDE LA SERIE. FIN 8. DOCUMENTOS QUE COMPONEN EL EXPEDIENTE Criterio Se asienta el año de los documentos más antiguos que se resguarden derivados de la serie documental. Si sigue abierta la actividad que los origina se queda abierta la fecha; si esa actividad se modificara, dando lugar a la suspensión de esos documentos o a la generación de otros diferentes, entonces se cierra el periodo que comprende. Se asienta el año de los últimos documentos generados en el desempeño del procedimiento del que se deriva la serie. Se asienta el nombre de cada uno de los documentos que se generan de manera natural y recurrente en el desarrollo de las actividades de un procedimiento. El registro de correos electrónicos dependerá del resultado del análisis de la función que cumplen: validación, información, etc. Si se generan de modo eventual no se incluirán en este listado; sólo se registrarán si forman parte de la misma gestión. 9. NOMBRE Se asienta el nombre que tenga el documento en el procedimiento; de no estar consignado en él, entonces se le da uno propio de tal manera que refleje su contenido. 10. SOPORTE Se cruza una de las dos opciones presentadas: digital o papel.

27 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Concepto Criterio 11. ACCESO Se asentará el tipo que le corresponda: público, reservado o confidencial, siempre bajo el enfoque de que toda la información es pública, salvo excepciones previstas en la normatividad correspondiente (Lineamientos de Transparencia y Acceso a la Información del Infonavit). La determinación de reserva implica temporalidad; la de confidencialidad restricción permanente a la consulta. 12. DESTINO FINAL Se asentará la determinación que se haya tomado de destruirlo al término de su resguardo precautorio o conservarlo de manera permanente porque posee valor histórico. 13. USUARIOS AUTORIZADOS EN A. T. Se asienta la lista de usuarios autorizados a consultar la documentación mientras está gestionándose. No se registran nombres sino gerencias y subgerencias. 14. USUARIOS AUTORIZADOS EN A. C. 15. VALORES PRIMARIOS Se asienta la lista de usuarios autorizados a consultar la documentación cuando ya se encuentra en su etapa precautoria. No se registran nombres sino gerencias y subgerencias. Se cruza el cuadro que le corresponda, según el carácter de la actividad que dio lugar a la producción de esos documentos: administrativo, jurídico, contable o fiscal.

28 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Concepto Criterio 16. VIGENCIA Para asentar la vigencia de la serie, ésta se distinguirá en trámite (A. T.) y en resguardo precautorio (A. C.), en donde la primera se referirá al itinerario de gestión y la segunda al periodo de consulta esporádica o prevención de un posible uso informativo o legal. La utilidad de establecer vigencias para los documentos consiste en fijar los periodos en que los documentos serán conservados dentro de la Institución. Aunque será el dueño del proceso correspondiente quien fije el tiempo de utilidad de un documento, existen algunos criterios generales y específicos que fijan tiempos mínimos de conservación, según sus valores primarios. Ver siguiente cuadro: Valor Vigencia en A. de trámite Vigencia en A. de concentración Administrativo 1 año 3 años Fiscal 1 año 5 años Contable 1 año 5 años Jurídico 1 año 12 años 17. PERIODO DE RESERVA Si algún documento se clasifica como reservado, se deberán asentar los años durante los que esté sujeto a esa restricción de consulta. Los datos personales y la documentación entregada al Infonavit por externos son los únicos que poseen el carácter de confidencial.

29 Criterios para el llenado de la ficha de control de series documentales Concepto 18. FUNDAMENTO LEGAL DE LA RESERVA Criterio Se citará el apartado de los Lineamientos de Transparencia y Acceso a la Información del Infonavit en el que se inscriba la razón de la reserva en la consulta, o bien se invocará la norma específica, interna o externa, que corresponda para fijar ese criterio. 19. ELABORÓ Se registrará el nombre de la persona que se responsabiliza de la elaboración de la ficha, puede ser o no quien la capture en el sistema de administración documental. 20. AUTORIZÓ Se registrará el nombre de la persona que se responsabiliza de los establecidos en la ficha, puede ser el gerente o subgerente, según sea el dueño del procedimiento del que se deriva la serie documental.

30 Autorizaciones Autorizaciones Puesto Nombre Firma Gerente de Proyectos Institucionales Rosa Martha Barrera Benítez Gerente Sr. de Arquitectura de Procesos Institucionales Marisol Sánchez Barrera