DOCUMENTOS REQUERIDOS OPERACIONES ESPECIALES (FUERA DE BOLSA)

Transcripción

1 DOCUMENTOS REQUERIDOS OPERACIONES ESPECIALES (FUERA DE BOLSA) A continuación, se detallan los documentos necesarios para tramitar operaciones especiales reguladas en la Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera, parte 3 del Titulo I del Capítulo I - deberes y responsabilidades de los emisores de valores. a) Donación entre vivos: Manifestación de la voluntad de donar realizada por el donante y la aceptación realizada por el donatario mediante documento privado, debidamente autenticado en notaria con reconocimiento de firma y contenido, en el cual conste el emisor, la clase de título (ordinaria/ preferencial/privilegiada) y la cantidad de acciones objeto de donación. Copia de la cédula de donante y donatario, del Representante Legal o apoderado. Copia auténtica del registro civil de nacimiento cuando una de las partes sea un menor de edad. Certificado de existencia y representación legal, expedido con una vigencia no superior a 30 días. Se debe tener en cuenta que el artículo 1458 del Código Civil, modificado por el Decreto 1712 de 1989, artículo 1º exige insinuación judicial tratándose de donaciones cuyo valor exceda la suma de 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes, para lo cual es necesario adjuntar copia auténtica de la escritura pública de la insinuación notarial o del juez. Decreto 1712 de dispone: "ARTÍCULO 1º. Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública, las donaciones cuyo valor excede la suma de 50 salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. Tratándose de donaciones cuyos efectos se produzcan después de la muerte del donante deberá tenderse lo dispuesto por la liquidación de la masa sucesoral. NOTA: Cuando el (los) CEDENTE ó CESIONARIO, estén representados por un tercero deberán presentar adicionalmente: Poder con reconocimiento de firma y contenido ante notario, con una vigencia no mayor a un mes, o copia auténtica del poder general otorgado por la persona.

2 b) Sucesiones Sucesión con Escritura Original o Fiel Copia tomada de la original, de la Escritura Pública de Sucesión o sentencia del Juzgado/autoridad judicial competente, en los cuales conste el trabajo de partición y adjudicación, la identificación de las acciones (Emisor, cantidad de acciones, número del (los) títulos, adjudicatario y valor asignado a cada una de la acciones). Es de anotar que la cantidad de acciones no debe ser fraccionada, por cuanto las acciones son indivisibles. Copia de la cédula de ciudadanía del fallecido. Copia del registro civil de defunción. Copia (s) de la (s) cédula de ciudadanía de (los) herederos que solicitan el trámite. NOTA: Cuando el (los) herederos estén representados por un tercero deberán presentar adicionalmente: Poder con reconocimiento de firma y contenido ante notario, con una vigencia no mayor a un mes. Copia de la cédula del apoderado. Sin Juicio de Sucesión Se realiza de acuerdo con el valor establecido en la Carta Circular 66 de 2016 de la Superintendencia Financiera, es de anotar que el monto para la vigencia del 01 de Octubre de 2016 al 30 de septiembre de 2017 es de cincuenta y cinco millones ochocientos cincuenta y seis mil novecientos quince pesos ($ ) moneda corriente. Los documentos requeridos son los siguientes: Original del documento sin juicio de Sucesión (Formato preestablecido por el administrador del libro de accionistas), debidamente autenticado con reconocimiento de firma y contenido, en el cual conste el trabajo de partición y adjudicación, la identificación de las acciones (Emisor, cantidad de acciones, número del (los) títulos, adjudicatario y valor asignado a cada una de la acciones). Es de anotar que la cantidad de acciones no debe ser fraccionada, por cuanto las acciones son indivisibles.

3 Copia de la cédula del fallecido. Copia (s) de la (s) cédulas de ciudadanía de (los) herederos. Original del registro civil de defunción ó copia autentica del mismo. Copia auténtica o autenticada de los registros civiles de nacimiento o matrimonio de todos los herederos, por medio de los cuales se pruebe el parentesco con el causante. Original o copia auténtica de la declaración de unión marital de hecho u original o copia auténtica de dos (2) declaraciones extra juicio de terceros sobre la unión marital. NOTA: Cuando el (los) herederos estén representados por un tercero deberán presentar adicionalmente: Poder con reconocimiento de firma y contenido ante notario, con una vigencia no mayor a un mes. Copia de la cédula del apoderado. c) Traspaso en virtud de órdenes judiciales: Providencias judiciales. d) Fusiones, escisiones y cesiones de activos y pasivos: Copia auténtica de la escritura pública por medio de la cual se protocoliza la respectiva reforma estatutaria, con su correspondiente inscripción ante la Cámara de Comercio o documento privado en caso de tratarse de una S.A.S., en el que se identifique el emisor, el número de acciones y el adjudicatario de las mismas. Copia(s) de los documentos de identificación de los representantes legales de las partes implicadas y certificados de existencia y representación legal, con una vigencia no superior a 30 días.

4 e) Liquidación de sociedades conyugales y/o comerciales: Sociedad Conyugal: sentencia proferida por autoridad judicial competente ó fiel copia tomada de la original u original de la Escritura Pública otorgada ante Notario ó fiel copia tomada de la original, en las cuales conste el trabajo de partición y adjudicación identificando las acciones, esto es, emisor, número de acciones, adjudicatario y valor asignado a cada una de las acciones. Sociedades comerciales: copia autentica o autenticada de la escritura pública o copia autentica del acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social, en la cual se haya aprobado la cuenta final de liquidación en los términos del artículo 247 del Código de Comercio, en la que se identifique el emisor, el número de acciones y el adjudicatario de las mismas. ARTÍCULO 247. DISTRIBUCIÓN DE REMANENTE ENTRE SOCIOS - PROCEDIMIENTO. Pagado el pasivo externo de la sociedad, se distribuirá el remanente de los activos sociales entre los asociados, conforme a lo estipulado en el contrato o a lo que ellos acuerden. La distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los asociados, el valor de su correspondiente interés social y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación. Tal acta se protocolizará en una notaría del lugar del domicilio social, junto con las diligencias de inventario de los bienes sociales y con la actuación judicial en su caso. PARÁGRAFO. Cuando se hagan adjudicaciones de bienes para cuya enajenación se exijan formalidades especiales en la ley, deberán cumplirse éstas por los liquidadores. Si la formalidad consiste en el otorgamiento de escritura pública, bastará que se eleve a escritura la parte pertinente del acta indicada. Copia de los documentos de identificación de las partes implicadas, para el caso de personas jurídicas, fotocopia del documento de identificación del representante legal y certificado de existencia y representación legal, con

5 f) Dación En Pago: Copia auténtica del contrato de dación en pago, en el que se identifique, el emisor, el número de acciones y el adjudicatario de las mismas. Certificación del Revisor Fiscal o de Contador Público o a través de una declaración otorgada bajo la gravedad de juramento con fines exclusivamente probatorios, en los cuales conste la fecha de vencimiento de la obligación y su cuantía, diferenciando entre capital e intereses. Copia de los documentos de identificación de las partes implicadas, en el caso de las personas jurídicas, fotocopia del documento de identificación del representante legal y certificado de existencia y representación legal, con g) Aporte en especie: Copia auténtica o autenticada de la escritura pública de constitución o reforma de la sociedad beneficiaria donde conste el aporte hecho a la sociedad, o copia auténtica del acta del órgano social competente de la sociedad beneficiaria, donde conste el avalúo, el número de acciones objeto de transferencia y el emisor. En las Sociedades por Acciones Simplificadas, se debe adjuntar copia auténtica del contrato o acto unilateral de constitución o reforma donde conste el avalúo, número y emisor de las acciones objeto de transferencia o copia auténtica del acta del órgano social competente de la sociedad beneficiaria del aporte, donde conste el avalúo, número y emisor de las acciones. Copia de los documentos de identificación de las partes implicadas, en el caso de las personas jurídicas, fotocopia del documento de identificación del representante legal y certificado de existencia y representación legal, con una vigencia no superior 30 días.

6 h) Negocios fiduciarios: Tratándose de traspasos en virtud de negocios fiduciarios: copia del contrato de fiducia mercantil o encargo fiduciario en el cual se identifique claramente el titular de las acciones a transferir, el número y el emisor. Tratándose de traspasos por restitución al fideicomitente: certificación expedida por el revisor fiscal de la sociedad fiduciaria en la cual conste el número y beneficiario de las acciones objeto de la transacción. Para ambos traspasos se deben adjuntar los siguientes documentos: Copia de los documentos de identificación de los fideicomitentes y del representante legal de la sociedad fiduciaria, en el caso de las personas jurídicas, fotocopia del documento de identificación del representante legal, certificado de existencia y representación legal, con una vigencia no superior 30 días.

7 IMPORTANTE: Cuando los traspasos por dación en pago, aportes en especie, negocios fiduciarios, o cualquier otro acto o hecho jurídico, superen el 2% de las acciones en circulación del emisor, previa inscripción del traspaso en el libro de registro de accionistas, el tenedor, actual titular o enajenante debe informar y acreditar mediante prueba idónea ante la Superintendencia Financiera de Colombia, el traspaso que pretende efectuar a fin de verificar la naturaleza de la transacción. i) Compraventas: 1. Compraventas que no superan los UVR*: Es de anotar que las compraventas que superen el monto en UVR, deben realizarse a través de la Bolsa de Valores de Colombia. Documento de compra venta debidamente autenticado en notaria con reconocimiento de firma y contenido, en el cual se especifique: emisor de las acciones, cantidad de acciones objeto del traspaso, precio unitario y precio total de la venta. Copia de los documentos de identificación del vendedor y del comprador. *Unidad de valor real (UVR) La unidad de valor real (UVR) es certificada por el Banco de la República y refleja el poder adquisitivo con base en la variación del índice de precios al consumidor (IPC) durante el mes calendario inmediatamente anterior al mes del inicio del período de cálculo. 2. Compraventa entre un Mismo Beneficiario Real: Se entiende por beneficiario real cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción de una sociedad, o pueda llegar a tener, por ser propietario de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, capacidad decisoria; esto es, la facultad o el poder de votar en la elección de directivas o representantes o de dirigir, orientar y controlar dicho voto, así como la facultad o el poder de enajenar y ordenar la enajenación o gravamen de la acción.

8 Para los efectos del presente decreto, conforman un mismo beneficiario real los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada mediante la gravedad de juramento ante la Superintendencia Financiera de Colombia con fines exclusivamente probatorios. Igualmente, constituyen un mismo beneficiario real las sociedades matrices y sus subordinadas. Una persona o grupo de personas se considera beneficiaria real de una acción si tiene derecho para hacerse a su propiedad con ocasión del ejercicio de un derecho proveniente de una garantía o de un pacto de recompra o de un negocio fiduciario o cualquier otro pacto que produzca efectos similares, salvo que los mismos no confieran derechos políticos - Decreto 2555 de Adicional a los documentos discriminados en el numeral 1 del literal i) se deben adjuntar los siguientes: Documento original o copia autentica, donde se acredite la calidad de beneficiario real, (original o copia autentica del registro civil de nacimiento o registro civil de matrimonio). Autorización emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia donde se apruebe la operación, de conformidad con los artículos del decreto 1941 de 2006 y de la Resolución 400 de Documentos Conocimiento Accionistas PERSONA JURIDICA Formulario de Vinculación Solicitud única de vinculación clientes PJ (documento suministrado por el administrador del Libro de Accionistas) Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a 30 días, expedido por la Cámara de Comercio, o documento análogo Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social (Nombre, No. de cedula, país de residencia, ciudadanía y porcentaje de participación), si esta información no consta en el certificado de existencia y representación legal. Tratándose de entidades de naturaleza no societaria, se adjuntará una lista de los miembros de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en caso que los mismos no constaren en el certificado de existencia y representación; Fotocopia del documento de identificación del representante legal. RUT Estados Financieros (último periodo) Declaración de Renta (último periodo)

9 PERSONA NATURAL Formulario de Vinculación Solicitud única de vinculación clientes PN (documento suministrado por el administrador del Libro de Accionistas) Fotocopia del documento de identificación; RUT Estados Financieros (último periodo) Si es Independiente o Comerciante Declaración de Renta (último periodo) Si es Independiente o Comerciante Constancia de ingresos (Honorarios, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda)