SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE MESA DE CONTROL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE CHEQUES DE CREDITOS Página 1 de 10 Revisión: 800

2 INDICE HOJA PORTADA INDICE CONTENIDO 1-OBJETIVO ALCANCE CAMPO DE APLICACIÓN DEFINICIONES REFERENCIAS RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES FORMATOS REGISTROS DE CALIDAD DISTRIBUCIONES Página 2 de 10 Revisión: 800

3 1 Objetivo: Establecer las actividades y requisitos necesarios para realizar la entrega de cheques para los operados 2 Alcance: La correcta entrega de los recursos a los acreditados, habiéndose cumplido los requisitos de la contratación de los 3 Campo de aplicación:, Departamento Administrativo y Contable y Sucursales 4 Definiciones: RPP Registro Público de la Propiedad Aviso Preventivo Documento expedido por la Notaría Pública en el cual hace constar el notario que ante su fé se celebró un contrato de apertura de crédito con garantía hipotecaria u otro acto jurídico de distinta naturaleza, esto con el fin de que el crédito quede registrado con mayor rapidez y cuya vigencia es de 3 tres meses Expediente Conjunto de documentos necesarios para la autorización, operación, control y seguimiento de un crédito Cesión o endoso Figura jurídica en la cual una persona transfiere los derechos contenidos en un documento SACC Sistema de Administración de Crédito y Cartera Pagaré Título de crédito donde se consagra una obligación de pago a favor de otra persona Carta compromiso Documento en el cual una o varias personas firman, comprometiéndose a cumplir ciertos requisitos Orden de cobro Documento en el que se indica la cantidad por concepto de gastos de apertura que se hacen al contratar un crédito Cupón de pago Documento en el que se indican los datos necesarios para realizar cada una de las amortizaciones de cada crédito 5 Referencias: Manual de Crédito M-SGC-004 Procedimiento de Contratación de de grupo P-MCO-010 Procedimiento de Contratación de individuales P-MCO-002 Procedimiento de emisión de cheques de P-CON-001 Página 3 de 10 Revisión: 800

4 6 Responsabilidades: Jefe de : Supervisar que se soliciten los cheques de los correctamente, así como también la correcta entrega y envío de los mismos cheques ya liberados por el Departamento Administrativo y Contable Jefe del Departamento Administrativo y Contable: Supervisar que se elaboren y se liberen los cheques de crédito correctamente Gerentes de Sucursales: Revisar que los cheques recibidos correspondan a los contratados en su sucursal Auxiliar (es) de Mesa : Elaborar las solicitudes de los cheques de que ya contratados hayan cumplido con los requisitos para su entrega Auxiliar de Egresos: Elaborar y entregar a la Auxiliar (es) de Mesa los cheques, de acuerdo a lo solicitado Auxiliar de Sucursal: Aplicar correctamente los gastos de apertura en el sistema SACC, entregar los cheques de acuerdo a las reglas de operación y revisar que el crédito no tenga saldos en los gastos de apertura Cajera de oficina matriz: Aplica correctamente los pagos de gastos de apertura al sistema SACC 7 Actividades: 71 Créditos Individuales 711 Mesa de control revisa diariamente de las sucursales la documentación de contratación del crédito, y revisa tanto de los de sucursales como los contratados en la matriz, que los requisitos estén cumplidos: 1111 Documentación del expediente completa, 1112 Contrato original debidamente firmado, en caso de ser crédito con garantía hipotecaria, el aviso preventivo inscrito en el RPP 1113 Pagaré original debidamente firmado (F-MCO-002), 1114 Garantía original bien constituida, con el endoso en blanco en la parte de atrás de la factura, pedimento, titulo o constancia de inscripción 1115 Recibos de garantía originales (F-MCO-011) 1116 Copia de la autorización del círculo de crédito (F-CRG-004) 1117 Requisitos pedidos por el Comité Central de Crédito en su caso, cumplidos 712 Elabora 2 tantos de la Lista de verificación de garantías (F-MCO-014) y la carpeta para entregar al Departamento Administrativo y Contable con el pagaré, contrato,(en caso de garantía prendaria) y póliza de seguro de vida así como las garantías en el caso de con garantía prendaria (ver P-MCO-002 y P-MCO-003) Página 4 de 10 Revisión: 800

5 713 Auxiliar de Mesa elabora la solicitud del cheque de crédito, anexándola a un folder con la Solicitud de autorización de crédito individual autorizada (F-CRI-006), y la entrega al Jefe de La solicitud de crédito de la siguiente manera: en la copia del pagaré pone el sello de solicitud de cheque de crédito, escribiendo en la línea de total el monto del crédito, en la línea de comisión escribe el monto de comisión a pagar por el cliente, la cual será financiada y descontada del crédito (de acuerdo al esquema, ver Manual de Crédito M-SGC-004), en capital escribe el saldo restante del monto del crédito menos la comisión a financiar y marca en la copia del pagaré el número de crédito y el nombre del acreditado Cuando el acreditado se trate de personal moral el cheque saldrá por la totalidad del crédito y la comisión tendrá que pagarse en efectivo, o bien si la empresa tiene sello se podrán elaborar dos cheques y endosarnos con el sello La solicitud del cheque se hará a criterio del de control 714 Se cita al acreditado para firma de pagare y contrato los cuales firma, se reciben las garantías (cuando corresponda), se aplica encuesta de satisfacción al cliente (F- MCO-031) se recoge cheque con auxiliar de egresos, se entrega cheque en oficina Matriz y en sucursales se manda por paquetería Cuando ya se entrego cheque se manda la póliza a la auxiliar de egresos junto con la encuesta 72 Créditos de Grupo y Micro crédito: 721 Mesa revisan diariamente de las sucursales la documentación de contratación del crédito, y revisa tanto de los de sucursales como los contratados en la matriz, que los requisitos estén cumplidos: 1211 Documentación original del expediente completa, 1212 Pagaré original debidamente firmado (F-MCO-046), 1213 Carta compromiso de grupos original debidamente firmada (F-MCO-047) (solo grupo), 1214 Requisitos pedidos por el Comité Central de Crédito en su caso, cumplidos 1215 Programa de Reunión de Seguimiento (solo grupo) 722 Elaboran la Lista de verificación de garantías (F-MCO-014) para entregar al Departamento Administrativo y Contable con el pagaré firmado, y endoso si le corresponde 723 Elaboran la solicitud del cheque de crédito, anexándola a un folder con la Solicitud de autorización de crédito de grupo autorizada o microcrédito (F-CRG-007), si llega a salir algún integrante del grupo o se le baja el monto se especifica en (F-CRG-007), La solicitud de crédito de la siguiente manera: en la copia del pagaré pone el sello de solicitud de cheque de crédito (F-MCO-010), escribiendo en la línea de total el monto del crédito, en la línea de comisión escribe el monto de comisión a pagar por el cliente, la cual será financiada y descontada del crédito (de acuerdo al esquema, ver Manual de Crédito M-SGC-004), en capital escribe el saldo restante del monto del Página 5 de 10 Revisión: 800

6 crédito menos la comisión a financiar y marca en la copia del pagaré el número de crédito y el nombre del presidente del grupo 73 Jefe del : 731 Captura en el formato de Relación de solicitudes de Mesa al Departamento Administrativo y Contable (F-MCO-041) las solicitudes de cheques de que le entrega a la Auxiliar de Mesa cuando se liberan los cheques 732 Imprime la Relación de solicitudes de Mesa al Departamento Administrativo y Contable (F-MCO-041) los días en que se solicitan cheques y documentos al Departamento Administrativo y Contable, revisando que lo listado se esté solicitando físicamente Los horarios de solicitudes se establecen previo acuerdo con el Departamento Administrativo y Contable (ver P-CON-001 Procedimiento de emisión de cheques de crédito) 733 Entrega, o envía con la auxiliar de mesa de control, el listado de Relación de solicitudes de Mesa al Departamento Administrativo y Contable (F-MCO- 041) y las solicitudes de cheques de individuales, micro individual y de grupo al Auxiliar de Egresos del Departamento Administrativo y Contable 74 Auxiliar de Egresos del Departamento Administrativo y Contable: 741 Firma de enterado por las solicitudes entregadas por el de Control y devuelve el listado firmado (F-MCO-041) 742 Elabora los cheques de crédito (ver Procedimiento de emisión de cheques de crédito P-CON-001) 75 Entrega a la auxiliar de mesa de control copias de las pólizas de cheques de las sucursales (ya sea de crédito o de devolución), firmadas de recibido por el acreditado 76 Jefe del : 761 Firma las listas de verificación de garantías (F-MCO-014) de todos los pagarés y garantías de los que están liberados los cheques, revisando que los datos sean correctos 77 Auxiliar de Mesa : 771 Entrega al Auxiliar de Egresos los pagarés y garantías de los y solicitan su firma de recibido por esta documentación en la Lista de verificación de garantías (F- MCO-014) dejando una copia con los pagarés y garantías de los y otra para su archivo en el expediente de crédito 772 Recibe los cheques de los y firman de recibido en la relación de cheques entregados a Mesa (F-CON-008) 773 Anexa con cada póliza de cheque de crédito (F-CON-001) una copia del pagaré firmado, orden de cobro y en el caso de ser cheque de devolución se anexa una copia de la identificación oficial del acreditado, cuando se elabora cheque para liquidar la cuenta se anexa estado de cuenta Página 6 de 10 Revisión: 800

7 774 Captura de cada crédito, en el sistema SACC, la fecha en que el acreditado recibirá el cheque (el día siguiente en el caso de enviarse a sucursales), captura los datos de facturación (en caso de ser crédito individual, activa el crédito e imprime la tarjeta de pago de los o cupones cuando corresponda (F-MCO-004, F-MCO-005, F- MCO-048 y F-MCO-049) 775 Anota y firma en el acuse de paquetería (F-CON-025) la documentación a enviar a las sucursales y se la entrega a la asistente de dirección, la cual les firma de recibido 776 Resguarda los de la matriz que serán entregados 777 Avisa a los promotores de la matriz los cheques que fueron liberados para que sean entregados y se ponen de acuerdo para la entrega del mismo 778 Si algún crédito de los que se solicitaron no fue liberado por el departamento administrativo y contable para su entrega se le hace saber al promotor Para entregados en la oficina matriz: 78 Jefe y Auxiliar de Mesa : 781 Al venir los acreditados por los cheques, solicitan el pago de los gastos de apertura de crédito por medio de la orden de cobro (F-MCO-003), DEMIC apoya a sus acreditados dando la opción de que esta comisión de apertura sea financiada con el crédito, en el caso que el cliente solicite que dicha comisión se financie de su crédito, deberá solicitarse el endoso del cheque de comisión En caso de que el acreditado pague su comisión en efectivo, se le entregarán los dos cheques elaborados para su crédito 79 Cajero (a) de oficina matriz: 791 Recibe los gastos de apertura de crédito y los aplica al sistema SACC, en los casos en que la comisión es financiada y descontada del crédito debe capturar los datos del cheque con que se le está financiando 792 Entrega los recibos (F-CON-002) al auxiliar o jefe de mesa de control con la orden de cobro (F-MCO-003), auxiliar saca una copia de cada uno de los anteriores y entrega recibo original al acreditada (F-CON -002) 710 Jefe y Auxiliar de Mesa : 7101 Solicitan que el acreditado firme de recibido en las pólizas de cheques de crédito 7102 Sacan una copia de las pólizas de cheque (F-CON-001) ya firmadas de recibido, y de los recibos de pago de gastos de apertura (F-CON-002) 7103 Imprimen los comentarios del crédito del Reporte de por activar 7104 Capturan de cada crédito, en el sistema SACC, la fecha en que el acreditado recibirá el cheque (el día siguiente en el caso de enviarse a sucursales), activan el crédito e imprimen tarjeta de pago o los cupones de pago cuando corresponda de los (F-MCO-004, F-MCO-005, F-MCO-048 y F-MCO-049) Página 7 de 10 Revisión: 800

8 7105 Entregan al acreditado el o los cheques, los recibos de pago de gastos de apertura la tarjeta o cupones y controles de pago de grupo solidario y de tesorero de grupo solidario del crédito 7106 Entregan al Auxiliar de egresos las pólizas de los cheques firmadas de recibido (F-CON-001), junto con la documentación correspondiente Para a entregarse en sucursales: 711 Gerente de Sucursales: 7111 Revisa que los cheques recibidos sean de contratados en su sucursal 7112 Firma de recibido el acuse de paquetería (F-CON-025) 7113 Entrega los cheques al Auxiliar de Sucursal para su entrega al acreditado 712 Auxiliar de Sucursal: 7121 Avisa a acreditados de los cheques liberados para que pasen a la oficina a recibir su cheque 7122 Al venir los acreditados por los cheques, solicitan el pago de los gastos de apertura de crédito por medio de la orden de cobro (F-MCO-003), DEMIC apoya a sus acreditados dando la opción de que esta comisión de apertura sea financiada con el crédito, en el caso que el cliente solicite que dicha comisión se financie de su crédito, deberá solicitarse el endoso del cheque de comisión En caso de que el acreditado pague su comisión en efectivo, se le entregarán los dos cheques elaborados para su crédito En caso de ser persona moral la comisión se pagará en efectivo 7123 Recibe los gastos de apertura de crédito y los aplica al sistema SACC, en los casos en que la comisión es financiada y descontada del crédito debe capturar los datos del cheque con que se le esta financiando 7124 Escanea los recibos de pago (F-CON-002) y se los entrega al acreditado 7125 Solicita que el acreditado firme de recibido en las pólizas de cheques de crédito 7126 Entrega al acreditado el o los cheques, los recibos de pago de gastos de apertura y la tarjeta o los cupones cuando corresponda y controles de pago de grupo solidario y de tesorero de grupo solidario del crédito 7127 Envían por paquetería por medio del acuse de paquetería (F-CON-025) al Auxiliar de egresos las pólizas de los cheques entregados 7128 Envían por paquetería la orden de cobro (F-MCO-003) firmada y sellada de pagado, escaneados los recibos de pago de comisión y la carátula de los cupones firmada de recibido por el acreditado (F-MCO-004 y F-MCO-048) 7129 Para todos los : 713 Jefe de Mesa y Auxiliar (es) de Mesa para individuales: 7131 Archiva en los expedientes de crédito la siguiente documentación: Página 8 de 10 Revisión: 800

9 11311 Copia del pagaré firmado (F-MCO-002) Orden de cobro (F-MCO-003) firmada y sellada de pagado Copia de los recibos de pago (F-CON-002) de gastos de apertura Recibos de garantía originales (F-MCO-011) Copia de las pólizas de cheque firmadas de recibido por el acreditado Certificado de seguro de vida 7132 Señala en la Lista de verificación de documentación de individuales (F-MCO- 001) la documentación anexada al expediente de crédito 7133 Archiva la Lista de verificación de garantías (F-MCO-014) en la carpeta que corresponde 7134 Archiva el expediente de crédito y el contrato donde corresponde (ver P- MCO-006 Procedimiento de expedientes y contratos de crédito) 7135 Archiva los comentarios del Reporte de por activar en su respectivo expediente 714 Jefe y Auxiliar (es) de Mesa : 7141 Archiva en los expedientes de crédito de grupo la siguiente documentación: Copia del pagaré (F-MCO-046) firmado Carta compromiso de grupo solidario (F-MCO-047) original Orden de cobro (F-MCO-003) firmada y sellada de pagado Copia de los recibos de pago (F-CON-002) de gastos de apertura Relación de pagos (F-MCO-044) del grupo Copia de las pólizas de cheque firmadas de recibido por el grupo Programación de Reunión de seguimiento Designación de beneficiario de seguro de vida (F-CRI-009) Certificado del seguro de grupo vida 7142 Señala en la Lista de verificación de documentación de grupos (F-MCO-055) la documentación anexada al expediente de crédito 7143 Archiva la Lista de verificación de garantías (F-MCO-014) en la carpeta que corresponde 7144 Archiva el expediente de crédito y el contrato donde corresponde (ver P- MCO-006 Procedimiento de expedientes y contratos de crédito) 7145 Archiva los comentarios del Reporte de por activar en su respectivo expediente 8 Formatos: Lista de verificación de documentación de individuales F-MCO-001 Pagaré de crédito individual F-MCO-002 Orden de cobro F-MCO-003 Cupones de pago F-MCO-004, F-MCO-005, F-MCO-048 y F-MCO-049 Página 9 de 10 Revisión: 800

10 Sello de solicitud de cheque F-MCO-010 Recibo de garantías F-MCO-011 Lista de verificación de garantías F-MCO-014 Relación de solicitudes de Mesa al Departamento Administrativo y Contable F-MCO-041 Control de pagos grupos solidarios F-MCO-043 Relación de pagos grupos solidarios F-MCO-044 Control de pagos tesorero grupos solidarios F-MCO-045 Pagaré de grupos solidarios F-MCO-046 Carta compromiso de grupos solidarios F-MCO-047 Lista de verificación de documentación de grupos F-MCO-055 Cheques de crédito en tránsito F-MCO-056 Solicitud de autorización de crédito individual F-CRI-006 Solicitud de autorización de crédito de grupo F-CRG-007 Solicitud de autorización de crédito micro individual F-CRG-013 Póliza de cheque F-CON-001 Recibo de pago F-CON-002 Relación de cheques entregados a Mesa F-CON-008 Acuse de paquetería F-CON Registros de calidad: Expediente de crédito Pagaré firmado Lista de verificación de garantías firmada Póliza de cheque firmada Acuse de paquetería firmado Relación de cheques entregados a Mesa firmada Relación de solicitudes al Departamento Administrativo y Contable firmada 10 Distribución: Jefe de, Auxiliar (es) de Mesa, Jefe de Departamento Administrativo y Contable, Auxiliar de egresos, Auxiliar de Recursos Humanos y tesorería, Cajera, Gerentes de sucursal, Auxiliares de sucursal y Asistente de Dirección Página 10 de 10 Revisión: 800