SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CONTENIDO.

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1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 CONTENIDO. Versión: 2 Página 1 de 14 Código: PROC-SGC-SGC OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. 3.1 Autoridad. 3.2 Responsabilidad Representante de la dirección Gestor de Dueños de proceso. 4. DEFINICIONES. 5. CONDICIONES GENERALES. 5.1 Documentación del Sistema de Gestión de. 5.2 Encabezado de los documentos. 5.3 Pie de Página de los documentos 5.4 Control y registro de Cambios. 5.5 Control de Registros de. 5.6 Codificación de la documentación Codificación de los documentos y registros Codificación Procesos Codificación de los documentos. 5.7 Tramite para la elaboración y cambio de los documentos. 5.8 Revisión y aprobación. 5.9 Divulgación Disposición de los documentos Control de los documentos Control de los registros Documentos de Origen Externo Documentos Obsoletos. 6. DE CALIDAD.

2 1. OBJETIVO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 2 de 14 Código: PROD-GDC-001 Definir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se desarrolla el control de registros y documentos del Sistema de Gestión de de Ossa y Asociados, con base en las normas NTC ISO ; NTC AV01 y NTC AV02, NTS-TS 003 Turismo sostenible, con el fin de mantener disponibles y actualizados los documentos y de conservar los registros para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos. Generar Identificación, protección, recuperación, ubicación, almacenamiento, tiempo de retención y disposición final de los registros de calidad. 2. ALCANCE. Esta metodología se aplica para el control de los procedimientos y formatos relacionados con el Sistema de Gestión de y demás Sistema de Gestión que apliquen, dentro de Ossa y Asociados SA; también incluye actas o informes que deben quedar como constancia de actividades efectuadas. Aplica a todo documento y/o registro interno que se genere en el Sistema de Gestión de la. Inicia con la creación de un documento y finaliza con su actualización generada por un cambio. Inicia con la creación de un formato y finaliza con el almacenamiento y disposición de un registro. 3. RESPONSABLES. 3.1 Representante de la Dirección. Es responsable de Revisar y aprobar los documentos generados para el Sistema de Gestión de. Realizar seguimiento a los lineamientos establecidos en este procedimiento. 3.2 Gestor de. Es responsable de Elaborar y realizar ajustes cuando sea necesario a los documentos del SGC

3 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 Versión: 2 Página 3 de 14 Código: PROC-SGC-SGC-001 Distribuir los documentos del Sistema de Gestión de la. Controlar los documentos del Sistema de Gestión de la. Realizar seguimiento a las disposiciones descritas en este procedimiento documentado. 3.3 Dueños de proceso. Son responsables de Revisar el documento elaborado, con el fin de verificar la viabilidad y concordancia con el proceso. Realizar solicitudes de cambio a la documentación bajo su cargo en caso de ser necesario. 4. DEFINICIONES. 4.1 Formato. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia actividades desempeñadas y no es modificable. de 4.2 Documento. Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. 4.3 Documento externo. Son aquellos documentos que emiten organizaciones externas y a los cuales OSSA no puede realizar modificaciones y que solo son utilizados para Consulta, tales como: normas técnicas, manuales de instrucción de máquinas, manuales del usuario de los dispositivos de medición, listas de piezas, planos, etc. Por lo cual no se encuentran codificados dentro del sistema de calidad y no presentan estado de revisión. 4.4 Documento interno Es todo aquél documento que se elabora dentro de OSSA Y ASOCIADOS y está relacionado con el SGC. 4.5 Documento Obsoleto. Determina que un documento ya no aplica al Sistema de Gestión de.

4 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 4 de 14 Código: PROD-GDC Instructivo. Documento que especifica la forma de llevar a cabo una actividad incluida dentro de un procedimiento. 4.7 Proceso. Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforma elementos de entradas en salidas o resultados. 4.8 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso con una estructura definida. 4.9 Procedimiento documentado Documento en donde se describe la manera específica de realizar una actividad que involucra varias áreas Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas o resultados alcanzados Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objetivo de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos Sistema de Gestión de (SGC) Ordenamiento entre la estructura organizacional, los procesos, recursos y procedimientos necesarios para garantizar la satisfacción de los clientes y demostrar evidencia objetiva de la conformidad de los requisitos establecidos Versión Define cuantas actualizaciones ha tenido un documento, en el momento de su consulta. 5. CONDICIONES GENERALES Documentación del Sistema de Gestión de. Los documentos del Sistema de Gestión de de OSSA Y ASOCIADOS S.A, estarán estructurados de la siguiente manera:

5 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 DOCUMENTOS Manual de calidad Manual de Sostenibilidad Caracterizaciones Procedimientos Formatos Perfiles Instructivos Plan de calidad Anexos Versión: 2 Página 5 de 14 Código: PROC-SGC-SGC Encabezado de los documentos. El encabezado junto con el pie de página es un conjunto de descripciones que identifican o caracterizan un documento, se coloca en todos los documentos del Sistema de Gestión de. Para los formatos se maneja el encabezado solamente; ya la estructura del pie de página varía según los requerimientos del formato. Estos siempre deben ir al inicio de todas las hojas de los documentos de la siguiente forma: Campo 1 Campo 2 Campo 3 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 31-Ene-12 Versión: 3 Página: 5 de 2 Código: PROD-GDC-003 Campo 1: Logotipo de OSSA Y ASOCIADOS SA Campo 2: Se define que el documento pertenece al sistema de gestión de calidad y se menciona el nombre del documento o procedimiento que se describe.

6 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 6 de 14 Código: PROD-GDC-001 Campo 3: Se define: Fecha: vigencia del documento, Versión: Del documento, Pagina X de Y, Código: Identificación interna del documento en el sistema de calidad. 5.3 Pie de Página de los documentos En el pie de página se especifica la fecha, la versión del documento y la paginación de la siguiente forma: Campo 4 Campo 5 Campo 6 Elaboró Revisó Aprobó Firma Firma Firma Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Cargo: Cargo: Campo 4: Elaboro: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados, nombre de la persona que elabora el documento y cargo. En todos los casos la persona que elabora es el Gestor de calidad. Campo 5: Reviso: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados. Campo 6: Aprobó: Firma para los documentos que se requieran los demás documentos no llevan y se toma como autocontrol por parte de los allí nombrados, nombre y cargo que aprueba. (Representante de la Dirección.) 5.4 Control y registro de Cambios. En el control de cambios, se permite identificar como ha sido el comportamiento de cada uno de los documentos (Histórico) dentro de la compañía OSSA Y ASOCIADOS S.A (cuando aplica) se describe la versión anterior, versión actual, descripción del cambio, fecha de vigencia de la nueva versión y el proceso al cual pertenece; de acuerdo al formato de calidad FMTO-SGC-SGC-007 llamado: Control de Cambios, que se encuentra dentro del Listado Maestro de Documentos de la compañía. 5.5 Control de Registros de.

7 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 Versión: 2 Página 7 de 14 Código: PROC-SGC-SGC-001 Son las evidencias objetivas de la aplicación de los procedimientos, como son: formatos diligenciados, actas, informes, entre otros y la forma como se controlan. Los registros corresponden a información contenida en papel o medio magnético con el desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de Gestión de y demás actividades empresariales. Todos los registros del Sistema de Gestión de, se controlan dentro del listado maestro de documentos, se desglosan en hojas de Excel como por ejemplo: Procedimientos, Instructivos, etc. La estructura de estos formatos y descripción es la siguiente: Proceso, Subproceso Identifica el proceso al que pertenece al igual que al subproceso especifico al que aplica. Código y Nombre Identificación del formato y nombre del formato dentro del Sistema de Gestión de Versión Identificación de la vigente versión del documento. Fecha de Actualización Identifica la fecha de la versión vigente del documento. Responsable Identifica el cargo de la persona que debe manejar, controlar y custodiar el documento. Protección Física y magnética (Si aplica) Medio por el cual se protegen los registros para evitar su deterioro o pérdida de la información. Ejemplo: carpeta "abc", A- Z "abc", fólder "abc". En caso de almacenar registros en medio magnético: especificar el Computador Disposición Final o almacenami ento Método de eliminación de los registros reciclaje, destrucción, microfilmación, backup, etc. Puede clarificarse si es Archivo Muerto. 5.6 Codificación de la documentación Codificación de los documentos y registros. OSSA Y ASOCIADOS codificara sus documentos y registros con la siguiente estructura: PROC SGC SGC 001 a 099 Identificación del documento Proceso que controla Proceso al que pertenece No consecutivo 001 a Codificación Procesos.

8 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 8 de 14 Código: PROD-GDC-001 Para codificar los procesos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes abreviaciones: PROCESOS NOMBRE Gerencia Gestión de Comercial Financiero Contabilidad Gestión del Talento Humano Cartera Infraestructura y proveedores de servicio CODIGO GCIA SGC COM FIN CONT GTH CAR INF Codificación de los documentos. Para codificar los documentos internos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes siglas: DOCUMENTO NOMBRE CÓDIGO Proceso PROC Instructivo INST Caracterización CTZ Manual de MQ Manual de MTS Sostenibilidad Formato FMTO Versión VER Plan de PQ Perfiles PF 5.7 Tramite para la elaboración y cambio de los documentos. La elaboración o cambio de los documentos, puede ser llevada a cabo por cualquier funcionario de la agencia, pero la revisión, aprobación o rechazo, debe hacerla el Responsable de cada proceso junto con el Gestor de, verificando que lo descrito o el cambio a realizar, permita lograr lo establecido con el propósito del mismo.

9 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 Versión: 2 Página 9 de 14 Código: PROC-SGC-SGC-001 Como consecuencia de la revisión, debe aparecer la firma o el nombre del responsable en la casilla correspondiente Una vez aprobada la solicitud de cambio o creación; el gestor de calidad se encarga de elaborar, o generar cambios al documento según corresponda. 5.8 Revisión y aprobación. Una vez elaborado el borrador del documento según información suministrada, el Gestor de lo envía al dueño del proceso para que este revise la información y confirme que lo establecido en el documento corresponde a la realidad, relacionando su firma en el espacio de reviso. De presentarse alguna modificación a partir de la revisión, el gestor de calidad, deberá realizar los ajustes hasta que este documento cumpla con lo requerido por el dueño del proceso. Los documentos son aprobados teniendo en cuenta que se direccionen hacia el cumplimiento de la política y objetivos de calidad, la evidencia de ésta aprobación, la establece el representante de la dirección con su firma, verificando que el documento es coherente con las políticas y objetivos establecidos por la empresa; firmando o colocando el nombre en la casilla correspondiente a Aprobado por, como evidencia de aprobación, lo que indica que el documento entra en vigencia para ser utilizado. 5.9 Divulgación. Los procedimientos e instructivos deben permanecer siempre al alcance de las personas que los utilizan o los deben consultar, distribuyéndoles una copia al que no tenga acceso al sistema, siendo por lo tanto, documentos controlados. Con el fin de consultar la versión vigente de cualquier documento, el Responsable del Sistema de Gestión de, debe mantener actualizado el Listado maestro de documentos FMTO-SGC-SGC-001, el cual debe mantener a disposición para quien lo quiera consultar. Los documentos del sistema de gestión de calidad son divulgados teniendo en cuenta las herramientas de comunicación, es decir, se comunica por correo electrónico; el documento

10 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 10 de 14 Código: PROD-GDC-001 que entro en vigencia al dueño de proceso el cual hace divulgación a los responsables de su conocimiento, otro mecanismo podría ser por medio de los comités de calidad Disposición de los documentos. Cada dueño de proceso tiene en su poder los documentos en copia, pero si estos requieren una copia de la información, para ser entregada a colaboradores del proceso, deben pedir autorización al Gestor de, con el fin de que se genere la adecuación de una marca de agua con el nombre de COPIA CONTROLADA en un archivo en PDF, el cual será enviado al correo de la persona que lo requiera Control de los documentos. Los documentos que se utilizan en el Sistema de Gestión de la, de Ossa y Asociados SA, se identifican con la frase, ubicada en la parte inferior del encabezado del Documento. Todos los documentos controlados y vigentes, se encuentran registrados en el formato Listado maestro de documentos FMTO-SGC-SGC-001. Estos documentos se encuentran almacenados en carpetas identificadas con el nombre del proceso a la que pertenecen en el computador del Gestor de calidad en la carpeta de nombre sistema de gestión de calidad; se identifican por proceso y según el documento identificado con su respetivo código Control de los registros. Los registros de calidad corresponden a información contenida en papel o medios electrónicos referentes al desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de Gestión de la. El control de los registros se realiza por parte de cada uno de los líderes del proceso, dejando como evidencia el formato de acta de reuniones interna FMTO-SGC-SGC-019. Los memorandos y/o otros documentos hacen parte de los registros de calidad de OSSA Y ASOCIADOS, pero si no se identifican con código, igual serán controlados por el sistema de calidad.

11 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 Versión: 2 Página 11 de 14 Código: PROC-SGC-SGC-001 La generación y conservación de los registros de calidad tiene como objetivo demostrar el desarrollo, brindar información, proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos del Sistema de Gestión de la. Todos los registros del Sistema de Gestión de la de OSSA Y ASOCIADOS S.A. cumplen con las siguientes etapas: Identificación Los registros de calidad generados por el Sistema de Gestión de la se identifican por el código del formato y por su nombre según aplique Almacenamiento. Se define quien gestión o responsable (cargo), genera el almacenamiento de los registros Protección. Los registros serán protegidos en carpetas de medio magnético, de acuerdo al sistema de gestión documental establecido en la compañía, se procede de acuerdo a lo estipulado dentro de estos parámetros Legibilidad Para mantener la legibilidad de los registros que se generen en el Sistema de Gestión de la se tienen en cuenta los siguientes aspectos: No se diligencian a lápiz. Permanecen libres de tachones y enmendaduras. No se modifican para colocar información adicional. Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco de les coloca una línea (/), N/A o No aplica, para evidenciar que no contienen más información Retención Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el registro de calidad, este se encuentra definido en las Tablas de Retención Documental (TRD), definidas dentro del Sistema de Gestión Documental de la Compañía, Esta retención puede ser por meses, año(s) o permanente según la información suministrada por Sistema de Gestión Documental.

12 Disposición de los Registros. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 12 de 14 Código: PROD-GDC-001 Cada uno de los registros, tiene su disposición de acuerdo a lo establecido y definido en las Tablas de Retención Documental (TRD), del Sistema de Gestión Documental de la Compañía Documentos de Origen Externo. Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la suministrados por entes o personas externas a la empresa, se entregan al Gestor de calidad para su identificación y distribución, en caso de ser necesaria. Se identifican con una marca de Documento Externo. El gestor de calidad, define a quien debe entregar copia de estos documentos, pero se sacara esta sobre el original y dentro del listado maestro de externos se define que genera control y en que ubicación se tiene este documento Documentos Obsoletos. La documentación de OSSA Y ASOCIADOS S.A; que ha perdido vigencia reposara en un archivo digital bajo la responsabilidad del Gestor de, quien se encarga de guardar la versión inmediatamente anterior a la vigente. Para la documentación física (excepto los formatos), se destruye el documento que perdió vigencia. Para los archivos en PDF que fueron entregados como COPIA CONTROLADA se genera seguimiento a partir de correos enviados y se solicita al responsable de su uso, generar eliminación de esta información del computador donde reposa el documento. Para los registros se tendrá en cuenta lo establecido en el cuadro de control de registros de cada uno de los procedimientos de la empresa para validar el manejo de la información contenida en estos.

13 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015 Versión: 2 Página 13 de 14 Código: PROC-SGC-SGC DE CALIDAD. Código y Nombre FMTO-SGC-SGC- 001 Listado maestro de documentos FMTO-SGC-SGC- 002 Listado de procesos y procedimientos FMTO-SGC-SGC- 003 Listado de instructivos FMTO-SGC-SGC- 004 Listado de formatos FMTO-SGC-SGC- 005 Listado de definiciones FMTO-SGC-SGC- 006 Listado de abreviaciones Almacenamiento Físico Oficina Gestión de calidad, Protección Física y Magnética PC Gestor de PC Gestor de PC Gestor de PC Gestor de PC Gestor de PC Gestor de Recuperación C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad Tiempo de Retención Ver Protocolo del Sistema de Gestión Documental Disposición Final Ver protocolo del Sistema de Gestión Documental

14 FMTO-SGC-SGC- 007 Control de Cambios SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PC Gestor de 2014\Procedimien tos C:\Users\Usuario\ Documents\Ossa yasociados\calid ad 2014\Procedimien tos Fecha: 15-Oct-14 Versión: 1 Página 14 de 14 Código: PROD-GDC-001 Elaboración de Back up El Responsable del Sistema de Gestión de, debe hacer el Back up de estos documentos, de tal manera que se conserve un respaldo de todos los registros que aparecen sistematizados y conservarlo en un sitio que asegure la preservación de la documentación, para este caso debe hacerse una copia en la carpeta destinada para tal fin en el servidor de la compañía.