UN POCO DE COSTOS PARA LOS NO EXPERTOS SEPTIEMBRE 06 DE 2005 BOLETIN 4

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1 UN POCO DE COSTOS PARA LOS NO EXPERTOS SEPTIEMBRE 06 DE 2005 BOLETIN 4 La importancia de los costos de oportunidad en la Industria Es importante aclarar que no todos los datos que se requieren para tomar decisiones son proporcionados por los registros de la contabilidad. Los datos contables solo muestran lo que ha ocurrido en el pasado y representan erogaciones de efectivo pasadas y futuras; sin embargo existen algunos costos necesarios para tomar decisiones que no implican salidas de efectivo. Incluso en algunas circunstancias existen costos que se consideran insumos de ciertas alternativas de decisión. Uno de estos, son los costos de oportunidad: "que es lo que se deja de ganar por no elegir determinada opción. Es lo que se deja de ganar por no disponer de la capacidad instalada excedente para cierto tipo de actividad o usos alternos. En el momento en que se elige determinado curso de acción, se desecha la oportunidad de seguir otros curso, por lo que los beneficios cuantificados de la opción desechada constituyen intrínsecamente un costo de oportunidad" Costos de exportación, Conceptos básicos para el Exportador Los costos de exportación es la suma de los gastos que son originados en todo el proceso necesario para exportar, estos costos tienden a variar sujeto a las transacciones que se realicen, a la negociación y a la cotización, y estos se realizan mediante los términos ya definidos de venta internacional (ICONTERMS). Adicionalmente a los costos en que se incurre normalmente en la venta nacional los costos que se derivan relacionados al proceso de venta internacional son los viajes de negocios, los estudios de mercado con el país objetivo, todo lo concerniente a correo internacional, las comisiones y otro tipos de costos relacionados con el representante en el extranjero, los despaches de aduana, los fletes, las modificaciones necesarias para la adaptación del producto como el embalaje especial entre otros. En general podríamos catalogar los costos de exportación en dos grandes grupos los costos fijos de exportación y los costos variables de exportación, los costos fijos de exportación son aquellos necesarios para mantener en funcionamiento la gerencia de exportación. Continua pagina 5 Área Costos La importancia de los costos de oportunidad en la Industria Costos de exportación, Conceptos básicos para el exportador Como Clasificar los Costos para una buena toma de decisiones La Importancia de los costos en la Toma de Decisiones El Costeo ABC, Metodología moderna de los costos

2 UN POCO DE COSTOS PARA LOS NO EXPERTOS Página 2 Como Clasificar los Costos para una buena toma de decisiones los costos directos son aquellos que se relacionan directamente con el objeto de costos diez maneras para clasificar los costos de acuerdo con la naturaleza de los costos, Según su función se pueden clasificar en tres costos de producción que son aquellos que se incurren en la fabrica o planta un ejemplo de éstos son la materia prima, el costo de depreciación de la maquinaria, el material de empaque, la mano de obra directa.; otra forma para clasificar los costos según su función son los costos de venta y distribución que son aquellos en que la empresa incurre en el proceso de venta y distribución de un producto o servicio determinado, un ejemplo de éstos es el impuesto de industria y comercio, comisiones de vendedores, todos los costos de logística y publicidad, se pueden clasificar como costos administrativos que son todos los costos que se incurren dentro de las oficinas en uso por los directivos y administradores, un ejemplo de éstos son la depreciación de quipo, los honorarios de asesores, secretarias, gerente, servicios públicos y el contador de la empresa. También los costos se pueden clasificar con su relación con una área determinada, un departamento o un producto o sección estos se clasifican en Costos Indirectos y Costos Directos; los costos directos son aquellos que se relacionan directamente con el objeto de costos para ejemplificarlos podemos citar el impuesto de industria y comercio que esta relacionado directamente con las ventas y los costos indirectos son aquellos que a diferencia de los costos directos no se relacionan directamente el objeto de costos. Otra manera de clasificar sus costos es según la importancia en la toma de decisiones éste se divide en costos relevante y costos irrelevantes, los costos relevantes son todos aquellos que tienen importancia en la toma de decisiones y deben existir mínimo dos alternativas de decisión y los costos irrelevantes son aquellos que no tienen importancia en la toma de decisiones. También se pueden clasificar según el tiempo en que fueron calculados, se dividen en costos históricos y costos predeterminados los costos históricos son aquellos que fueron calculados hace tiempo y ya están en la contabilidad y los costos predeterminados son aquellos que se incurrirán en el futuro y que son calculados con anterioridad. Según el tiempo en que se enfrentan a los ingresos podemos clasificar los costos en costos del período y cosos del producto; los costos del periodo

3 Página 3 BOLETIN 4 Como Clasificar los Costos para una buena toma de decisiones son aquellos que solamente beneficiaran a ese período y son llevados a los gastos operacionales y se cargan directamente al estado de resultados mientras que los costos del producto son los que se inventarían ya sea porque no se ha vendido el producto o porque se compre la materia prima y ésta no ha sido utilizada todavía, en el momento en que el producto es comprado los costos del producto se convierten en costos del periodo y como se dijo anteriormente se cargan al estado de resultados. Otra de las maneras más populares de clasificar los costos es por medio de su comportamiento, la clasificación de este tipo es fundamental en el momento de determinar el punto de equilibrio de la compañía, estos son los costos variables y los costos fijos, los costos variables son aquellos que fluctúan en proporción a los volúmenes de actividad dentro de un rango relevante, los costos variables son fijos por unidad; y los costos fijos son aquellos que no cambian o que permanecen constante frente a cambios en el volumen de actividad dentro de un rango relevante y estos son variables por unidad. De acuerdo con el control que se tenga sobre los costos se pueden clasificar como no controlables y controlables controlables. De acuerdo al tipo de sacrificio incurrido este se divide en costos desembolsable que significa que hay salida de efectivos y costos de oportunidad que es lo que dejo de ganar por elegir una alternativa y desechar otras. De acuerdo con un cambio originado en el nivel de COSTOS actividades se puede clasificar en costos sumergidos que son aquellos en los que ya se incurrió y por lo tanto ya no se pueden evitar, suelen llamarse también costos muertos; y los costos diferenciales que pueden ser incrementales y decrementales los incrementales son aquellos que se incurren cuando se produce más de lo que normalmente se produce y los decrementales cuando disminuye en nivel de producción y los costos varían. Por ultimo cuando hay una disminución en el nivel de actividad éstos son los costos evitables y los no evitables La Importancia de los costos en la Toma de Decisiones El éxito de cualquier organización (sin importar su tamaño u objeto social) necesita de los conceptos de contabilidad de costos La contabilidad de costos se encarga de brindar información que es clave para los gerentes en el momento de la planeación y el control, así como el costeo de productos o servicios. Es decir, la contabilidad de costos permite a los gerentes tomar mejores decisiones encaminadas a lograr los objetivos empresariales con eficiencia y eficacia, esto es explotando al máximo los recursos que posee logrando la mayor rentabilidad y crecimiento posible

4 UN POCO DE COSTOS PARA LOS NO EXPERTOS Página 4 El Costeo ABC, Metodología moderna de los costos. Las actividades según BRIMSON son: "combinación de personas, tecnología, materiales, métodos, entorno que proporciona un producto o un servicio determinado. Las actividades describen lo que hace la empresa: la forma en la que utilizan su tiempo y la producción del proceso". El ABC es una metodología que permite de una forma eficiente abrir un panorama que busca determinar de manera integral los costos de la empresa y finalmente el costo de un producto determinado, este modelo consistente permite determinar de una forma precisa, el costo de cada producto, canal de distribucion, el tipo de cliente, etc. El costeo ABC abarca mucho mas que el simple costeo por actividades y esta metodología se centra principalmente en las actividades o procesos (ABM) como objeto de costo. Este modelo ubica perfectamente a la empresa ya que reconoce como elemento generador de costos las actividades que la empresa misma desempeña Podemos definirlo como un sistema de costeo integral que reconoce como generador de costos, a las actividades que lleva a cabo la empresa, y por lo tanto utiliza dichas actividades como base de asignación de los costos a distintos objetivos de costeo o "visiones" de la empresa, utilizando para ello medidas de consumo específicas por actividad. Como dicen Walter Rossi y Liliana Santos, puede adoptar la forma de un sistema rutinizable o de un análisis de costos de "una vez". Existen tres niveles importantes en el costeo ABC y son las tareas, actividades y procesos. Las actividades se pueden definir con mayor o menor nivel de agregación, de esta manera debe existir un análisis detallado de las actividades, este análisis detallado tendrá un rumbo especifico y es de acuerdo al objetivo que tengan los encargados del control estratégico, de gestión u operativo para desarrollar análisis posteriores Según Brimson, que no distingue actividad de proceso, la misma puede ser definida como una "combinación de personas, tecnología, materiales, métodos, entorno que proporciona un producto o un servicio determinado. Las actividades describen lo que hace la empresa: la forma en la que utilizan su tiempo y la producción del proceso". Loring dice que las actividades Es todo lo que se puede describir con verbos en la vida de la empresa: tornear, ensamblar, negociar un contrato, calificar un proveedor. y continua Una actividad es un conjunto de tareas elementales realizadas por un individuo o grupo, que utilizan una experiencia específica, homogéneas desde el punto de vista de su comportamientos de costes y de eficiencia, que permiten suministrar una salida (output) a un cliente interno o externo, efectuadas a partir de un conjunto de entradas (inputs) (trabajo, máquinas, informaciones...)." Las actividades son el "motor" del ABC, en la medida que son ellas las que generan que la empresa incurra en costos, justamente a través de esa mezcla de recursos que cita Brimson como necesarios para el desarrollo de

5 Página 5 BOLETIN 4 El Costeo ABC, Metodología moderna de los costos. una actividad. A diferencia de la distribución de gastos por centro de costos hacia los productos, el ABC propone la asignación de costos desde las actividades. De esta forma el énfasis no esta puesto en "quién gasta" sino en "qué se hace" y "cómo se hace". De cualquier forma, no debe perderse de vista la importancia que desde el punto de vista de control de gestión tiene la asunción de responsabilidades por parte de las personas de la organización. El costeo ABC permite conocer un nuevo punto de vista que se carecía en la organización, de esta manera se pueden identificar puntualmente todas las posibilidades para la reducción de costos, y ubica a la empresa, proporcionándole información acerca de que realmente es rentable y que no, lo cual a simple vista puede resultar erróneo. Se pasa de un análisis a nivel muy agregado de gastos-productos a un análisis más detallado y que busca el origen de los costos del tipo de gastos-actividadesproductos. El ABC surge precisamente en el contexto de la administración del "valor" generado hacia el cliente. En dicho contexto, descomponer los costos de productos en las actividades desempeñadas desde que se desarrolla el mismo hasta su entrega, permite detectar si la empresa está volcando recursos en actividades que no agregan valor al producto final, es decir, actividades que primariamente podrían ser eliminables. el ABC divide los costos en tres categorías: los costos directos, los costos trazables y los no trazables. Costos de exportación, Conceptos básicos para el Exportador El costo unitario variable esta conformado por el costo de producción variable mas el costo de exportación variable, el costo variable de exportación es el costo variable de comercialización que se incurre al enviarlo hacia el extranjero, dentro de esta categoría podemos incluir los gastos bancarios y financieros, envases y embalajes especiales que el producto requiera para mandarlo al exterior, las marcas, etiquetas especiales, el seguro, el transporte interno hasta el puerto, los gastos portuarios, los gastos de despacho aduanero, los posibles gravámenes a la exportación, etc. Es importante mencionar que el cliente no estará dispuesto a pagar por las equivocaciones y la ineficiencias al igual que por las fallas de programación o errores en el calculo por parte de la empresa exportadora ya que el cliente tiene altas alternativas de compra otros proveedores, es crucial entonces que la empresa exportadora conozca de manera global todos los parámetros y las acciones necesarias para generar eficiencia a la hora de exportar y generar oportunidad a la empresa, por tal motivo es de sumo cuidado y requiere un análisis previo para asegurar que su precio de venta sea competitivo a escala mundial y tenga una relación adecuada con el costo total incurrido en dicho producto, tanto costo de producción como costo de exportación.

6 UN POCO DE COSTOS PARA LOS NO EXPERTOS Página 6 Costos de exportación, Conceptos básicos para el Exportador A largo plazo el mejor precio para exportar es aquel que contribuya a la Luego de un previo análisis referente al costo de producción y costo de exportación la organización debe estar conciente de los estímulos que el gobierno otorga a las empresas exportadoras. El calculo del precio de venta para la exportación, se deberán incluir aquellos impuestos que no puedan ser recuperables en el caso especifico de la actividad exportadora. Considerando lo antes mencionado, los componentes del precio de exportación del tipo FOB, son: Los costos de producción (CP), los costos de exportación tanto fijos como variables (CE), eventuales gastos financieros (CF), impuestos internos no recuperables (Imp), eventuales incentivos (Inc), utilidad Buscada (U), Otros FOB= A la suma de todos los componentes anteriormente mencionados. Para una exportación en términos CIF se deben adicionar al FOB lo siguiente: Fletes de transporte internacional, desestiba y descarga en puerto de destino y seguro de transporte. Es conveniente realizar un monitoreo del precio final del producto en el mercado a donde se dirige el producto, esto quiere decir el precio del producto que llega al consumidor final del mercado extranjero. consolidación de clientes Es importante considerar que los precios como los costos deben ser revisados periódicamente o cuando existan variaciones de las condiciones internas o externas de la empresa CONTACTO: consultoriocontable@eafit.edu.co. Universidad Eafit Bloque 26 Oficina 111. Extensión 830. "Este boletín es de carácter informativo y no compromete la opinión de La Universidad EAFIT."