Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas... 18

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2 1 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CARÁTULA INTRODUCCIÓN LA CCMPC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL Reseña histórica de la CCMPC Organigrama Objeto de la CCMPC Funciones del CCMPC Misión Visión Los documentos en la CCMPC OBLIGATORIEDAD DEL PGD Qué es el PGD? Objetivo generales del PGD Objetivos específicos del PGD Beneficios del PGD para la Cámara de Comercio de Manizales por Caldas Alcance del PGD Público a quien va dirigido el PGD De tipo Geográfico Usuarios Internos Usuarios externos PRE - REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL LA PROBLEMÁTICA MATRIZ DE DIAGNÓSTICO GENERAL MATRIZ DOFA RIESGOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Requisitos Normativos Requisitos económicos Requisitos administrativos Página 2

3 1.7.4 Requisitos tecnológicos Requisitos de la Gestión de Cambio LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DELA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: Definición: Alcance: Actividades: PLANEACIÓN DOCUMENTAL: Definición: Alcance: Actividades: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Definición: Alcance: Actividades: GESTIÓN Y TRÁMITE: Definición: Alcance: Actividades: ORGANIZACIÓN: Definición: Alcance: Actividades: TRANSFERENCIAS: Definición: Alcance: Actividades: DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Definición: Alcance: Actividades: PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Definición: Página 3

4 Alcance: Actividades: VALORACIÓN: Definición: Alcance: Actividades: FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD FASE DE PLANEACION FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA FASE DE SEGUIMIENTO FASE DE MEJORA FASE DE PUBLICACION PROGRAMAS ESPECIFICOS DE LAS GESTIÓN DOCUMENTAL Programa de normalización de formas y formularios electrónicos Programa de digitalización Programa de documentos vitales Programa de capacitación Anexos Anexo N 1 Glosario de términos Anexo N 2 Diagnóstico documental Anexo N 3 Matriz Dofa Anexo N 4 Riesgos de la gestión documental Anexo N 5 Mapa de Procesos de la CCMPC Anexo N 6 Cronograma Bibliografía Página 4

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27 Para la elaboración, aplicación, implementación y divulgación del PGD a corto, mediano y largo plazo, la CCMPC incluirá en su planeación estratégica las actividades para tal fin, las cuales serán administradas, controladas y ejecutadas Página 27

28 Directora Unidad Administrativa y Financiera Directora Unidad de Registro y Asuntos Jurídicos Profesional de Control Interno Profesional de Planeación y Finanzas Coordinación SGC Líder Área de Sistemas y Telecomunicaciones Abogada Unidad de Registro y Asuntos Jurídicos Técnico de Gestión Humana Profesional de Comunicaciones Institucionales Profesional de Mercadeo y Publicidad Administrador de Archivo Unidad Administrativa y Financiera Unidad de Registro y Asuntos Jurídicos Presidencia Ejecutiva Unidad Administrativa y Financiera Unidad Administrativa y Financiera Unidad de Registro y Asuntos Jurídicos Unidad Administrativa y Financiera Unidad Administrativa y Financiera Unidad Administrativa y Financiera Unidad de Registro y Asuntos Jurídicos Página 28

29 MATRIZ RACI RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASIGNACIÓN DE ROLES ACTIVIDADES GESTIÓN DOCUMENTAL DIRECCIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PRESIDENCIA EJECUTIVA CONTROL INTERNO Designar área y funcionario responsable para administrar y gestionar las actividades y I R - A C I procesos de la Gestión Documental Conformar equipo I R-A C I interdisciplinario Realizar el diagnóstico documental R C -A I I Realizar el cronograma para la R C- A I I elaboración del PGD Elaborar el PGD R A C I Elaborar y aprobar el R C-A C I presupuesto Implementar el PGD R A C I Hacer seguimiento a las actividades CONVENCIONES R: Responsible (Encargado) - Hacer I C I A: Accountable (Responsable) - que se haga la tarea C: Consulted (Consultado) - autoriza R-A I: Informed (Informado) Página 29

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53 Página 53 LISTA DE OPORTUNIDADES F O (MAXIMIZAR MAXIMIZAR) DO (MINIMIZAR MAXIMIZAR) LISTA DE AMENAZAS FA (MAXIMIZAR MINIMIZAR) DA (MINIMIZAR MINIMIZAR)

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55 RIESGO DESCRIPCION Y/O VULNERABILIDAD CAUSA EFECTO Y/O IMPACTO CONTROLES EXISTENTES RIESGO RESIDUAL PROBAB. E IMPACTO VS CONTROLES POLÍTICAS Y/O CONTROLES A IMPLEMENTAR Deterioro de los documentos Pérdida de documentos y/o de información Avería de los documentos durante el proceso o en el archivo *Ubicación de documentos en sitios que no corresponden *Pérdida de documentos durante el proceso de registro, digitalización y archivo. *Pérdida de información en los procesos de migración de bases de datos *Virus que afecten la información almacenada Inoportuna respuesta a las Vencimiento de términos para dar solicitudes y trámites respuesta a las solicitudes y/o internos y externos trámites internos y externos *Inadecuadas políticas, procedimientos y protocolos para el manejo de los documentos *Manipulación física de los documentos y/o traslado desde otras Sedes. *Inadecuadas condiciones locativas, inapropiado almacenamiento y/o ausencia de dispositivos de control del ambiente y prevención de incendios *Atraso en la digitalización y archivo de los documentos *Catastrofe natural y/o provocada (Incendios, Inundaciones) *Inadecuadas Políticas y procedimientos para el manejo de la información y los documentos. *Falta de seguridades físicas y/o tecnológicas. *Falta de control en los préstamos de documentos *Poco conocimiento de los responsables. *Atraso en la digitalización y archivo de los documentos *Catastrofe natural y/o provocada (Incendios, Inundaciones) *Inadecuadas políticas de seguridad de la información *Manipulación física de documentos durante el proceso y traslado físico desde otras Sedes. *Migración de información *Ausencia de políticas y procedimientos para el manejo de las peticiones, quejas y reclamos *Inadecuado sistema de información para tratar las solicitudes recibidas *Pérdida de documentos *Imposibilidad de consulta de información o atender requerimiento de usuarios *Pérdida de documentos *Imposibilidad de consulta de información *Reprocesos para recuperar la información. *Daños a terceros e imputación de responsabilidades a la Entidad *Requerimiento y/o sanciones *Pérdida de credibilidad e imagen institucional. *Daños a terceros e imputación de responsabilidades a la Entidad *Requerimiento y/o sanciones *Digitalización de documentos en algunos procesos. *El archivo físico de algunos procesos se encuentra depositado en una empresa especializada para el manejo de archivos. *Archivadores con medidas de seguridad para la conservación de documentos físicos *Programa de mantenimiento locativo *Dispositivos de seguridad ambiental en algunas áreas de archivo *Documentos digitalizados y conservados físicamente en empresa especializada *Control para recepción y control de correspondencia y de documentos.. *Directriz para conservación y archivo de documentos. *Copias y respaldo de la información *Archivadores con medidas de seguridad para la conservación de archivos físicos *Control de acceso físico a ciertas áreas donde se conservan documentos críticos para la organización *Política y procedimientos para la atención de peticiones, quejas y reclamos. *Aplicativo para radicación de peticiones, quejas y reclamos, utilizado por algunos procesos de la organización Importante Reducir el Riesgo *Implementar los instrumentos archivísticos, tabla de retención documental, cuadro de clasificación de documentos y programa de gestión documental Inadecuada digitalización y/o almacenamiento de documentos *Atraso en la digitalización *Imágenes ilegibles *Avería o daño de los documentos *Errores en la digitación y/o indexación *Demora en la entrega de información por parte de otros subprocesos *Acumulación de Documentos por incremento del volumen de documentos en determinados procesos. *Insuficiente planta de personal y/o competencia de los responsables. *Fallas en los sistemas de información. *Transcripción manual de datos *Pérdida de documentos *Imposibilidad o dificultad para consultar la información *Requerimiento de usuarios *Reprocesos para recuperar la información. *Daños a terceros e imputación de responsabilidades a la Entidad *Requerimiento y/o sanciones *Verificación en tiempo real de la correcta digitalización y revisión aleatoria del correcto archivo de documentos del proceso de registros públicos. Moderado Reducir el Riesgo *Implementar los instrumentos archivísticos, tabla de retención documental, cuadro de clasificación de documentos y programa de gestión documental Desactualización tecnológica, fallas en los sistemas de información y/o energía electrica *Caidas de la red ( internet o servidor). *Error en el funcionamiento de aplicaciones que no permitan realizar algunos subprocesos. *Software que no tenga el alcance requerido por proceso de gestión documental *Inadecuado funcionamiento de los sistemas de información *Incremento en el volumen documental *obsolecencia de software y/o hardware. *Fenómenos naturales y/o provocados. *Insuficientes recursos financieros *Demoras en el registro y trámite de la información *Dificultad para el acceso de los Usuarios y consulta de información. *Pérdida de tiempo por reprocesos *Ineficacia del proceso de gestión documental *Plan de contingencia para continuidad de la operación *Programa de reposición de hardware y software *Programa de mantenimiento preventivo y correctivo Importante Reducir el riesgo *Planificar la adquisición del hardware y software para la gestión documental Inadecuada aplicación de las tablas de retención documental Que a la información y/o documentos no se aplique el tratamiento definido en las tablas diseñadas por la Entidad. *Inapropiada estructuración del instrumento *Traspapeleo y/o pérdida de archivístico documentos *Desconocimiento del instrumento por parte *Requerimiento y/o sanciones de los funcionarios de la Entidad. *Pérdida de información *Ausencia de politicas y procedimientos *Económico: Requerimiento de para la gestión documental espacios locativos No se han diseñado controles.. Importante Reducir el riesgo Definir controles y procedimientos para el manejo de las tablas de retención documental Manipulación, uso indebido de la información o violación de datos *Ausencia de políticas de seguridad informática *Manejo inadecuado de claves de acceso, Alteración de información y/o bases de datos, acceso robo, sustracción de información personal divulgación y aplicación de políticas de seguridad de la información. *Transcripción de datos en forma manual. *Inapropiada selección y contratación de empleados. *Daños a terceros e imputación de responsabilidades a la Entidad *Deterioro de la imagen institucional y pérdida de confianza. *Doble control durante el desarrollo de algunos procesos. *Automatización de procesos *Politicas de seguridad de la información *sistema de prevención de fraudes *Económico: Sanciones o fraudes SIPREF de terceros *Políticas de selección de personal Tolerable Reducir el riesgo Implementar el programa de gestión documental Reactividad al cambio Resistencia por parte de los funcionarios a las nuevas metodologías y procedimientos de la gestión documental *Inapropiado proceso de sensibilización y gestión del cambio *Inefectividad del proceso de gestión documental. No se ha estructurado el programa de sensibilización y capacitación al personal. Moderado Reducir el riesgo Diseñar el programa de capacitación y sensibilización de los funcionarios Página 55

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