Aplicateca. Guía Rápida PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS de SUDESPACHO.NET

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1 Aplicateca Guía Rápida PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS de SUDESPACHO.NET

2 Índice 1 Qué es PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? Qué ventajas ofrece PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? Cuáles son las principales funcionalidades de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? A quién va dirigido PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? Requerimientos Técnicos Contratación y gestión de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Precios y Elementos contratables Proceso de contratación Gestión de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Baja del Servicio Acceso a la aplicación PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Acceso como Administrador a PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Acceso como Usuario a PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Primeros pasos con PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Preguntas más frecuentes (FAQs) Casos de éxito Caso A : Despacho de asesores Colectivo Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la herramienta Beneficios conseguidos www. movistar. es/aplicateca Pá gina 1/21

3 1 Qué es PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? Portal comunicación Asesorías es una aplicación Web que la comunicación entre Asesoría y empresa las 24 Horas. PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS es más que un software para asesorías, es una solución de software de gestión de asesorías on line que le permitirá poner a disposición de sus clientes toda la documentación relativa a los servicios que presta su despacho profesional, de esta forma la gestion de su despacho mejorará sustancialmente, al tiempo que sus clientes podrán remitirle documentación, rellenar formularios, permitiendo una comunicación bidireccional entre usted y sus clientes, que mejorará su imagen y sus servicios. PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS es la solución más completa de software de gestión para asesorías online, se puede integrarse con aplicaciones de nominas y contabilidad, le permite automatizar tareas y ofrecer máxima fiabilidad en los servicios que usted presta. Si sus necesidades son específicas, PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS se puede customizar y adaptar a su manera de trabajar, integrándose fácilmente en su website, y operando en un entorno seguro de Encriptación de 128 Bits Super-Cert. 1.1 Qué ventajas ofrece PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? La implantación de una extranet en nuestro despacho profesional permite optimizar la gestión de nuestra asesoria utilizando de Internet como canal de comunicación, dentro de un entorno de trabajo estable, privado y seguro que es especialmente indicado para mejorar la gestión de los despachos profesionales, ahorrar costes y además es una solución ad hoc para intercambio de documentos debido a la importancia y nivel de seguridad de la información que manejan los despachos profesionales. Una extranet más que un programa de asesoría es un entorno de trabajo privado y seguro preparado para el tratamiento y transmisión de documentación relativa a los servicios que se prestan en despacho profesional. Nos permite poner a disposición de nuestros clientes de manera segura y permanente documentación importante mejorando la gestión de los despachos de una forma inteligente e interactiva con los clientes. Todos los usuarios que acceden a este sistema de gestión de asesoria, tienen acceso a la extranet misma disponen de un nombre (login) y una contraseña (password) la cual les permitirá acceder al sistema y, dentro de él, a los contenidos que por su perfil tenga autorización. PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS ha dispuesto una herramienta Ad Hoc, diseñada para optimizar la gestión de su asesoria, pensada para el trabajo diario de un despacho profesional, y que le permite mejorar el servicio y fidelizar a sus clientes al tiempo que transmite documentación con la máxima seguridad, sin duda una solución que completa cualquier otro programa que utilice en su asesoria. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 2/21

4 El entorno de trabajo de un despacho profesional, muestra una problemática similar en la gestión de despachos, los patrones de conducta que se detectan se pueden mejorar y optimizar de manera sencilla implantando un extranet. En su despacho profesional usted utiliza aplicaciones de gestión de asesoria del tipo de nóminas y fiscal-contable. Los clientes del despacho tienen su propio sistema de gestión y facturación, que no tienen porque ser igual al programa de su asesoria. El despacho profesional envía múltiples documentos al cliente: facturas, balances, impuestos oficiales, nóminas, etc. Hasta ahora, la solución más usual en el día a día de la gestión de despachos es la de imprimir en el despacho los documentos y, posteriormente, enviarlos por fax, correo postal o mensajero con el coste que esto representa, o bien enviarlo escaneado por . No obstante conviene recordar que por mandato de la normativa de protección de datos, estos documentos pueden contener datos de nivel alto, y es necesario cumplir las medidas de seguridad que se mencionan en la LOPD. Proporcionar documentación relativa a sus servicios a disposición de sus clientes. Efectuar transacciones de documentos en un entorno seguro. Permitir que sus clientes le envíen documentos. Recoger peticiones de trabajos de clientes a través de formularios. Sin duda, la gestión de su asesoria se verá reforzada, y de manera complementaria y trasparente a cualquier programa de asesoria que usted utiliza, prolongará 24 horas su servicio, proporcionará confianza a sus clientes, y ofrecerá un servicio impecable. 1.2 Cuáles son las principales funcionalidades de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? Sistema de registro y gestión de clientes. Con PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS podrá realizar una gestión de despachos eficaz optimizando las relaciones con sus clientes, podrá almacenar su documentación de manera ordenada, pudiendo controlar las gestiones pendientes y realizadas con cada cliente. Almacenamiento y puesta a disposición de documentación. De manera sencilla usted podrá ordenar por meses y por años la documentación fiscal, laboral, contable de sus programas de asesoria, al mismo tiempo sus clientes siempre tendrán acceso a esta información. Formularios. Sus clientes podrán rellenar formularios a través de su zona restringida, estos formularios quedarán guardados en su ficha, de esta manera siempre quedará constancia de todas las interacciones con sus clientes, siendo un complemento perfecto a los programas de asesorias de nominas y contabilidad, además de operar siempre en un entorno de máxima seguridad. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 3/21

5 er El software de gestión para asesorías online PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS incorpora un gestor de correo masivo que le permitirá fácilmente y sin esfuerzos realizar comunicaciones masivas con sus clientes, podrá realizar filtros según grupos de clientes y enviar plantillas personalizadas, en cuestión de segundos sus clientes serán notificados de las noticias que sean de su interés. Alertas El servicio más eficaz para optimizar la gestión de su asesoria y conseguir una fluida con sus clientes de manera muy sencilla y dinámica, PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS permite que usted configure alertas, para avisar a sus clientes cada vez que su asesoría pone documentación a su disposición. Zona privada para clientes Sus clientes podrán acceder a través de su website a una zona privada exclusiva para cada cliente, todo ello bajo un entorno de máxima seguridad, podrán descargar sus nóminas, su documentación contable y fiscal, procedentes de sus programas técnicos de asesoría y podrán enviar formularios, disponen de noticias fiscales y laborales, y una pequeña gestión de su contraseña. PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS es transparente a cualquier software técnico de asesorias Nuestro sistema de gestión on line para asesoria, está diseñado para integrarse fácilmente con su software de nominas y contable. A la hora de subir documentos existe un procedimiento que permite importar documentos de manera masiva, no importa que programa de asesoria tenga, dedicando al mes no mas de 1 hora, podrá organizar los documentos de sus clientes 1.3 A quién va dirigido PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS? La solución Software Asesorías va dirigida a los siguientes tipos de Profesionales: Despachos de asesores Unipersonales Despachos de asesores Colectivos Gabinetes de asesoramiento de Empresas Departamentos de consultoras Laboral y Fiscal En general cualquier tipo de profesional dedicado al asesoramiento de empresas que realice trabajos de administración de asesoramiento continuado. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 4/21

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7 2 Requerimientos Técnicos Si desea utilizar la aplicación PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS, debe tener en cuenta los siguientes requisitos técnicos: PC o portátil Pentium IV 1,5 GHz y 1 GB de RAM Cualquier Sistema operativo Microsoft Windows, Macintosh o Linux. Conexión de red de un ancho de banda mínimo de 256 Kbps. Navegadores web admitidos para conectarse al servicio: 1. Internet Explorer 6.01 o superior, 2. Firefox 2 o superior, 3. Netscape 7, 4. Mozilla 1.6, 5. Safari , 6. Google Chrome. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 6/21

8 3 Contratación y gestión de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS A continuación se describe la operativa de contratación de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS, si bien Puede encontrar una descripción de la operativa de contratación general en el documento Guía Rápida Aplicateca.. TENGA EN CUENTA QUE Para ciertas aplicaciones, es conveniente crear usuarios adicionales de Aplicateca, a los que poder asignar las licencias de esta aplicación, o simplemente para permitirles el acceso a la misma. Más información sobre creación de usuarios adicionales, en la Guía Rápida de Aplicateca. 3.1 Precios y Elementos contratables La oferta de Nombre del Producto está formada por dos conceptos contratables: PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Básico, que incluye un máximo de 25 usuarios empresas licencias de uso para un solo profesional PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Plus, permite ilimitadas empresas. Todos los conceptos contratables tienen cuota de alta a 0 (cero) euros. El siguiente cuadro recoge un resumen de la estructura de la oferta de Nombre del Producto: Todos los conceptos contratables tienen cuota de alta a 0 (cero) euros. El siguiente cuadro recoge un resumen de la estructura de la oferta de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS: (poner cuando el valor sea 0) Concepto contratable PVP PVP Carac www. movistar. es/aplicateca Pá gina 7/21

9 Aplicateca: Nombre del Producto PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS asesores Básico. Aplicateca: Nombre del Producto PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS asesores Plus. Alta (euros ) Cuota abono ( /mes) 0,00 12,5 0,00 25 terísti cas Primer mes gratis Primer mes gratis Tabla 1: Precios y conceptos adicionales de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS 3.2 Proceso de contratación Para la compra de cualquier aplicación de Aplicateca, deberá acceder al Marketplace ( según lo indicado en la Guía Rápida Aplicateca. Una vez seguidos los pasos indicados, accederá a la vista de administrador de Aplicateca. Seleccione la categoría CATEGORIAPRODUCTO y ahí encontrará PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS. Ilustración 1: Búsqueda de la aplicación para su contratación Para contratar PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS, pulse directamente sobre el botón del carrito (si pulsa sobre Más info, se le mostrará toda la información relativa al servicio y desde ahí podrá también contratar pulsando sobre el botón correspondiente). www. movistar. es/aplicateca Pá gina 8/21

10 Ilustración 2: Mi Carrito En Mi Carrito (frame derecho), se le mostrará la aplicación seleccionada y el precio mínimo de la misma. Pulse sobre el botón Iniciar compra para que se le muestre el formulario de contratación, que deberá cumplimentar con sus datos y las opciones relativas a la aplicación, para poder finalizar el proceso de compra. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 9/21

11 Nombreaplicación Ilustración 3: Formulario de compra A continuación, y para finalizar, se debe aceptar expresamente la Declaración de Términos Legales y Condiciones de uso del Servicio, como paso necesario para la finalización de la compra. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 10/21

12 Ilustración 4: Declaración de Compra Pulse a continuación el botón Finalizar, tras lo cual, si el procesamiento de la compra ha sido correcto, el sistema muestra una ventana de confirmación. Ilustración 5: Confirmación de compra NOTA: En las contrataciones asociadas a línea telefónica móvil el cliente sobre cuya línea se contrata recibe inmediatamente un sms informativo de la operación realizada través de Pagos Movistar y su importe. Este mensaje no se repite mensualmente con los cobros periódicos. 3.3 Gestión de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Para realizar cualquier gestión, tanto de la aplicación contratada como de la propia Aplicateca, deberá seguir las indicaciones al respecto en Guía Rápida de Aplicateca. Desde Mi Aplicateca podrá ampliar licencias/usuarios para PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS y contratar licencias u opciones adicionales al mismo. Pulse sobre Más Detalles para editar su aplicación: www. movistar. es/aplicateca Pá gina 11/21

13 Ilustración 6: Mi Aplicateca Pulsando sobre el botón Editar Aplicación se accede a una pantalla que permite realizar ciertas acciones sobre las licencias o servicios contratados para la aplicación: dar de alta o de baja licencias adicionales, modificar el administrador de la aplicación, ampliar paquetes, etc. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 12/21

14 Ilustración 7: Editar la aplicación Para finalizar el proceso basta continuar las pantallas de igual forma que en el proceso de compra normal. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 13/21

15 3.4 Baja del Servicio La baja total consiste en la descontratación de la TOTALIDAD de licencias de usuario y servicios asociados a la aplicación PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS. La baja total implica la denegación del acceso al servicio o aplicación que se tenía contratada, por lo que no es posible recuperar la información que en ella se encuentre almacenada. Por ello, le recomendamos que antes de solicitar la baja total ponga a salvo sus datos por los medios que la aplicación ponga a su disposición o por sus propios medios. TENGA EN CUENTA QUE La baja TOTAL de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS puede provocar, en algunos casos, la pérdida de la información que haya almacenado. Para cancelar definitivamente la suscripción a una aplicación, lo que supone la baja total de todos sus usuarios/licencias/servicios asociados, en la página de Administración de la aplicación debe seleccionarse el botón Borrar aplicación : Ilustración 8: Borrar la aplicación www. movistar. es/aplicateca Pá gina 14/21

16 4 Acceso a la aplicación PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS 4.1 Acceso como Administrador a PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Describir el proceso con pantallazos. Ejemplo: El usuario administrador es aquél que ha sido asignado por el administrador de Aplicateca (pudiendo coincidir ambos), bien durante el proceso de contratación, bien al editar posteriormente la aplicación. El acceso del usuario Administrador de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS se hará a través de Aplicateca (acceso a Aplicateca descrito Guía Rápida de Aplicateca). Una vez en Aplicateca, la vista que aparece depende de si el usuario es administrador o no. En cualquiera de los dos casos, el acceso a PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS como administrador se realiza a través del menú superior Mis aplicaciones. Ilustración 9: Personalizar esta pantalla www. movistar. es/aplicateca Pá gina 15/21

17 4.2 Acceso como Usuario a PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Ilustración 10: Personalizar esta pantalla www. movistar. es/aplicateca Pá gina 16/21

18 5 Primeros pasos con PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS Recopilar brevemente el proceso de contratación y puesta en marcha. Ejemplo: 1. Una vez contratado el servicio, recibirá en el buzón de contacto especificado en el formulario de contratación un de bienvenida con las instrucciones básicas para la puesta en marcha del servicio y las credenciales de acceso iniciales para entrar en la aplicación PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS como administrador. 2. Para configurar el servicio, vaya a la web de administración de PORTAL COMUNICACIO ASESORÍAS. Para ello, acceda a Aplicateca con el usuario administrador de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS (el especificado durante la contratación) y en Mi Aplicaciones, pulse sobre el icono de PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS. 3. Podrá modificar el usuario y contraseña del usuario administrador en el apartado Contraseña Administrador o bien utilizar los proporcionados en el de bienvenida. 4. En la web de administración, desde Versión > Descarga Versión, instale la PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS. 5. Acceda a la PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS con las credenciales de administrador. 6. Puede parametrizar su servicio y crear usuarios (en caso de que haya contratado varias licencias) desde el módulo de Mantenimientos. 6 Preguntas más frecuentes (FAQs) 1. Donde se guardan mis datos? Sus datos están alojados en una plataforma de servidores de alta seguridad, dicha plataforma reside en territorio español, cumple todos los requisitos de la Normativa Iso 27001, así como esta acorde con la normativa de protección de datos personales. El acceso a todos los datos es encriptado, solo es posible acceder a los datos por cada cliente mediante sus claves de usuario. 2. Puedo acceder desde cualquier lugar? Si, por supuesto, usted podrá acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte de mundo, para ello solo necesitará un ordenador con cualquier sistema operativo, un navegador y una conexión a Internet. 3. Cumplo la LOPD con este programa? Si, por supuesto, la plataforma de alta seguridad de sudespacho.net esta diseñada para almacenar datos de nivel alto, para ello se cumplen escrupulosamente los preceptos de la Ley Orgánica de protección de Datos personales, así como las leyes y decretos que la desarrollan, en concreto, se realizan dos copias de seguridad diarias, el acceso a los datos es mediante un protocolo de encriptación https, y cada usuario dispone de un login y password personal e intransferible. 4. Que pasa si me doy de baja? www. movistar. es/aplicateca Pá gina 17/21

19 No hay ningún problema, si usted desea darse de baja del servicio dispone de una opción de descargarse sus propios datos, esta opción le permite obtener sus datos en un formato abierto, que se puede abrir con cualquier gestor de base de datos, y se puede realizar una migración de sus datos a otra aplicación de manera muy sencilla. 5. Cuantas copias de seguridad se realizan? Sudespacho.net realiza de manera automática todos los días dos copias de seguridad, una de los documentos y demás ficheros que se almacenan en la aplicación y otra copia de seguridad de la Base de Datos, esta política es acorde con la Ley Orgánica de Protección de Datos personales. 6. Puedo acceder desde mi móvil? Si, por supuesto, pero para ello su móvil deber tener una resolución mínima que permita ver la pantalla. Las pruebas realizadas con Iphone de Apple, han sido satisfactorias, y se puede acceder sin ningún problema. 7. Tengo un Software de nominas y contabke esopecifico. Es compatible? Si, por supuesto, el PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS para Asesores es transparente a cualquier software técnico, usted no tendrá que variar en absoluto su forma de trabajar. 8. Se integra en mi página web? Si, por supuesto, el PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS se integra con total facilidad con su página web, usted solo deberá hacedr referencia al enlace de acceso al portal y sus clientes podrán entrar facilmente. 9. Cada cliente solo tiene acceso a sus documentos? Si, el acceso de cada cliente es exclusivo a su area de documentos, es totalmente imposible que un cliente pueda entrar en documentos que no son de su propia empresa. 10. Que tipo de documentos puedo adjuntar en cada clientre? Todo tipo de archivos, PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS permite que usted pueda adjuntar cualquier archivo de datos, pdf, doc, xls, avi, etc, no distinguimos tipos de archivos. 11. Cuanto espacio dispongo para almacenamiento de datos? Ilimitado. No hay límite para el almacenamiento. La plataforma de servidores de sudespacho.net esta sobre dimensionada, para máxima comodidad y seguridad de sus usuarios, no se preocupe por el espacio, solo preocúpese por sacar el máximo partido a la herramienta de gestión 12. Si tengo alguna duda de manejo, dispongo de un teléfono de atención al cliente? Por supuesto, usted puede llamarnos las veces que lo desee a nuestro número de atención al cliente, nuestro personal estará encantado de atenderle y ayudarle. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 18/21

20 7 Casos de éxito 7.1 Caso A : Despacho de asesores Colectivo Perfil de cliente Despacho de asesores, formado por 5 Profesionales, dado el entorno competitivo en el que trabajan necesitan una herrramienta que les permita diferenciarse de la competencia y ofrecer un mejor servicio a sus clientes Problemática general Necesidad de un medio de comunicación efectivo con los clientes Necesidad de mejorar la imagen y el servicio de la asesoria. Necesidad de cumplir la normativa de protección de datos personales LOPD en el envio de documentación que contiene datos de nivel alto. Necesidad de tener un archivo con los documentos clasificados y ordenados de los clientes, al mismo tiempo permitir a sus clientes acceder a esa documentación. Necesidad de poder enviar comunicaciones de manera efectiva a sus clientes distinguiendo materias de envio Caso de uso de la herramienta A través del PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS la asesoría presta sus servicios y dispone de la documentación de una manera objetiva, la empresa tiene dispuesta su documentacion en una herramienta de facil acceso y en la que queda constancia de los procesos. Al integrar el PORTAL DE COMUNICACION ASESORÍAS en la página web de la asesoria, mejoramos en servicio y en comunicación con los clientes, dinamizando la relacion con los mismos. Dado que la asesoría trata datos de nivel alto, como es el caso de diversa documentación laboral, es necesario disponer de un canal de comunicación seguro y encriptado, tal como dice la LOPD. www. movistar. es/aplicateca Pá gina 19/21

21 Dado que el despacho trata diferentes bloques de documentación de la empresa, seria conveniente poder clasificarla facilmente y ponerla a disposicion de los clientes. Para no perder la relación con los clientes y proporcionar el mejor servicio, el poder enviar circulares con novedades fiscales y laborales, aporta un plus de imagen y de calidad a los servicios del despacho Beneficios conseguidos Ahorro de costes en el envio de documentación Canal de comunicación efectivo con objetividad en los comunicados. Mejora en las relaciones con los clientes, optimización de la gestión de la asesoria, mejora de servicio y fidelizacion de clientes. Mayor atención a los clientes y mejora de imagen. Cumplimiento de la LOPD www. movistar. es/aplicateca Pá gina 20/21