FACTURACIÓN DESPACHOS

Transcripción

1 FACTURACIÓN DESPACHOS Asesoweb Profesional es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada.vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el IR actuar AL INDICE de cualquier otro modo.

2 1.- EMPRESAS 2.- TABLAS 3.- PARÁMETROS Adaptación de la aplicación al I.G.I.C. 4.- CONCEPTOS Adaptación al cambio de los tipos impositivos de I.V.A. 5.- CLIENTES 6.- INCIDENCIAS 7.- FACTURACIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL Facturación automática Facturación manual 8.- REMESAS BANCARIAS 9.- FACTURAS DEVUELTAS 10.- ACTUALIZAR TARIFAS 11.- OTROS PROCESOS 12.- ENLACE CONTABILIDAD 13.- ENLACE ESTIMACIONES

3 1.- EMPRESAS Definiciones / Empresas. La aplicación nos permite llevar facturaciones de diferentes empresas, para ello lo único que tenemos que hacer es dar de alta BD diferentes a través del menú Definiciones / Empresas. También podemos acceder con el botón de acceso directo definido por defecto. Para crear la empresa pulsamos sobre el icono F3 de Inicializar y lo primero que rellenamos es el campo de código cuyo primer dígito obligatoriamente tiene que ser una letra, pudiendo ser los cinco dígitos siguientes letras o números, además del NIF y Nombre, grabando con la función F1. Al volver a entrar en la aplicación nos aparece en F12 el listado de empresas que tenemos, seleccionamos y accedemos. El resto de datos se pueden cumplimentar una vez creada la empresa. Estos están agrupados en diferentes pestañas: 1) Relación: En esta pestaña vemos las empresas que tenemos creadas con su Código, Nif y Nombre Fiscal 2) Datos Generales: Los apartados que componen esta pestaña son: Dirección: son los datos de la dirección de la empresa que aparecerán en la factura. Valores por defecto: son los valores que por defecto nos saldrán en la pantalla de facturas para agilizar el proceso de introducción pero que siempre se pueden modificar a la hora de introducirla. Tipo de facturación: en este apartado se define si la facturación que vamos a usar es anterior o posterior, si el tipo de remesa a generar es abreviada o por conceptos y si aplicamos en nuestra facturación en vez del IVA el Impuesto General Canario. Por último el apartado de 1ª Factura hace referencia al número de factura en el que queremos que empiece la facturación, en el caso de que no se rellene nada empezará por el número uno. Otros datos: si generamos remesas hay que indicar en este apartado la ruta donde las guardará la aplicación. También podemos elegir el tamaño de Etiquetas que queramos imprimir de los clientes. Logotipo: podemos seleccionar dando a doble Click sobre el recuadro un logotipo para que nos aparezca en las facturas que emitamos. Datos contabilidad: sólo para los usuarios que tienen el programa de contabilidad aparecerá este apartado para realizar el enlace contable con el programa de facturación (Véase Enlace con Contabilidad)

4 3) Formato de factura: En esta pestaña se indica el formato de factura a utilizar entre factura En blanco, Encolumnado y Otros Recibos pudiendo visualizarlas para elegirla pulsando sobre el siguiente botón: También podemos indicar el número de copias que queremos imprimir de las facturas generadas, si no queremos que en ellas nos aparezcan los datos de la empresa en la cabecera, los datos de Inscripción en el Registro Mercantil y si queremos incluir además un texto al final en todas ellas anotándolo en el apartado de Clausula a pie de factura. Una vez creada la empresa con sus datos se cumplimentan el resto de las tablas del menú de Definiciones. Recordar que, el código de la Base de Datos, que va a ser de la facturación del despacho, debe coincidir con el de la Base de Datos de GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES (ASEDES) 2.- TABLAS Es necesario al empezar a funcionar con la aplicación, definir las tablas personalizadas que usaremos y que nos servirán posteriormente para análisis estadísticos; en caso de no interesar este control estadístico, será necesario crear únicamente uno por tabla. En TIPOS DE IVA definiremos los que sean habituales para nuestra facturación, según los tipos legales vigentes. En TIPOS DE CLIENTES crearemos tipos para definir nuestros clientes, por ejemplo autónomos, sociedades, solo tema labora, etc. FORMAS DE PAGO, recibo, contado, reembolso, talón, ingresar en cuenta, etc

5 Para enviar las remeses al banco, es imprescindible definir las CUENTAS BANCARIAS, donde indicaremos aparte de los datos bancarios, el sufijo y la extensión que nos proporciona el banco para poder enviarles las remesas (Ver 8.Remesas bancarias). Para poder contabilizar directamente nuestras facturas, en nuestra propia contabilidad, indicaremos en SERIES DE FACTURAS. La aplicación permite la creación de cuantas series de facturas sean necesarias para un Despacho Profesional. Su introducción se realiza desde Definiciones / Series de facturación Para cumplimentarlas en primer lugar se ha de efectuar la introducción del código y del nombre, para posteriormente proceder a la definición de la serie de facturas. Se permite en este apartado que en dicha serie no se liquide I.V.A., así como que a la hora de la impresión no aparezcan ni el número de la misma ni los datos de cabecera. También es posible la creación de una serie para la generación de presupuestos indicando la correspondiente marca en esta pantalla. Para la impresión de la factura se puede definir el carácter con el que se separan la serie del número de factura, así al introducir en carácter /, en la serie A, al proceder a la impresión de la factura 1, se obtendrá A/1. De igual forma en este apartado se podrá definir el tipo de factura con el que se pretende imprimir la misma, en caso de ser distinto al configurado por defecto en parámetros. Retención En el caso de aplicar retención en nuestras facturas, se define en las series creadas de forma que se puede elegir entre Profesional, Alquileres o Módulos. En esta pantalla se indicará el porcentaje a aplicar y además se tendrá que marcar esta opción de Aplicar retención en la ficha de cada cliente en la pestaña de Datos, si se debe retener en su caso. Este dato es informativo a nivel de programa de facturación, pero afecta al traspaso de facturas en el caso de tener nuestro programa de Contabilidad General (Véase Enlace con Contabilidad). Por último indicaremos los PERIODOS DE FACTURACIÓN, mensual, anual, bimestral, etc. y los meses en que se debe aplicar el periodo.

6 3.- PARÁMETROS Definiremos los valores por defecto, según las tablas que hemos creado, el tipo de factura y facturación que preferimos, la contabilización de las facturas en contabilidad (Para estimaciones se define el grupo de ingreso en SERIES DE FACTURAS), los datos de la empresa que constaran en la factura y el logo si deseamos incluirlo; así como la ruta para guardar los ficheros de remesas bancarias Adaptación de la aplicación al I.G.I.C. Con el fin de adaptar la aplicación a la emisión de facturas no sujetas a I.V.A. sino al I.G.I.C. se han modificado las pantalla referentes a tipos I.V.A., que ya incluye la distinción entre ambos impuestos, la pantalla de conceptos de facturación y fundamentalmente la pantalla de parámetros donde se ha utilizado una casilla para indicar que el impuesto a gestionar es el I.G.I.C., lo que modificará el texto de las facturas en formato encolumnado y en blanco.

7 4.- CONCEPTOS Ficheros/Conceptos de Facturación. Para acceder a esta pantalla seleccionamos el menú de Ficheros / Conceptos de Facturación o con el botón de acceso directo definido por defecto en la barra superior de la aplicación. Desde este apartado se pueden introducir los datos relativos al título, la descripción detallada del concepto, el tipo de I.V.A. (que ha debido ser introducido previamente en el apartado de Definiciones), si el concepto debe estar considerado como un suplido tanto a efectos de I.V.A. como a efectos del grupo contable donde debe ser abonado o si lleva retención, y el importe unitario habitual para este tipo de concepto. Todos los campos son susceptibles de ser dejados en blanco, si bien esto ralentizará la realización de facturas posteriormente, o en su caso, pueden ser modificables desde su introducción. En esta pantalla al introducir el concepto si en el campo de descripción además del texto que queremos que nos salga en la factura indicamos un *, éste al generar la facturación automática se sustituirá por el mes, meses o ejercicio al que corresponde.

8 Adaptación al cambio de los tipos impositivos de I.V.A. Adaptación del I.V.A. y retención de I.R.P.F. a los nuevos tipos impositivos según real decreto-ley 20/2012, de 13 de julio a partir del 1 de septiembre de 2012 En la Resolución Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio se publicaron diversas medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad realizándose una Modificación de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y de la Ley 35/2006 de 28 de noviembre del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. I. MODIFICACIÓN DEL TIPO IMPOSITIVO DE IVA Con efectos desde el 1 de septiembre de 2012 se introduce: - La elevación de los tipos impositivos general y reducido del Impuesto sobre el Valor Añadido, pasando del 18 % y 8 % al 21 % y 10 % respectivamente. - Se modifican los tipos del régimen especial de recargo de equivalencia, que pasan del 4 % y 1 % al 5,2 % y 1,4 % respectivamente y las compensaciones del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, que pasan del 10 % y 8,5 % al 12 % y 10,5 %, respectivamente. - Determinados productos pasan de a tributar a un tipo impositivo distinto, como el caso de las flores y plantas ornamentales, los servicios mixtos de hostelería, la entrada a teatros, circos y demás espectáculos y los servicios prestados por artistas personas físicas, los servicios funerarios, los servicios de peluquería, los servicios de televisión digital y la adquisición de obras de arte. Para automatizar las nuevas medidas legislativas en la aplicación se ha adaptado la tabla de Tipos de I.V.A en el menú de Tablas, de forma que debemos anotar la fecha hasta la que están vigentes los antiguos porcentajes y la fecha de inicio de aplicación así como los nuevos tipos sobre la línea del porcentaje que estábamos aplicando. Es importante señalar que no se deben borrar los tipos de I.V.A. antiguos ya que se encuentran grabados en los movimientos anteriores De esta forma a la hora de introducir facturas o realizar la facturación automática el programa aplicará el tipo de IVA que esté definido para la fecha que se indique.

9 II. MODIFICACIÓN DEL TIPO DE RETENCIÓN DE IRPF Con efectos desde el 1 de septiembre de 2012 se introduce: Se incrementa el porcentaje de retención para determinados rendimientos del trabajo y rendimientos de actividades profesionales. - Con efectos desde 1 de septiembre de 2012 se modifica la letra a) del apartado 5 del artículo 101 incrementándose al 19 por ciento el porcentaje de retención. - No obstante en los períodos impositivos 2012 y 2013, a los rendimientos satisfechos o abonados a partir del 1 de septiembre de 2012 el porcentaje de retención será el previsto en el apartado 4 de la DA trigésima quinta de la Ley 35/2006 que eleva el porcentaje del 19 por ciento al 21 por 100. En cuanto a la modificación en los porcentajes de retención, es en la pantalla de Definiciones / Series de facturas donde podemos indicar los cambios que se produzcan en cada caso.

10 5.- CLIENTES Los clientes que se den de alta en la aplicación GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES, se crearán automáticamente con el mismo número que se le haya dado en la opción FACTURACIÓN de la ficha de cliente. En la ficha de clientes es necesario analizar 3 de las seis pestañas que la componen, la relativa a datos, otros datos y la relativa a conceptos. En la pestaña de datos será necesario completar los datos relativos a Forma de Pago, Tipo de Cliente, Serie de Facturación, Banco de Remesas o el Tipo de Facturación. Por otra parte, en la pestaña de otros datos, cabe la posibilidad de señalar al cliente si se le debe aplicar el Recargo de Equivalencia (Para facturación a terceros) y la retención para la emisión de las facturas. Por último, tenemos la pestaña de conceptos, en ella detallamos los conceptos que a cada cliente vamos a incluir en la facturación automática. Con tan solo introducir el número de unidades que le corresponden, el mes y año en que se comienza a facturar y el periodo de facturación [siempre que sea diferente al asignado en la pestaña de datos] la aplicación leerá los datos y creará una factura con los mismos. En la pestaña de conceptos se ha incluido un nuevo campo que nos permite indicar la fecha de finalización de cobro de un concepto. Hasta la fecha nos permitía introducir un mes de inicio de cobro de un concepto, sin embargo no se permitía que un concepto tuviese un mes de finalización (por ejemplo para la introducción de una oferta que tuviera un plazo de finalización), con este nuevo sistema los conceptos se facturarán si la fecha de inicio no existiese o fuese superior a la fecha en la que estamos realizando la facturación automática y la fecha de finalización no existiese o fuese superior a la fecha en que se está realizando la facturación automática. 6.- INCIDENCIAS En este apartado, iremos introduciendo los diversos trabajos realizados a nuestros clientes, pendientes de facturar y que se incluirán en la siguiente factura. Pudiendo comprobar posteriormente cuando y en que factura se incluyeron y los pendientes de facturar.

11 7.- FACTURACIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL Facturación automática Para efectuar esta facturación accedemos a Facturación / Facturación Automática o al botón de acceso directo definido por defecto: El proceso previsto en este apartado permite la emisión de forma automática de las facturas correspondientes a los clientes con iguala mensual. Una vez se ha finalizado la introducción de los clientes con sus conceptos facturables, su tipo de facturación periódica en su ficha y las incidencias que se han producido en el mencionado periodo si es necesario, con tan solo determinar en facturación automática los intervalos de clientes y fechas a generar, se obtendrán la generación de todas las facturas correspondientes. INCIDENCIAS. En la facturación se pueden producir variaciones que modifiquen la base facturable introducida en la ficha de Clientes, para que esto se tenga en cuenta a la hora de realizar la facturación automática, y las incluya, desde el menú de Incidencias / Introducción indicaremos cliente, concepto, importe y unidades. En esta misma pantalla podemos visualizar lo facturado o pendiente por cada cliente con las opciones que aparecen en la parte izquierda de la pantalla. IMPORTANTE. La aplicación incluye en la facturación todas las incidencias pendientes de facturar con independencia de la fecha que tengan grabadas.

12 7.2.- Facturación manual Para crear una nueva factura se debe entrar Facturación / Acceso a Facturas (Directa) en facturación directa, donde se accede a la siguiente ventana: En primer lugar se cumplimentarán de forma automática el campo de Serie de Facturación, asumiendo como tal el que haya sido predefinido en parámetros. De igual forma asignará de forma automática el número consecutivo de la serie en la que se esté trabajando. Ambos campos son modificables, además de permitir situarse sobre ellos y pulsar una factura anterior para su visualización o modificación. Se puede crear en el apartado de clientes, uno genérico, sin datos fiscales ni bancarios, y cumplimentar dichos datos en el momento de la elaboración de la factura, tras introducir el número de cliente indicado como cliente genérico, y posteriormente ingresar en la pestaña de datos fiscales. Tan solo queda completar el concepto, las unidades, y el tipo de I.V.A., con lo que la aplicación generará el resto de los datos, y una vez finalizado proceder a la impresión, ó grabación de la factura realizada. En el proceso de impresión es posible una vista previa de la misma pulsando sobre el icono correspondiente.

13 Traspaso de Facturas entre series Facturación / UTILIDADES / Cambio Facturas En la aplicación podemos dar de alta diferentes series de facturación pudiendo ser incluso alguna de ellas una específica para presupuestos. Si definimos este último tipo, con esta nueva versión, podemos importar un presupuesto a la serie que tengamos de facturación para grabar la factura correspondiente al mismo. Lo mismo ocurre si queremos cambiar facturas de una serie de facturación a otra. Este proceso se realiza: Accedemos a la pantalla de facturas. Indicamos la serie y documento que queremos traspasar Picamos en el botón F12 y se nos abre una pantalla en la que introducir la serie en la que deseamos se nos genere el nuevo documento y pulsar F1 nos queda grabado.

14 8.- REMESAS BANCARIAS Por medio de la emisión de remesas se consigue la creación del soporte magnético para la presentación, tanto vía Internet, como mediante la entrega de disquete en la oficina bancaria, de las facturas periódicas de un despacho profesional. Para la realización de la remesa bancaria, será necesario señalar la ruta donde se desea guardar en Definiciones / Datos Generales en la pestaña de Otros Datos para su envió al banco, bien a través de disquete o Internet. También es necesario indicar al cliente la cuenta bancaria como entidad de cobro por la que después se generará la remesa y en la forma de pago asignada al cliente en la factura la marca de giro. Una vez realizadas las facturas con los datos comentados anteriormente la remesa bancaria se genera desde el menú de Gestión de Cobros / Remesas bancarias o desde el botón de acceso directo definido por defecto en la aplicación: En primer lugar, se debe introducir la entidad bancaria y pulsar sobre el icono F7 de búsqueda de facturas y de esta forma nos aparecerán las que tenemos pendientes de remesar con las características necesarias indicadas anteriormente en cada factura. Si se desea acotar la búsqueda, en el campo de Búsqueda de facturas, se puede filtrar indicando el año, la serie y el periodo de fechas. Además la aplicación permitirá la introducción de facturas distintas de las señaladas, con tan solo indicarlas en la parte inferior, con lo que se incluirán en la remesa, aunque no cumplan los requisitos señalados

15 Si no le indicamos el Banco y ponemos los datos relativos a la serie y fechas de las facturas que se desea remesar, de forma automática, la aplicación buscará aquellas facturas que cumplan los requisitos señalados, sin tener en cuenta la entidad a la que se dirigen, indicándole posteriormente el banco al que se van a enviar. En cualquier caso, es posible rechazar uno o varios de los recibos e incluirle manualmente otros. 9.- FACTURAS DEVUELTAS Al introducir los recibos devueltos, nos permite añadirles los gastos de devolución y además indicar si se desea incluirlos en otra remesa ACTUALIZAR TARIFAS El proceso de actualización de tarifas, permite realizar una actualización porcentual general de todos los clientes o individualizada cliente por cliente OTROS PROCESOS Actualizar tarifas Con esta opción lo que hacemos es actualizar los importes de la ficha de los trabajadores, esta función se puede hacer de forma general o cliente a cliente Listado de control de facturas Una vez han sido introducidos todos los datos de facturación, la aplicación permite la obtención de listados de control, permitiendo su acotación por serie, números de factura o fechas. Una vez ha sido acotado dicho listado, el mismo puede ser ordenado por cliente, fecha, importes, etc, pudiendo señalar, además, el estado de la factura, si ha sido cobrada, está pendiente de pago, ha sido remesada o ha sido devuelta, con lo que se consigue un control absoluto de las facturas emitidas Cambio de serie Por medio de esta utilidad, la aplicación permite la rectificación de un grupo de facturas que han sido incluidas en una serie, permitiendo que todas las facturas emitidas dentro de la misma sean redenominadas a la nueva serie, siguiendo con la numeración de esta última Borrado Enlace Contable En la aplicación de Facturación vaya a Definiciones -> Empresas introduzca la base de datos con la que está trabajando desde contabilidad, grabe con F1.

16 Salga del programa y vuelva a entrar para que los datos se reestructuren correctamente y ya le debe salir en el apartado Otros procesos el apartado Borrado del enlace contable.

17 12.- ENLACE CONTABILIDAD Uno de los trabajos más tediosos de los despachos de Asesoría de Empresas es la contabilización de sus propias facturas en su programa de contabilidad. Dicho trabajo está facilitado por la integración entre las aplicaciones de facturación y contabilidad. Para facilitar la contabilización, así como para poder realizarla de una forma más detallada, desde el programa de facturación se pueden realizar las parametrizaciones desde distintos apartados. El primer lugar para realizar la configuración de la integración, se debe abrir la ventana de Parámetros que se encuentra dentro del apartado de Ficheros dentro de la aplicación de Facturación de Despachos Profesionales :

18 Además, se debe parametrizar la cuenta en la que se desea anotar los ingresos, que pueden diferenciarse dependiendo de la serie de facturación con la que se esté trabajando, así como la serie contable en la que se desean anotar dicho ingresos, en la ventana de series contables a la que se llega siguiendo la siguiente ruta: Definiciones/ Ficheros/ Series de facturación. En contabilidad, en el menú: Definiciones/ Parametros de la contabilidad/ Parametrización, tener indicada correctamente la BD de facturación. Recordar que tras realizar modificaciones en ambas ventanas debe cerrar la aplicación y volver a entrar para activar el enlace. Una vez parametrizada la forma de realizar el traspaso en facturación de despachos, desde el programa de Contabilidad, en la ventana de: Asientos/ FACTURACIÓN/ Facturas podremos indicar las Facturas y Remesas que se desean traspasar acotando por fechas. Con este proceso se ha conseguido evitar tener que introducir factura a factura y remesa a remesa, quedando totalmente contabilizadas. Siempre deberá tener en cuenta que si se va a llevar gestión de facturas, desde Facturación de despachos a distintas empresas que a su vez quiera realizar el traspaso con su base de datos contable. Tendrá que crear una Base de datos de facturación por empresa. Utilidad explicada en el apartado de Las bases de datos.

19 13.- ENLACE ESTIMACIONES De la misma forma que se pueden contabilizar las facturas emitidas y las remesas en la aplicación de Contabilidad General, también es posible, gracias a la integración de las aplicaciones, traspasar las facturas emitidas al programa de Estimaciones Debido a tratarse este segundo de un sistema en que no es necesario realizar control de tesorería, así como no es necesario el uso de cuentas contables, no es necesario realizar parametrización de los datos a este programa. Para realizar el traspaso tan solo hay que pulsar en Ficheros/ EMPRESAS/ Empresas/ Datos Generales en la aplicación de Estimaciones con lo que aparece la siguiente ventana: Tan solo se tiene que señalar la empresa a la que se desea efectuar el traslado, la serie de facturas que se desea traspasar, y las fechas que delimitan las facturas.