INSTRUCTIVO DE CONTROL DE FACTURACION DE EBM GESTIÓN DE FACTURACIÓN

Transcripción

1 1. OBJETO: Establecer y Definir el control de facturación de Atleta Ergo y el ingreso de la misma en EBM 2. ALCANCE: Establecer claramente la forma de realizar seguimiento y control en EBM a las facturación realizada a las diferentes ARP 3. TERMINOS Y DEFINICIONES: EBM: Enterprise Bussines Management. Software que permite controlar cada uno de los negocios de cada ARP en cuanto al costeo, presupuestación, ejecución y facturación. ARP: Administradora de Riesgos Profesionales SOPORTE: Hace referencia al documento que se debe diligenciar por parte del profesional de campo y es un requisito ineludible para el cobro de las actividades hacia Atleta ergo y a su vez de Atleta Ergo lo usa para cobrar a las Administradoras de Riesgos Profesionales o a la empresa cliente directamente para casos de negocios directos. ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS: Documento a través del cual la ARP da orden a un proveedor, en este caso Atleta Ergo para llevar a cabo determinada actividad. 4. RESPONSABILIDADES: Gerente General: Determinar las políticas internas para el desarrollo del control de facturación en EBM. Ordenar las modificaciones que considere pertinentes al proceso desde los alcances procedimentales de Atleta Ergo. Gestor Comercial: Realizar la Matrícula de Negocio en EBM de cada actividad y/o empresa en la cual se va a llevar a cabo el programa Ingresar en EBM los datos de la orden externa Presupuestar en EBM los costos en los cuales se incurre con la realización del programa Informar a Gestor Técnico asignado, Gestor de Producto y, Gerencia General y Dirección el inicio de las actividades en la empresa. Elaborado por: Revisado por: Comité de

2 Director Administrativo: Hacer seguimiento semanal a la meta de ejecución presupuestada Hacer seguimiento y control a las horas soportadas. Mantener actualizado EBM en cuanto a ejecución y facturación. Gestor Técnico: Reportar mensualmente el número de horas ejecutadas Justificar mensualmente la diferencia entre horas presupuestadas Vs, ejecutadas. Verificar que el número de horas ejecutadas sea igual al número de horas soportadas Profesional de Campo: Realizar la ejecución de actividades en la empresa asignada Enviar semanalmente los reportes de ejecución de actividades y técnicos Elaborado por: Revisado por: Comité de

3 5. CONDICIONES GENERALES: Proceso Descripción Responsable Norma Asociada Inicio Inicio Factura de Venta radicada Tomar la factura de venta e ingresar datos en EBM, una vez esta haya sido radicada. Ingresar a EBM Ingresar a EBM siguiendo la ruta Escritorio\ATLETA2011\EBM2011 Ingresar a EBM Ir a base de datos programación y allí filtrar el registro de negocio y el mes ejecutado y facturado. Verificar el número de horas soportadas Vs facturadas Verificar que el número de horas soportadas sea igual al número de horas facturadas No. Horas es igual? S I No Si el número de horas no es igual, identificar la causa de la diferencia, si es menor establecer la fecha de facturación de las horas faltantes y si es mayor, justificar dicha diferencia. A Elaborado por: Revisado por: Comité de

4 A Identificar el consecutivo Identificar el(os) numero(s) consecutivo en EBM de las horas que están soportadas y que se están facturando En EBM ir a la opción seguimiento Dar clic en menú y luego en la opción seguimiento, ingresar los numero de consecutivo inicial y final y luego clic en facturado B Elaborado por: Revisado por: Comité de

5 B Ingresar datos Ingresar los datos allí solicitados como son: SI/NO: ingresar Si ESTADO: Facturado OBSERVACIONES: No. FACTURA: ingresar el numero de la factura que ha sido radicada FECHA: ingresar el día, mes, año de radicación de la factura No. ORDEN: Ingresar el numero de orden con el cual se está facturando Archivo Archivar en AZ correspondiente la factura Asistente FIN Elaborado por: Revisado por: Comité de