Características generales del manual de políticas y procedimientos sobre libro electrónico de órdenes (LEO) Operaciones

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1 Características generales del manual de políticas y procedimientos sobre libro electrónico de órdenes (LEO) Operaciones btgpactual.com.co 1 de 9

2 Tabla de contenido I. Definiciones... 3 II. Principios Aplicados por en la Ejecución de las Órdenes Recibidas por los Clientes... 5 III. Medios Autorizados en la Recepción de las Órdenes Recibidas por los Clientes... 5 IV. Datos Exigidos en las Ordenes Recibidas de los Clientes... 6 V. Canales de Recepción de las Órdenes... 6 VI. Etapas del Procesamiento de las Órdenes... 6 VII. Políticas Generales para el Procesamiento de las Órdenes Recibidas de los Clientes... 7 VIII. Políticas Generales para la Ejecuación para Ejecución y Transmisión de las Órdenes... 8 IX. Políticas Generales para la Consolidación y Fraccionamiento de Órdenes... 9 X. Politicas Generales para Informar a los Clientes sobre sus Operaciones... 9 XI. Publicidad... 9 btgpactual.com.co 2 de 9

3 Estimado Cliente: pone a su disposición el presente documento resumen, que le servirá como guía para el conocimiento de las características generales del Manual de Políticas y Procedimientos sobre Libro Electrónico de Órdenes. I. Definiciones Operador con Acceso Directo Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. Operador sin Acceso Directo Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación. Operador por Cuenta Propia Es aquella persona que discrecionalmente toma decisiones de inversión a nombre de la Entidad y con los recursos propios de ésta, teniendo la posibilidad de asumir posiciones abiertas. Operador por Cuenta de Terceros Es aquella persona que ejecuta las órdenes o toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen los vehículos de administración de recursos de terceros. Canales de Recepción de Ordenes Personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro. Libro Electrónico de Órdenes (LEO) Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente. Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes recibidas, para su posterior remisión al (los) LEO. Ordenante Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este último. Orden de Mercado Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al mejor precio que se obtenga en el mercado. btgpactual.com.co 3 de 9

4 Orden con Límite Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio mínimo o máximo, según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto, siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente. Orden Condicionada Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio específico que es condición para la ejecución de la orden. Orden con Condiciones Determinables por el Mercado Orden impartida por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas expresamente por un cliente. Consolidación de Ordenes Mecanismo por medio del cual se agrupan órdenes de diferentes clientes y se ingresan de manera unificada al sistema de negociación o se le transmiten a una contraparte como una sola orden. Fraccionamiento de Ordenes Trámite posterior a la ejecución de las órdenes consolidadas por medio del cual se prorratea o distribuye el resultado de la operación entre los clientes. Mercado Mostrador Aquel que se desarrolla fuera de los sistemas de negociación Medio Verificable Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED). btgpactual.com.co 4 de 9

5 II. Principios Aplicados por en la Ejecución de las Órdenes Recibidas por los Clientes Las políticas y procedimientos establecidos por para la ejecución de las órdenes recibidas de los clientes permitirán cumplir con los principios establecidos en las normas vigentes, los cuales se presentan a continuación: Trazabilidad: verificará y auditará las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes. Equidad: tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus clientes. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes: informará a sus clientes acerca de las características generales del sistema de procesamiento y registro de órdenes. Integridad y seguridad en el manejo de la documentación: propenderá por la integridad, veracidad y seguridad de la documentación institucional en materia de órdenes. III. Medios Autorizados en la Recepción de las Órdenes Recibidas por los Clientes BTG PACTUAL recibirá las órdenes de los clientes a través de los siguientes medios verificables: Órdenes verbales: Se recibirán a través de una línea telefónica grabada. Órdenes escritas: Pueden ser a través de comunicación suscrita por el cliente o a través del diligenciamiento del formato de orden de operación el cual contiene todos los campos necesarios en la ejecución. Las órdenes escritas también podrán ser recibidas a través de los siguientes medios: Medio virtual: correo electrónico o Messenger grabado autorizados previamente por el cliente. Fax btgpactual.com.co 5 de 9

6 IV. Datos Exigidos en las Ordenes Recibidas de los Clientes cuenta con libros electrónicos de órdenes automáticos, los cuales contienen los campos requeridos por las normas vigentes, los cuales son: Número de identificación del cliente u ordenante que realiza la operación. Tipo de orden: Condicionada, limite, a mercado, de condiciones determinables por el mercado. Informar si es compra o venta, repo, simultánea o transferencia temporal de valores (TTV) Cantidad o monto. Fecha de cumplimiento de la operación. Vigencia de la orden. En el caso en que aplique si la orden se debe ejecutar en una orden pública de adquisición o martillo. Todas las órdenes deben contener la fecha y la hora de la entrega de la orden del cliente u ordenante al Asesor Comercial. V. Canales de Recepción de las Órdenes podrá recibir las órdenes de los clientes a través de los siguientes canales de recepción: Recepción a través de Asesores Comerciales. Recepción a través de un operador con acceso directo. Recepción a través de un operador sin acceso directo. Recepción a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes. VI. Etapas del Procesamiento de las Órdenes Recepción de las órdenes: Etapa en la que a través de los funcionarios autorizados, reciben las órdenes de los clientes u ordenantes autorizados a través de un medio verificable. Registro de órdenes en el libro electrónico de órdenes: Etapa en la que realiza el ingreso de la orden completa al libro electrónico de órdenes. Transmisión de las órdenes al sistema de negociación a diferentes contrapartes cuando se trate de mercado mostrador: Etapa en la que se trasmite la orden al sistema de negociación. Ejecución de las órdenes: Etapa en la cierra las operaciones en el sistema de negociación o con una contraparte, cuando se trate de mercado mostrador. btgpactual.com.co 6 de 9

7 Procedimientos operativos posteriores a la ejecución: Etapa en la que inicia el proceso de registro de los datos requeridos en la complementación y el cumplimiento de las operaciones. Generación de informes posteriores al procesamiento de la orden: Etapa en la que le informa a usted sobre las condiciones en que procesó la orden y si ésta pudo ser ejecutada o no y entrega a los clientes de las facturas y comprobantes de operación. VII. Políticas Generales para el Procesamiento de las Órdenes Recibidas de los Clientes Vigencia de las órdenes: Las órdenes en las cuales no se especifique por parte del cliente la fecha de ejecución quedaran registradas en el libro electrónico de órdenes durante 5 días y cumplido el plazo de la vigencia el sistema automáticamente las anulara. Órdenes incompletas: solo recibe las órdenes completamente diligenciadas sin tachones, enmendaduras, ni borrones y con la firma del cliente titular u ordenante autorizado. Se deja constancia de la fecha y hora de la entrega de la orden. En el caso de presentaren ordenes incompletas informará al cliente a través de uno de los medios verificables sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se reciba el total de la información requerida. Órdenes corregidas: Todas las correcciones y cancelaciones de las órdenes deberán tener un soporte de la instrucción dada por el cliente quedando registrado en cualquiera de los medios de recepción verificable utilizados Órdenes recibidas por fuera del horario de negociación o fuera de las oficinas de : podrá recibir las órdenes para registrar en el LEO, cuando han sido recibidos por fuera de la oficina, hasta una hora antes del cierre de los sistemas de negociación. btgpactual.com.co 7 de 9

8 VIII. Políticas Generales para la Ejecuación para Ejecución y Transmisión de las Órdenes registrará las órdenes de un mismo LEO en el orden en que se haya recibido del cliente. ejecutará las órdenes en el sistema de negociación teniendo en cuenta la hora de ingreso al libro electrónico de órdenes salvo los siguientes casos: - Órdenes con condiciones determinadas. - Órdenes de grandes montos. - Órdenes consolidadas. - Emisiones primarias. Las órdenes recibidas del cliente por fuera del horario de negociación de serán ingresadas al libro electrónico de órdenes el mismo día en que se recibe la orden o en el caso en que la orden no pueda ser ingresada el mismo día se ingresará media hora antes del inicio de la negociación. Toda modificación por parte de un cliente en una orden se entenderá como una orden nueva y se anulará la anterior, esto siempre y cuando la orden no haya sido ejecutada total o parcialmente. Los Asesores Comerciales deberán confirmar a través de un medio verificable la ejecución de las órdenes de la siguiente manera: - Si la orden queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la orden, el asesor autorizado deberá informar al cliente que la orden fue ejecutada. - Si la orden es condicionada y no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la orden, el asesor autorizado tiene como plazo máximo la vigencia de la orden para informar si fue ejecutada o no. - Si la orden no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió la orden y no es condicionada, el asesor autorizado deberá informar al cliente que la orden no fue ejecutada. btgpactual.com.co 8 de 9

9 IX. Políticas Generales para la Consolidación y Fraccionamiento de Órdenes podrá consolidar órdenes previamente ingresadas al LEO para después ser fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente. La distribución de las órdenes consolidadas una vez ejecutadas se realizarán en una proporción directa a la cantidad negociada por el cliente y minimizando conflictos de interés y atendiendo siempre al deber de mejor ejecución. propenderá para que el fraccionamiento o el ingreso parcial de las órdenes al sistema de negociación de grandes montos garanticen el mejor interés para el cliente. Los fraccionamientos serán informados a los clientes a través de un medio verificable. X. Politicas Generales para Informar a los Clientes sobre sus Operaciones enviará a todos los clientes las facturas y comprobantes correspondientes a cada una de las operaciones realizadas. XI. Publicidad cuenta con un manual que contiene las políticas y procedimientos sobre el libro electrónico de órdenes, aprobado por la junta directiva de Este documento y sus actualizaciones se encuentran publicados en nuestra página web o btgpactual.com.co 9 de 9