Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI : INDICADOR DE MADUREZ MECI 73,85%

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1 ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO BIMESTRE: Septiembre y Octubre de 2014 NÚMERO DE HALLAZGOS: 0 Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES Detalle del hallazgo Unidad Responsable P F A D Ente de control en conocimiento Total hallazgos CONTENIDO: Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI : INDICADOR DE MADUREZ MECI 73,85% A continuación se relacionan las actividades que se realizaron para cada uno de los Sistemas de Gestión que componen el Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación para el periodo de septiembreoctubre de 2014: 4.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD De acuerdo a la estructura del Archivo General de la Nación según la Resolución No. 469 de 2013 por la cual se modifica la estructura organizacional, los grupos de trabajo y sus funciones y la Resolución No. 383 de 2013 por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión en el AGN, se ha adelantado la documentación de las actividades de la entidad y su incorporación al Sistema Integrado de Gestión; en este ejercicio han participado, Subdirectores, Coordinadores, Jefes y demás funcionarios y contratistas de cada una de las dependencias ACTIVIDADES DESARROLLADAS. Durante el periodo septiembreoctubre de 2014, se continúa por parte de los servidores públicos de los grupos de trabajo del AGN dar cumplimiento al numeral y al procedimiento SIGP01 CONTROL DE DOCUMENTOS verificando el estado de procedimientos y formatos relacionados, de acuerdo a las siguientes categorías de intervención de documentos CATEGORIAS DE INTERVENCIÓN: Se cuenta con tres estados de intervención de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del AGN: Documento modificado: Es el documento que ya existe dentro del sistema de gestión de calidad y que requiere una actualización de fondo o forma; en estos casos el documento debe ser intervenido de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento SIG P01 control de documentos. Documento eliminado: Es aquel documento que existe dentro del sistema de gestión de calidad y se elimina por la razón expresada por el solicitante, para su eliminación deben ser tenidas en cuenta las pautas establecidas en el procedimiento SIG P01 control de documentos. Documento elaborado: Es aquel documento que se requiere incorporar en el sistema de gestión de calidad y que según el solicitante debe ser creado e integrado de la documentación de la entida Las actividades realizadas durante el periodo se relacionan así: Tabla 1. Relación de actividades desarrolladas Procedimientos Instructivos Formatos Otros Elaboración 3 Modificación 1 Eliminación 1 Durante el periodo de septiembreoctubre de 2014 se han intervenido 5 documentos, en los cuales se ha verificado su implementación e informando a todo el personal de la entidad para garantizar su uso inmediato. Para dar cumplimiento a este numeral los profesionales de la Oficina Asesora de Planeación durante el periodo mencionado se adelantaron labores tales como: 1. Implementación del procedimiento de control de documentos, actualización del listado maestro de documentos, actualización del control de cambios y asignación de códigos a las solicitudes de modificación, publicación de los textos actualizados, creados y eliminados a través de las alertas SIG. 2. Validación de las modificaciones propuestas a los documentos de acuerdo a lo sugerido por la norm 3. Avance en la elaboración del Manual del Sistema Integrado de Gestión para presentación del documento final. 4. Verificación de la conformidad de la información consignada en el Listado Maestro de Documentos. 5. Se han identificado los puntos de control y controles operativos en las actividades descritas en los procedimientos. Para mantener el cumplimiento de los demás requisitos de la norma se adelantan las actividades correspondientes por cada una de las áreas responsables, se continúa con la intervención del sistema hasta alcanzar la implementación el. Para mantener el cumplimiento de los demás requisitos de la norma se adelantan las actividades correspondientes por cada una de las áreas responsables, se continúa con la intervención del sistema hasta alcanzar la implementación el. A la fecha el listado maestro de documentos del sistema presenta un total de documentación resumida según la siguiente Tabla:

2 De la anterior relación se genera un estado de verificación de la documentación por cada uno de los procesos generando el siguiente análisis: 2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI (Modelo Estándar de Control Interno) A continuación se relacionan las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para el periodo comprendido entre Septiembre y Octubre de 2014: * Divulgar al interior de la Entidad información orientada a fomentar la autoevaluación, el autocontrol y la autogestión. La Oficina de Control Interno para el mes de Septiembre y Octubre de 2014, en su cartelera principal fomento los temas correspondientes al Autocontrol y actualización del MECI 2014, con el fin de darlo a conocer en los servidores Públicos del AGN y se dio a conocer el Programa General de Auditorías de la Entidad *La Oficina de Control interno con el fin de promover la evaluación y el mejoramiento continuo para el periodo de reporte realizó acorde con el Programa General de Auditorías para la vigencia 2014, las siguientes auditorias: 1. Auditoría de Gestión y Ambiental: Oficina Asesora Jurídica Septiembre 09 de Auditoría de Gestión y Ambiental: Grupo de Compras y Adquisiciones Sept Auditoría de Calidad: Grupo de Recursos Físicos Septiembre 02 de Auditoría de Calidad: Oficina Asesora Jurídica Septiembre 11 de Auditoría de Calidad: Grupo de Compras y Adquisiciones Septiembre 25 de Auditoría de Calidad: Grupo de Gestión de Servicios Archivísticos Oct 30 de Auditoría de Calidad: Desarrollo de la Política Archivística Octubre 21 de Auditoría de Gestión: Gestión de Servicios Archivísticos Octubre 15 y 22 de Auditoria de Gestión: Administración del Acervo Documental: Grupo de Conservación y Restauración Patrimonio Documental, 29 de Octubre de 2014 Grupo de Organización, Descripción y Reprografía, 30 de Octubre de 2014 La Oficina de Control Interno para los meses de septiembre y octubre se encuentra realizando el Instructivo de Autoevaluación del Control, con el objetivo de brindarle al AGN, una herramienta que suministre información objetiva, veraz, oportuna orientada a promover el mejoramiento continuo de toda la Gestión. La Oficina de Control Interno realizó al interior de la Entidad, divulgación de información orientada a la identificación de los riesgos, generando para la Entidad el cronograma de trabajo para la actualización de riesgos de cada proceso, utilizando la metodologia y la plantilla del mapa de riesgos actualizadas y publicadas en el Sistema Integrado de Gestión Se inició el trabajo de actualización con el proceso de Evaluación, Seguimiento y Control, asociado a la Oficina de Control Interno. La Oficina de Control Interno continua el proceso para la actualización del Código de Etica de la Entida Se inició en su primera estapa con la Sensibilización y Apropiación Conceptual, realizada a traves de capacitacion dirigida por el el Jefe de Control Interno. Se construyó el Taller para la formulación de los Principios Eticos y la Construccion de valores el cual se publicará en la Intranet del la Entidad para el mes de noviembre, junto con la invitación para fomentar la participación de los Servidores Publicos del AGN.

3 3. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Durante la vigencia en los meses objeto de estudio del presente informe, (SeptiembreOctubre) se continúa el proceso de implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, que es nombrado de esta manera pero que está basado en la norma internacional ISO 14001:2004, dirigiendo este periodo a la ejecución del plan de acción del sistema como tal y en la adaptación de la Entidad a los requisitos solicitados por la norma, como se explica a continuación NORMALIZACIÓN AMBIENTAL A través de una lista de chequeo basada en los numerales de la norma NTC ISO 14001:2004, se presentan a continuación los avances realizados en la vigencia SeptiembreOctubre: 6.2. AVANCES DEL SISTEMA DE GESTIÓN Así pues, mediante una lista de chequeo basada en los numerales de la norma NTC ISO 14001:2004, se presentan a continuación los avances realizados en la vigencia Julio Agosto: SECCIÓN Literal REQUISITO DE LA NORMA AVANCES DE LA VIGENCIA % 4. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental 4.1 Requisitos Generales La organización de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos requisitos. Se establece mediante la Resolución 383 de 2013 la adopción de un sistema de gestión integrado, que tiene como alcance a sus sedes y a todas las personas que tienen un vínculo con la Entida 75% La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental. Este numeral se encuentra en construcción puesto que actualmente se encuentra en procesos de establecimiento e implementación del sistem La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido en sus sistema de gestión ambiental, ésta: Se encuentra definida y adoptada una política para el sistema integrado de gestión Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios La política integral es apropiada a su naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios puesto que cita la prestación oportuna de los trámites y servicios archivísticos que ofrece la entidad, satisfaciendo los requisitos y necesidades de los usuarios y partes interesadas Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación Incluye el compromiso de mejora continua cuando cita El AGN se compromete a implementar, mantener y mejorar continuamente el SIG. 4.2 Política Ambiental Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales Incluye un compromiso de prevención de la contaminación y proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales cuando cita el establecimiento de medidas para el uso de los recursos naturales, prevención y mitigación de los efectos nocivos al ambiente, a la comunidad y a las demás partes interesadas. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y legales aplicables y con otros requisitos que la las metas ambientales organización suscriba cuando cita El cumplimiento de la legislación aplicable a la Entidad. f. Se documenta, implementa y mantiene Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella; y Se realiza la revisión de la política y se entrega un informe de revisión. Actualmente se encuentra en proceso de planificación para la socialización de la polític g. Está a disposición del público Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella y está a disposición del público a través de la carpeta compartida del SIG. 4.3 Planificación procedimientos para: Se realiza la modificación del procedimiento SIGP09. Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales, acondicionándolo a los requisitos de la norma y a las actividades realizadas en la entida Este documento fue revisado, aprobado y publicado en la carpeta compartida SIG Aspectos Ambientales 95%

4 Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y Se realizan visitas e inspecciones a las áreas de trabajo servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro tanto en la sede central como en la sede Santander, a del alcance definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta partir de estas visitas se generaron los ecomapas los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios institucionales y el informe de diagnóstico ambiental, en nuevos o modificados; y cumplimiento con el procedimiento vigent Aspectos Ambientales 95% Se realizó la actualización de la matriz SIGF10. Matriz Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos) de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales. A partir de esta matriz, se realizó la priorización de aspectos ambientales significativos y se entregó el informe de jerarquización de aspectos ambientales. Se mantienen los informes, planos y matrices dentro de La organización debe documentar esta información y mantenerla la carpeta según la tabla de retención documental del actualizada SGA. Se socializaron los principales aspectos ambientales con los diferentes grupos de trabajo mediante una carrera de La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales observación. Actualmente, se está trabajando en su significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y inclusión dentro de los programas ambientales. mantenimiento de su SGA. procedimientos para: Se realizó la modificación del procedimiento SIGP 10. Identificación de requisitos legales y evaluación del cumplimiento, acondicionándolo a los requisitos de la norma y a las actividades realizadas en la Entida Dicho procedimiento fue revisado, aprobado y publicado en la carpeta SIG Requisitos legales y otros requisitos Se actualiza la Matriz de requisitos legales y otros, en la Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos cual se identifican para cada proceso y actividad que la organización suscriba relacionados con los aspectos ambientales; y realizada los requisitos legales aplicables 90,0% Se actualiza la Matriz de requisitos legales y otros, en la Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos cual se identifican para cada aspecto ambiental los ambientales requisitos legales aplicables. La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables Actualmente se encuentra en evaluación del y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el cumplimiento de requisitos, para definir planes de acción establecimiento, implementación y mantenimiento de su SGA. Frente al Sistema Integrado de Gestión se creó un La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas objetivo de proceso que se relaciona directamente con la ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de gestión ambiental y fue revisado y avalado por la la organización. Dirección. Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser Actualmente, se realiza la consolidación de un Programa coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de de Gestión Ambiental para la Entidad, en el que se prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales encuentran en proceso de establecimiento los objetivos y aplicables y otros requisitos que la organización suscriba y con la mejora metas ambientales. continu Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas, debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización Se encuentra en proceso de comparación con los Objetivos y Metas suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además, debe resultados de la identificación y evaluación de requisitos considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, legales junto con los objetivos y metas de los 72% operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes subprogramas ambientales de la Entida interesadas.

5 4.3.3 Objetivos y Metas 72% programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir: Se encuentra en proceso de adopción y actualización de los programas PIGA hacia Subprogramas del SGA.. Se encuentra en proceso de adopción y actualización de La asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las los programas PIGA hacia Subprogramas del SGA funciones y niveles pertinentes de la organización; y donde se incluyen las funciones y responsabilidades dentro de cada uno de ellos. Los medios y plazos para lograrlos Se encuentra en proceso de adopción y actualización de los programas PIGA hacia Subprogramas del SGA y su cronograma de ejecución. 4.4 Implementación y operación La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales El AGN cuenta con un profesional especializado y un para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen contratista especialista en el tema ambiental que ejecuta la implementación del SGA. Adicionalmente, se realizan los requerimientos dentro del plan de necesidades 2015 los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la y plan estratégico sobre las necesidades ambientales de la Entida organización, y los recursos financieros y tecnológicos. El AGN cuenta con un manual de funciones que se Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, encuentra actualmente en análisis, en el que se espera documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz. ingresar funciones nuevas dentro de los principales cargos Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras El AGN cuenta con un representante de la dirección responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y designado por acto administrativo. 85% autoridad para: Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, Se presentó ante el Comité de Desarrollo Administrativo implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta Norma el plan de acción correspondiente a la implementación Internacional; de la norm Se encuentra en borrador para el informe de Revisión Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGA para su revisión, por la Dirección. incluyendo las recomendaciones para la mejora A través de conceptos técnicos ambientales se presentan los requerimientos tanto para la Entidad como para los proponentes de los aspectos ambientales La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice relacionados con la adquisición de bienes y servicios y tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o sus impactos ambientales considerando el uso y varios impactos ambientales significativos identificados por la organización, disposición final. sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados. Dichos registros son ubicados en la Oficina Asesora Jurídica y en medio digital en la Oficina Asesora de Planeación. Se presentó ante el Comité de Desarrollo Administrativo La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas el plan de acción correspondiente a la implementación con sus aspectos ambientales y su SGA. Debe proporcionar formación o de la norma, en el cual se estableció la realización de emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe una actividad mensual de formación o sensibilización en mantener los registros asociados. temáticas ambientales. Se incluirá dentro del Subprograma de Educación La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos ambiental una encuesta para identificar dichas Competencia, formación y toma de conciencia para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen necesidades. conciencia de: 71% Se explica mediante una carrera de observación los diferentes aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades realizadas por los trabajadores y se programan de forma La importancia de la conformidad con la política ambiental, los mensual actividades de socialización de problemáticas procedimientos y requisitos del SGA. ambientales, conservando los registros de asistencia de las mismas. Se explica mediante una carrera de observación los diferentes Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades potenciales asociados a su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor realizadas por los trabajadores y se programan de forma desempeño personal. mensual actividades de socialización de problemáticas ambientales, conservando los registros de asistencia de las Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del SGA y Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. El AGN cuenta con el procedimiento GDOP01 En relación con sus aspectos ambientales y su SGA, la organización debe GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: que debe ser analizado y adaptado para la integración de la temática ambiental de la Entida La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la Se utilizan los mismos protocolos para las organización comunicaciones internas de la Entida Comunicación Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes a las Todas las comunicaciones recibidas o expedidas se han partes interesadas externas. realizado siguiendo los protocolos de la Entida La organización debe decidir si comunica o no externamente información Dentro del Manual SIG se ha aclarado que la Entidad acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decide no comunicar la información acerca de sus decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e aspectos ambientales significativos. implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación extern

6 La documentación del SGA debe incluir: La política, objetivos y metas ambientales Se cuenta con la política documentada pero se encuentra en construcción los objetivos y metas ambientales La descripción del alcance del SGA El alcance del SGA se encuentra sobre todos los procesos de la Entidad, dicha información es consignada en el Manual SIG Documentación del sistema de gestión ambiental La descripción de los elementos principales del SGA y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados. La descripción de los elementos principales del SGA se encuentra en el Manual SIG. Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta Norma Internacional y Se conservan los registros de los procedimientos y formatos emitidos. Los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos. Se conservan los registros de recolección de residuos y documentos ambientales emitidos. Los documentos requeridos por el SGA y por esta Norma Internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado Los documentos son controlados por los mecanismos ya establecidos en el SGC de la Entida procedimientos para: El AGN cuenta con el procedimiento SIGP01 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS que debe ser analizado y adaptado para la integración de la temática ambiental de la Entida Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Control de documentos Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos 90% Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables f. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externos que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del SGA y se controla su distribución; y g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están Se han identificado los productos o servicios que pueden asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de poseer generar impactos al interior de la Entidad, a partir acuerdo con sus política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de de la generación de conceptos previos a la compra de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas mediante: los mismos. El establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios Se presentó el borrador para el procedimiento de procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su Determinación de Control operacional al profesional ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas para su revisión y comentarios. ambientales; y Control operacional 90% El establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y Se han integrado controles operacionales a 51 procedimientos, que corresponde al 45.5% del total de procedimientos. El establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los Se encuentra en borrador el procedimiento de Control bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los Operacional para la Entida procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas. El AGN cuenta con el PLAN DE CONTINGENCIAS procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y AMBIENTALES que se encuentra en proceso de análisis accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y y adaptación a los requisitos de la norm cómo responder ante ellos. La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos Preparación y respuesta ante emergencias asociados 25% La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia La organización debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factibl

7 4.5 Verificación procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambient El AGN cuenta con el procedimiento SIGP03 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA que se encuentra en proceso de análisis y Seguimiento y medición Los procedimiento deben incluir la documentación de la información para adaptación a los requisitos de la norm 50% hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros asociados Evaluación del cumplimiento legal El cumplimiento de este requisito se recoge en el En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe procedimiento SIGP10 IDENTIFICACIÓN DE LA establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS. La organización debe mantener los registros de los resultados de las Se encuentra el informe del proceso de evaluación de evaluaciones periódicas cumplimiento de requisitos legales de la Entida La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que El cumplimiento de este requisito se recoge en el suscrib La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación procedimiento SIGP10 IDENTIFICACIÓN DE LA del cumplimiento legal mencionada en el apartado , o establecer uno LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO o varios procedimientos separados. DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS. La organización debe mantener los registros de los resultados de las Se encuentra el informe del proceso de evaluación de evaluaciones periódicas cumplimiento de requisitos legales de la Entidad La organización debe establecer, implementar o mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y El cumplimiento de este requisito se recoge en el tomar acciones correctivas y acciones preventivas. procedimiento SIGP10 IDENTIFICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS. Los procedimientos deben definir requisitos para: a, La identificación y corrección de las no conformidades y tomar las acciones para mitigar sus impactos ambientales La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrenci 30% El registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; y La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la documentación del SGA. La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su SGA y de esta Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados. Se realiza el control de registros de acuerdo con las políticas de la Entida Control de Registros procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. El AGN cuenta con el procedimiento SIGP02 CONTROL DE REGISTROS que se encuentra en proceso de análisis y adaptación a los requisitos de la norma Los registros se mantienen legibles, identificables y Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. trazables. La Oficina de Control Interno presentó el programa de La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del SGA se auditorías y la programación por procesos que se va a realizan a intervalos planificados para: realizar. Determinar si el SGA: 1 Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma Internacional; y 2 Se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y b Proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías Auditoría Interna 43% La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas. Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre: El AGN cuenta con el procedimiento PDAUDITORIAS las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las INTERNAS DEL SIG, dicho procedimiento fue auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; adaptado a los requerimientos de la norm la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos. Se participó en la jornada de capacitación a auditores internos, en la que se presentó el grado de ejecución del La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben SGA y los alcances que podría tener la auditoría asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorí programad

8 4.6. Revisión por la Dirección La alta dirección debe revisar el SGA de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia El AGN cuenta con el procedimiento GESP02 continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN que se encuentra en mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión proceso de análisis y adaptación a los requisitos de la ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas norm ambientales. se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección Se aprobó mediante Comité de Desarrollo Administrativo el cambio de lineamientos de gestión, de los dictados Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección deben incluir: por la Secretaría Distrital de Ambiental a los dados por la norma internacional.. Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba; Se encuentran en proceso de aplicación las auditorías internas en el AGN. Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas; El desempeño ambiental de la organización; En borrador el documento de desempeño ambiental 50% El grado de cumplimiento de los objetivos y metas; El estado de las acciones correctivas y preventivas; f. El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección; g. Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y h. Las recomendaciones para la mejor Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la No existen revisiones anteriores. política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del SGA, coherentes con el compromiso de mejora continu A partir de lista de verificación anterior, se presenta de acuerdo con los numerales de la NTC ISO 14001:2004, el porcentaje de avance de cada uno de los requisitos principales dictados por la norma durante la vigencia, como se puede observar en la Tabla No. 3 y dichos resultados fueron representados en la Ilustración 1. Grado de cumplimiento de los requisitos Numeral SECCIÓN % AVANCE 4.1 Requisitos Generales 70 14% 4.2 Política ambiental ,5% 4.3 Planificación 76 28% 4.4 Implementación y operación 62 8% 4.5 Verificación 54 13% 4.6 Revisión por la Dirección 50 40% Se debe resaltar que durante esta fase de implementación las actividades desarrolladas se centraron en la fase de planificación, específicamente en la identificación de aspectos y la evaluación de impactos ambientales de forma transversal, se realizaron actividades que aportaron al avance de los demás numerales, a pesar que su avance no parezca significativo Como se observa en la ilustración 1, se denota un avance en todas las fases de implementación de la norma, y en promedio se realizó un avance del 9.6% en el bimestre SeptiembreOctubre, y se dio cumplimiento a las actividades programadas dentro del plan de acción aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo EMISION DE CONCEPTOS TÉCNICOS AMBIENTALES De conformidad con el Decreto 1510, en el desarrollo del art. 15 y subsiguientes y, en concordancia con la guía de Estudio de Sector de Colombia Compra Eficiente pág. 4, es necesario emitir un concepto emitido validado por parte del gestor ambiental de la Entidad por cada una de fichas técnicas (de cumplimiento o no de los criterios ambientales); con el fin de adelantar los estudios de mercados de la ficha técnica relacionada que hacen parte del PAA de la vigencia 2014, fueron emitidos durante la vigencia SeptiembreOctubre se realizó la emisión de 9 conceptos ambientales, para un total de 356 conceptos técnicos ambientales correspondientes a bienes, obras y servicios requeridos en la Entidad CONVENCIONES Detalle del hallazgo SIGNIFICADO Hechos que lo constituye valorado si es del caso Unidad Responsable Área donde se encontró el hallazgo P F A D Ente de Control en conocimiento Penal Fiscal Administrativo Disciplinario Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Ninguno