MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión /06/2015

2 Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso Recepción de Documentos CA-SGI-03-P01-01 PROPÓSITO Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales. DISPARADOR Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Organizacional por Procesos del Servicio de Inmobiliaria del Sector Público INMOBILIAR. Descripción INICIO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INGRESO: Oficio Memorando Resoluciones Acuerdos Contratos Convenios Escrituras Dictámenes; y, Otros. ACTIVIDADES PRINCIPALES Recibir y realizar taxonomía documental. Ingresar al Sistema de Documental Quipux. Entregar documentación al destinatario. (Anexos). Actualizar la Matriz de Ingreso de Documentos Ingreso al Sistema de Documental Alfresco. 2

4 Página: Página 3 de 12 PROCESO RELACIONADO Ninguno Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Sistema de Documental Institucional Administrado. Adjetivo Director de Interno y Externo Marco Legal Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Organizacional por Procesos del Servicio de Inmobiliaria del Sector Público INMOBILIAR. Metodología y Norma Técnica de emitida por el SNAP. Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a La Información Pública. 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO Para el proceso de recepción de documentos se aplicarán los siguientes lineamientos: Los documentos que provengan de instituciones públicas, personas naturales o jurídicas en el formato que estos tengan, (oficios y comunicaciones) cuyo destinatario sea el Servicio de Inmobiliaria del Sector Público-INMOBILIAR, a través de la entrega personal, mensajería, servicios de correos públicos o privados o del Sistema de Documental Quipux, deben cumplir con los siguientes lineamientos: a) Recepción.- El responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida al Servicio de Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, es la Dirección de ; y, las áreas asignadas para la recepción de documentos en los procesos desconcentrados; ninguna otra instancia o persona de la entidad deberá, si no tiene una disposición por escrito de la máxima autoridad de INMOBILIAR, recibir documentación oficial para su trámite. La recepción de los documentos se realizará en días y horas laborables, los documentos recibidos fuera de ese horario serán recibidos y registrados con la fecha del día siguiente. Los documentos ingresados, que hayan sido generados en el Sistema de Documental Quipux y que contengan firma electrónica, no serán registrados otra vez en el sistema, los anexos se entregarán al destinatario. 3

5 Página: Página 4 de 12 No se recibirán documentos firmados electrónicamente que no anexen lo indicado o documentos que tengan enmendaduras, correcciones no salvadas, o que no adjunten los documentos habilitantes actualizados y / o dentro de la fecha de vigencia establecida que solicita la Institución. En el caso de los documentos generados por Quipux y que no dispongan de firma electrónica, estos se recibirán por ventanilla; y, se deberá verificar que contengan los documentos que anexan en su comunicación y se estará a lo dispuesto en el párrafo precedente. La Dirección de o el área asignada a la recepción de documentación oficial procederá de la siguiente manera: a) Recibirá el documento previa verificación del destinatario; b) Revisará que cumpla con los requisitos establecidos por la Institución dependiendo del trámite; c) Constatará los anexos (si los tuviere) d) Consignará la fecha, hora de recepción y el número de trámite e) Ingresará el documento en el Sistema de Documental Quipux; f) Direccionará la documentación recibida a la máxima autoridad y a las distintas unidades administrativas y técnicas según el destinatario, entregándose los respectivos anexos si los tuviere. El área de recepción de documentos, deberá entregar en la copia del usuario la fe de presentación; no se certificará la recepción en sobres o en documentos distintos al recibido. Dado el caso de que a la Institución únicamente se le haya remitido un ejemplar original de la documentación, la Dirección de entregará al destinatario de INMOBILIAR una FIEL COPIA DEL ORIGINAL con sus respectivos anexos, reposando el documento original en el archivo central institucional. A petición de la parte interesada, para temas relacionados con pagos a realizarse a través de la Dirección Financiera, se procederá a la entrega de la documentación original, quedándose en poder de la Dirección la copia del expediente. El Director/a de delegará a la persona encargada de ordenar, clasificar, codificar y archivar la documentación en los expediente asignados. Toda la documentación que se recepta en la Dirección de, deberá ser digitalizada e ingresada al Sistema de Documental Alfresco, herramienta que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna. 4

6 Página: Página 5 de ROLES.- Ejecutar el proceso de Archivística de la institución, que satisfaga las necesidades internas y externas de conformidad a las disposiciones reglamentarias que garanticen la transparencia y acceso a la información. Instituciones Públicas.- El servicio público tiene como objetivo propender el logro permanente en el mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado y de sus instituciones, mediante la conformación, el funcionamiento y desarrollo de un sistema de administrativo enfocado en la igualdad de derechos. Mensajero INMOBILIAR.- Persona encargada de distribuir a los diferentes destinatarios la correspondencia recibida y generada por la institución. Personas Jurídicas.- Son entes creados constitucional, legal o por voluntad de las personas, a los cuales se les otorga la capacidad de ejercer derechos y contraer obligaciones, cuando cumplen con los requisitos normativos exigidos para su reconocimiento legal. Personas Naturales.- Son todas las personas que ejercen derechos y cumple obligaciones a título personal. Unidades INMOBILIAR.- Dependencias internas de INMOBILIAR. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Alfresco.- Es un sistema de administración de gestión documental que permite almacenar información en sistemas de red compartidas, facilitando la búsqueda de documentos. Hoja de entrega de anexos.- Es un documento diseñado para efectuar la distribución de documentación remitida por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o Personas Jurídicas. Matriz de Control Documental.- Base de datos en la cual se ingresa todos los oficios/ comunicaciones o memorandos, que han sido recibidos por la Dirección, de acuerdo con el formato establecido para el efecto. Quipux.- Es un sistema de Documental el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos, adaptado a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central. Taxonomía.- Consiste en organizar y clasificar la documentación de forma cronológica y sincronizada a las atribuciones y necesidades institucionales, con la finalidad de tener la información disponible a los usuarios para una consulta inmediata. 5

7 Página: Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 6

8 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 6.1. PROPÓSITO Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales ALCANCE El siguiente proceso inicia con la recepción de la documentación generada por parte de las Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas y de las diferentes unidades de INMOBILIAR cualquiera que sea su soporte, para garantizar su integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad, hasta la actualización del archivo físico y digital institucional. Físico: El responsable se encargará de ordenar, clasificar, codificar y archivar la documentación en los expedientes asignados. Digital: Toda la documentación que se recepta en la Dirección de Documental y, deberá ser digitalizada e ingresada al sistema de Documental Alfresco, el mismo que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Emitir documentación Instituciones Públicas / Personas Naturales o Jurídicas Según las necesidades o requerimientos de las Instituciones Públicas, Personas Naturales o Jurídicas, éstas, mediante oficio/comunicación, dirigida a las diferentes unidades de INMOBILIAR, ingresarán por la ventanilla de la Dirección de el documento o petición con sus respectivos anexos habilitantes, según sea el caso. Oficio / Comunicación Anexos Emitir documentación Unidades INMOBILIAR Las distintas Unidades de INMOBILIAR, entregarán en la ventanilla de la Dirección de, el o los documentos generados por cada dependencia con sus respectivos anexos o documentos habilitantes en originales, para el y su custodia. Memorando Anexos 7

9 Página: Página 8 de 12 Revisar en ventanilla El revisa el oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes si los tuviere, de cumplir con los requisitos se procede a la recepción de los documentos, caso contrario da a conocer a la parte interesada la documentación faltante y devuelve en ese mismo instante al interesado, sea éste representante de las Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas o funcionario de las dependencias de INMOBILIAR. Oficio /Comunicación Memorando Anexos Recibir y realizar taxonomía documental Una vez recibido el oficio/comunicación o memorando con los anexos completos según sea el caso, se procede a realizar la taxonomía documental, la cual consiste en la identificación del destinatario, fecha, asunto o motivo de gestión, enumeración de páginas que conforman el documento, hora de recepción y se inserta el sello de recepción. N/A Nota: Se consignará un número de trámite en el caso de que la gestión así lo amerite. Digitalizar documentos Una vez realizada la taxonomía documental, todos los documentos son digitalizados según como éstos hayan sido recibidos. Si el documento cuenta con firma electrónica se procede a actualizar la Matriz de Control, cuando el documento no cuente con firma electrónica se procede a ingresar al Sistema de Documental Quipux. Quipux Ingresar al Sistema de Documental Los documentos digitalizados que no cuenten con firma electrónica son ingresados con sus respectivos anexos y/o documentos habilitantes al Sistema de Documental Quipux, considerando: - Remitente - Cargo - Dependencia - Tipo de documento - Número de documento - Fecha documento - Fecha de Recepción - Asunto Sistema de Documental 8

10 Página: Página 9 de 12 - Destinatario Descripción de Anexos - Carácter del Trámite Los anexos de los documentos recibidos, son registrados en las diferentes matrices según el contenido que se detalle en el oficio/comunicación o memorando. Matrices de documentación: Actualizar Matriz de Documental - Matriz de Ingreso de Documentos Externos. - Matriz de Resoluciones. - Matriz de Convenios INMOBILIAR. - Matriz de Convenios Interinstitucionales. - Matriz de Convenios de Pago. - Matriz de Acuerdos INMOBILIAR. - Matriz de Acuerdos Interinstitucionales. - Matriz de Acuerdos Ministeriales. - Matriz de Contratos. - Matriz de Escrituras. - Matriz de Dictámenes Matriz de Control Documental Actualizar Sistema de Documental Alfresco El oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes, los cuales fueron digitalizados cuenten o no con firma electrónica, son ingresados al Sistema de Documental Alfresco. El examina si los anexos del oficio/comunicación o memorando deben ser entregados, de requerirlo elabora la hoja de entrega de anexos, de lo contrario se procede a archivar en la biblioteca física, previo a su organización y codificación en los expedientes asignados para el efecto. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Alfresco 9

11 Página: Página 10 de 12 Elaborar hoja de entrega de anexos Elaborar la hoja de entrega de anexos por cada documento que requiera ser entregado al destinatario, debiendo constar en el mismo: - Fecha de entrega de anexos. - Datos del responsable de recepción. - Referencia de la entrega de anexos. - Firmas de responsabilidad. Hoja Entrega de Anexos Entregar documentación al destinatario Mensajero INMOBILIAR Con la hoja de entrega de anexos, el mensajero de INMOBILIAR procede a entregar la documentación a los diferentes destinatarios o responsables de recibir los documentos enviados por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o Personas Jurídicas. El servidor /a que reciba la documentación, deberá registrar de forma clara y legible la información que describa la hoja de entrega de anexos. Hoja entrega de anexos Recibir y revisar hoja de entrega de anexos Una vez que el mensajero de INMOBILIAR haya realizado la entrega de los documentos, remite la hoja de entrega de anexos al, quién revisa que en la hoja contenga todos los datos que constaten la entrega. Hoja de entrega de anexos Archivar documentos en biblioteca física Los documentos que no requieren ser entregados, son archivados en los expedientes asignados para el efecto. La hoja de entrega de anexos que constata la entrega de documentos originales a sus diferentes destinatarios, es archivada en el expediente asignado. Expedientes de la biblioteca física 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de documentos archivados Número de documentos archivados / Número de documentos recibidos Mensual Director de Mensual 10

12 Página: Página 11 de 12 2 Porcentaje de documentos digitalizados Número de documentos digitalizados / Número de documentos recibidos Mensual Director de Mensual 3 Porcentaje de oficios entregados oportunamente a las instituciones Número de oficios entregados a las instituciones públicas y privadas / Total de oficios internos recibidos Mensual Director de Mensual 8. ANEXOS Entrega de anexos Matriz de contratos Matriz de resoluciones Matriz de convenios INMOBILIAR Matriz de convenios Interinstitucionales Matriz de convenios de pago Matriz de acuerdos INMOBILIAR Matriz de acuerdos Interinstitucionales Matriz de acuerdos Ministeriales Matriz de ingreso de documentos externos 11

13 Página: Página 12 de 12 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado por: Nancy Ubieda Asistente de Procesos Aprobado por: Validado por: Paola Pavón Paola Pavón Directora de Directora de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 29/06/