FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ

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1 PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 1 de 7 1. OBJETIVO: Cumplir con la obligación de reportar la información solicitada por los organismos de control y vigilancia, garantizando la transparencia, veracidad, oportunidad y fiabilidad de los datos a suministrar. 2. RESPONSABLE. 3. DEFINICIONES DIAN: (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), La DIAN está organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, responsable del recaudo de impuestos. SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD: Ente fiscalizador encargado de inspeccionar, controlar y vigilar el sistema general de seguridad social en salud. CARGUE DE : Es una opción del aplicativo que permite el acuse de información dirigido al respectivo ente de Control y vigilancia. VALIDACIÓN DE : Es una opción para la transmisión de la información, que básicamente permite aprobar la estructura del archivo. FIRMAS DIGITALES: Las firmas digitales, SON un método criptográfico que asocia la identidad de una persona con la información o mensajes que se van a emitir. Son una forma que permite vincular la información reportada, con la autorización que deben hacer los responsables del envió de la EXÓGENA: Tradicionalmente se ha hablado de información exógena como aquélla que los obligados presentan a la DIAN, en general, por operaciones realizadas con terceros, utilizando los s servicios informáticos y electrónicos implementados por la DIAN para tal fin, la información que deben presentar los obligados debe contener los conceptos y las especificaciones técnicas señaladas en las resoluciones vigentes para cada año gravable. CIRCULAR ÚNICA: Documento bajo una estructura normativa expedido por la Superintendencia Nacional de Salud, reúne en un solo cuerpo toda la normatividad y las instrucciones que las Entidades que presten servicios de salud deben reportar y cumplir.

2 PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 2 de 7 CERTICAMARA: La Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicámara S.A., o simplemente Certicámara, es una sociedad anónima constituida por las cámaras de comercio del país con el objetivo de prestar los servicios de certificación digital que se regulan por la ley 527 de 1.999, el Decreto 1747 de y las demás normas que las complementen, modifiquen o reemplacen. Certicámara es una Entidad de Certificación Digital Abierta de carácter esencialmente Empresarial, que tiene como propósito fundamental proporcionar las herramientas necesarias para que los empresarios y demás usuarios de Internet del país puedan realizar Negocios Electrónicos con Seguridad Jurídica. 4. CONSIDERACIONES GENERALES Las fechas para el reporte de información dependen de la periodicidad a reportar, la superintendencia Nacional de salud solicita información Semestral, la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN solicita información en medios electrónicos anualmente. Para el caso del hospital las firmas digitales, para la Superintendencia Nacional de Salud, se tramita con Certicámara; que es una entidad que respalda y garantiza la emisión y seguridad de las firmas, y que trabaja en Común con la Superintendencia para proteger la autenticidad de las firmas y los archivos emitidos son obligatorias tres Firmas, que son otorgadas luego de cumplir con una serie de requisitos a saber: Representante legal: Dr. Jorge Gómez Cusnir (1) Pertenencia a Empresa: Revisor Fiscal (1) Contador. (1) La firma digital utilizada para autenticar el reporte de información para la DIAN, es diferente a las utilizadas por la Superintendencia Nacional de Salud, de igual forma requiere de dos firmas que den certificación: la del Representante legal y la del Revisor Fiscal de la organización. Las páginas de las que se hace referencia para el cargue y envió de información y que contienen ayudas para tal fin son:

3 PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 3 de 7 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Circular única 047 con modificaciones de las circulares, 49, 50, 51 y 52 de Emitidas por la Superintendencia Nacional de Salud. Manuales e instrucciones acerca del envio de información que se pueden encontrar en las páginas de Internet.

4 6. CONTENIDO FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 4 de 7 QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DETERMINAR REQUERIMIENT OS Y SOLICITUDES DE LOS ENTES DE CONTROL ANÁLIZAR A REPORTAR SOLICITAR A JEFES DE ÁREA JEFES DE ÁREA: CARTERA CUENTAS POR PAGAR FACTURACI ÓN TESORERÍA MANTENIMI ENTO CALIDAD Después de generar procesos de cierre y generación de saldos. Con aproximadamente un mes de anterioridad a la obligación de la presentación de la información Luego de Descargar y leer las circulares, normas, decretos y regulaciones. Posterior al análisis y determinación de la información a reportar. Para que se conviertan en una herramienta de apoyo para los diferentes usuarios de la Para definir los requerimientos y las especificaciones solicitadas conforme a la naturaleza y características del Ente Económico. Se realiza con el fin de examinar y establecer las exigencias de los organismos de control y vigilancia; para finalmente reportar con exactitud la información solicitada. Con el ánimo de consolidar la información proveniente de los distintos módulos e integrar los datos para que cumpla con los parámetros solicitados. Se actualizan los saldos, se generan procesos y se solicita el Libro Mayor Auxiliar, de donde se extrae la información por cuentas para preparar los Estados Financieros. Se descargan, buscan e imprimen los decretos, normas, resoluciones o circulares donde se den los parámetros que establece la Superintendencia Nacional De Salud CIRCULAR UNICA o la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), EXÓGENA Cuando se tiene establecido las solicitudes de los entes de Control y vigilancia, se analiza y examina la información solicitada, con el fin de establecer los parámetros, formatos y demás lineamientos para la correcta presentación de la Por comunicado interno, se informa a los jefes de área, parámetros, delimitaciones y condiciones fijadas por la Superintendencia Nacional de Salud y la DIan para cada tipo de archivos, haciendo alusión o adjuntando la norma de donde se pueden guiar y se establecen fechas para la entrega de tal información a contabilidad.

5 COMPARAR CON SALDOS DE FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 5 de 7 Cuando los jefes de área, entreguen conforme a las fechas y parámetros la información solicitada. Para establecer todas aquellas posibles diferencias en los saldos de los terceros, cuentas y movimientos; que pueden llegar a afectar la información que se va a presentar. Los jefes de Departamento a quienes se les solicito la información; envían vía correo electrónico las tablas y documentos que soportan la solicitud realizada por Contabilidad. Posteriormente se cruzan y verifican los archivos para determinar si existen o no diferencias con el módulo de Contabilidad. LA RECOPILADA ES ACORDE CON LA SOLICITADA? Se verifica la información en el momento en que los jefes entregan los informes provenientes de sus módulos a Contabilidad. Se verifica que la información recopilada coincida con lo que se solicita para evitar posibles distorsiones o falsedad en la información a transmitir. Se constata que lo que se solicito a los jefes de área, cumpla con los formatos establecidos, los parámetros y condiciones exigidas por los entes de control. ESTABLECER DIFERENCIAS PREPARACIÓN DE LA Luego de la entrega de información por parte de los jefes de área a quienes se les solicita la Luego de la revisión de la información a transmitir. Para evitar posibles distorsiones, falsedad y diferencias en la información obtenida para reportar. Para que los datos a informar cumplan con los formatos, tipo de archivos, cantidad y sean congruentes con los saldos de las cuentas en los Estado Financieros, y la información reportada no presente errores de validación y/o cargue. Con el cruce de módulos se puede evidenciar las diferencias, se establecen se especifican y soportan para aclarar con los responsables las incongruencias de la Se determinan las tablas, la forma y tamaño de texto, los controles, la cantidad de registros solicitados y demás especificaciones técnicas solicitadas, comparando siempre que los saldos por cada tercero y en general cruce con lo registrado en los Estados Financieros. Además se incluye los demás archivos elaborados por Contabilidad, y que no provienen de los otros módulos.

6 PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 6 de 7 VALIDAR ARCHIVOS ARCHIVOS VALIDADOS CON ÉXITO? CARGAR REVISOR FISCAL REPRESENTAN TE LEGAL En las fechas establecidas por la Superintendencia y por la Dian para la presentación de la información requerida. Luego de las Firmas y las pruebas de validación de la Cuando el correspondiente aplicativo no genere errores de validación. Para enviar la información requerida por las instituciones de control y vigilancia y así cumplir con las obligaciones adquiridas con la sociedad y con el Estado. Para cumplir con el mecanismo establecido para el cargue y presentación de los archivos que contienen la Para finalmente transmitir la totalidad de los requerimientos solicitados por los entes de Control y vigilancia, y evitar posibles sanciones por incumplimiento del reporte de información La validación se realiza vía electrónica; con la firma de los archivos digitales, en cada una de las plataformas establecidas para tal fin, por la Superintendencia Nacional de Salud o la Dian. El sistema de transmisión, envía respuesta automática sobre la correcta validación de los archivos, lo que significa que no existen errores de forma, y que los archivos pueden ser cargados. En la misma página de Internet, se carga en el portal del ente de control la información luego de ser validada en cuanto a formatos y tipo de archivos por este.

7 PRESENTACIÓN DE A ENTES DE CONTROL. PÁGINA 7 de 7 7. FLUJOGRAMA: INICIO ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS DECRETOS, NORMAS, RESOLUCIONES CIRCULARES EMITIDAS POR ENTES DE - DETERMINAR REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES DE LOS ENTES DE - ANALIZAR LA INFORMACION A REPORTAR _JEFES DE ÁREA SOLICITAR INFORMACION A JEFES DE AREA - COMPARAR CON SALDOS DE - ESTABLECER DIFERENCIAS NO - la información recopilada es acorde con la solicitada? SI - PREPARACION DE LA INFORMACION INFORMACIO N A REPORTAR, REVISOR FISCAL, REPRESENTANTE LEGAL VALIDAR ARCHIVOS Archivos validos con éxito? NO SI SOPORTES DE ENVIO Y CARGUE DE INFORMACION CARGAR INFORMACION FIN