Especial Software de Gestión. Claves para la implantación de ERP en la Administración Pública. Estrategia Financiera.

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1 Claves para la implantación de ERP 38 l Estrategia Financiera Nº 259 Marzo 2009

2 [.estrategiafinanciera.es ] Adaptar al usuario de los organismos públicos a soluciones ERP y acercar el funcionamiento estándar a la agilidad y ergonomía de los sistemas a medida con los que está acostumbrado a trabajar el empleado público han sido los principales escollos que ha tenido que solventar el integrador de TI en su esfuerzo por incorporar los sistemas ERP a la Administración pública, pero gracias a ello se ha convertido en pieza clave para el éxito de cualquier implantación de este tipo, Juan Ignacio Artiaga Director del Centro Experto de Sistemas Económico-Financieros. División ERP de Informática El Corte Inglés a llegada de los sistemas ERP a la Administración L Pública, en la última década, ha supuesto un avance importante en cuanto a eficiencia de los procesos, donde las soluciones de gestión de última generación han permitido, por una parte, asegurar la legalidad y el seguimiento de todos los actos administrativos y contables, y por otra, han hecho posible la introducción de nuevas funcionalidades orientadas a la gestión electrónica y abierta de la Administración española. Es importante destacar que la implantación de una solución ERP supone un reto importante para la Administración. El proyecto necesita asegurar la continuidad en cuanto al cumplimiento legal y el seguimiento presupuestario, habituales en los sistemas de gestión del Sector Público, pero incorpora además una serie de ventajas tecnológicas y conceptuales que deben introducirse de manera adecuada en el día a día de estos organismos. Estas características diferenciales son las que otorgan a los proyectos de implantación de ERP en la Administración un alto nivel de complejidad, tanto tecnológica, como de gestión del cambio. Esta complejidad y la necesidad de capacidades técnicas y de gestión de equipos específicas convierten al integrador TI en una figura clave para el éxito del proyecto. Es éste el que garantiza la adecuada adaptación de unas herramientas informáticas inicialmente pensadas para la empresa privada a las necesidades de la Administración y el que permite que las promesas de estas herramientas se materialicen en beneficios reales para cada organismo. AVANCES EN LA INFORMATIZACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA Históricamente, la Administración ha tenido siempre la necesidad de registrar todos los actos administrativos y contables que realiza, con el fin de garantizar un seguimiento exhaustivo de la legalidad. La informatización de datos en el área económicofinanciera de los organismos públicos, por tanto, ha recorrido ya un largo camino. Dicha informatización, sin embargo, ha ido orientada siempre más al registro contable y al seguimiento legal, que a la gestión propiamente dicha. La aparición de soluciones ERP específicamente adaptadas a las necesidades de los organismos públicos también es un hecho relativamente reciente, dado que, hasta finales de la década de los 90, prácticamente no existían paquetes de softare que contemplaran las características propias de este sector y que, sobre todo, se adaptaran a su contabilidad presupuestaria según el modelo español. En este sentido, la mayoría de los organismos públicos vienen de utilizar aplicativos de gestión específicos desarrollados para dar cobertura a sus necesidades particulares. UN IMPULSO A LA MODERNIZACIÓN El temido efecto 2000 y el cambio al euro fueron algunos de los factores para que muchas Administraciones Públicas empezaran a plantearse las ventajas de aprovechar las soluciones ERP existentes. Esta preocupación y el interés creciente de los fabricantes de softare por adaptar sus soluciones de gestión a las necesidades de este sector desembocaron finalmente en una entrada masiva de los ERP en la Administración Pública. Ficha Técnica Au t o r : Ignacio Artiaga, Juan Tí t u l o: Fu e n t e : Estrategia Financiera, nº 259. Marzo Lo c a l i za d o r : 22/2009 Re s u m e n: La llegada de los sistemas ERP a la Administración Pública ha supuesto un avance importante en cuanto a eficiencia de los procesos, donde las soluciones de gestión de última generación han permitido asegurar la legalidad y el seguimiento de todos los actos administrativos y contables, y han hecho posible la introducción de nuevas funcionalidades orientadas a la gestión electrónica y abierta de la Administración. Gracias a ello, en la última década, la Administración Pública ha alcanzado el mismo nivel que la empresa privada, en materia de gestión, un hecho al que han contribuido, tanto la búsqueda de la eficiencia por parte de los propios responsables de los organismos públicos, como los requerimientos de los ciudadanos. El desarrollo de aplicativos ERP verticales específicos para el sector, ha hecho posible definir un modelo de gestión único, gracias al que los sistemas de información pueden incorporar modelos para una Comunidad Autónoma, para su entorno sanitario y también para las empresas públicas que dependen de ella, manteniendo las especificidades de cada entidad sobre una base común de legalidad, seguimiento y gestión de la información. De s c r i p t o r e s: Especial softare de gestión, Tecnología de la Información (TI), gestión del cambio, ERP (Enterprise Resource Planning), gestión presupuestaria. Nº 259 Marzo 2009 Estrategia Financiera l 39

3 La aportación principal de las soluciones ERP a la gestión de las Administraciones Públicas ha sido la capacidad de ordenar los procesos y actos administrativos internos En los últimos años, la mayoría de entidades públicas de cierto volumen que se han planteado un cambio global de sus sistemas económico-financieros, han optado por la implantación de una solución ERP, aprovechando las capacidades de estos productos para modernizar su gestión. Esta apuesta ha tenido dos influencias claves: la evolución de los ERP para cubrir las necesidades propias del sector público y un acercamiento de las herramientas del sector privado a la Administración. Gracias a la incorporación de soluciones de gestión del ámbito privado, en los últimos diez años, la Administración Pública ha alcanzado el mismo nivel que la empresa privada en materia de gestión. Se trata de un hecho al que han contribuido, tanto la búsqueda de la eficiencia en los procesos por parte de los propios responsables de los organismos públicos, como los requerimientos de los ciudadanos. En la actualidad, el sector público está inmerso en un fuerte proceso de modernización que, aunque de avance complejo, incluso supera en algunos aspectos a las iniciativas privadas, como por ejemplo en materia de interoperabilidad y en los servicios al ciudadano: dos ámbitos en los que se ha observado un avance muy notable en la última década. MEJORA DE LA EFICACIA Y LOS SERVICIOS Las soluciones de gestión económico-financieras de tipo ERP permiten integrar las distintas áreas de conocimiento de la Administración. Dichas herramientas facilitan la orientación a procesos que, mediante la entrada única de datos, ayuda a una gestión más eficiente, global e integrada de las entidades públicas. Las modernas soluciones ERP incorporan a la Administración funcionalidades que históricamente no se han utilizado en este sector, como pueden ser los aplicativos específicos para la automatización del área de contabilidad analítica, los cuadros de mando, las funcionalidades en apoyo a la gestión sin papeles, etcétera. Estas funcionalidades, que tradicionalmente han tenido una mayor aplicación en el entorno de la empresa privada, están aterrizando ahora en la Administración de la mano de los ERP, lo que aporta una importante evolución de los sistemas de información y de los planteamientos estratégicos del sector. En ese sentido, la aportación principal de las soluciones ERP y especialmente de los sistemas de gestión económico-financieros a la gestión de las Administraciones Públicas ha sido la capacidad de ordenar los procesos y actos administrativos internos, siendo éste el pilar básico que permite que la Administración comparta información hacia fuera, con el ciudadano, con las empresas y con otras Administraciones. En la actualidad, ya se puede elegir la información que se desea compartir, hasta qué nivel y a través de qué canales, lo que ha hecho posible la creación de consultas y de actuaciones que los ciudadanos estaban demandando, como por ejemplo la capacidad de acceder a sitios eb específicos para conocer su situación con la Administración. El avance en todos estos aspectos está siendo permanente, ya que implica la incorporación continua de nuevas tecnologías que permiten contactar más y mejor con los ciudadanos y que facilitan su integración con la Administración a través de las comunicaciones electrónicas, el envío de SMS, la presentación de documentación, la acción sobre trámites administrativos y un largo etcétera. NECESIDADES ESPECÍFICAS DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA La gestión de la legalidad se encuentra en la misma esencia de la Administración, dado que estos organismos gestionan bienes públicos y, por tanto, tienen la obligación de asegurar que esos recursos se utilizan de forma adecuada y transparente. En ese sentido, el núcleo económico de un sistema en el sector público es la contabilidad presupuestaria, que controla el gasto que se realiza en la entidad mediante un seguimiento legal y de supervisión estricto. Este seguimiento está basado en la aprobación y firma de varias fases presupuestarias donde se asegura la existencia de crédito y su correcto uso, antes de llegar al gasto real. Esta esencia común de control y seguimiento presupuestario se comparte por los distintos ámbitos de la Administración en sus necesidades de gestión económico-financiera. La base para el seguimiento y gestión en toda la Administración es, por tanto, la misma y los sistemas informáticos de los distintos organismos varían únicamente en las necesidades propias fundamentadas en la naturaleza de cada entidad (como, por ejemplo, en el ámbito de la sanidad pública la gestión de compras debe cuidarse especialmente, ya que por su propia naturaleza 40 l Estrategia Financiera Nº 259 Marzo 2009

4 y cometido de salvar vidas, un hospital nunca puede quedarse desabastecido). En los últimos diez años, los principales fabricantes de ERP del mercado han incorporado al sector público como uno de los focos de negocio más importantes para sus productos y han desarrollado soluciones de gestión específicas para la Administración. Gracias a ello, en la actualidad, existen ERP que proporcionan soluciones avanzadas y concretas para la contabilidad presupuestaria, para la contratación administrativa, para la gestión de tributos y para la gestión de otras áreas propias de los organismos públicos. La entrada de los sistemas ERP en el ámbito de la Administración, apoyada por el desarrollo de aplicativos ERP verticales, ha hecho posible definir un modelo de gestión general único que cubra las necesidades legales y administrativas y la particularización de los requerimientos de las distintas entidades públicas según su naturaleza. Gracias a ello, y a modo de ejemplo, el mismo sistema de gestión puede incorporar modelos específicos para una comunidad autónoma, para su entorno sanitario y también para las empresas públicas que dependen de ella, permitiendo así mantener las especificidades de cada entidad sobre una base común de legalidad, seguimiento y gestión de la información. EL INTEGRADOR DE TI En la implantación de soluciones ERP en el ámbito de las empresas públicas partimos, por un lado, de entidades con una gran tradición en el uso de soluciones de gestión desarrolladas a medida. Dichas soluciones cubrían totalmente y de forma específica los requerimientos de cada usuario, que estaba acostumbrado a una forma de trabajar muy concreta y repetitiva, contando con un profundo conocimiento de su área de responsabilidad específica pero con poca visión de integración. Las soluciones ERP, por otro, son en esencia generalistas, ya que intentan cubrir de forma robusta e integrada las necesidades de cualquier entidad y, aunque muy adaptables, huyen del concepto del desarrollo específico. Estos dos factores a tener en cuenta hacen que, en una implantación concreta, nos encontremos, por un lado, con la necesidad de adaptar el usuario a una nueva realidad, representada por soluciones de gestión con una visión integrada, donde cada área interactúa con las demás, con un menor nivel de especificidad y con la necesi- dad de ampliar los conocimientos para conocer las implicaciones de los nuevos procesos integrados. Por otra parte, también debemos acercar el funcionamiento de la solución ERP a la agilidad y ergonomía de los sistemas a medida a los cuales está acostumbrado el usuario en el ámbito de la Administración Pública. Estos retos, junto al resto de trabajos lógicos en el acompañamiento de la implantación y a la ayuda al cambio, resultan absolutamente decisivos para la implantación y convierten al integrador, en el que recae la ejecución de todos estos procesos, en una figura clave para el éxito de la implantación. LA IMPLANTACIÓN, PASO A PASO El integrador TI juega un papel importante en todo el proceso de selección e integración del ERP, desde su fase inicial, en la que se aborda el análisis de las necesidades de la entidad y de las soluciones disponibles en el mercado. Se trata de una fase, en la que resulta importante contar con referencias de otras entidades similares y de los aplicativos de gestión implantados en las mismas. Una vez seleccionado el ERP más adecuado, recae en el integrador la compleja labor de dimensionar la solución softare y la infraestructura tecnológica necesaria para soportar dicha solución. Esta última labor suele ir más enfocada en la definición de los requerimientos de servidor, gracias a que en la actualidad las necesidades de microinformática y comunicaciones se encuentran habitualmente bien cubiertas en el ámbito de cualquier Administración. Una vez finalizada la adjudicación, el proyecto de implementación de la solución ERP recorre varias fases, las más importantes de las que mencionaremos a continuación. En cada una de ellas se deben contemplar una serie de factores específicos para garantizar el éxito del proyecto. En primer lugar, está el diseño de la solución. En esta fase resulta de vital importancia la participación de usuarios clave del organismo público que conozcan las necesidades propias de la entidad y que tengan una visión general de la implantación para evaluar las implicaciones que la misma va a tener en las diferentes áreas del organismo. Igualmente, el implantador necesita aportar un equipo de expertos que conozca perfectamente el lenguaje y los requerimientos del sector público, ya que de lo contrario el diseño del sistema podría resultar incompleto por desconocimiento de las situaciones propias que se podrían dar en este ámbito. Nº 259 Marzo 2009 Estrategia Financiera l 41

5 Otra fase importante en la implantación de la solución ERP es la construcción del sistema de información. En esta fase, el reto del implantador es adaptar el ERP a las necesidades concretas del cliente. El conocimiento y la experiencia en implantaciones de soluciones verticales para sector público, son capacidades a tener en cuenta para el éxito de esta fase. Finalmente, es clave la fase de puesta en marcha y consolidación del sistema, tras las etapas de pruebas correspondientes, en la que ya se dispone de un producto listo para su puesta en producción. Aquí son primordiales un correcto corte de operaciones para minimizar el impacto que el cambio de sistemas podría tener en la organización (este proceso habitualmente se hace coincidir con las tareas de cambio de ejercicio) y el proceso de consolidación tras la puesta en marcha, que ayuda a la entidad pública a asimilar los nuevos procesos con la menor dificultad posible. PRINCIPALES RETOS DEL PROYECTO El ciclo de vida de un proyecto que comprende la implantación de un ERP en la Administración suele ser largo y complejo. Inicialmente, ha de partir de una iniciativa política englobada en una búsqueda de modernización y eficiencia en el ámbito de una entidad pública. En ese sentido, el liderazgo es imprescindible, siendo necesaria una figura referente con capacidad decisora y liderazgo dentro de la organización, papel que desempeña habitualmente el interventor general en las entidades que poseen esta figura, o el director económico, en las que no. Se trata, asimismo, de proyectos tecnológicos de gran envergadura, tanto desde el punto de vista organizativo, como funcional, ya que afectan a un importante número de áreas funcionales de los organismos y prácticamente a la totalidad de la organización. La implantación y puesta en marcha de un sistema ERP en un organismo público, por tanto, requiere un proceso de explicación, maduración y aceptación, así como de un posterior seguimiento detallado. Tal y como hemos comentado, el integrador de TI es una figura clave en el proceso de acercar una herramienta inicialmente creada para el sector privado a un entorno con reglas y talante propios, como es el ámbito de la Administración. En ese sentido, y para asegurar el éxito de una implantación de este tipo, el integrador TI debe aportar una serie de cualidades y capacidades específicas, entre las que destacaríamos, en primer lugar el conocimiento del ámbito de la Administración Pública y de los sistemas de información utilizados en el mismo. Se trata de un conocimiento profundo y detallado tanto de los conceptos, como del entorno legal de la Administración y de las soluciones verticales que se manejan en la misma, y que difieren mucho de las aplicadas al ámbito de la empresa privada. Otro aspecto importante en las capacidades del integrador son sus experiencias previas en implantaciones ERP en el ámbito de la Administración. Se trata de proyectos con características diferenciales por el propio entorno, por la tipología de personas implicada y por la forma de trabajar, etcétera. La experiencia del integrador en proyectos similares le permitirá conocer las posibles barreras y conflictos que se pueden presentar en el proyecto, con el fin de adelantarse y asegurar el éxito. La compañía encargada de la implantación e integración de un sistema ERP en un organismo público debe contar, asimismo, con capacidades en diferentes tecnologías, dado que este tipo de implantaciones suelen basarse en un paquete ERP, pero a la vez implementan otras soluciones relacionadas. El implantador, por tanto, necesita ser capaz de cubrir todas las tecnologías de información que se requieran y no únicamente la del propio ERP, siendo especialmente necesarios los conocimientos en distintos entornos tecnológicos, sistemas de integración, gestión documental y digitalización o firma electrónica. Es conveniente, igualmente, que la consultora tecnológica encargada del proyecto cuente además con un centro de soporte avanzado, que permita dar cobertura a las necesidades de evolución y mantenimiento de los sistemas de gestión implantados en el organismo público, si así lo requiere el proyecto. El integrador, por supuesto, debe conocer en profundidad la herramienta ERP seleccionada y, en particular, la solución propia para el Sector Público, ya que el mismo ha de ser capaz de dar la mejor cobertura a los requerimientos planteados por cada organismo. En ese sentido, es cada vez más habitual que las consultoras tecnológicas participen directamente en la evolución de las soluciones de gestión, aportando al fabricante sus conocimientos acerca de los distintos clientes y de la evolución en sus necesidades. Por último, y no por su importancia, el integrador TI encargado de un proyecto de implantación debe ofrecer una fuerte capacidad para liderar una acción de cambio. El impacto a nivel tecnológico, 42 l Estrategia Financiera Nº 259 Marzo 2009

6 funcional y organizativo de un cambio de sistema de información es siempre alto, y más aún en los proyectos ERP, ya que estos proyectos implican la gestión de múltiples variables, sobre todo en cuanto a su implicación en las personas y en las estructuras organizativas. LA GESTIÓN DEL CAMBIO La gestión del cambio es un punto clave en cualquier implantación de un sistema de gestión ERP, pero la misma adquiere todavía una mayor importancia cuando uno de estos proyectos se ejecuta en el en el ámbito de la Administración. Los organismos públicos suelen contar con una estructura organizativa muy bien establecida y donde los cambios son poco frecuentes, tanto a nivel de estructura como de personas. La implantación de un ERP supone, por un lado, un sobreesfuerzo personal importante para el empleado público en cuanto a su dedicación al proyecto para aportar los conocimientos necesarios de la Administración, e implica, por el otro, un impacto importante en la manera de gestión y organización del organismo. Por ello, todo proyecto de implantación TI en este sector debe ir acompañado de un amplio plan que ayude a que el cambio en los sistemas informáticos sea comprendido y asimilado por toda la organización, apoyando a los funcionarios a afrontar los retos que plantea un proyecto de este tipo. El plan para la gestión del cambio debe incluir un completo plan de comunicación que permita mantener informados a todos los funcionarios implicados, según su nivel de participación en el proyecto tecnológico y según el nivel de información que ellos manejan. Igualmente, se necesitan gestionar de manera adecuada los riesgos del proyecto, contemplando a tiempo las posibles contingencias que puedan surgir a lo largo del mismo, en sus aspectos más sensibles, y elaborando un plan para su rápida resolución. Otro aspecto fundamental para el éxito de una implantación ERP en Sector Público es la formación de los usuarios del sistema. Dicha formación debe contemplar programas que se llevarán a cabo al inicio del proyecto, para todos los funcionarios que se verán involucrados en la implantación del ERP, y también programas de formación previas a la puesta en marcha de la nueva solución de gestión, que deben abarcar a la totalidad de los usuarios del sistema. En particular, es interesante mantener un proceso de formación continuo, que permita la revisión de los temas tratados y la incorporación de nuevas funcionalidades o evoluciones del sistema de gestión. CONCLUSIÓN A modo de conclusión, y para la consecución de unos beneficios reales en la implantación de un ERP en el ámbito de la Administración, hace fal- El integrador de TI es una figura clave en el proceso de acercar una herramienta inicialmente creada para el sector privado, a un entorno con reglas y talante propios como es el ámbito de la Administración Las seis capacidades del integrador ERP en la Admnistración Pública Conocimiento de la Administración. Capacidad en distintas tecnologías. Fuerte capacidad de liderar una acción de cambio. Disponibilidad de un centro de soporte avanzado. Conocimiento profundo de la herramienta ERP. Conocimiento profundo de la solución propia para el sector público. ta cumplir varios requisitos, como: un claro afán de modernización y optimización de procesos por parte del organismo público, la selección de una solución avanzada y adaptada a las necesidades específicas del sector y un integrador que asegure la óptima implantación de la herramienta informática, acercándola al peculiar mundo de los organismos públicos y consiguiendo que la misma se asimile por el funcionario que debe hacer uso de ella. Se trata de proyectos de TI de gran envergadura y complejos de gestionar, cuyas ventajas, sin embargo, compensan de sobra esta complejidad, ya que dan pie a la implantación de funcionalidades innovadoras cada vez más demandadas por la sociedad, como los procedimientos de firma electrónica, la automatización y optimización de los procesos económicos y administrativos, la integración de sistemas de gestión documental que introducen la oficina sin papel, o los cuadros de mando integrales que permiten un seguimiento global de la organización y de las entidades dependientes, alcanzando la creación de unas auténticas centrales de información que engloban todos los ámbitos de la Administración. 9 Nº 259 Marzo 2009 Estrategia Financiera l 43