PROCESO: GESTIÓN DE DIRECCIÓN PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "PROCESO: GESTIÓN DE DIRECCIÓN PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:"

Transcripción

1 Página 1 de 12 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001: Responsable del proceso Rector Responsable del procedimiento Representante de la Dirección Secretaria Académica Versión Vigente desde: 03 Junio 2010 Elaborado por: Revisado por: Representante de la Dirección. Comisión de Calidad (Steuergruppe) Firma Rector Firma representante de la Comisión de Calidad Control de cambios en el documento Causa del cambio: Actualización de datos Cambio realizado: En Anexo 01 : -R01 Autorizado por: (firma) Firma

2 Página 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO.. ALCANCE... DE APOYO TERMINOLOGÍA... DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujogramas... Flujograma Control de documentos internos... Flujograma Control de documentos externos.... Descripción del procedimiento... Control de documentos internos.... Control de documentos externos... INDICADORES.. SERVICIO NO CONFORME... ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS.. Acción Preventiva... Acción Correctiva. ANEXOS.... Anexo 01: -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS... Anexo 02: -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE... Anexo 03: -R03 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE... Anexo 04: -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS

3 Página 3 de OBJETIVO Asegurar el control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución y con ello garantizar que permanezcan actualizados y disponibles para las personas que los n en el desarrollo de su labor. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos y externos del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución. 3. DE APOYO Norma NTC - ISO 9001 versión TERMINOLOGÍA No aplica

4 Página 4 de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujogramas Flujograma Control de documentos internos Inicio -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS -R03 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE Documentar los procedimientos de acuerdo con los requisitos especificados en PGD-04 ELABORACIÓN DE y emitir la versión correspondiente. Revisar y aprobar el documento. Elaborar el Listado Maestro de Documentos Internos. Marcar los documentos con Copia Controlada y hacer entrega a las personas designadas. Divulgar e implementar el procedimiento. Hacer seguimiento permanente a su aplicación. Proponer y analizar cambios para mejorar los procesos y los procedimientos. Procedimiento documentado -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE SÍ El cambio es aprobado? NO Informar al solicitante la negativa -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS Actualizar, revisar y aprobar el documento. Actualizar el LISTADO MAESTRO DE INTERNOS. Marcar los documentos con Copia Controlada y hacer entrega a las personas designadas para su posesión en la Institución. Divulgar e implementar el procedimiento. Hacer seguimiento permanente a su aplicación. -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE Recoger las copias obsoletas. Conservar una y marcarla con sello de Copia Obsoleta. Destruir las demás copias. Hacer seguimiento al Control de Documentos. Fin

5 Página 5 de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Flujogramas Flujograma Control de documentos externos Inicio -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE Elaborar el -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS Adquirir los documentos y distribuirlos según el Listado Maestro de Documentos Externos Hacer seguimiento al documento mediante el mecanismo de actualización y la frecuencia programada. -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE Adquirir y/o actualizar las nuevas versiones de los documentos externos y hacer entrega a las personas designadas para su posesión en la Institución Fin

6 Página 6 de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento Control de documentos internos No Actividad Respons. Detalles de la actividad 01 Documentar los procedimientos de acuerdo con los requisitos especificados en PGD-04 ELABORACIÓN DE y emitir la versión correspondiente. 02 Revisar y aprobar el documento. Elaborar el LISTADO MAESTRO DE INTERNOS 03 Marcar los documentos con Copia Controlada y hacer entrega a las personas designadas para su posesión en la Institución. 04 Divulgar e implementar el procedimiento. Hacer seguimiento permanente a su aplicación. 05 Proponer y analizar cambios para mejorar los procesos y los procedimientos. Responsable del proceso Responsable del proceso Representante de la Dirección Comisión de Calidad Rector Secretaria Académica Responsable del proceso Personal interno Comisión de Calidad Rector 06 La propuesta no es aprobada Responsable Actualizar, revisar y aprobar del proceso el documento. Actualizar el Representante LISTADO MAESTRO DE de la Dirección INTERNOS. 0 Divulgar e implementar el procedimiento. Hacer seguimiento permanente a su aplicación. Responsable del proceso 08 Recoger las copias Directores de obsoletas. Conservar una y Sección marcarla con sello de Copia Obsoleta. Destruir las demás copias 09 Hacer seguimiento al Control de Documentos Representante de la Dirección El procedimiento lo elabora el responsable de aplicarlo. La elaboración se hace de acuerdo con los requisitos especificados en el documento PGD-04 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE. Se emite la versión correspondiente. El documento es revisado por el responsable del proceso y por el Representante de la Dirección. Es aprobado por la Junta Directiva. Una vez elaborado, revisado y aprobado lo firman los responsables en el espacio designado en la portada. Se elabora el -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS La Copia Controlada se ubica en cada página del documento. Se entrega a las personas designadas para su posesión y se hace firmar el -R02 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE El responsable del proceso realiza la divulgación, implementación y control. Con la motivación, interés y liderazgo de cada miembro de la organización se identifican oportunidades de mejoramiento. Las necesidades de cambio también pueden obedecer a nuevas directrices de la Dirección o a cambios en la normatividad del Sector Educativo que obliga a actualizar los procedimientos internos. Las propuestas se presentan en el -R03 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE al responsable del proceso. Las propuestas de cambio son presentadas por el responsable del proceso a la Comisión de Calidad para su aprobación En caso que no sea aprobada, se informa al proponente y se le explica el por qué de la negativa. El procedimiento lo actualiza el responsable de aplicarla. La elaboración se hace de acuerdo con los requisitos especificados en el documento PGD-04 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE. Se emite la versión correspondiente. El documento es revisado por el Responsable del proceso, por el Representante de la Dirección y/o por el Comité de Calidad cuando se. Una vez elaborado, revisado y aprobado por los responsables, lo firman los responsables en el espacio designado en la portada. Se elabora el -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS El Responsable del proceso realiza la divulgación, implementación y control. En el momento de entregar las copias actualizadas, se recogen las copias obsoletas, una de ellas se marca con el sello copia obsoleta y se archiva en la carpeta de documentos obsoletos. Las demás copias se destruyen. Cada responsable de proceso es el encargado de hacer seguimiento permanente al cumplimiento de lo establecido en el procedimiento.

7 Página de DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO Descripción del procedimiento Control de documentos externos No Actividad Responsable Detalles de la actividad 01 Elaborar el -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS 02 Adquirir los documentos y distribuirlos según el listado maestro de documentos externos. Secretaria Académica Representante de la Dirección Secretaria Académica -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS Adquirir los documentos externos definidos en el LISTADO MAESTRO, en versión actualizada y en cantidad suficiente para cumplir con la asignación de copias definida por la Institución. 03 Hacer seguimiento al documento mediante el mecanismo de actualización y la frecuencia programada. Representante de la Dirección 04 Adquirir y/o actualizar las nuevas versiones de los documentos externos y hacer su entrega al responsable de su posesión. Responsables de proceso Para cada documento se define el mecanismo de actualización y la frecuencia. Adquirir los documentos externos definidos en el LISTADO MAESTRO, en versión actualizada y en cantidad suficiente para cumplir con la asignación de copias definida por la Institución. 6. INDICADORES No aplica. SERVICIO NO CONFORME No aplica 8. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 8.1 Acción Preventiva: Se aplica sobre los riesgos detectados 8.2 Acción Correctiva: Se aplica sobre las no conformidades que n análisis de causas. 9. Anexos Anexo 01: -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS Anexo 02: -R02 LISTA DE DISTRIBUCION DE Anexo 03: -R03 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE Anexo 04: -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS

8 Página 8 de Anexo 01: -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS (1) LISTADO MAESTRO DE INTERNOS -R01 Fecha D M A Código Documento Versión Fecha de vigencia Tenedores de copia Manual de Gestión de Calidad MGC-01 Anexo 1 Mapa de Procesos Anexo 2 Caracterización de procesos y sus interrelaciones Anexo 3 Presentación Institucional Anexo 4 Tablero de indicadores 04 Junio 2010 CF: - Rector - Representante de Dirección - Directores de Sección MD MDC-02 Manual de Descripción de cargos 03 Julio de 2009 MCO-03 Manual de Convivencia 10 Junio 2010 CF: - Rector - Comunidad Educativa PEI-04 Proyecto Educativo Institucional 05 Julio de 2010 CF: Secretaria Académica RIT-05 Reglamento interno de trabajo 06 Mayo 2009 CF: - Rector - Carteleras IAB-06 Instructivo administración de biblioteca 01 Agosto de 2006 CF: Jefe de Biblioteca

9 Página 9 de Anexo 01: -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS (2) LISTADO MAESTRO DE INTERNOS -R01 Fecha D M A PROCEDIMIENTOS 1. PROCESO DE GESTION DIRECCIÓN: Código PGD Código Documento Versión Vigente desde Tenedores de copias PGD-01 Procedimiento de Direccionamiento Estratégico 04 Junio 2010 PGD-02 Procedimiento de Revisión por la Dirección 01 Septiembre 2006 PGD-03 Procedimiento Comunicación Organizacional 03 Septiembre 2009 PGD-04 Procedimiento de Elaboración de Documentos 01 Octubre 2006 Procedimiento de Control de Documentos 03 Junio 2010 PGD-06 PGD-0 Procedimiento de Control de Registros de Calidad Procedimiento de Control de Servicio no Conforme 01 Octubre Enero de 200 CF - Rector - Representante de Dirección MD: - Todo el personal PGD-08 Procedimiento de Acciones Correctivas 02 Octubre de 200 PGD-09 Procedimiento de Acciones Preventivas 02 Octubre de 200 PGD-10 Procedimiento de Auditorias Internas de calidad 02 Septiembre PROCESO DE GESTION DE FORMACIÓN: Código PGF PGF-01 Procedimiento de Admisión y Matrícula de Estudiantes 03 Septiembre 2009 CF: Rector, Representante de la dirección, Sicólogas, Directora Administrativa MD: Todo el personal PGF-02 Procedimiento de Diseño Curricular 03 Agosto 2009 CF: Rector, Representante de Dirección, Directores de Sección, Coordinadores de Área (9) MD: Todo el personal PGF-03 PGF-04 Procedimiento de Planificación y Prestación del servicio Procedimiento de Acompañamiento de Estudiantes Julio 2009 Julio 2008 CF: Rector, Representante de la Dirección, Sala de Profesores MD: Todo el personal

10 Página 10 de Anexo 01: -R01 LISTADO MAESTRO DE INTERNOS (3) LISTADO MAESTRO DE INTERNOS -R01 Fecha D M A PROCEDIMIENTOS 3. PROCESO DE GESTION HUMANA: Código PGH Código Documento Versión Vigente desde Tenedores de copias PGH-01 PGH-02 Procedimiento de Formación y Desarrollo de Competencias laborales Procedimiento de Selección, Vinculación e Inducción de Personal 02 Septiembre Noviembre 200 PGH-03 Procedimiento de Liquidación de Nómina 01 Abril de 200 PGH-04 Procedimiento de Administración de la Salud Ocupacional y Seguridad Industrial 02 Mayo de 2009 CF: - Rector - Representante de Dirección - Directora Administrativa MD: Todo el personal 4. PROCESO DE GESTION DE ADMINISTRATIVA Y FINANCERA: Código PGA PGA-01 Procedimiento de Presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversiones 02 Agosto 2009 PGA-02 Procedimiento de Gestión Contable 01 Febrero de 200 PGA-03 Procedimiento de Facturación, Recaudo y Cartera. 03 Junio 2010 PGA-04 Procedimiento de Compras de Productos, Materiales y Activos fijos 01 Abril de 200 PGA-05 Procedimiento de Contratación de Servicios 01 Noviembre Rector - Representante de Dirección - Directora Administrativa PGA-06 Procedimiento de Mantenimiento Instalaciones Físicas y Equipos 01 Enero de 200 PGA-0 Procedimiento de Servicios Operacionales 01 Enero de 200 PGA-08 Procedimiento de Gestión de Recursos de Sistemas 02 Junio 2008

11 Página 11 de Anexo 02: -R02 LISTA DE DISTRIBUCION DE LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE -R02 Fecha D M A Código Documento Versión Vigente desde Entregado a Firma de recibido 9.3 Anexo 03: -R03 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE -R03 Fecha D M A Código Nombre Del Documento Proceso Versión

12 Página 12 de Anexo 04: -R04 LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS LISTADO MAESTRO DE EXTERNOS -R04 Fecha D M A Nombre Del Documento Procedencia Mecanismo actualización Frecuencia Responsable Norma NTC-ISO 9001:2000 SGC Requisitos ICONTEC Representante de la Dirección Norma NTC-ISO :2002 Auditorias Internas ICONTEC Representante de la Dirección Ley General de la Educación Colombiana. Ley 115 de 1994 y decretos reglamentarios. MEN Permanente Directores de Sección Lineamientos curriculares. Áreas obligatorias y fundamentales. Julio MEN MEN Directores de Sección Constitución Política de la República de Colombia. 20 de julio de Asamblea Nacional Constituyente. Asamblea Nacional Constituyente Directores de Sección Ley 1098 de noviembre 8 de 2006 Presidencia de la República Directores de Sección Estándares para la excelencia en la Educación. Mayo de 2002 MEN MEN Directores de Sección Estatuto laboral del Educador ª Edición. Legis MEN a Legis Directora Administrativa Código Sustantivo del Trabajo. Enero de Ministerio de Protección Social Ministerio de Protección Social Directora Administrativa Código de Comercio. Marzo 2 de 191 Presidencia de la República Directora Administrativa Régimen del impuesto a la renta. Ley 5 de Estatuto tributario. Régimen contable. Medio digital Dirección Nacional de Impuestos Nacionales Dirección Nacional de Impuestos Nacionales Ministerio de Hacienda a Legis Anual Contador a Legis Anual Contador a Legis Anual Contador