MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-01-P01-02

Transcripción

1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-01-P01-02 Versión /03/2015

2 Página: Página 1 de 11 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CS STAB 01 P01 02 PROPÓSITO Coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos. DISPARADOR Proceso de Regularización ENTRADAS Expediente del bien inmueble. Descripción ACTIVIDADES PRINCIPALES Coordinar la recepción de bienes inmuebles con la Institución que hace la entrega. Elaborar el cronograma para constatación física de bienes y coordinar su ejecución con la CGAF. Realizar la verificación y constatación física de los bienes inmuebles. PROCESO RELACIONADO Regularización Muebles Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Informe de levantamiento de información Acta de entrega recepción Sustantivo Nacional de Cliente Interno 2

4 Página: Página 3 de 11 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Ley de Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Bienes Intestados Decreto Ejecutivo Nro. 823 Transferencia de bienes inmuebles FERIA DE DURAN Decreto Ejecutivo Nro. 560 Transferencia de bienes del BCE RESOLUCIÓN INMOBILIAR DSI LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO El subproceso para la Recepción requiere considerar los siguientes lineamientos: No se coordinará la recepción de bienes inmuebles si no se cuenta con las escrituras a favor de INMOBILIAR inscritas en el Registro de la Propiedad y la Ficha Catastral dentro del Expediente del bien inmueble. 3

5 Página: Página 4 de 11 En los casos específicos cuando por disposición de la Máxima Autoridad de INMOBILIAR se requiera recibir un bien inmueble previa la obtención de escrituras, se gestionará la suscripción de un convenio de uso entre la Entidad que hace la entrega e INMOBILIAR. La recepción de los bienes inmuebles mediante la suscripción del acta entrega recepción es responsabilidad de la Coordinación General Administrativa Financiera a través de las Direcciones Administrativa y Financiera conforme lo establece el Reglamento General Sustitutivo del Sector Público, no se procederá con la suscripción del Acta de entrega recepción si se identifica inconsistencias en la información de cualquier índole. 3. ROLES Analista de. Ejecuta las actividades para la administración de bienes inmuebles, siendo el responsable por los bienes inmuebles temporales encomendados a su cargo. Coordinador General Administrativo Financiero. Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Administrativo. Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Nacional de. Planifica y dirige los procesos para la gestión técnica y administrativa que demandan los Bienes del Sector Público. Nacional de Legalización. Dirige y supervisa acciones legales y trámites pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes entidades del Sector Público. Especialista de. Supervisa y controla la gestión del responsable de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR. Subdirector Técnico de. Preside y dispone la gestión para la elaboración y emisión de Modelo de Gestión, Informe o Dictamen, que permita la eficaz y eficiente administración de un bien inmueble dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR. 4

6 Página: Página 5 de GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción. Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido. BI. Bien Inmueble. CGAF. Coordinación General Administrativa Financiera. DNABI. Dirección Nacional de. 5

7 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO 6

8 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Definir las actividades necesarias para coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos ALCANCE Este subproceso abarca desde la recepción del Expediente del bien inmueble, hasta la entrega de la copia del acta entrega recepción suscrita por las Direcciones Administrativa y Financiera DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer gestión Subdirector Técnico de Una vez recibido el memorando para la recepción de bienes inmuebles por parte del Nacional de Legalización adjuntando el Expediente del bien inmueble, el Subdirector Técnico dispone la gestión al Nacional de. Si se identifica que el bien inmueble contiene bienes muebles el Subdirector Técnico dispone la gestión al Nacional de de Bienes Muebles para la recepción de los mismos mediante el inicio del Proceso de Muebles. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Memorando Sumillado Recibir y disponer gestión Nacional de El recibe la disposición y coordina con el Especialista de las actividades a desarrollarse para la recepción del inmueble. N/A Coordinar recepción de bienes Especialista de El Especialista se pone en contacto con la Entidad que hará entrega del inmueble para preparar la información necesaria para coordinar la recepción del mismo. Posteriormente remite la información obtenida al Analista Técnico y solicita la elaboración del cronograma para elaborar la constatación física de bienes, tomando en cuenta que el cronograma será ejecutado en coordinación con la CGAF. Acta de Reunión 7

9 Página: Página 8 de 11 Elaborar cronograma para constatación física de bienes Analista de Con la información recibida el Analista elabora el cronograma para ejecutar la constatación física de bienes y lo remite al Especialista para su revisión. Cronograma Revisar y remitir el cronograma Especialista de El Especialista revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo remite al para su revisión y aprobación. Cronograma Remitir cronograma Nacional de El revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo aprueba y socializa con la CGAF, para su conocimiento y retroalimentación a fin de que este sea ajustado de acuerdo a la agenda de ambas unidades y pueda ejecutarse efectivamente. Adicionalmente se remitirá el Expediente del bien inmueble para la gestión de registros contables. Memorando Cronograma Expediente del bien inmueble Disponer gestión Nacional de Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el dispone la gestión al Especialista para ejecutar el mismo. Cronograma Coordinar ejecución del cronograma Especialista de El Especialista designa al Analista responsable de ejecutar la constatación física de bienes conforme lo establecido en el cronograma. N/A Realizar verificación y constatación física de bienes Analista de El Analista realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Financiera, de ello deja constancia mediante la elaboración del Informe de levantamiento de información. Informe de levantamiento de información 8

10 Página: Página 9 de 11 Recibir cronograma y disponer gestión Coordinador General Administrativo Financiero Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el Coordinador dispone la gestión a los es Administrativo y Financiero para ejecutar el mismo. N/A Realizar verificación y constatación física de bienes Realizar verificación y constatación física de bienes Financiero Administrativo El o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Nacional de, de ello deja constancia mediante la elaboración de un Informe. Si se llegara a dar el caso en el que el Expediente no contara con el registro contable el será el responsable de obtener por parte de la Entidad que hace la entrega del bien inmueble, el registro contable emitido por el e SIGEF de dicha Entidad. El o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Financiera y Nacional de, de ello deja constancia mediante la elaboración del Inventario. Informe Inventario Suscribir Acta de entrega recepción Administrativo Una vez culminada la ejecución del cronograma el Administrativo oficializa la recepción del bien inmueble mediante la suscripción del Acta de entrega recepción con los involucrados. Acta entregarecepción Remitir copia del Acta de entregarecepción a la DNABI Administrativo Una vez suscrita el Acta, el Administrativo remite la copia del Acta entrega recepción al Subdirector Técnico de Memorando Remitir el expediente para registro contable Administrativo Una vez suscrita el Acta, el Administrativo adjunta el original de la misma en el Expediente del bien inmueble y lo remite al Financiero para su gestión. Memorando 9

11 Página: Página 10 de 11 Realizar el registro contable del bien inmueble Financiero Con el Expediente del bien inmueble el Financiero realiza los asientos contables del mismo en el Sistema Informático e SIGEF. Posteriormente devuelve el Expediente del bien inmueble al Administrativo e SIGEF Memorando Remitir el Expediente al Archivo Administrativo El Administrativo prepara el Expediente y lo remite a la Dirección de Gestión Documental y Archivo para su custodia. Memorando Expediente del Bien Inmueble Proceso de Recepción, entrega y archivo de documentación institucional de Gestión Documental y Archivo El requerimiento por parte de la Dirección Administrativa es el disparador del proceso, el producto del mismo es el Expediente del bien inmueble bajo custodia en el Archivo institucional. N/A 7. ANEXOS o Formato de Informe de levantamiento de información. o Manual del Proceso de Regularización. o Manual del Proceso de. 10

12 Página: Página 11 de 11 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Nacional de Aprobado Eco. Vanessa Por: Centeno Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 25/03/