integrar los documentos que se encuentran en sus archivos. los plazos de conservación en los archivos de trámite y concentración

Transcripción

1 Instructivo para elaborar las fichas técnicas de valoración documental que fundamenten la Actualización del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) En este video tutorial se presentará la estrategia para realizar la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística de la UAEH en colaboración con el personal de los Archivos de Trámite, Archivo de Concentración e Histórico y con ello cumplir con lo estipulado en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley Federal de Archivos, Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Hidalgo y el Estatuto General de la UAEH. El CADIDO es el: Instrumento utilizado por las áreas universitarias para ordenar, clasificar e Establece: integrar los documentos que se encuentran en sus archivos. valores primarios de la documentación los plazos de conservación en los archivos de trámite y concentración y determina su destino final (eliminación o conservación en AH Para realizar la actualización del CADIDO es importante identificar el proceso sustantivo de su dependencia por ello, debe identificar el macro proceso al que pertenece su dependencia y los procesos que se realizan en su dependencia.

2 Los términos archivísticos para la elaboración del CADIDO son: Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico; El equivalente archivístico alineado a la metodología del Sistema Institucional de Gestión Institucional es como se observa en la siguiente tabla: Sistema Integral de Gestión Institucional Macro Proceso Proceso Actividad Tarea Sistema Institucional de Gestión Documental Sección Serie Expediente Documento

3 La ficha técnica de valoración documental son documentos que dan soporte al CADIDO ya que se muestra la serie documental, valores documentales y destino final de los documentos y la validación del área productora. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1)Área Académica o Administrativa Rectoría 2) Área Generadora 3) Sección: Gobierno 4) Serie: Acuerdos Rectorales 5) Descripción de la serie: Seguimiento documental de los acuerdos solicitados o emitidos por la Rectoría. 6) Fundamento en el Estatuto General UAEH Artículo: 47 7) Normativa Adicional: Fracción: XIII Artículo: Fracción: 8) Valor Documental Administrativo Jurídico Fiscal Contable Si Si No No 9 ) Clasificación de Información Pública Confidencial Reservada Tiempo de reserva Si No No Elija un elemento. 10 ) Periodo de Guarda 11) Destino Final AT AC TT Baja Histórico Muestreo No Si No 12) Validación del Titular de la Dependencia (fecha, nombre, firma): 13) Validación del Director del Archivo General (fecha, nombre, firma):

4 Instructivo 1) Área Académica o Administrativa : seleccionar el nombre de su dependencia 2) Área Generadora: Identificar el área que genera la serie documental 3) Sección: Seleccionar la sección a la pertenece su área o (MACRO PROCESO INSTITUCIONAL) 4) Serie: identificar si el nombre de la función es acorde con el proceso que se realiza en su área ( equivalente al proceso de su dependencia) 5) Descripción: verificar la descripción y si es necesario completar información. 6) Fundamento Legal: Señalar el fundamento legal basado en el Estatuto General de la UAEH 7) Normativa adicional: Señale si su serie documental se fundamenta en una normatividad externa 8) Valor documental: Seleccione uno o todos según sea el caso si su serie documental cuenta con los siguientes valores: administrativos, jurídicos, fiscales y contables 9) Clasificación de la Información: La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información pública considera como información confidencial y reservada la siguiente: Artículo 116. Se considera información confidencial la que contiene datos personales concernientes a una persona identificada o identificable. Se considera como información confidencial: los secretos bancario, fiduciario, industrial, comercial, fiscal, bursátil y postal, cuya titularidad corresponda a particulares, sujetos de derecho internacional o a sujetos obligados cuando no involucren el ejercicio de recursos públicos De la Información Reservada Artículo 113. Como información reservada podrá clasificarse aquella cuya publicación: I. Comprometa la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional y cuente con un propósito genuino y un Efecto demostrable; II. Pueda menoscabar la conducción de las negociaciones y relaciones internacionales; III. Se entregue al Estado mexicano expresamente con ese carácter o el de confidencial por otro u otros sujetos de derecho internacional, excepto cuando se trate de violaciones graves de derechos humanos o delitos de lesa humanidad de conformidad con el derecho internacional; IV. Pueda afectar la efectividad de las medidas adoptadas en relación con las políticas en materia monetaria, cambiaria o del sistema financiero del país; pueda poner en riesgo la estabilidad de las instituciones financieras susceptibles de

5 Ser consideradas de riesgo sistémico o del sistema financiero del país, pueda comprometer la seguridad en la provisión de moneda nacional al país, o pueda incrementar El costo de operaciones financieras que realicen los sujetos obligados del sector público federal; V. Pueda poner en riesgo la vida, seguridad o salud de una persona física; VI. Obstruya las actividades de verificación, inspección y auditoría relativas al cumplimiento de las leyes o afecte la recaudación de contribuciones; VII. Obstruya la prevención o persecución de los delitos; VIII. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada; IX. Obstruya los procedimientos para fincar responsabilidad a los Servidores Públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa; X. Afecte los derechos del debido proceso; XI. Vulnere la conducción de los Expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio, en tanto no hayan causado estado; XII. Se encuentre contenida dentro de las investigaciones de hechos que la ley señale como delitos y se tramiten ante el Ministerio Público, y XIII. Las que por disposición expresa de una ley tengan tal carácter, siempre que sean acordes con las bases, principios y disposiciones establecidos en esta Ley y no la contravengan; así como las previstas en tratados internacionales. 10) Periodo de Guarda: El periodo de guarda se establece cuando el expediente ha concluido y amerita un tiempo de guarda en Archivo de Trámite (AT). El periodo de guarda en Archivo de Concentración es el tiempo que se conserva precautoriamente en las instalaciones del Archivo General La suma de guarda en Archivo de Trámite y Concentración dará el total de años de resguardo precautorio. 11) Destino Final: Valorar el destino final de los documentos que conforman la serie documental, este puede ser baja es decir destrucción, o conservación como documento histórico. 12) Validación del Titular de la Dependencia (fecha, nombre, firma): Corresponderá al titular de la dependencia validar la información presentada en la Ficha técnica de valoración documental.