PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Código: PGM-01 Versión:01 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la elaboración, aprobación y control de los y/o registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución con el fin de mantenerlos disponibles y vigentes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica bajo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008. Inicia desde la elaboración del que se genere del SGC hasta la disposición final de los. 3. DEFINICIONES Almacenamiento: Lugar o espacio donde son archivados los y/o registros del SGC, su almacenamiento podrá ser en medio físico y/o magnético. : Analista del Sistema de Gestión de Calidad. Anexo: Instrumento (tablas, gráficas, diagramas, entre otros) que sirven de apoyo para interpretar una actividad de un procedimiento o una tarea de un instructivo. Anulación: La anulación en un se presenta cuando hay actividades que se restringen, o que en el momento de revisar nuevamente el la secuencia de las actividades no sean las mismas, en este caso se elimina el. Caracterización: Documento que contiene la secuencia e interacción del proceso dentro del enfoque por procesos del SGC. Ciclo PHVA: Metodología de mejora continua que establece una secuencia sistémica de actividades para el logro de un objetivo, mediante la Planeación, el Hacer, la Verificación y el Actuar. Conservación: Son las condiciones necesarias para asegurar que los o registros que se encuentren en almacenamiento este protegidos contra cualquier daño o deterioro. Creación: Se presenta cuando las actividades no están documentadas y debe crearse el, este debe ser registrado en el Listado Documentos o Listado Registros según corresponda. DIDMM: Dirección de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones. Disposición Final: Es el conjunto de acciones llevadas a cabo para la eliminación de los obsoletos y de los registros del SGC, la eliminación se podrá realizar a través de la destrucción del o de su conservación definitiva. Elaboró/ Modificó Cargo Firma Fecha Jhony Alejandro Martínez Cely 17/02/2014 Revisó Cargo Firma Fecha Comité de Calidad N/A 17/10/2014 Aprobó Cargo Firma Fecha Comité de Calidad N/A 17/10/2014 Vigencia a partir de: 19/01/2015

2 Distribución: Acción de difusión de los del SGC al equipo de trabajo de los procesos correspondientes y a la comunidad institucional. Documento: Archivo documentado con la información necesaria para el desarrollo de un proceso. Documento de origen externo: Archivos elaborados por instituciones ajenas a la Fundación Universitaria Claretiana, pero que son utilizados como de referencia para el desarrollo de los procesos institucionales, ejemplo: leyes, decretos, normas entre otros, estos son registrados en el listado obligatorios de origen interno y en el listado de origen externo de la Institución. Documento de origen interno: Archivos elaborados por la Institución para el desarrollo de sus procesos por ejemplo: caracterizaciones, manuales, procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros. Documento de origen interno obligatorio: Archivos de carácter jurídico elaborados por la Institución para el desarrollo de ciertas actividades de la Institución. Documento de referencia: Referencia bibliográfica utilizada en la elaboración de un. Formato: Documento utilizado para la recolección de la información derivada de la ejecución de un proceso, dicho se utiliza como evidencia para demostrar la conformidad de un proceso. Guía: Documento que contiene información específica y por expertos sobre una actividad de un proceso Institucional. Instructivo: Documento que contiene información detallada sobre las tareas necesarias para llevar a cabo una actividad de un proceso. Listado registros: Documento que contiene el registro de todos los formatos utilizados dentro del SGC. Líder del Proceso: Es la persona que dirige, coordina y controla las actividades de un proceso. Manual: Documento que establece políticas y/o directrices para la gestión de los procesos. Modificación: Se presenta cuando los cambios son más relevantes, es decir, cuando se agregan actividades o cuando se eliminan reemplazándolas por otras, también cuando su secuencia cambia, en ambos casos la modificación lleva al cambio de versión. Normativa: Conjunto de normas internas y externas de la Institución registradas en Listado de obligatorios de origen interno y en el listado de origen externo. Procedimiento: Documento que contiene la descripción de las actividades a realizar dentro de un proceso. Proceso: Conjunto de actividades y recursos (físicos, financieros, humanos) que se relacionan entre sí para la obtención de unos productos o resultados. Registros: Documentos que evidencian los resultados de la ejecución de las actividades de un proceso. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SINCLA: Sistema Integral de Calidad Claretiana. PGM-01 Página 2 de 11

3 4. CONDICIONES INICIALES 4.1 Cualquier impreso o consultado por fuera del portal del SINCLA ( se entiende como copia no controlada. Un estará vigente a partir de su publicación en el portal. 4.2 Quien elabora el, no podrá revisarlo y/o aprobarlo. 4.3 La elaboración de los formatos del SGC son exentos de forma, pero deberán cumplir con la codificación. En algunos casos la identificación podría resultar impracticable para ello ese tipo de formatos tendrán en vez del código tendrán la denominación RSC (Registro Sin Control). 4.4 Los en texto electrónico serán convertidos a extensión PDF a excepción de los formatos y los registros. Los formatos elaborados en Word y en Excel estarán protegidos con una clave de edición y está será custodiada por el Analista del Sistema de Gestión de Calidad. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO Elaborar, modificar Plantilla para la o anular elaboración de del procedimientos e proceso de acuerdo instructivos. 01 al numeral 6.1 y 6.2 Elaborar, de este Plantilla para la modificar o procedimiento. Funcionario elaboración de anular caracterizaciones Revisar Aprobar Solicitar creación,. Nota: Para realizar la modificación de un se deberá aplicar control de cambios. Verificar que la propuesta del este acorde con la gestión del proceso. En caso de ser necesario solicitar los ajustes pertinentes. Aprobar propuesta la del Enviar por correo electrónico al la FGM01 Solicitud de creación,, anexando la Líder de proceso Líder de proceso Líder de proceso Propuesta de Propuesta de elaboración, Propuesta de elaboración, FGM01 Solicitud de creación,. PGM-01 Página 3 de 11

4 05 Recibir solicitud 06 Revisar solicitud propuesta del. Recibir la solicitud de creación, anulación y/o modificación de. Analizar que el cumpla con el ciclo PHVA y con los requisitos definidos en el numeral 6 de este procedimiento. FI09 Correo electrónico FI09 Correo electrónico En caso de que el requiera ajustes de fondo se solicitarán al líder del proceso. Aprobar o negar la FGM01 Solicitud de creación,, de acuerdo a los resultados de la revisión de la misma Aprobar o rechazar solicitud Codificar Nota1: Los creados por primera vez serán aprobados por el Comité de Calidad. Nota2: Cuando la modificación a un pueda generar algún cambio que afecte el desempeño del SGC, está deberá ser aprobada por el Comité de Calidad de lo contrario la aprobación la realizará el Representante de la Dirección. Codificar los nuevos de acuerdo al numeral 6.3 de este Comité de Calidad Representante de la dirección Secretaria General FGM01 Solicitud de Creación,. PGM-01 Página 4 de 11

5 procedimiento y registrarlos en el o Registros. Registros. FGJ01 Listado obligatorios Controlar Cambios Publicar Difundir Los de origen externo no serán codificados y serán registrados por la Secretaria General en el FGJ01 Listado obligatorios y/o en el FGJ02 Listado de origen externo. Diligenciar en los y en el Registros, el campo Naturaleza del cambio. Publicar en el portal del SINCLA el aprobado. Enviar circular a la comunidad institucional informando la publicación del en el portal del SINCLA. Webmaster FGJ02 Listado de origen externo. Registros. N/A FI09 Correo Electrónico 12 Recuperar, eliminar y retener Adicionalmente se capacitará a los funcionarios involucrados en los. Recuperar los o registros de acuerdo a las necesidades de consulta. Los y registros serán Secretaria General FGJ05 Tabla de retención documental PGM-01 Página 5 de 11

6 13 Controlar registros recuperados, retenidos y/o eliminados de acuerdo a la información reportada en la FGJ05 Tabla de retención documental, el y el Registros, FGJ01 Listado obligatorios y FGJ02 Listado de origen externo. Almacenar los y/o registros que se deben conservar en copia física o magnética, carpetas legajos, cajas, tomos, libros, cajas idénticas y en archivadores identificados de acuerdo a la FGJ05 Tabla de retención documental, el y el Registros, FGJ01 Listado obligatorios y FGJ02 Listado de origen externo, con el fin de protegerlos de agentes externos que puedan deteriorar la información durante el tiempo de retención. Secretaria General Registros. FGJ01 Listado obligatorios FGJ02 Listado de origen externo. FGJ05 Tabla de retención documental Registros. FGJ01 Listado obligatorios FGJ02 Listado de origen externo PGM-01 Página 6 de 11

7 6. ANEXOS 6.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura que a continuación se presenta aplica parcial o total para la documentación del SGC de la Fundación Universitaria Claretiana. ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA DE LA PRIMERA PÁGINA El encabezado de las caracterizaciones, procedimientos, formatos, guías, manuales e instructivos estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura1. Logo de la Institución: Corresponde al logo definido y que identifica a la Fundación Universitaria Claretiana. Nombre del Documento: Nombre completo del que se va a elaborar. Código: Identificación asignada al de acuerdo al numeral 6.3 de este procedimiento. Versión: Estado de actualización del, la versión 01 corresponde al primer aprobado y cualquier cambio posterior a está tendrá un consecutivo numérico en orden ascendente. [NOMBRE DEL DOCUMENTO] Código: Versión: Figura1. Encabezado de la primera página de los. El pie de página de la primera página de los procedimientos, guías, manuales e instructivos estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura 2. Elaboró/Modificó, revisó, aprobó: Persona que realizó la actividad de elaboración/modificación, revisión y aprobación del. Cargo: Nombre del cargo de cada una de las personas que se relacionan. Firma: Correspondiente a la persona que elaboró/modificó, revisó y aprobó el. Las Firmas se harán al original, que queda en la oficina del Analista del Sistema de Gestión de Calidad. Fecha: Corresponde a la fecha de elaboración/modificación, revisión y aprobación del. Vigencia a partir de: Fecha a partir de la cual comienza a regir el, está corresponderá a la del día en que se publique el en el portal del SINCLA. Elaboró/ Modificó Cargo Firma Fecha Vigencia a partir de: Revisó Cargo Firma Fecha Aprobó Cargo Firma Fecha PGM-01 Página 7 de 11

8 Figura2. Pie de página de la primera página. Elaboró/Modificó, revisó, aprobó en las caracterizaciones deberán aparecer al final del. Todos los que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, estarán identificados y controlados por medio de la asignación del código y de la versión en la parte superior del como se muestra en la Figura3. En estos los campos relacionados con el elaboró, revisó y aprobó estarán en la última página de acuerdo al diseño del. Figura3. Encabezado de los con diseño de la DIDMM PIE DE PÁGINA DE LAS PÁGINAS POSTERIORES [Código] [V:#] El pie de página de las páginas posteriores de las caracterizaciones, procedimientos, guías, manuales, instructivos y formatos, estará conformado por los siguientes elementos y su diseño será como se muestra en la Figura4. Código: Identificación asignada al según criterios de codificación de internos. Se debe escribir el código respectivo en mayúscula sostenida y alineado a la izquierda. Página X de y : Número de página correspondiente y el total de páginas del. Se debe utilizar el formato Página x de y, donde x es el número de la página y y es el número total de páginas de, alineado a la derecha [Código] [Página x de y ] Figura4. Pie de Página de las páginas posteriores. En las caracterizaciones este pie de página debe estar desde la primera página. Todos los que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, tendrán el pie de página que identifique la cantidad de páginas. PGM-01 Página 8 de 11

9 6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS Las caracterizaciones de los procesos del SGC deberán ser elaboradas en la Plantilla para la Elaboración de Caracterizaciones. Los procedimientos e instructivos deberán ser elaborados en la Plantilla para la Elaboración de Procedimientos e Instructivos. En algunos casos la descripción de actividades en los instructivos podrá variar de forma de acuerdo con la necesidad que se tenga para dar claridad en la documentación del mismo. Todos los que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, estarán exentos de cumplir con los criterios que se relacionan en la Tabla1, debido a características específicas de su contenido y diseño. A continuación se presenta la tabla1, que resume el contenido de los, y señala las secciones correspondientes según el tipo de Contenido Caracterización Procedimiento Instructivo Guía Manual Formato Objetivo X X X X Alcance X X X X Exclusiones X Mecanismos de evaluación y seguimiento X Definiciones X X X Condiciones iniciales X X Interacción del proceso X Descripción de actividades X X Características del producto / servicio X Requisitos de calidad X Recursos X Anexo X X Documentos de referencia X X X X Control de cambios X X X X X X: Aplica : No aplica en este. Tabla1. Contenidos de los PGM-01 Página 9 de 11

10 REDACCIÓN La redacción debe ser clara, precisa e iniciando la descripción de las actividades con un verbo en infinitivo siempre y cuando sea posible. Los deben ser comprensibles para cualquier persona de la institución, evitando los términos en otros idiomas. ASPECTO DE FORMA Letra Arial 10 y espaciado sencillo para todos los del SGC de la Fundación Universitaria Claretiana, En el caso de los que tengan diseño por parte del proceso de Gestión de Innovación y Desarrollo de Medios y Mediaciones, se exceptuará este criterio y se adapta el proveniente del diseño estipulado en el. 6.3 SISTEMA DE CODIFICACIÓN DOCUMENTAL La codificación de las caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías, manuales y formatos se realizará de acuerdo a la siguiente estructura como se ilustran en la Tabla 2. Tipo de : Naturaleza del que se va a elaborar y se identifica con un solo carácter. Proceso: Identificación del proceso al cual pertenece el dentro de la cadena de valor y se identifica con dos caracteres. Guion de Separación: Asocia el consecutivo del. Consecutivo: equivale a los caracteres numéricos de la estructura del código, y está conformado por dos dígitos. TIPO DE DOCUMENTO M: Manual C: Caracterización P: Procedimiento I: Instructivo F: Formato G: Guía PROCESO GS: Gestión de la Estrategia GM: Gestión del Mejoramiento GD: Gestión de la Docencia GI: Gestión de la Investigación GE: Gestión de la Extensión GN: Gestión de la Internacionalización GF: Gestión Financiera GL: Gestión Logística GT: Gestión de TIC GC: Gestión de la Comunicación GH: Gestión Humana GR: Gestión del Mercadeo GA: Gestión Innovación y desarrollo de medios y mediaciones GB: Gestión del Bienestar GG: Gestión Admisiones y Registro GJ: Gestión Jurídica GO: Gestión Documental GUIÓN DE CONSECUTIVO SEPARACIÓN - Número consecutivo del tipo de correspondiente a dicho proceso Tabla 2. Elementos del sistema de codificación documental. En la tabla 3, se describe el sistema de codificación para los formatos Institucionales. PGM-01 Página 10 de 11

11 Tipo de Formato Nombre Consecutivo FI Circular Acta Carta Memorando Certificado Constancia Resolución Acuerdos Correo Electrónico Lista de asistencia Informe de 11 actividades Comunicado 12 Tabla3. Sistema de Codificación de Formatos Institucionales. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC ISO 9000:2005: Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. Lineamientos de Acreditación de Programas 2013 Lineamientos para la Acreditación Institucional CONTROL DE CAMBIOS Versión Modificó Aprobó Fecha Naturaleza del cambio PGM-01 Página 11 de 11