ANEXO. Manual de Procedimientos para la Administración del Fondo Patrimonial de Donaciones de la Universidad EAN (Para estudiantes de pregrado).

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1 ANEXO Manual de Procedimientos para la Administración del Fondo Patrimonial de Donaciones de la Universidad EAN (Para estudiantes de pregrado). 1. Definiciones y criterios básicos Financiación Financiar matrícula: Es el Otorgamiento de un crédito educativo a un estudiante de pregrado ya sea por primera vez o para renovación, con cargo a los rendimientos del Fondo Patrimonial de Donaciones, para efectuar el pago parcial o total de una matrícula en la Universidad EAN. Crédito educativo por primera vez: según la legislación colombiana, crédito educativo es un Contrato de mutuo con interés, entre el estudiante-su codeudor y la Universidad EAN-Fondo Patrimonial de Donaciones, por un valor de capital y los intereses definidos. Renovación de un crédito educativo: Es otorgar otro crédito a un estudiante que ha sido beneficiario de financiación del Fondo, para que continúe con sus estudios. En estos dos casos, las transacciones se formalizan trasladando el valor financiado de las cuentas del Fondo Patrimonial de Donaciones a las de la Universidad EAN. Además, los créditos se otorgan, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos y la disponibilidad de recursos. Página 1 de 8

2 1.2. Proyectos de Mejoramiento Educativo. De los recursos asignados a los proyectos de mejoramiento educativo de los programas académicos de la Universidad EAN, acreditados de manera voluntaria, se dejará el registro y soporte respectivo para cada programa, en cumplimiento del Acuerdo N 30 de agosto 18 de En el Plan de Acción anual de la Universidad se definirán e incluirán los proyectos de mejoramiento educativo que se desarrollarán parcial o totalmente con los rendimientos del Fondo Patrimonial de Donaciones Portafolio de Inversiones y depósitos en cuentas bancarias. El Fondo Patrimonial de Donaciones tendrá como política efectuar inversiones y depósitos de bajo riesgo, de acuerdo con los siguientes parámetros: Los recursos del fondo se invertirán principalmente en títulos de renta fija y se depositarán en cuentas de ahorro o corriente. Los emisores de las inversiones y los Bancos deberán tener una calificación de largo plazo AA o superior. Ningún emisor o banco podrá tener una participación superior al 25% del portafolio, incluidos los saldos que se presenten en las cuentas bancarias, excepto cuando se trate de la Nación o el Banco de la República. Hasta la tercera parte del portafolio y las cuentas podrán estar invertidos a largo plazo (más de 1 año). Transitorio: Se deberá efectuar la recomposición del portafolio actual para que cumpla con los parámetros anteriores, a más tardar al corte de diciembre de La Vicerrectoría Financiera y de Recursos Físicos presentará la propuesta de recomposición al comité de inversiones de la Universidad. Página 2 de 8

3 2. Recursos disponibles del Fondo para otorgar créditos educativos en la vigencia anual. El valor máximo que podrá tener el saldo de la cartera de créditos educativos del fondo (vencida más corriente) en la vigencia, resultará del siguiente cálculo: Valor base: Valor del Fondo Patrimonial de Donaciones, según estados financieros dictaminados, al último corte trimestral de fecha anterior a la de la evaluación de solicitudes de crédito. Menos: Capital inicial del Fondo Patrimonial de Donaciones ($1.452 millones), y nuevas donaciones y capitalizaciones ($132,5 millones capitalizados en el 2009). Menos: Capitalización anual del 20% de los rendimientos de las inversiones causados en el año anterior. Esta capitalización se efectuará a partir del año 2010, con los rendimientos causados durante el año Menos: Recursos anuales asignados presupuestalmente a proyectos de mejoramiento educativo. Resultado: El valor máximo que podrá tener el saldo de cartera de créditos educativos del fondo. Recursos disponibles del fondo: Resultará de comparar el valor máximo que podrá tener el saldo de cartera de créditos educativos del fondo, frente al valor contable de la cartera de créditos del Fondo al último corte mensual. La diferencia será la disponibilidad para el otorgamiento de créditos educativos. Esta fórmula se aplicará en cada vigencia de acuerdo a las cifras actualizadas. Página 3 de 8

4 3. Políticas aplicables respecto a los créditos educativos Exposición y límites para los créditos educativos. Con el propósito de que el estudiante de escasos recursos económicos tenga acceso a un crédito educativo con características que disminuyan el riesgo de no pago, se definen las siguientes premisas para los créditos: 1) cuotas razonables, por largo plazo de amortización y tasa de interés baja y 2) motivación a la permanencia del estudiante (para reducir la deserción). Para cumplir con lo anterior, se establecen los siguientes criterios: o Monto del crédito: Hasta el 80% del valor de la orden de matrícula del ciclo a cursar, antes de cualquier descuento. o Se garantiza la Cohorte: Si el estudiante no deserta según los reglamentos de la Universidad EAN, cumple las condiciones de renovación de este reglamento y hay recursos disponibles en el Fondo, podrá acceder a la financiación del siguiente ciclo académico. o Plazo: Hasta 8 años desde el momento de cada desembolso. o Tasa de interés: Durante la época de estudios, la equivalente a la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año anterior. Después del grado, será la equivalente a la variación del IPC + 4% anual, siempre que no supere la tasa de interés de usura. o Cuota mensual: Incluye amortización a capital e intereses. o Desembolsos independientes: Cada ciclo académico financiado tendrá su cálculo de cuota independiente. En las renovaciones (créditos nuevos) se sumarán los créditos y las cuotas de los ciclos anteriores para que el estudiante pague una sola cuota. o Garantías: Pagaré a favor de la Universidad EAN Fondo Patrimonial de Donaciones, firmado por el estudiante y por el deudor solidario, quien debe demostrar ingresos de al menos dos salarios mínimos mensuales legales vigentes. o Interés de mora: El equivalente al 50% del interés de usura a partir del siguiente mes de vencida la cuota. Se aplica a la suma de las cuotas no pagadas. Página 4 de 8

5 Nota: En caso de deserción del estudiante la tasa de interés del crédito se aumentará automáticamente al DTF + 7 por ciento anual, ajustándose la cuota mensual correspondiente, siempre y cuando no se supere la tasa de interés de usura. 3.2 Requisitos y verificaciones para acceder al crédito Crédito educativo por primera vez: o Visita domiciliaria para verificar de la situación económica del estudiante, de la cual se dejará el reporte. o Declaración notarial extrajuicio de los padres, en la que se certifique que no tienen ingresos superiores a cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes. En caso de no tener los padres vivos, se deben presentar los respectivos certificados de defunción. o Declaración notarial extrajuicio del estudiante en la que se certifique que no tiene ingresos superiores a cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes. o Formato diligenciado por el deudor solidario con declaración de renta o certificado de ingresos y retenciones, que permita validar que tiene ingresos de al menos dos salarios mensuales legales vigentes. o Si es estudiante nuevo en la Universidad EAN, certificación del puntaje del ICFES que demuestre al menos un resultado global promedio de puntos sobre 100. Si es estudiante antiguo de la Universidad EAN, se tendrá como soporte el certificado de notas del último ciclo académico que demuestre que aprobó todas las unidades de estudio que cursó. Renovación de un crédito educativo: El estudiante deberá presentar los siguientes documentos: Página 5 de 8

6 o Declaración notarial extrajuicio de los padres, en la que se certifique que no tienen ingresos superiores a cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes. En caso de no tener los padres vivos, se deben presentar los respectivos certificados de defunción o Declaración notarial extrajuicio del estudiante en la que se certifique que no tiene ingresos superiores a cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes. o Formato diligenciado por el deudor solidario con declaración de renta o certificado de ingresos y retenciones, que permita validar que tiene ingresos de al menos dos salarios mensuales legales vigentes. o Certificación de estudios expedida por Registro Académico, que demuestre haber aprobado todas las unidades de estudio del último ciclo cursado, trámite que se ejecutará internamente en la Universidad. Nota: Para la renovación de un crédito educativo el estudiante debe estar al día en las cuotas de créditos anteriores. Dado que los recursos del Fondo Patrimonial para otorgar créditos educativos son limitados, se dará prelación a los estudiantes antiguos de la Universidad EAN y dentro de estos a quienes hayan sido puntuales con los pagos de sus créditos, tengan un promedio académico superior a 80 sobre 100 y no registren sanciones de acuerdo con el Reglamento Estudiantil. Los créditos y renovaciones serán otorgados si hay recursos disponibles en el Fondo. 3.3 Recuperación de cartera ante incumplimientos de cuotas de créditos. Para la recuperación de la cartera vencida se procederá así: Página 6 de 8

7 o A los 30 días de mora: Llamada telefónica o envío de correo electrónico al estudiante recordándole su obligación. o A los 60 días de mora: Envío de comunicación formal al estudiante y a su codeudor con el valor a pagar incluídos los intereses de mora, calculados desde el primer día en que entró en mora y aviso de entrega del caso a entidad especializada en cobranza. o A los 90 días de mora: Entrega del pagaré a una entidad de cobranza especializada para que adelante el cobro prejurídico y jurídico. Nota: Estas gestiones también se realizan para la cartera que exista antes de entrar en vigencia este manual. 4. Comité de evaluación de solicitudes. El Fondo Patrimonial de Donaciones tendrá un comité de Evaluación de solicitudes de financiación, conformado por el Vicerrector Financiero y de Recursos Físicos, el Coordinador de Tesorería, el Director de Mercadeo y el Director del Medio Universitario. Este comité se reúne para cada ciclo académico en el cual haya solicitudes de créditos educativos, recibidos por el Director de Mercadeo. El comité desarrollará las siguientes actividades: o Verificar la disponibilidad de recursos del Fondo para otorgar créditos educativos. o Evaluar las solicitudes y verificar el cumplimiento de requisitos y políticas de otorgamiento. o Verificar el cumplimiento de las políticas de recuperación de cartera. o Aprobar los créditos, con sus montos, intereses, plazos, beneficiarios y demás condiciones del crédito o Proponer cambios o mejoramientos a las políticas de este manual. Nota: Todas las aprobaciones deben quedar registradas en actas del comité. Página 7 de 8

8 4. Aspectos operativos del Fondo Patrimonial de Donaciones Para la operatividad del Fondo Patrimonial de Donaciones se contará con los recursos humanos y técnicos que se requieran, de acuerdo con los siguientes procedimientos que formarán parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad EAN: a. Verificaciones para el otorgamiento de créditos b. Formalización y legalización de créditos c. Traslados de las cuentas del fondo a la Universidad. d. Seguimiento y cobro de cartera e. Renovación de créditos f. Recaudo de cuotas g. Manejo de documentos y registros h. Sistemas de información y reportes Contabilidad y provisiones i. Evaluación de impacto de la aplicación de recursos del Fondo Patrimonial de Donaciones j. Registros documentales. Tercerización de actividades Las actividades para la recuperación de la cartera del Fondo Patrimonial de Donaciones podrán contratarse con entidades especializadas, siempre que se cumpla con las políticas definidas en este manual y sea conveniente por razones de costos, eficiencia y calidad. Elaboró: Mauricio Jimenez Almonacid, Vicerrector Financiero y de Recursos Físicos Revisado por: Ruben Dario Gomez Saldaña, Vicerrector de Planeación. Revisado por: Santiago Pinilla Valdivieso, Secretario General NAG:. Mauricio Jimenez Almonacid, Vicerrector Financiero y de Recursos Físicos Página 8 de 8

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