Manual de Usuario. ENTSYS v3.0. Consejo de Educación Inicial y Primaria Dpto. de Computación Análisis y Programación

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1 Consejo de Educación Inicial y Primaria Dpto. de Computación Análisis y Programación Manual de Usuario ENTSYS v3.0 Autoría: MdAT Mesa de Ayuda Técnica de Programación

2 Contenido 1. Introducción Participantes Funcionalidad Requerimientos Sugerencias Usuarios Administrador de sistema Administrador de documentos Inicio de sesión al sistema Documentos Bandeja de entrada Ver carátula Ver movimientos Ver más información Archivar documento Desarchivar documento Agrupar documento Ver agrupaciones Desagrupar documentos Crear documento Crear documento para oficina actual Imagen Tema interés- ORGANISMOS ESTATALES Imagen Tema interés- ENTIDADES EXTERNAS Agregar documento generado en otra oficina Remisión Remitir documento Reimprimir remito

3 9. Reportes Por N Gestión/Documento/Expediente Por N Gestión Por N Documento Por N Expediente Por tipo y fecha del movimiento Por asunto Por carácter del documento Por año Por cédula Por palabra clave Búsquedas Búsquedas generales en el sistema Búsquedas por Organismos Estatales y Búsquedas por Entidades Externas Recuperar Documentos Cambio de contraseña Ver Actuaciones Imagen Ver Actuaciones Imagen Ver Actuaciones Asistencia Técnica

4 1. Introducción El presente documento contiene información específica y necesaria para el correcto uso del software ENTSYS. En el documento se detalla el alcance, las funcionalidades, requerimientos y las distintas opciones de acciones dentro de ENTSYS. 2. Participantes El desarrollo de ENTSYS fue realizado en su totalidad por la Sección Programación del Departamento de Computación y contó con la colaboración del Departamento Organización y Métodos ambos dependientes de la División Planeamiento Administrativo del Consejo de Educación y Primaria (CEIP). Desarrolladores Marcos Brumberg Sección Análisis y Programación - Departamento de Computación Santiago Figueredo Sección Análisis y Programación - Departamento de Computación Mauro Steffen Sección Análisis y Programación - Departamento de Computación Actualización del manual Leticia Acosta Mesa de Ayuda Técnica de Programación Dpto. Computación María Victoria Pereira Mesa de Ayuda Técnica de Programación Dpto. Computación 4

5 3. Consideraciones generales 3.1 Funcionalidad ENTSYS es un sistema de administración y seguimiento de documentos de diferentes tipos (expedientes, memo, nota, etc.) pertenecientes al Consejo de Educación Inicial y Primaria. El sistema permite: a) Ingreso y salida de un documento a una oficina b) Estado y seguimiento de un documento específico c) Autentificación d) Remitos ENTSYS está dirigido a las personas con conocimientos básicos en informática y que serán Administradores de documentos. NO ADMINISTRADORES DE SISTEMA. 3.2 Requerimientos Para el correcto uso del sistema ENTSYS se requiere: a) PC con RED b) Navegador web (IE 7. o posterior / Firefox) 3.3 Sugerencias a) A veces puede suceder que se realice algún cambio (nueva consulta o nuevo filtro de búsqueda) y no actualice la pantalla. En este caso se debe presionar la tecla F5 recargar la pantalla. b) Para mayor rendimiento se sugiere utilizar la tecla (TAB) 5

6 4. Usuarios 4.1 Administrador de sistema La administración será responsabilidad de Organización y Métodos en la División Planeamiento Administrativo del CEIP. Dicha oficina será encargada de la creación y del mantenimiento de los siguientes puntos: Usuarios Asuntos Tipo documentos Prioridades Altas y bajas de novedades Habilitar oficinas Privilegios de Administrador de documentos (punto 4.2) 4.2 Administrador de documentos Consiste fundamentalmente en la creación de un documento, movimiento, ingreso de observaciones, remisión, seguimiento y consulta de los mismos. Las responsabilidades del administrador de documentos son las siguientes: Creación de documentos de su oficina o de otra Ver documentos en su oficina Mover documentos a otra oficina Ver los movimientos Agregar observaciones Crear remitos Realizar consultas 6

7 5. Inicio de sesión al sistema Para acceder al sistema ENTSYS (link Internet Explorer) se debe tener un usuario y contraseña. Dicho usuario debe ser previamente creado por el administrador del sistema. Una vez que se tiene el usuario y contraseña se deben ingresar en los correspondientes campos y luego confirmar el ingreso. Imagen 5.1 Login. Ingreso al Sistema Inicialmente el usuario y contraseña para el ingreso al sistema serán la misma. Siendo esta el apellido y primera letra del nombre ( Ej.: Carlos Martínez será el usuario MARTINEZC). Una vez confirmada la acción, por primera y única vez se pedirá el cambio de contraseña ( ventana emergente, imagen 5.2) a la que el usuario desee ( admite mayúsculas, minúsculas y números) la cual deberá ingresar dos veces, guardándose esa contraseña como válida. Imagen 5.2 Cambio inicial de contraseña 7

8 6. Pantalla inicial Una vez que se ingresa al sistema nos aparecerá la siguiente pantalla de inicio: Imagen 6.1 Pantalla inicial En esta pantalla se puede visualizar, en la parte superior una barra de información con los siguientes componentes: NOMBRE: nombre y apellido asociado al usuario que ingreso al sistema. PERFIL: tipo de usuario asociado al usuario que ingreso al sistema. OFICINA: oficina asociada al usuario que ingreso al sistema. CAMBIAR CONTRASEÑA: permite cambiar la contraseña al usuario actual. CERRAR SESIÓN: éste icono cierra la sesión del usuario en el sistema. También se puede observar, a la izquierda de la imagen (imagen 6.1), una BARRA LATERAL la cual contiene las diferentes acciones que puede realizar el usuario dependiendo del tipo de perfil del mismo. Todos los componentes anteriormente mencionados son comunes a todas las pantallas del sistema. 8

9 6.1 Barra lateral - Administrador de documentos La barra lateral para el perfil de usuario Administrador de documentos contiene las funciones categorizadas de siguiente forma: DOCUMENTOS -Bandeja de entrada -Crear nuevo documento para oficina actual -Agregar documento generado en otra oficina -Ver documentos en oficinas inactivas REMISION -Remitir documentos -Reimprimir remitos REPORTES -Por N de Gestión /Documento / Expediente -Por tipo de movimiento y fecha -Por asunto -Por carácter del documento -Por año -Por cédula de identidad -Por palabra clave BUSQUEDAS -Búsquedas generales en el sistema -Búsquedas por cédula -Búsquedas por escuela -Búsquedas por inspección -Búsquedas por organismos estatales -Búsquedas por entidades externas -Búsquedas por observaciones tipo documento RECUPERAR -Recuperar documentos enviados Para utilizar dicha barra, hacer clic sobre la Categoría (Documentos, Remisión, Reportes, Búsquedas, Recuperar) y se desplegará un menú con las funciones mencionadas anteriormente. ANTES DEL CLIC DESPUES CLIC Imagen 6.2Barra lateral 9

10 7. Documentos Contiene las funciones necesarias para poder crear, mover, seguir, observar, archivar y consultar un documento. Las opciones para trabajar con documentos se distribuyen de la siguiente manera: Bandeja de entrada Crear nuevo documento para oficina actual Agregar documento generado en otra oficina Ver documentos en oficinas inactivas 7.1 Bandeja de entrada En la bandeja de entrada se encuentran los documentos que están en nuestra oficina. Imagen 7.1.1Bandeja de entrada La anterior imagen muestra la pantalla inicial de la bandeja de entrada de una oficina. En la parte superior se disponen los diferentes filtros de búsqueda de documento y en la parte inferior muestra el resultado. A cada documento se le puede realizar las siguientes acciones(ver más en detalle Acciones a los documentos): Confirmar: confirmar que se recibió el documento. Ver: permite visualizar el contenido del documento. Ver carátula: permite ver e imprimir la carátula que se adjunta al documento. Ver movimientos: permite ver e imprimir la carátula que se adjunta al documento. Más información: permite agregar información al documento, ya sea de tipo información común o tipo documento. 10

11 Ver más información: permite ver toda la información del documento. Archivar documento (Archivar Doc.): archiva el documento Agrupar documento (Agrupar Doc.): permite agrupar el documento a otros documentos. Sólo si es expediente. También existen 3 botones que cumple las siguientes funciones: Limpiar: limpia todos los campos y los deja con los valores predeterminados. Se utiliza para realizar una búsqueda o filtrado nuevo. Filtrar: realiza la búsqueda o filtrado de documentos con los datos que especificamos. Información Extendida: amplía la información de los documentos que se encuentran en la grilla. La siguiente imagen muestra el resultado de una búsqueda sin presionar el botón Información Extendida. Imagen crear documento Luego de presionar el botón Información Extendida (Hay mas datos adicionales. La imagen es solo en forma ilustrativa). Imagen crear documento 11

12 7.1.1 Acciones a los documentos Como se menciono en el ítem anterior (7.1 Bandeja de entrada) a cada documentos se le puede realizar distintas acciones. En esta sección se detalla cada una de las funciones. Imagen Acciones a documentos 1 Al presionar ( ) se despliega las acciones como ilustra la siguiente imagen. Imagen Acciones a documentos Confirmar documento Los documentos enviados de otras oficinas aparecerán en rojo como muestra la imagen hasta que no se confirme el movimiento. Se realiza la confirmación del movimiento cuando el documento está físicamente en la oficina receptora. Para confirmar un documento hacer clic en( ) y seleccionar Confirmar. En las siguientes imágenes vemos un ejemplo de confirmación de documento. Imagen Confirmar documento Imagen Confirmar documento Observar que una vez confirmado, el documento quedará en negro y aparecerá en la oficina emisora con estado CONFIRMADO. 12

13 Ver documento Esta opción solo permite visualizar el contenido del documento. Oficina, asunto, sub-asunto, descripción, palabra clave, tipo de documentos, interés, etc. No se pueden ver archivos anexados ni observaciones ni movimientos del documento. Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar Ver. Imagen Ver documento Ver carátula Es el resumen del documento. Permite tener los datos de cómo fue ingresado al sistema. Para ver carátula hacer clic en( ) y seleccionar Ver carátula. Imagen Ver documento La siguiente imagen muestra un ejemplo de la caratula de un documento. La misma se puede Imprimir o Guardar en formato PDF haciendo clic en los correspondientes iconos. 13

14 Imagen Ver carátula Ver movimientos Para ver los movimientos de un documento hacer clic en( movimientos. ) y seleccionar Ver Imagen Movimientos documento Imagen Movimientos documento 14

15 Más Información Permite tener dos tipos de información, tipo observación y tipo documento. La tipo observación tiene las mismas características de las observaciones a las cuales estábamos acostumbrados. Las tipo documento se crean para agregar un documento como por ejemplo una nota al documento inicial y obligatoriamente se debe ingresar el contenido del documento. Las observaciones se pueden modificar, ver o imprimir pero no eliminar. Las modificaciones se pueden hacer sólo sobre la última observación y si el documento no ha tenido movimientos luego de haber ingresado la observación. Para agregar más información al documento inicial, ya sea de tipo observación o tipo documento, hacer clic ( ) y seleccionar Más Información. Imagen Más Información. Imagen Más Información (observación tipo documento) La primera parte de la imagen anterior muestra los campos más relevantes del documento como usuario de creación. En el campo Contenido del Documento Agregado, es donde se va a detallar el cuerpo del documento el cual no tiene límites de caracteres. Para confirmar la observación hacer clic en el botón Confirmar. En nuestro ejemplo se agrego la observación tipo documento Memorando. 15

16 Imagen Más Información (observación tipo observación) Ver más información Se pueden ver las observaciones que tiene un documento ya sean tipo documento o tipo observación. Para ver una observación hacer clic en ( ) y seleccionar Ver más información. Imagen Ver más información La siguiente imagen muestra las observaciones de un expediente. Observar que se puede filtrar las observaciones por la oficina observadora. Para eso hacer clic en ( ) y elegir la oficina. Debe mostrar las observaciones realizadas por la oficina elegida. Al hacer clic en seleccionar se puede ver el detalle de la observación seleccionada e imprimirla. Además se puede visualizar el nombre del usuario que agregó la información, la hora y la fecha en que la hizo. Si hacemos clic en ( ) podemos modificar la observación siempre y cuando sea la última y el documento no haya tenido movimientos posteriores a la última observación. Se podrá ver más información sea documento o sea observación siempre que el documento haya pasado por la oficina y sea éste de carácter general o común. Si el documento es confidencial solo lo podrán ver las oficinas autorizadas. Si por algún motivo pasa por nuestra oficina un documento de carácter confidencial, solo podremos ver nuestras actuaciones y no las que se le hagan en otras oficinas. 16

17 Imagen Ver más información Archivar documento Permite archivar un documento, es decir el mismo no tendrá más movimientos. Para archivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar Archivar Doc. Imagen Archivar documento NO ES OBLIGATORIO el ingreso de observaciones para archivar un documento. 17

18 Desarchivar documento Para desarchivar un documento, se debe buscar los documentos que estén en estado ARCHIVO. Para esto, debemos hacer clic en DOCUMENTOS de la barra lateral y luego clic en Bandeja de entrada. Luego, se debe cambiar la opción de ESTADO, que por defecto esta en PENDIENTE a ARCHIVO como muestra la siguiente imagen (imagen ). Luego hacer clic en el botón Filtrar. Imagen Buscar documento con estado ARCHIVO Agrupar documento Se puede agrupar otros documentos al documento seleccionado. Para agrupar documentos hacer clic ( ) y seleccionar Agrupar Doc.. Imagen Agrupar documento Se abrirá una nueva ventana que despliega una lista de documentos que se encuentran en mi oficina, de las que podré seleccionar los documentos a agrupar como ilustra la siguiente imagen. Luego de seleccionar, presionar el botón Agrupar. 18

19 Imagen selección de documentos a agrupar Una vez que se agrupa algún documento, nos aparece dos nuevas opciones más Ver agrupaciones y Desagrupar documentos. NOTA: LAS OFICINAS SÓLO PODRÁN AGRUPAR EXPEDIENTE CON EXPEDIENTE, A EXCEPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE TRÁMITE, QUIEN SERÁ EL ÚNICO QUE PODRÁ AGRUPAR CUALQUIER DOCUMENTO Ver agrupaciones Se pueden ver los documentos agrupados al documento. Para ver la agrupación hacer clic ( ) y seleccionar Ver agrupación. Como se aprecia en la imagen, en el campo Agr.a N Gest. Se muestra en rojo el código de gestión correspondiente al documento principal (documento al cual se le agruparon otros) Imagen Ver agrupación 19

20 La siguiente imagen muestra un ejemplo. Imagen Documentos agrupados Desagrupar documentos Se puede desagrupar o quitar documentos agrupados a otro documento. Para desagrupar documentos hacer clic ( ) y seleccionar Desagrupar Doc.. Imagen Desagrupar Doc. Aparecerá una nueva ventana con los documentos agrupados al documento como muestra la siguiente imagen. Se selecciona el o los documento(s) que se desean quitar y se oprime el botón Desagrupar. Imagen Seleccionar documento a desagrupar. 20

21 7.2 Crear documento Crear documento para oficina actual Esta opción nos permitirá crear un documento a la oficina que tenga asociado el usuario que ingresó al sistema. Para crear un documento de la oficina, se debe hacer clic en Crear un documento de la oficina actual. Para acceder a dicha opción hacer clic en Documentos y luego hacer clic en Crear nuevo documento para oficina actual. Imagen crear documento Significado de los campos de la imagen Crear documento: RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB) Tipo de Documento: código del tipo de documento que se desea crear. Al hacer clic en ( ) se desplegaran los distintos tipos de documentos existentes en el sistema a ser seleccionados. Depende del tipo de documento los campos extra que se deben completar. Por ejemplo en la imagen (imagen ) se eligió Tipo de Doc. 4 que es un Acta y me pide que complete los campos de N de Acta, Resolución y Fecha.También, en caso de contar con esos datos, podemos ingresar información respecto al antecedente del documento, pudiendo ingresar Nro. de carpeta, año y nro. de legajo. N /Año Documento: campo automático y su numeración depende del tipo doc. Oficina: oficina creadora del documento. Este campo es automático porque estamos creando un documento para la oficina a la cual pertenecemos (oficina asociada al usuario). Carácter: código del carácter. Al hacer clic en ( ) se desplegaran para seleccionar los distintos caracteres existentes en el sistema. 21

22 Estado: el estado del documento. Estos pueden ser PENDIENTE, CUMPLIDO, ANULADO. Por defecto esta en PENDIENTE. Interés: tema del documento. Estos pueden ser PERSONAL, INSTITUCIONAL-ESCUELA, INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN y GENERAL. Por defecto esta en GENERAL. Depende del tema que se elija se deben llenar campos adicionales. PERSONAL: se debe escribir la(s) cédula(s), nombre(s) y apellido(s) de las persona (s). Al ingresar la cédula, si la persona está relacionada con el CEIP, el nombre y apellido serán automáticos. Imagen Tema interés PERSONAL * Con la ( ) se puede eliminar una cédula. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra cédula. INSTITUCIONAL-ESCUELA: se debe seleccionar las escuelas con interés en el documento. Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA * Con la ( ) se puede eliminar una escuela. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra escuela. 22

23 Al hacer clic en ( siguiente imagen: ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA Selección escuela Para seleccionar la escuela, presionar ( ). Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta ventana el filtro de departamento (Dpto) como por el nombre y/o número de la escuela. Luego de seleccionar la escuela, la misma se ingresa a la tabla de escuela.(recordar: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)) Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN * Con la ( ) se puede eliminar una inspección. * [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra inspección. 23

24 Al hacer clic en ( ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la siguiente imagen: Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN Para seleccionar la inspección, presionar ( ).Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta ventana el filtro de nro. de la inspección, departamento o y/o nombre de la misma. Luego de seleccionar la inspección, la misma se ingresa a la tabla de Inspección. (RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)) Imagen Tema interés INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN- Resultado GENERAL: este tema no requiere campos adicionales. ORGANISMOS ESTATALES: este tema queda a criterio del usuario. Imagen Tema interés- ORGANISMOS ESTATALES 24

25 ENTIDADES EXTERNAS: este tema queda a criterio del usuario. Imagen Tema interés- ENTIDADES EXTERNAS Imagen Crear documento - 2 Significado de los campos de la imagen Crear documento-2: Tema. Al hacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintos asuntos existentes en el sistema. Como lo muestra la siguiente figura, pudiendo elegirse, chiqueando sobre el resaltado, el subtema que mejor describa al documento.para acotar mejor los temas puede utilizar el filtro de Buscar por Texto ingresando parte o toda la palabra a buscar, o bien puede desplegar los subtemas en la opción Filtrar por Tema Imagen Temas y subtemas SubTema: N o m b r e del asunto. Depende de la elección del Tema, es campo automático. Extracto: información adicional del documento. Brinda información descriptiva y adicional del documento, Si bien no es obligatorio su llenado es importante a la hora de buscar 25

26 un documento. Palabra clave (OPCIONAL): palabra que puede identificar al documento. Puede ser muy útil para la búsqueda. Luego de ingresar los datos del documento se debe confirmar la realización del documento. Hacer clic en el botón CONFIRMAR (Enter).Esto presentara inmediatamente una pantalla donde se muestra la carátula del documento, la cual debe anexarse físicamente al mismo. NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de gestión como numero único del mismo, independientemente del número del tipo de documento que correspondiese ( para memos, notas, etc ). Luego de confirmado se le asignará el número de documento y se visualizará el campo donde se deberá ingresar de manera obligatoria el contenido del documento. Imagen Crear Documento. Contenido del Documento 26

27 7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina Consiste en crear un documento que no fue creado físicamente por la oficina asociada al usuario que ingresó al sistema. Posee los mismo campos y funciona de igual manera que como se detalló en el punto Crear documento para oficina actual con la salvedad que se debe elegir la oficina que creó el documento físicamente. Para acceder a dicha opción hacer clic en Documentos y luego hacer clic en Agregar documento generado en otra oficina. Imagen Seleccionar oficina generadora Al hacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintas oficinas existentes en el sistema como muestra la siguiente imagen. Imagen Búsqueda y selección de oficina Se puede buscar las oficinas por niveles (ADMINISTRACION PUBLICA, ANEP, DIVISION, DEPARTAMENTO, etc.) o se puede buscar por nombre. Imagen Resultado búsqueda de oficina 27

28 Para seleccionar la oficina, presionar o el código o el nombre ( los dos están resaltados). Una vez seleccionada la oficina presionar TAB para actualizar la oficina, se mostrara el nombre y dependencia jerárquica de la misma como lo indica la siguiente figura. Imagen Resultado oficina seleccionada 7.3 Ver documentos en oficinas inactivas. Dado que la implementación del sistema se hará gradualmente, sumando oficinas, nos encontraremos con la situación de que al dar salida a un documento (físico) a otra oficina ésta no lo pueda recibir por el sistema porque aún no lo tiene. Entonces en el caso de que dicho documento (físico) vuelva a la oficina que lo envió, la única forma de entrarlo a nuestra oficina es optando por esta opción. El mecanismo es idéntico a la Bandeja de Entrada ( explicada anteriormente), solo que dentro de las opciones por documento que tenemos solo nos permite Confirmar ( para entrarlo a nuestra oficina) y Ver, como lo muestra la siguiente imagen: Imagen 7.3Confirmando un documento para entrarlo a nuestra oficina NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de gestión como numero único del mismo, independientemente del número del tipo de documento que correspondiese ( para memos, notas, etc ). 28

29 8. Remisión 8.1Remitir documento Para acceder a dicha opción hacer clic en Remitos y luego hacer clic en Remitir documento. Imagen Remisión de remitos El remito es obligatorio para dar salida al documento en el sistema. El usuario debe elegir de la grilla que se muestra, todos los documentos a ser remitidos a la misma oficina. Primero debe elegir la oficina destinataria (clickeando en la lupa aparecerá una lista de las oficinas a usar), luego se deberá ingresar el Número de Gestión perteneciente al documento a remitir y presionar Tabulador, posteriormente seleccionar el documento a remitir, lo cual lo moverá de la grilla al carrito, luego de seleccionado todos los documentos a remitir hacer click en Imprimir remito ; o si tenemos algún documento erróneo en el carrito seleccionar limpiar carrito y comenzar el proceso nuevamente. Una vez que se elige los documentos a remitir y la oficina destino, hacer clic en Imprimir remito. Se crea un documento PDF el cual se puede imprimir o guardar. 29

30 8.2 Reimprimir remito En caso de necesitarse reimprimir determinado remito hacer clic en Remitos y luego hacer clic en Reimprimir remito. Imagen 8.2.1Reimpresion de remitos Se muestra una página donde aparecen todos los remitos emitidos hasta la fecha, de ser necesario podemos acotar los remitos utilizando los filtros de búsqueda (Nro. Remito, Fecha, Oficina destino).una vez seleccionado el remito a reimprimir darle clic a Reimprimir. 30

31 9. Reportes Se pueden realizar distintos tipos de consulta de acuerdo a las necesidades. Para ver las consultas disponibles, ir a la Barra principal ->Consultas. Para realizar las consultas se ingresan los datos correspondientes. El resultado de una consulta será en formato PDF lo cual permite imprimir y/o guardado. 9.1 Por N Gestión/Documento/Expediente Para realizar una consulta por N Gestión/Documento/Expediente ir a Barra Lateral->Reportes -> N Gestión/Documento/Expediente. Luego se debe seleccionar el tipo de filtrado por el cual se desea hacer la consulta como ilustra la siguiente imagen (imagen 8.1.1). Según la opción seleccionada se pedirá los datos correspondientes a dicha selección. El resultado de alguna de estas consultas será la información detallada del documento, esto es: Datos generales Asuntos Interés Movimientos Observaciones Imagen Opciones de listado Por N Gestión Para seleccionar Por N Gestión se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Gestión. En N Gestión ingresar el dato correspondiente y luego presionar el botón Listar Documentos Por N Documento Para seleccionar Por N Documento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Documento. Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego presionar el botón Listar Documentos. 31

32 Imagen Listado por N Documento Por N Expediente Para seleccionar Por N Expediente se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N Expediente. Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego presionar el botón Listar Documentos. Imagen Listado por N Expediente 32

33 9.2 Por tipo y fecha del movimiento Para seleccionar Por tipo y fecha de movimiento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por tipo y fecha de movimiento. Los movimientos corresponden a la oficina asociada al usuario que ingreso al sistema. Luego, el sistema pide el Tipo de movimiento (ENTRADA o SALIDA) y el rango de fechas del movimiento. Se debe seleccionar el Tipo de movimiento e ingresar el rango de fechas en los campos Fecha inicial y Fecha final (al hacer clic en se despliega el calendario) y luego presionar el botón Listar Documentos. Imagen Listado por Tipo Movimiento Imagen Resultado listado por tipo de movimiento 33

34 9.3 Por asunto Para seleccionar Por asunto se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por asunto. Luego, el sistema pide que se seleccione el Asunto y el Tema. Una vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos. Importante: Si no se selecciona el Tema, el sistema igual realizara la consulta. Seleccionará todos los documentos con el Asunto elegido. Imagen Listado por asunto Imagen Resultado por asunto 34

35 9.4 Por carácter del documento La búsqueda que permite es asociada a la oficina del usuario. Para seleccionar Por carácter se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por carácter. Luego, el sistema pide que se seleccione carácter del documento (COMUN o URGENTE). Una vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos. Imagen Listado por carácter Imagen Resultado por carácter 35

36 9.5 Por año Para seleccionar Por año se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por año. Luego, el sistema pide que se ingrese el año del documento o el año del expediente. Se ingresan en los campos Año documento y Año x Expediente respectivamente. Una vez ingresados, presionar el botón Listar Documentos. Imagen Listado por año Imagen Resultado por año 36

37 9.6 Por cédula Para seleccionar Por cédula se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por cédula. Luego, el sistema pide que se ingrese la cédula en el campo Cédula. Una vez ingresada, presionar el botón Listar Documentos. Para realizar la consulta, cuando se realiza la creación del documento se debe haber ingresado como tema de interés PERSONAL e ingresado la C.I. Imagen Listado por cédula Imagen 9.6.2Resultado listado cédula 37

38 9.7 Por palabra clave Para seleccionar Por palabra clave se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por palabra clave. Luego, el sistema pide que se ingrese la palabra clave en el campo Palabra clave. Una vez ingresada, presionar el botón Listar Documentos. Imagen Listado por palabra clave Imagen Resultado listado por palabra clave 38

39 10. Búsquedas 10.1 Búsquedas generales en el sistema Esta opción permite buscar todos los documentos que hay en el sistema, es decir, todos los documentos que tiene cada oficina. Las acciones a los documentos esta restringida, solo se permite: Ver documento (ver Ver documento) Ver movimientos (ver Ver movimientos) 10.2 Búsquedas por Organismos Estatales y Búsquedas por Entidades Externas. Se agrega a esta opción la Búsqueda por Organismos Estatales o Búsquedas por Entidades Externas, quedando ambas a criterio del usuario. Imagen búsquedas por Organismos Estatales y Búsquedas por Entidades Externas 39

40 11. Recuperar Documentos Esta opción nos permitirá recuperar documentos remitidos a oficinas destinos incorrectos. Imagen Recuperar Documentos Para poder recuperar el/los documentos se deberá ingresar el numero de gestión y luego presionar en Filtrar. Aparecerá el documento a recuperar correspondiente a dicho número de gestión, hacer click en seleccionar y elegir la opción Recuperar doc.. El documento reaparecerá en la bandeja de entrada como documento en estado confirmado. 40

41 12. Cambio de contraseña En la barra principal hacer clic en Mis datos y luego en Cambiar mi contraseña. Imagen Cambiar contraseña Muestra los datos del usuario. Hacer clic en Cambio de contraseña. Mostrar la siguiente pantalla. Imagen Cambiar contraseña Ingresamos la nueva contraseña en el campo Nueva contraseña? y luego la escribimos nuevamente en el campo Confirme nueva contraseña. Hacer clic en Confirmar. 41

42 13. Ver Actuaciones La opción Ver Actuaciones sólo se podrá visualizar si el documento es un expediente. Imagen Ver Actuaciones Ésta opción cuenta con filtros para ver las actuaciones del documento, ellos son: Imagen Ver Actuaciones En Documentos se podrá optar por imprimir solo el documento inicial o el documento inicial y los agrupados. Imagen Ver Actuaciones En Ver contenidos (Documento Inicial y Agrupados) y Ver contenido de Actuaciones se podrá optar por No o Si, dependiendo de lo que el usuario desee o necesite. Imagen Ver Actuaciones 42

43 14. Asistencia Técnica Por consultas, dudas, sugerencias, y/o demás, comunicarse con: - Mesa de Ayuda Técnica de Programación Mails: mayuda@primaria.edu.uy sistemas@primaria.edu.uy Teléfonos: Internos:

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