Para el Control de Bienes Muebles

Transcripción

1 Área de Aplicación: Toda la Institución Manual de Políticas Para el Control de Bienes Muebles

2 Hoja 1 de 13 V. Políticas I. GENERALES 1. Todo el personal involucrado en el control y registro de los bienes muebles propiedad de la Institución, deberá dar estricto cumplimiento y observancia a lo establecido en el presente Manual. 2. Todos los supuestos no previstos en el presente Manual referentes al control y registro del Inventario de bienes muebles serán autorizados por la Dirección de Administración. 3. Todo cambio a las políticas y procedimientos sobre el control y registro de los bienes muebles propiedad de la Institución, deberá hacerse del conocimiento de la Dirección de Planeación Estratégica y Financiera. 4. El Comité de Política y Normatividad es el único órgano facultado para autorizar políticas especiales y/o temporales en las que limite, suspenda o delegue algunas operaciones, objeto del presente Manual. 5. La Dirección de Administración deberá: a) Establecer los mecanismos de control administrativo del inventario de bienes muebles de la Institución, en coordinación con la Dirección de Contabilidad. b) Establecer los mecanismos de control del inventario conforme a los criterios establecidos en la Ley General de Bienes Nacionales, así como a los emitidos por la Secretaría de la Función Pública. c) Asegurar que sea realizado el levantamiento del inventario estableciendo las estrategias necesarias para su realización. d) Proponer ante el Consejo Directivo de la Institución, el Programa Anual para el destino final de Bienes. e) Solicitar la aprobación de la Dirección General en cuanto al destino final de los bienes.

3 Hoja 2 de La Dirección de Contabilidad deberá establecer los mecanismos de control del registro contable del inventario conforme a los criterios contables establecidos por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores y demás Autoridades relacionadas con la materia. 7. Todas las transacciones referentes al alta, reasignación o baja deberán ser realizadas sólo por el personal de la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo y los Controladores de Área, Sucursal o Módulo de IITV, contando con la evidencia de las autorizaciones respectivas y en total apego a lo establecido en el presente manual. 8. Toda alta en el inventario de bienes muebles de la Institución deberá ser realizada cuando se haya efectuado la adquisición y recepción de los bienes muebles. 9. La Dirección de Contabilidad deberá asegurar que toda la documentación soporte que ampare a cada bien que ingresa al inventario de bienes muebles de la institución deberá cumplir con los siguientes requisitos fiscales: Nombre. Denominación o Razón Social. Registro Federal de Contribuyentes. Domicilio del establecimiento donde se expide la factura. Número de folio. Fecha. Cantidad y clase de mercancías. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y letra. Monto de los impuestos que en términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. Número y fecha del documento aduanero, si es el caso.

4 Hoja 3 de Para efectos de este Manual y conforme a las Normas y Procedimientos Generales para la afectación, baja y destino final de Bienes Muebles publicado por la Secretaría de la Función Pública en el Diario Oficial de la Federación del 03 de Septiembre del 2001, éstos se clasifican en: Bienes Instrumentales y Bienes de Consumo. a) Bienes Instrumentales.- Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. b) Bienes de Consumo.- Son aquellos que, por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste total o parcial y son controlados por medio de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. 11. Para efectos de este manual y conforme a lo establecido en el Boletín C-8 emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, los Activos Intangibles son todos aquellos activos no circulantes que sin ser materiales o corpóreos son aprovechables en el negocio, (Por ejemplo software, desarrollo de un sistema, mantenimiento de equipos de cómputo, etc.) y que por su naturaleza serán registrados en auxiliares de la cuenta 1801 de Contabilidad y en un apéndice del Sistema de Inventarios. 12. La Gerencia de Consolidación de Estados Financieros deberá: a) Realizar los movimientos contables para la amortización y depreciación de los bienes muebles. b) Recibir mensualmente de la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo los movimientos de alta, con motivo de las nuevas adquisiciones.

5 Hoja 4 de 13 II. ESPECÍFICAS Registro y Conciliación Administrativa y Contable del Inventario. 13. Toda compra de bienes muebles deberá ser soportada por una tarjeta informativa especificando: quién lo solicita, qué características presenta, el área de destino, el costo unitario, la moneda en que se realizará la transacción y las cuentas contables a afectar. 14. Toda tarjeta informativa para compra de bienes muebles debe contar con las firmas de la Dirección de Administración y de la Subdirección de Recursos Materiales para que la validación presupuestal y contable puedan ser otorgadas por la Subdirección de Planeación Estratégica. Alta y Distribución de Bienes Muebles en el inventario. 15. Todos los bienes instrumentales propiedad de la Institución susceptibles de inventariarse deberán contar con un número de inventario y estar registrados en el Sistema de Control de Inventario. 16. Queda estrictamente prohibido que los bienes muebles adquiridos para ser destinados a los procesos productivos, sean entregados directamente por el Proveedor al usuario, salvo en los casos excepcionales en donde la Dirección General o la Dirección de Administración autoricen la compra o entrega directa en las Sucursales o Módulos de IITV, por así convenir a los intereses de la Institución. Una vez que hayan sido recibidos los bienes y se haya remitido la documentación correspondiente a la Dirección de Administración, se procederá a realizar la aplicación contable y su registro en el sistema de inventarios de la Institución. 17. La Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo deberá: a) Recibir de la Subdirección de Recursos Materiales, los contratos u órdenes de compra de los bienes muebles y servicio o desarrollo de sistemas adquiridos, así como remitir estos documentos al Jefe de Departamento del Almacén General para que realice la recepción de los bienes conforme a los mismos.

6 Hoja 5 de 13 b) Supervisar que el personal del Departamento de Control de Inventarios acuda al Almacén General para dar de alta los bienes en el Sistema de Control de Inventarios, emita las etiquetas de número de inventario de acuerdo al número de cuenta contable y al catálogo de registro de la Institución, así como supervisar que dichas etiquetas sean adheridas a cada bien según corresponda y sea empaquetado, flejado y distribuido de acuerdo al Centro de Costos que indica la tarjeta informativa. c) Remitir las facturas a la Subdirección de Recursos Materiales para que se realice el trámite de pago correspondiente. d) Tramitar, mensualmente, ante el Departamento de Seguros, el aseguramiento de los bienes muebles que ingresan al Almacén General, manteniéndolos así hasta que sean dados de baja del inventario de la Institución. e) Supervisar que se lleve a cabo la conciliación del inventario contra la contabilidad en los meses de mayo y noviembre. f) Supervisar el envío de los bienes muebles, así como el medio por el que se realice y que los mismos vayan asegurados contra cualquier siniestro. g) Supervisar y coordinar que el registro de los bienes muebles se actualice con el precio de adquisición sin I.V.A. en el Sistema de Control de Inventarios. 18. La Jefatura de Departamento del Almacén General deberá: a) Validar que los bienes muebles que recibe del proveedor son los solicitados y que se encuentran en buenas condiciones a su entrada al Almacén. b) Informar al Departamento de Control de Inventarios del arribo de los bienes para que proceda a realizar el inventario de los mismos. 19. La Jefatura de Departamento de Transportes deberá: a) Validar que los vehículos utilitarios que recibe del proveedor son los solicitados y que se encuentran en buenas condiciones. b) Coordinar con el Departamento de Control de Inventarios el registro de los vehículos en el sistema, así como elaborar la libreta de control y hoja de resguardo con los accesorios de la unidad, a fin de que sean remitidos al usuario final.

7 Hoja 6 de La Jefatura de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados deberá: a) Supervisar el alta en el Sistema de Inventarios de los bienes adquiridos de acuerdo a la cuenta contable y al catálogo de bienes establecido por la Institución con el fin de que se les asigne un número de inventario y se elabore la etiqueta con el código de barras que se deberá adherir a los bienes antes de su entrega al Usuario. b) Coordinar con el Jefe de Departamento del Almacén General, el envío de los bienes al Usuario o Destinatario final por el medio que se haya autorizado y que los mismos se encuentren debidamente empacados. 21. La Jefatura de Departamento de Transportes deberá Supervisar la generación del vale de resguardo económico para los vehículos utilitarios. 22. Por ningún motivo se deberá permitir la salida de un bien mueble del Almacén General si no tiene adherida la etiqueta de código de barras del inventario correspondiente, así como la guía de envío por el medio autorizado. 23. La asignación de vehículos se hará por medio de la Hoja de Cargo o Vale de Resguardo Económico y la Libreta de Control, validados por la Jefatura de Departamento de Control de Inventarios. 24. El Controlador de Área, Sucursal o Módulo de IITV deberá recibir los bienes muebles adquiridos o reasignados y entregarlos al empleado que hará uso de ellos, efectuando su registro en la Hoja de Control de Inventarios de su Área, en el caso de bienes que lleguen en mal estado, debe levantar el acta correspondiente e informar de inmediato a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo para que haga válida la garantía de los bienes o solicite al Departamento de Seguros la reposición de los mismos. 25. El Controlador de Áreas Corporativas deberá acudir al Almacén, Bodega o al Departamento de Transportes a recoger los bienes muebles que le son asignados, verificando que estos sean los solicitados y estén en buenas condiciones.

8 Hoja 7 de 13 Reasignación de Bienes Muebles en el inventario. 26. Toda reasignación de bienes muebles dentro de una misma Área, Sucursal o Módulo de IITV deberá ser registrada por el Controlador de éstas utilizando la Tarjeta de Resguardo Personal. 27. Toda reasignación de bienes muebles entre áreas deberá efectuarla la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. 28. Los bienes muebles reasignados deberán ser recibidos y validados por el Controlador del Área, Sucursal o Módulo de IITV solicitante conforme al punto 26 anterior. Baja de Bienes Muebles del Inventario por Robo o Extravío. 29. En caso de robo o extravío de un bien mueble en Áreas Corporativas, Sucursales o Módulos de IITV se deberá levantar un acta administrativa, indicando los hechos, el nombre de la persona a cuyo cargo se encontraban los bienes muebles e informar de ello a la Dirección de Administración para que en función de los criterios establecidos por ésta, realice por medio del Departamento de Seguros, gestione el pago del seguro correspondiente; asimismo, el Departamento de Control de Inventarios efectuará los registros necesarios. 30. En caso de que exista dolo, mala fe, negligencia o presunta responsabilidad por parte del empleado, se solicitará la intervención de la Dirección Jurídica Fiduciaria, así como del Órgano Interno de Control para la aplicación de las sanciones correspondientes. Solicitud y trámite de Baja Definitiva de Bienes Muebles. 31. Cualquier solicitud de baja de un bien mueble debe ser canalizada a la Dirección de Administración, adjuntando un dictamen de afectación en el que se determine que el bien no puede ser reparado o que no es costeable su reparación. Las áreas responsables de acuerdo al tipo de bien son: Dirección de Informática para equipo de cómputo. Gerencia de Mantenimiento y Servicios Generales para mobiliario en general. Departamento Administrativo de Transportes para vehículos utilitarios.

9 Hoja 8 de 13 La baja definitiva de bienes muebles será aplicable en los siguientes supuestos: a) Cuando el bien mueble, por su estado físico o cualidades técnicas, no resulte útil o funcional, o ya no sea requerido para el servicio por el cual se adquirió. b) Cuando el bien mueble haya sido extraviado, robado, accidentado o destruido. 32. Todo bien mueble dado de baja en forma administrativa deberá ser relacionado para darlo de baja contablemente, esto en forma semestral; asimismo, se deberá notificar de la baja a la Gerencia Fiscal de la Dirección de Contabilidad para su control. 33. De todo bien mueble dado de baja en forma definitiva deberá existir control de la siguiente información: a) Documentación relativa a la baja. b) Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble o póliza contable. c) Dictamen de afectación. 34 a. La baja de todo bien mueble por motivo de donación cuyo valor no rebase los 10,000 días de salario mínimo establecido en la Ley General de Bienes Nacionales, se hará mediante recibos de entrega y recepción, mismos que fungirán como documentación soporte de la baja realizada de los bienes muebles donados, en el caso de bienes muebles cuyo valor rebase los 10,000 días de salario mínimo establecido por la Ley, la Dirección de Administración deberá solicitar por escrito la Dirección Jurídica Fiduciaria la elaboración del contrato de donación correspondiente. Reaprovechamiento de Bienes Muebles. 34. Para poder reaprovechar partes de bienes muebles, éstos se deberán dar de baja del inventario de la Institución y las partes útiles deben ser inventariadas para su administración. 35. La relación de los bienes muebles de los cuales se han retirado piezas para su reaprovechamiento, deberá ser presentada al Subdirector de Recursos Materiales para que determine su destino final. 36. El control y custodia de las partes reaprovechables es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

10 Hoja 9 de 13 Control del Levantamiento Semestral del Inventario. 37. Invariablemente se deberá realizar en los meses de mayo y noviembre del ejercicio presupuestal correspondiente la verificación física del inventario de los bienes muebles de la Institución y a su término deberá ser elaborada en forma conjunta por el personal designado por la Dirección de Administración y la Dirección de Contabilidad, la Cédula de Conciliación, misma que fungirá como evidencia de que se realizó el trabajo de la cancelación del inventario físico contra la contabilidad. 38. El Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo deberá remitir con 30 días de anticipación a la realización del levantamiento de inventario semestral el reporte de bienes a cada Área, Sucursal o Módulo de IITV para su validación y en su caso actualización. 39. En caso de que se presenten casos de anomalías, robo o extravío en el levantamiento semestral, se deberán aplicar las políticas establecidas en el apartado referente a la baja de bienes muebles por robo o extravío. 40. Toda la información entregada por las áreas deberá ser consolidada a fin de generar el inventario general valorado en los meses establecidos. Responsables Solidarios, Controladores y Usuarios. 41. Son responsables solidarios de los bienes muebles que se les haya asignado para el desempeño de las funciones a su cargo, los Directores, Subdirectores o Gerentes de Área, así como los Gerentes y/o Encargados de Sucursales o Módulos de IITV. 42. Los Responsables Solidarios deberán: a) Asignar a un Controlador de bienes muebles, así como notificar tanto estos nombramientos como cualquier cambio y nueva asignación del mismo a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo en un término de 5 días hábiles.

11 Hoja 10 de 13 b) Supervisar que el Controlador notifique por escrito a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo sobre: altas, reasignación dentro de la misma Área, bajas o cualquier otro cambio de los bienes muebles asignados a su Área y que lleve al día su registro en la Hoja de Control de Inventarios de su Área. c) Verificar que el proceso de levantamiento semestral (Mayo y Noviembre) del inventario del Área, Sucursal o Módulo de IITV se realice de acuerdo a las disposiciones establecidas por la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. d) Verificar que el Controlador saliente entregue al que ocupará su lugar, en un plazo no mayor de tres días hábiles el control actualizado del inventario del Área. 43. El Controlador de Área deberá: a) Registrar cualquier movimiento de bienes muebles (altas, reasignación, bajas) que se realice dentro del área en la Hoja Electrónica de Control de Inventarios de su Área. b) Informar al Responsable Solidario el mismo día en que tenga conocimiento de cualquier anomalía que le reporte el usuario de los bienes muebles a su cargo y que implique daño patrimonial. La omisión de esta parte, lo responsabiliza directamente por los bienes muebles faltantes. c) Validar y conciliar el inventario enviado por la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo del Área a la que pertenece, en los meses de Mayo y Noviembre, apegándose a los lineamientos que para tal efecto le dé a conocer en forma escrita la misma Gerencia. d) Solicitar a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, la reposición de las etiquetas de código de barras, ilegibles o destruidas, que tengan los bienes muebles a su cargo. e) Solicitar a la Gerencia de Mantenimiento y Servicios Generales que tramite el mantenimiento de los bienes muebles que así lo requieran. 44. El Usuario deberá: a) Conservar en buen estado de uso y funcionamiento los bienes muebles que le fueron asignados. b) Notificar al Responsable Solidario o al Controlador de Área cualquier desperfecto o pérdida de los bienes muebles a su cargo, el mismo día en que suceda.

12 Hoja 11 de 13 III. RESPONSABILIDADES. 45. De la Dirección de Administración: a) Proponer los controles que aseguren el cumplimiento de la normatividad en todo el proceso de administración de bienes muebles en el inventario desde la autorización de adquisición, alta, reasignación y baja. b) Resolver cualquier diferencia surgida de la conciliación mensual del inventario de bienes muebles. c) Presentar ante el Comité de Enajenación de Bienes Muebles la relación de los dictámenes técnicos para que dé seguimiento al Programa Anual para el destino final de los bienes muebles. 46. De la Subdirección de Recursos Materiales: a) Mantener informada a la Dirección de Administración de todos los movimientos que se realizan en el inventario de bienes muebles. b) Supervisar que el Inventario General de bienes muebles, propiedad de la Institución, se mantenga actualizado. c) Supervisar semestralmente la conciliación del inventario con la Gerencia de Consolidación de Estados Financieros. 47. De la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo: a) Verificar el registro oportuno en el Sistema de Control de Inventarios de cualquier movimiento que permita ubicar los bienes muebles dentro de la Institución y relacionarlos adecuadamente con los usuarios asignados. b) Coordinar la conciliación del Inventario General de la Institución en los meses de Mayo y Noviembre de cada ejercicio presupuestal. c) Notificar a la Subdirección de Recursos Materiales cualquier anomalía que se presente en el registro y control del Inventario. d) Enviar a la Gerencia de Consolidación de Estados Financieros la relación de los movimientos realizados en el mes para su registro contable. e) Realizar semestralmente la conciliación del inventario con la Gerencia de Consolidación de Estados Financieros para la aplicación contable por los respectivos centros de costos.

13 Hoja 12 de De la Jefatura de Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados: a) Efectuar el registro para el control y actualización del Sistema de Control de Inventario de la Institución cada vez que reciba un reporte de cambios: altas, bajas y reasignación solicitados por el Controlador del área, Sucursal o Módulo de IITV. b) Realizar el registro oportuno en el Sistema de Control de Inventario de: cambios o sustituciones de los Controladores de Área, Sucursal o Módulo de IITV. c) Comprobar físicamente la existencia de los bienes muebles con lo registrado en el Sistema de Control de Inventarios, apoyándose en los Controladores de Área, Sucursal o Módulo de IITV. d) Conciliar mensualmente las altas y las bajas de los bienes muebles con la Gerencia de Consolidación de Estados Financieros. 49. De la Gerencia de Consolidación de Estados Financieros: a) Realizar la actualización del valor histórico de Bienes Muebles que se dan de baja, registrar la depreciación y registrar en el Sistema Institucional la pérdida o utilidad. b) Realizar los registros contables correspondientes a los movimientos en el inventario en forma mensual. c) Conciliar mensualmente el movimiento en el inventario con la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. 50. Del Analista del Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados: a) Realizar el inventario de los bienes muebles por Área. b) Actualizar la base de datos del Sistema de Inventarios. c) Validar los registros con el Área Contable. d) Controlar tanto las altas como las propuestas de baja de bienes muebles en la base de datos. e) Elaborar la carpeta para el Comité de Enajenación de Bienes Muebles. f) Dar atención a los Usuarios.

14 Hoja 13 de Del Encargado de Operación del Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados: a) Elaborar y archivar documentos tales como Tarjetas de Resguardo, Reportes, Facturas, Inventarios, Oficios, etc. b) Realizar la captura de los datos, llevar el control de los expedientes y mantener la comunicación con el Almacén General. c) Hacer los registros de altas y bajas en el Sistema de Inventarios. d) Asesorar al personal de las Sucursales, Módulos de IITV y Áreas del Corporativo para la actualización del inventario de bienes muebles. e) Apoyar al Encargado del Departamento, proporcionándole información cuando le sea requerida. f) Apoyar a las diferentes Áreas de la Institución para la validación de los inventarios. 52. Del Auxiliar Especializado del Departamento de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados: a) Recibir equipo de cómputo y mobiliario de Sucursales del Área Metropolitana. b) Actualizar el Sistema de Inventarios. c) Validar las condiciones y recibir los bienes, equipos de cómputo y mobiliario. d) Concentrar equipo para su documentación y registro en el Sistema de Inventarios. e) Brindar atención y asesoría a Sucursales Foráneas y Módulos de IITV. f) Enviar el mobiliario y equipo de cómputo para su mantenimiento y limpieza. g) Distribuir equipo de cómputo y mobiliario a Sucursales Foráneas, Módulos de IITV y Áreas del Corporativo.

15 Área de Aplicación: Toda la Institución Manual de Políticas y Procedimientos Para la Operación del Almacén General Este Instructivo ha sido leído por: Nombre Fecha Firma Supervisó: Gerente de Sucursal o Área Firma: Supervisó: Subdirector de Área Firma: