A P R O B A C I Ó N. El presente Manual fue elaborado en el Departamento de Organización y

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 1987, Ordinaria, celebrada el día once de noviembre del año dos mil nueve, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO Manual para la Recepción y Registro de la Liberalidades y Donaciones A P R O B A C I Ó N El presente Manual fue elaborado en el Departamento de Organización y Métodos adscrito al Vice Rectorado Administrativo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, a los fines de dar cumplimiento a lo establecido en las Bases Legales ya indicadas. Este documento se elaboró, revisó y aprobó por las siguientes instancias : Revisó: Lcda. Elizabeth Morales Jefe del Dpto. de O y M Vo.Bo: Lcdo. Edgar Alvarado Vicerrector Administrativo Aprobado por: Consejo Universitario Sesión ordinaria N 1987 de Fecha: 11 / 11 /09 1/14

2 OBJETIVO Establecer los procedimientos administrativos para la recepción y registro de las donaciones por parte de Entes Externos a la Universidad. ALCANCE Procedimiento administrativo dirigido a todas las unidades académicas y administrativas para la sistematización a nivel institucional de las donaciones por parte de Entes Externos, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Impuesto sobre Sucesiones, Donaciones y Demás Ramos Conexos (1999), por lo tanto se concibe como una guía que proporciona información útil a las personas involucradas para un mejor desempeño de sus funciones. DEFINICIONES La Universidad puede recibir donaciones de Instituciones Públicas o Privadas o de personas naturales, representadas en liberalidad (dinero) o especies para ser utilizados con fines muy específicos, predeterminados y con aprobación previa a su recepción. A los fines consiguientes se definen dichos términos a objeto que permita delimitar el proceso interno. Liberalidades: Se refiere a las dádivas que los contribuyentes otorgan durante el ejercicio gravable, por lo regular en efectivo, con fines de utilidad colectiva y de responsabilidad social de las empresas que generalmente persiguen fines benéficos, asistenciales, religiosos, docentes, culturales, artísticos, científicos, tecnológicos, deportivos o que beneficien las relaciones públicas de las empresas, hechas a favor de instituciones o asociaciones que no persigan fines de lucro, para lo cual se requiere la comprobación respectiva. Donación: Consiste en la transmisión de una propiedad o un patrimonio, que se hace mediante documento público a favor del Estado Venezolano, los Estados de la República, Municipios o Entes Públicos en general. 2/14

3 DISPOSICIONES GENERALES 1. La Universidad podrá recibir ofertas de donación de instituciones públicas y privadas. 2. La donación puede ser recibida mediante solicitud expresa de la Institución, o por iniciativa de los propios donantes. En su forma, la donación puede ser una liberalidad (dinero) o bienes tangibles o intangibles. 3. La donación será formalizada mediante Acta, la cual se firmará en el acto de entrega-recepción. Tratándose de la donación de bienes inmuebles, se deberá hacer constar en documentos público protocolizado de conformidad con lo dispuesto en el código civil. 4. La Universidad a través de las unidades académicas-administrativas será beneficiaria de la donación en liberalidades, materiales, bienes muebles u otros activos, para ello, debe establecer controles administrativos que permitan asegurar el cumplimiento eficiente y oportuno de las actividades para cumplir el objetivo de la donación. Asimismo, realizará la rendición de cuenta ante la instancia competente. En caso de existir algún excedente de dinero, materiales u otro activo indicará cual será su destino posterior. 5. Según las características del bien mueble o inmueble, éste deberá ser evaluado por la unidad técnica respectiva con competencia a las mismas, a fin de analizar que la naturaleza del bien se ajusta a los requerimientos de la Universidad o la aceptación de éste no implique un costo que la institución no tenga el recurso para cubrirlo. 6. Si se trata de una donación de un bien mueble o inmueble, el Vicerrectorado Administrativo verificará que su ubicación y disposición, sea la más adecuada para cumplir su objetivo. DISPOSICIONES GENERALES 7. Periódicamente, la Unidad de Tributos de la UCLA remitirá a la Administración Tributaria relación de las donaciones recibidas. 8. Toda Herencia, Legado o Donación destinada a la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, deberá ser: a. Verificada en función a su procedencia b. Aprobada y aceptada por el Consejo Universitario, c. Evaluada y valorada previamente a los efectos de registrarla contable y administrativamente. 3/14

4 d. Presentada en la Declaración de Impuesto sobre la Renta anual, cumpliendo con el ordenamiento jurídico establecido según lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley de Impuesto sobre Sucesiones, Donaciones y Demás Ramos Conexos, cuando señala que el Ejecutivo Nacional podrá exonerar del impuesto a las entidades y establecimientos públicos cuyo objeto principal sea de carácter científico, docente, artístico, deportivo, recreacional o de índole similar En el articulo 67 de la misma Ley se establece que Podrán concederse en materia de impuesto sobre donaciones las exoneraciones previstas en los numerales 1 y 2 del artículo 9º. e. Notificada por escrito ante la Administración Tributaria (SENIAT) de todas las transmisiones que le efectúen, independientemente de las cantidades de las mismas. 9. Una vez aceptada y recibida una donación o legado, la Universidad podrá emitir, un reconocimiento a la persona o institución donante, de la siguiente manera: Si el donativo está representado en dinero efectivo o bien equivalente, el Vice-Rector Administrativo, preparará una carta de agradecimiento dirigida al donante, la cual deberá ser firmada por el Rector de la Universidad. Si el donativo se refiere a un bien mueble instalado en un lugar de forma permanente, un bien inmueble propiamente dicho, o por una refacción a un ambiente de la Universidad, el Vice-Rector Administrativo otorgará un reconocimiento al donante mediante una placa con la aprobación del Rector, el cual se colocará en lugar visible donde se instale e ubique el bien. Igualmente, cuando la donación esté constituida por obras de arte, se colocará la placa de reconocimiento en el sitio permanente de exhibición de las obras. 4/14

5 TIPOS DE DONACIÓN Y DESTINO EN LA INSTITUCIÓN 1. Cuando la donación sea una liberalidad (efectivo), el destino de la misma puede ser orientado a: a. Financiamiento de planes de becas de estudio para estudiantes y personal académico. b. Desarrollo de Proyectos de Investigación. c. Equipamiento (laboratorios, aulas, bibliotecas y áreas de investigación). d. Adquisición y/o remodelación de Inmuebles en función de la docencia. En este caso, el dinero será incorporado al presupuesto institucional y ejecutado según las normativas internas que le fueren aplicables. 2. Las donaciones de bienes pueden ser: Tangibles a. Materiales. b. Muebles y/o equipos. c. Obras de arte. d. Obras literarias. e. Inmuebles. Intangibles a. Derechos de uso (licencias, patentes, etc.) por tiempo determinado salvo sea expresamente señalado. 5/14

6 Recepción y Registro de Donaciones Responsable Vicerrector Administrativo DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Recibe memorándum o comunicación por parte de las Unidades Académicas Administrativas o instituciones públicas y privadas según el caso, informando sobre la donación. 2. Analiza de acuerdo al tipo de donación y remite a la unidad de competencia para que realice la evaluación respectiva a fin de determinar si se ajusta a los requerimientos de la Universidad o la aceptación de éste no implica un costo que la institución no tenga el recurso para cubrirla. 3. Recibe informe sobre la evaluación efectuada y de acuerdo al resultado, somete a la consideración del Ciudadano Rector. Rector Consejo Universitario Secretaría General 4. Recibe del Vicerrector Administrativo nmemorándum o comunicación de donación y el informe de evaluación técnica, revisa y analiza el mismo. i. De estar de acuerdo, somete al Consejo Universitario para su aprobación. ii. De lo contrario, se reúne con el Vicerrector Administrativo analizan los documentos (solicitud de aceptación de donación e informe de evaluación técnica) y toman una decisión. 5. Oída la exposición del Rector consideran la solicitud de donación y toman la decisión de aprobarla o rechazarla, la cual queda registrada en el acta de consejo universitario correspondiente. 6. Recibe decisión del Consejo Universitario. i. Si es aprobada, tramita ante la Consultoría Jurídica la formalización de la donación. Continua paso 7. ii. De lo contrario, remite al Vicerrectorado Administrativo para emitir comunicación al solicitante señalando las razones de la negativa. 6/14

7 Responsable Consultoría Jurídica Vicerrector Administrativo DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 7. Recibe decisión del Consejo Universitario y solicitud de donación, elabora acta de donación (2 originales y 2 copias). 8. Remite acta de donación con soportes (decisión del Consejo Universitario y solicitud de aceptación de donación) al Vicerrectorado Administrativo 9. Recibe acta de donación (2 originales y 2 copias) con soportes (decisión del Consejo Universitario y solicitud). 10. Mediante acto protocolar hace firmar el acta por el Rector y Donante; en presencia del representante de la unidad académicaadministrativa a la cual está dirigida la donación. 11. Entrega un original del acta al donante y recibe la donación. a. Si se trata de liberalidad (dinero): i. Recibe cheque por parte del donante. ii. Entrega original del acta de donación a la unidad académica-administrativa b. Remite cheque a la Dirección de Finanzas para la incorporación del dinero al presupuesto de la Institución y posterior transferencia al presupuesto de la unidad académica o administrativa a la cual se le hizo la donación. c. Si se trata de bien mueble o inmueble: i. Recibe documentos que acreditan la tradición del bien (registrado, autenticado o la factura respectiva) y el bien según sea el caso. ii. Remite documentos del bien y copia del acta a la Dirección de Finanzas (Departamento de Bienes Nacionales) para el registro contable y administrativo. 7/14

8 Responsable Departamento de Bienes Nacionales Departamento de Contabilidad Unidad Académica- Administrativa DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 12. Recibe acta de donación + documentos que acreditan la tradición del bien (registrado, autenticado o la factura respectiva) y procede autenticar el bien mueble e inmueble según el caso, a través de la notaría respectiva. a. En el caso de vehículo, se remite documentos a la Dirección de Transporte para la tramitación del título de propiedad a nombre de la UCLA. 13. Realiza el control perceptivo y la BN. 14. Emite copia de la BN a la Unidad Académica Administrativa que posee la donación y al Departamento de Contabilidad para el registro contable. 15. Recibe copia del documento de donación y BN para efectuar los asientos contables respectivos. 16. Recibe acta de donación por parte del Vicerrectorado Administrativo. 17. Hace recepción formal del bien, si es el caso, realizando los trámites pertinentes para su ubicación. 18. Si se trata de liberalidad (dinero), hace seguimiento pertinente al procedimiento administrativo para la incorporación a su presupuesto. 19. Archiva original del acta de donación + documentos anexos en el archivo de gestión, incluyendo BN, si es el caso. Dado firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión N 1973, Ordinaria, celebrada el día veintitrés de septiembre de dos mil nueve. Dr. Francesco Leone Durante Rector Dr. Francisco Ugel Garrido Secretario General 8/14

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10 ACTA DE RECEPCIÓN DE EFECTIVO POR DONACIÓN (Persona Natural) Yo,, venezolano, portador de la cédula de identidad N, actuando en este acto en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado según consta en Acta de Proclamación del / /, inserta bajo el N, tomo de los libros de Autenticaciones de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha / /, acorde con lo dispuesto en el artículo 26 numeral 13 de la Ley de Universidades y el artículo 12 del Reglamento general de la Universidad, debidamente autorizado según consta en aprobación del Consejo Universitario en sesión N, de fecha / /, para recibir, como en efecto recibo en nombre de mi representada, la Donación de: bolívares (Bs. ), Según cheque N del banco. Y yo,, portador de la cédula de identidad N, persona natural con RIF N, domiciliado en, declaro por medio de la presente, que hago DONACIÓN formal, efectiva, perfecta e irrevocable a la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, de la cantidad de bolívares en efectivo mencionados en los términos aquí descritos. Se levanta esta Acta en original y tres copias de un mismo tenor y a un mismo efecto, a los días del mes de de. Dr. Francesco Leone Durante Rector Donante C.I: 10/14

11 ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES POR DONACIÓN Yo,, venezolano, portador de la cédula de identidad N, actuando en este acto en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado según consta en Acta de Proclamación del / /, inserta bajo el N, tomo de los libros de Autenticaciones de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha / /, acorde con lo dispuesto en el artículo 26 numeral 13 de la Ley de Universidades y el artículo 12 del Reglamento general de la Universidad, debidamente autorizado según consta en aprobación del Consejo Universitario en sesión N, de fecha / /, para recibir, como en efecto recibo en nombre de mi representada, la Donación de los Bienes que a continuación se especifican:, los cuales tienen un valor de bolívares (Bs. ), según factura anexa. Y yo,, portador de la cédula de identidad N, en mi carácter de representante legal de la empresa, oficina de Registro Mercantil de la Circunscripción Judicial del Estado, anotado bajo, el Tomo, del año, y debidamente autorizado para la presente según consta en la Clausula del documento Constitutivo declaro en nombre de mi representada que hago DONACIÓN formal, efectiva, perfecta e irrevocable a la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, de los bienes mencionados en los términos aquí descritos. Se levanta esta Acta en original y tres copias de un mismo tenor y a un mismo efecto, a los días del mes de de. Dr. Francesco Leone Durante Representante Legal 11/14

12 Rector ACTA DE RECEPCIÓN DE EFECTIVO POR DONACIÓN Yo,, venezolano, portador de la cédula de identidad N, actuando en este acto en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado según consta en Acta de Proclamación del / /, inserta bajo el N, tomo de los libros de Autenticaciones de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha / /, acorde con lo dispuesto en el artículo 26 numeral 13 de la Ley de Universidades y el artículo 12 del Reglamento general de la Universidad, debidamente autorizado según consta en aprobación del Consejo Universitario en sesión N, de fecha / /, para recibir, como en efecto recibo en nombre de mi representada, la Donación de: bolívares (Bs. ), según cheque N del banco. Y yo,, portador de la cédula de identidad N, en mi carácter de representante legal de la empresa, oficina de Registro Mercantil de la Circunscripción Judicial del Estado, anotado bajo, el Tomo, del año, y debidamente autorizado para la presente según consta en la Clausula del documento Constitutivo declaro en nombre de mi representada que hago DONACIÓN formal, efectiva, perfecta e irrevocable a la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, de la cantidad de bolívares en efectivo mencionados en los términos aquí descritos. Se levanta esta Acta en original y tres copias de un mismo tenor y a un mismo efecto, a los días del mes de de. Dr. Francesco Leone Durante Rector Representante Legal 12/14

13 ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES POR DONACIÓN (Persona Natural) Yo,, venezolano, portador de la cédula de identidad N, actuando en este acto en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado según consta en Acta de Proclamación del / /, inserta bajo el N, tomo de los libros de Autenticaciones de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha / /, acorde con lo dispuesto en el artículo 26 numeral 13 de la Ley de Universidades y el artículo 12 del Reglamento general de la Universidad, debidamente autorizado según consta en aprobación del Consejo Universitario en sesión N, de fecha / /, para recibir, como en efecto recibo en nombre de mi representada, la Donación de los Bienes que a continuación se especifican:, los cuales tienen un valor de bolívares (Bs. ), según factura anexa. Y yo,, portador de la cédula de identidad N, persona natural con RIF N, domiciliado en, declaro por medio de la presente, que hago DONACIÓN formal, efectiva, perfecta e irrevocable a la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, de los bienes mencionados en los términos aquí descritos. Se levanta esta Acta en original y tres copias de un mismo tenor y a un mismo efecto, a los días del mes de de. Dr. Francesco Leone Durante Rector Donante C.I: 13/14

14 Ciudad y Fecha Empresa Persona Natural Hoy, su contribución llena de regocijo y enaltece la existencia de ésta institución. Contar con su empresa, nos enorgullece e incentiva a continuar esforzándonos para hacer de nuestra labor un permanente aporte al posesionamiento y consolidación de la imagen orientada al apoyo y servicio hacia la sociedad. Reciba en nombre de la comunidad universitaria y en el mío propio, nuestro agradecimiento por su presencia y aporte al logro de nuestros objetivos y metas. El colectivo de esta casa de estudio beneficiario de su participación nos insta y compromete hacer del mañana algo mejor. Con especial gratitud. Firma y nombre del Rector 14/14